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Um tema que frequentemente as pessoas me pedem para escrever aqui no blog é sobre como eu utilizo checklists. Para quem está chegando no blog agora, eu utilizo um método chamado GTD, que é um método de produtividade, portanto meu uso de checklists se baseia nas recomendações do método. Veja o post onde escrevi sobre isso: o uso de checklists no GTD.

Hoje vou falar sobre a minha checklist diária. Pretendo fazer posts sobre as outras checklists que uso. Não coloquei todas em um único post para ele não ficar grande demais.

É importante dizer que é uma checklist pessoal que atende as minhas necessidades do momento. Faço modificações sempre que sinto que preciso. Amanhã ela pode estar diferente.

checklist-diaria-vo

Atualmente, mantenho todas as minhas checklists no Todoist.

Lembrando que checklists não são listas de tarefas, mas listas de verificação. Que eu tenho que checar para verificar se aquilo que eu normalmente já faço em piloto automático foi realmente feito, e não para lembrar de fazer coisas. Se eu tenho que lembrar, se são lembretes, são ações, e então devem entrar em outro tipo de listas. Esse conceito é chave.

Minha checklist diária no Todoist

checklist-diaria

Quero esclarecer para vocês porque às vezes posto coisas do meu sistema em inglês. Estou treinando meu idioma, então para mim é importante trazê-lo para o dia a dia. Vou traduzir o que está no print acima:

Daily é “Diariamente”.

“Light the fire!” é uma expressão que significa “acender o fogo”, no sentido de… vou explicar adiante! rs

“GTD: Engage” é “GTD: Engajar”.

“Daily recurring actions” são “ações recorrentes diárias”.

Em “Light the fire” eu coloco a minha rápida rotina matinal de quando começo a trabalhar, para entrar no clima. Já falei sobre ela aqui no blog. Vivo mudando os gatilhos que uso para entrar nesse modo: concentração, mas ela sempre está presente.

Em “Gtd: Engage” eu listo as recomendações do GTD para a execução. São elas: verificar meu calendário, depois o tickler, depois as ações com prazo no Todoist. Depois trabalhar nas listas de ações de acordo com o contextos, tempo e energia disponíveis. Analisar prioridades (horizontes de foco) e as três naturezas do trabalho. Isso é um resumo em segundos do passo 5 (engajar) do método GTD.

Em “Daily recurring actions” eu separo as rotinas pelos períodos do dia, como se fossem rotinas, e aí uso emojis porque a ferramenta permite isso e deixa eu usá-la como se fosse um bullet journal virtual. 🙂

checklist-daily-emojis

Ao final de cada período, dou uma verificada em cada lista para ver se fiz tudo e, se faltou algo, dou uma dedicada de tempo para fazer e passar tranquila para o próximo. Funciona muito bem. E aí vem a importância de só ter aqui aquilo que realmente precisa ser feito, não “lista de desejos”. Eu até tenho algumas coisas que coloco assim: “se der tempo”. Mas elas estão bastante diferenciadas das que sei que são necessárias fazer todos os dias.

Manhã

  • Tomar meus remédios em jejum
  • Meditar
  • Tomar café-da-manhã decente
  • Recolher cocôs dos cachorros, colocar comida, limpar quintal
  • Ver a previsão do tempo
  • Processar caixa de entrada física
  • Ver horários da academia
  • Trabalhar em alguns posts do blog

Tarde

  • Processar e-mails pessoais
  • Processar e-mails profissionais
  • Gerenciar inscrições dos cursos do blog
  • Responder comentários do blog
  • Administrar Facebook: grupos, fan pages
  • Abastecer papéis nos banheiros, trocar lixeiras
  • Gerenciar roupas para lavar ou recolher do varal
  • Se der tempo: Checar novidades no GTD Connect
  • Se der tempo: Ler meus feeds
  • Se estiver em casa: Agitar janta
  • Processar novamente e-mails pessoais
  • Processar novamente e-mails profissionais
  • Se der tempo: Processar novamente a caixa de entrada física
  • Verificar agenda para amanhã

Noite

  • Guardar o que estiver fora do lugar
  • Dar uma geral nas pias
  • Verificar materiais do filhote
  • Se der tempo: Separar roupa para amanhã

Espero que este post tenha clareado um pouco como uso minha checklist diária. Lembrando que eu disse acima: não são lembretes! Se você precisa ser lembrada(o) do que está em uma dessas listas, é melhor colocar de oura forma – talvez em uma lista de ações ou em seu calendário (veja aqui o que vai em um ou em outro).

Até a próxima!

Thais Godinho
30/04/2016
Veja mais sobre:
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Andamento da mudança – parte II
Andamento da mudança – final
Como foi o seu final de semana?

Você encontra toda a referência sobre o aprendizado do método GTD nesta página.

No post de hoje, vamos falar sobre o quarto passo do GTD, que é o refletir. Quando falamos sobre passos, estamos falando sobre hábitos. Leia este texto para uma compreensão melhor deste entendimento.

No caso do passo quatro, isso é muito real, porque de nada adianta você organizar as suas informações se você não revisá-las com frequência. Elas ficarão desatualizadas e você perderá a noção do que é prioridade. O David mesmo costuma dizer que sabe quem usa GTD pelo hábito de fazer ou não a revisão semanal, uma das revisões mais importantes.

A revisão semanal

A revisão semanal é um comportamento crítico para tornar seu sistema integrado, atualizado e refletindo suas prioridades.

Uma vez por semana, você deverá dedicar um tempo para revisar o seu sistema. O David sugere 11 passos em um tutorial didático com o que deve ser feito:

Parte 1 da revisão semanal: Esclareça

A ideia aqui é lavar a louça antes de começar a cozinhar – deixar o cenário limpo para começar a trabalhar.

Colete papéis perdidos e materiais diversos. Coloque em sua caixa de entrada tudo o que estiver espalhado por aí, na sua bolsa, mochila, notas de reuniões.

Processe sua caixa de entrada. Esclareça todos os itens que estiverem em sua caixa de entrada, incluindo e-mails e correios de voz. Se você estiver começando no GTD ou não tiver o hábito de processar sua caixa de entrada diariamente, ela poderá estar enorme aqui. Nesse caso, processe (excepcionalmente) o que será útil em sua revisão semanal, mas comprometa-se a processar o resto nos próximos dias e estabelecer o hábito diário para que isso não aconteça novamente. Quando for um hábito, a ideia é que você tenha aqui nesse momento da revisão semanal apenas as pendências de um dia para o outro, ou no máximo de 48 horas antes.

Esvazie sua mente. Além de tudo o que você processou, será que falta capturar alguma coisa que esteja na sua mente para permitir que você tenha completa atenção à revisão que virá na sequência? Existe alguma coisa te preocupando? Capture e esclareça.

Parte 2 da revisão semanal: Atualize-se

Esta parte é o supra-sumo da revisão semanal.

Revise sua lista de próximas ações. Marque ações como concluídas (às vezes as coisas acontecem tão rápido que a gente nem marca que concluiu algo no nosso sistema), mova algumas para “algum dia / talvez”, verifique se algumas ações não fazem parte de algo maior (um projeto?), se algo pode ser delegado ou mesmo deletado. As ações estão claras? Elas mostram claramente o que deve ser feito, sem obstruções? Sua lista de próximas ações deve representar o cenário que você quer ver quando for executar o seu trabalho.

Revise seu calendário anterior. Do dia de hoje para trás, se você analisar o seu calendário, ficou alguma coisa pendente? Revise os dias que passaram para ver se se lembra de algo. “Ah, esse compromisso me lembra de __________”.

Revise seu calendário futuro. Veja o que está por vir, a curto e longo prazo. Há alguma providência que você já pode tomar com relação a eventos vindouros? O que te deixaria tranquilo com relação aos prazos e outros eventos no seu calendário? Viagens, conferências, reuniões, feriados etc. Será que algo ali não viraria um projeto? Ou demandaria uma próxima ação?

Revise a sua lista de aguardando resposta. Precisa cobrar alguém? Marque aquilo que já foi concluído, agrupe itens que precisam ser cobrados de uma mesma pessoa (demandaria um telefonema? uma reunião, talvez?). Identificou alguma próxima ação?

Revise seus projetos e resultados maiores. Avalie o status dos seus projetos em andamento, objetivos e resultados desejados, um por um, e garanta que todos tenham ao menos uma próxima ação definida. Algum projeto poderia ir para a lista de ?algum dia / talvez”? Algum projeto precisa de mais planejamento? Verifique todos os planos de projetos, materiais de suporte e materiais relacionados para identificar próximas ações, itens para o calendário e que estão aguardando resposta. Lembre-se: é para revisar os projetos, não para trabalhar neles.

Revise quaisquer checklists relevantes. Tem alguma coisa que você deveria ter feito, que ainda não fez, e que demanda algum tipo de ação, de acordo com tudo o que você está engajado, de acordo com seus interesses ou responsabilidades? Por exemplo, se você tiver uma checklist com tudo o que costuma levar em uma mala em uma viagem internacional e você tem uma viagem internacional se aproximando, está tudo certinho ou você identificou uma próxima ação? Outro exemplo: você pode ter uma checklist com tudo o que precisa limpar mensalmente na sua casa. Já fez tudo o que deveria este mês ou falta alguma coisa? Defina próximas ações.

Parte 3 da revisão semanal: Seja criativo

A revisão semanal não trata apenas de obrigações. Ela pode desencadear alguns dos projetos mais criativos da sua vida.

Revise a lista de algum dia / talvez. Cheque se há quaisquer projetos que podem ter se tornado interessantes trabalhar agora ou que de repente você possa ter disponibilidade para abrigá-los em sua vida. Delete aqueles que não fazem mais sentido. Adicione outras ideias que surgiram e que podem ser interessantes no futuro. Você também pode inserir aqui projetos que poderão estar em andamento no futuro, mas não estão agora.

Seja criativo e corajoso. Será que existe alguma ideia meio louca, nova, maravilhosa, criativa, que surgiu até você recentemente? Algo que você nunca tinha pensado antes? Não a deixe escapar. Pergunte-se sempre: por que não?

Você pode reservar de uma a duas horas por semana para essa revisão, mas ela pode durar mais ou pode durar menos, de acordo com a sua disponibilidade. O que não pode é deixar de fazer “porque teve um imprevisto”. Se teve um imprevisto, faça antes ou depois, mas não deixe de fazer, senão todo o seu sistema ficará desatualizado.

Um bom dia para se fazer é na sexta pela manhã, pois você vem de uma semana fresquinha na sua cabeça e ainda tem a parte da tarde para resolver pendências. Muitas pessoas gostam de fazer aos finais de semana ou na segunda-feira cedo. Não tem dia certo – a recomendação é que você escolha apenas o melhor horário que tem menos chance de ser interrompido.

Algumas pessoas que ficam bastante tempo em trânsito gostam de aproveitar esse período para as revisões. Viajando de avião ou ônibus fretado, por exemplo. Qualquer que seja seu estilo de vida, você deve encontrar tempo para esse reagrupamento semanal.

Outras revisões

As revisões acontecem sempre, assim como você olha o seu celular várias vezes ao dia ou revisa o cesto de roupa suja algumas vezes durante a semana. Você não revisa tudo o tempo todo. Depende da função.

A revisão diária acontece a todo momento que você olha seu sistema para escolher no que pretende se engajar nesse momento. Isso vai ficar mais claro quando falarmos sobre o passo 5 – engajar.

Você pode realizar revisões mensais, trimestrais (sazonais), anuais no GTD. Pode revisar o que quiser quando quiser. O David diz muito: “O que está chamando a sua atenção? E o que é necessário para tirar isso da sua mente?” Muitas vezes, é sentar e pensar sobre aquele assunto, focado naquilo. Isso é refletir.

O foco da revisão semanal é revisar o seu sistema, mas especialmente acompanhar o andamento dos seus projetos. O David recomenda o seguinte nível de revisão para os diferentes horizontes:

Térreo – Calendário e ações
Quando eu tenho que saber o que tenho que fazer hoje
Comum: Todos os dias

Horizonte 1 – Projetos
Quando eu quero revisar os resultados que quero alcançar em curto prazo
Comum: Toda semana

Horizonte 2 – Áreas de foco e responsabilidade
Quando eu quero garantir equilíbrio
Comum: Mensalmente

Horizonte 3 – Metas e objetivos
Quando eu quero garantir que estou no caminho certo para alcançar aquilo que eu quero
Comum: Sazonalmente

Horizonte 4 – Visão
Quando eu preciso de inspiração e direção a longo prazo:
Comum: Anualmente

Horizonte 5 – Propósito e princípios
Quando eu tenho grandes decisões a tomar
Comum: Anualmente

Mas vejam que, apesar de ter uma recomendação comum de revisão, você pode revisar de acordo com as situações as quais os horizontes servem.

Revisar x Planejar

Revisar é analisar o todo. Planejar é pegar essa revisão e tomar providências, buscar se antecipar, ver como fará cada coisa.

A partir das suas revisões, você pode planejar o seu dia, a sua semana, o seu mês, o seu trimestre, o seu ano. O David Allen não apresenta um modelo fechado sobre como fazer isso. A chave sempre estará, segundo ele, nas revisões. Se você revisar o seu sistema adequadamente e identificar ações, projetos, objetivos etc, de certa forma você estará se planejando.

Por exemplo: se for quinta-feira, 9:22 da manhã, e você estiver no trabalho – como você “escolhe” o que você vai fazer? É isso o que a gente vai ver no passo 5 – engajar.

Thais Godinho
29/04/2016
Veja mais sobre:
20
Dica do leitor: usando o GTD
Algumas dicas do David Allen
Saiba por que você não consegue finalizar seus projetos (de acordo com o GTD)

Recebi com grande satisfação e orgulho o convite da Thais Godinho para utilizar este espaço tão conceituado do Vida Organizada e compartilhar eventualmente com seus milhares de seguidores algo sobre o tema ao qual me dedico há mais de duas décadas: Quais as melhores maneiras de lidar com a informação que produzimos e acumulamos.

Desejo que minha singela contribuição ajude a linkar este tema a este vigoroso movimento encabeçado pela Thais, reforçando a convicção de que os hábitos organizados são fundamentais para o alcance de uma vida mais produtiva e mais feliz.

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Por que precisamos dos Arquivos?

Os documentos fazem parte de nossa vida desde que nascemos, e nos acompanharão até o final da jornada. Ainda que seu formato se modifique com o tempo, e o suporte papel venha cedendo lugar ao digital, parece inconcebível uma vida sem registros documentais.

Ao longo de nossa existência e da vida em sociedade, inevitavelmente realizamos atividades e ações que resultam na produção de documentos de formatos os mais diversos. Os arquivos surgem basicamente porque informações contidas nestes documentos precisam ser, em algum momento, resgatadas.

O resgate destas informações é fundamental para que possamos tomar decisões, garantir direitos, evitar repetir experiências mal sucedidas e, em última análise, ajudar a contar a história de cada indivíduo, instituição ou comunidade.

Como evitar o “Arquivo Morto”?

Não basta, no entanto, acumular documentos. É preciso administrar esta massa de informações que a cada dia torna-se mais volumosa e diversificada, de tal forma que garanta que todas as informações estarão disponíveis e íntegras rapidamente quando necessárias.

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Para garantir que os arquivos cumpram este papel, e não se transformem em depósitos de utilidade duvidosa, ocupando cada vez mais espaço (físico ou virtual), é preciso assumir o controle sobre a produção/acúmulo, a guarda e a destinação final dos documentos, de modo que os documentos entrem na nossa vida – se forem importantes – sejam mantidos da forma adequada e por tempo determinado, e sejam descartados quando se tornarem desnecessários.

É a chamada Gestão de Documentos, um processo que se constitui de duas ferramentas principais:

Um Plano de Classificação, um mapa que posiciona cada conjunto documental dentro da estrutura que o produziu, da atividade que o gerou, e que define sua função e importância na vida daquela pessoa, daquela família ou daquela empresa.

Uma Tabela de Temporalidade, onde se defina o tempo de permanência de cada documento no arquivo, e a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

Nos próximos encontros pretendo conversar um pouco sobre cada uma destas ferramentas. Espero que você esteja por aqui.

Enquanto isso, que tal me dizer como lida com seus arquivos? Vou adorar saber!

Um grande abraço!

Tadeu Motta é historiador, Especialista em Organização de Arquivos, Designer de Interiores e Personal Organizer, proprietário d’O Organizador e estará sábado agora em São Paulo ministrando um curso incrível (que eu já fiz e recomendo – leia aqui!). Clique abaixo para saber mais. Ele escreverá mensalmente no Vida Organizada sobre gestão documental. Seja benvindo, Tadeu!

 

Tadeu Motta
28/04/2016
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Resultado do desafio de organização – Março 2015
Como tirar passaporte
O que é necessário?