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Uma das perguntas que eu mais ouço quando faço treinamentos, cursos, palestras e mesmo em conversas com leitores é sobre como os imprevistos atrapalham as atividades planejadas. Vale lembrar que se enquadram como imprevistos: acidentes, demandas de última hora, reuniões urgentes, telefonemas inesperados e todo tipo de impacto não planejado que sofre o seu dia a dia. Eu ouço muito: “Thais, eu até sei me planejar. O problema é que esses imprevistos acontecem o tempo todo, e aí eles bagunçam a minha vida”. Se você já passou por isso alguma vez, este post é para você.

imprevistos

A primeira coisa que você precisa saber é que nós não sabemos quando algum imprevisto vai acontecer – mas sabemos que imprevistos acontecem quase que diariamente. Logo, eles não seriam imprevistos, certo? Se sabemos que podem acontecer imprevistos, precisamos nos planejar para o não planejado.

E como fazer isso? Ao estimar a quantidade de tempo que você levará para executar alguma atividade, sempre superestime o tempo. Por exemplo: se precisar preparar um relatório e sabe que leva três dias para isso, estime cinco ou seis. Exagero? Nem tanto. Se algum imprevisto acontecer – como acabar a luz, seu computador pifar, você ficar sem internet -, seu prazo não será impactado por ele. Se nada acontecer, você terminou seu relatório antes e ainda tem espaço livre na agenda para adiantar outras coisas.

Muito do que é sugerido como estratégia de organização pessoal é puro bom-senso. Você pode pensar: “Mas Thais, essa dica é super óbvia.”. Só que nem todo mundo faz o óbvio, não é mesmo? A ideia aqui é tornar esse montão de coisas óbvias hábitos no nosso dia a dia, de modo que, neste caso, com relação aos imprevistos, eles não nos atrapalhem.

Outra dica legal é conhecer a natureza do seu trabalho. Se você trabalha como recepcionista de hotel, médico em pronto-socorro ou atendendo chamados na área de TI, obviamente a natureza do seu trabalho será lidar com imprevistos – diferente de uma pessoa que trabalha com cronogramas fechados ou que consegue planejar melhor suas atividades.

Conhecendo a natureza do seu trabalho, você consegue saber quanto do seu dia você deve deixar livre para os imprevistos. No geral, uma pessoa que trabalhe em escritório pode deixar de 2 a 4 horas do seu dia sem atividades planejadas (tarefas, reuniões) para atender essas demandas de última hora. Isso significa não planejar nada nesse tempo e deixá-lo livre para atender imprevistos. Se tais imprevistos não acontecerem, você ganhará horas preciosas para adiantar outras atividades e ter mais tranquilidade no dia a dia. Nunca será tempo perdido.

Procure não deixar todo o seu dia sem se planejar, a não ser, é claro, que essa seja a natureza do seu trabalho. Mas, mesmo se for, você ainda terá atividades que precisa cumprir, de rotina, como ver seus e-mails e outras.

Esse é um dos assuntos que vamos explorar com mais profundidade no curso da semana que vem. Se você tiver interesse, pode participar.

Saber lidar com imprevistos é uma questão de planejamento – de se planejar para o não planejado. É também uma arte. Se você não se planejar adequadamente, certamente terá um dia a dia reativo e estressante, porque os imprevistos nunca deixarão de acontecer. Assuma o controle da sua vida. É disso que a organização se trata. 🙂

Thais Godinho
13/04/2016
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