sistema-gtd-atual

Regularmente eu costumo postar no blog uma atualização sobre como estou operacionalizando o meu sistema GTD. Muitos leitores me perguntam, então o post acaba virando uma referência que eu indico sempre que alguém me pergunta como faço com projetos, calendário etc.

Vou tentar fazer este post mais simples e mais rápido que os anteriores, apenas indicando o que estou usando.

Calendário

Utilizo o Google Calendar, agenda do Google, para operacionalizar os meus calendários (veja como funciona o recurso de calendário no GTD).

Tenho uma agenda principal, “Calendar – Thais”, onde eu deixo meus compromissos (geralmente ações com hora específica). O critério é poder revisar mês a mês e ver viagens, cursos e outros eventos.

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Em “Calendar – Tickler”, coloco lembretes, prazos e ações pontuais. Veja aqui a diferença entre ação pontual e próxima ação.

Essa agenda “Learning – Vida Organizada” é a agenda com os cursos e treinamentos do Vida Organizada, para controle do time. É uma agenda compartilhada que mostra as indisponibilidades dos instrutores, quando acontecem os cursos do Vida Organizada etc.

Em “Log”, venho tentando registrar, sempre que trabalho ao computador, o que vou fazendo ao longo do dia. Não serve tanto como registro, mas como exercício.

Em “Planejamento do dia”, eu diariamente, ao começar o meu dia, vejo tudo o que tenho para fazer em termos de prazos e me programo ao longo de todo o dia, para saber se terei tempo para fazer tudo, o que preciso otimizar, quando vou acessar meus e-mails etc. É algo bem pessoal que sempre gostei de fazer.

Não estou mais compartilhando ou visualizando a agenda do meu marido porque, quando ele vai fazer algo que impacta no meu dia, eu coloco na minha agenda mesmo.

Minhas listas no Todoist

Eu decidi migrar tudo para o Todoist porque me acostumei com a interface da ferramenta e queria ter tudo acionável ou relacionado aos horizontes do GTD ali. Para mim tem sido muito bom porque, quando me sinto um pouco ansiosa, aflita ou pensativa sobre alguma decisão, acesso rapidamente as minhas listas e consigo ver o que coloquei em propósito, minhas áreas de foco, meus objetivos etc.

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Talvez seja desnecessário dizer que eu não tenho 242 projetos – esse é o total de itens dentro da lista, que o Todoist mostra.

Eu deixei os nomes das listas em inglês porque estou estudando para as certificações e treinando o meu inglês, então para mim faz sentido. O conteúdo está misturado português / inglês kkk

Os contextos das próximas ações estão organizados nas etiquetas.

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O código das cores é o mais rudimentar possível: verdinho para tudo o que significa estar ao computador (como a bolinha que indica quando a gente está online nos comunicadores); verde porque a minha casa é verde; aguardando resposta em vermelho porque é item de atenção; coisas na rua e assuntos a tratar em azul porque, bem… quando saio na rua eu fico ao ar livre, vendo o céu. Bobo, eu sei. Mas, de alguma maneira, faz sentido para mim!

Quero falar ainda sobre contextos que eles mudam bastante, são bem dinâmicos. Crio e deleto à medida que tenho ações dentro deles. Busco sempre ter a menor quantidade possível.

Não utilizo o recurso de prioridades no Todoist porque não tem muito a ver com o GTD, mas há maneiras de usar (associando a projetos ou níveis mais elevados, por exemplo). Eu apenas não estou usando no momento, nem o recurso de filtros. Minhas listas são simples. 🙂

Checklists

Dentro de checklists, eu ainda estou migrando o que estava no Evernote. Por enquanto, está assim:

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As checklists mais utilizadas, que são as de periodicidade, já estão no meu Todoist. As outras, de referência, estou migrando aos poucos.

Os leitores sempre me perguntam o que eu insiro nas minhas checklists. Vivo mudando e otimizando. Eu pretendo fazer um post mostrando todas as minhas checklists atuais, pois muitas pessoas me pedem.

Veja aqui um texto que explica o que são e para que servem checklists. Lembre-se que são listas de referência, para verificação. Eu tenho usado muito no meu dia a dia e sinceramente não saberia mais viver sem elas. Elas tiraram uma grande sobrecarga do meu sistema, especialmente no que diz respeito a tarefas recorrentes. Por ex, se antes eu tinha uma lista com 10 a 12 ações para fazer todos os dias, hoje elas estão na checklist e não são “tickáveis”. O que fica “tickável” são as próximas ações com prazo no dia mesmo, e isso me deixa mais tranquila, ao mesmo tempo que dá um controle maior.

Projetos

Dentro de projetos, eu decidi mais uma vez ir pela simplicidade da DAC (David Allen Company) e me surpreendi com a efetividade.

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Em “Projects”, eu tenho uma lista básica com todos os meus projetos, o que me permite ver a quantidade que eu tenho no momento. Como vocês podem ver acima (agora sim), atualmente eu tenho 36 projetos.

O legal de manter essa lista é que, quando um projeto é concluído, eu edito o seu nome, coloco um “2016 -” na frente e “ticko” o projeto. Dessa forma, ele fica arquivado no Todoist como um projeto concluído e o ano indicando quando. Eu gosto de ver esse tipo de controle. Basta clicar no reloginho que fica no canto inferior direito, abaixo da lista.

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Em “Planos de projeto”, crio uma “pastinha” por projeto e, dentro dele, coloco o plano do projeto segundo a DAC. Basicamente, tudo o que o David Allen ensina sobre modelo de planejamento natural de projetos, o que você encontra no capítulo 3 do livro “A arte de fazer acontecer”.

Eu queria poder compartilhar algum modelo meu de projeto mas são todos bastante pessoais ou contêm informações que não podem ser compartilhadas, de trabalho, então criei um projeto fictício só para demonstrar como estou fazendo.

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As próximas ações do projeto ficam dentro dele mas, no dia a dia, acesso apenas as listas de contextos para saber o que eu tenho que fazer. Ao acessá-las, consigo ver se são próximas ações avulsas ou se fazem parte de projetos, então posso priorizar.

“Lista de incubação” foi uma lista sugerida no meu processo de coaching da DAC porque fiz um teste cognitivo e algumas sessões com um especialista que me mostrou a importância de manter uma lista assim para o meu tipo de personalidade. Ficaria difícil explicar em poucas palavras, mas tem funcionado muito bem.

Tenho essa lista de “Projetos aguardando resposta” que gosto de revisar de vez em quando para verificar o andamento dos projetos que estão ali, que podem me interessar.

Dentro de “Algum dia / talvez”, tenho sub-listas com categorias diversas. Eu também sinto que ainda vou mudar algumas coisas aqui.

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Níveis mais elevados

Nos níveis restantes, mais elevados, não há sub-listas, mas apenas listas simples.

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Uma percepção legal da diferenciação entre áreas de foco pessoais e profissionais nesses últimos meses é que as pessoais se referem à pessoa, o indivíduo, e não à “vida pessoal”, que é um conceito complicado. Já as áreas profissionais dizem respeito ao seu escopo de trabalho.

Dentro de “Goals and objectives”, tenho uma lista como a lista de projetos, com o mesmo objetivo: ao cumprir, eu coloco um “2016 -” na frente e “ticko”, para assim ficar registrado de acordo com o ano de conclusão.

Em “Vision” e “Purpose” tenho listas simples também.

Arquivos de referência

Uma coisa que tem feito muuuita diferença ultimamente foi padronizar meus arquivos de referência. Acreditem ou não, eu não fazia isso. Então agora estou seguindo a dica do Tadeu Motta (O Organizador) e organizando segundo “os meus três eus” absolutamente tudo. Antes eu achava não ser possível porque algumas áreas se misturavam, mas hoje acho que essa separação física é necessária até mesmo para se refletir no campo das ideias.

Costumo utilizar como ferramentas de referência: Dropbox, Google Drive e Evernote.

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E-mails

Sobre e-mails, eu explico como eu faço aqui. Utilizo a alternativa de inserir no meu sistema a próxima ação e, dentro das contas de e-mails, armazeno por pastas de suporte. Ao ler o texto, ficará mais claro. 🙂

Não queria que o texto ficasse grande, então tentei dividí-lo por tópicos – me dêem um feedback nos comentários sobre esse formato!

Espero que tenha ilustrado bem como estou fazendo. Dúvidas, por favor, postem nos comentários. Obrigada!

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Meu nome é Thais Godinho e meu guarda-chuva profissional engloba três temas: produtividade, organização pessoal e criatividade. As formas de operacionalizar esse trabalho que eu amo são essas: escrevendo no blog, publicando livros, estudando, ministrando cursos e fazendo atendimentos individuais, ajudando as pessoas a se organizarem. Você pode acompanhar minha trajetória pessoal e profissional neste blog, que existe desde 2006.

57 Comentários

  1. Por tópicos ficou muito bom Thais, principalmente na leitura por smartphone.
    É também minha cabeça funciona melhor por tópicos, eu acho.

    Gostei que andas simplificando bastante o teu sistema, também tenho esse objetivo, quanto menos tags melhor (porque uso o Evernote)

    Bjs, sucesso!

  2. Thais, bom dia 🙂

    Já acompanhei várias de suas formatações de uso atual do GTD, mas uma dúvida continua persistindo.

    A diferença entre próxima ação e um projeto, especialmente no sentido de como vou capturar e administrar isso no Todoist.

    Essa ferramenta permite subtarefas e isso me confunde muito! Quando posso diferenciar algo como uma próxima ação, sendo que posso adicionar subtarefas nessa ação!, ou como um projeto e estabelecer várias próximas ações utilizando essa sistemática que você apresentou hoje?

    Esse é um dos problemas que está emperrando a aplicação efetiva do GTD na minha rotina. :/

    • Você está pensando na organização antes de esclarecer. Não é à toa que o passo vem antes. 🙂

      Você precisa fazer esse esclarecimento para só depois organizar adequadamente. Quando você vai para o Todoist, você já tem que saber se é projeto ou ação.

  3. Olá Thais,
    Ficou ótima essa formatação do post.
    Fiquei com uma dúvida em relação às next actions. Você copia as tarefas da semana do plano de projeto e cola na “pasta” next actions? Como quando você organizava os projetos no Evernote?
    Me ocorreu deixar as tarefas avulsas em uma “pasta” separada, e no plano de projeto colocar as etiquetas de contexto somente nas que vou executar na semana, assim consigo diferenciar o que preciso executar. Não sei se deu pra entender!
    Outra coisa, quando você migra o sistema, como faz com o histórico de projetos concluídos do sistema anterior?
    Adoro os posts “meu sistema gtd atual” – fiquei com vontade de migrar os projetos para o todoist também. Sempre acabo organizando meu sistema com base no seu, adaptando algumas coisas, é claro!
    Parabéns pelo trabalho 🙂

    • Oi Mariana, tudo bem?

      Não, em “Next actions” estão apenas as avulsas. As ações do projeto ficam dentro do plano.

      Acesso todas através da lista de contexto, nas etiquetas. Lá aparecem todas, avulsas e de projetos.

      Eu não ligo muito para os projetos concluídos antes. Nunca precisei consultar. Costumo guardar alguns específicos que servem como checklist para projetos futuros, tipo viagens, eventos, pois envolvem muitos passos e planejamento.

      Espero ter esclarecido!

      Sobre o Todoist, quando eu migrei, achei que não levaria os projetos. Hoje, para mim tem sido a melhor maneira fazer assim. É bom deixar o Evernote apenas para referência – acho que ele é campeão nisso.

      Obrigada por comentar.

      • Querida Thais,

        Acabei de migrar os projetos para o todoist e tive muitos insights!!!
        Vou listar aqui erros que cometi no planejamento do GTD, e que talvez possam auxiliar outras pessoas:

        – Não processar cada item individualmente: esse erro é famoso, não? Creio que agora meu sistema está redondo, então sei que cada item coletado tem seu direcionamento correto.
        – Tinha muitos projetos que na verdade eram áreas de responsabilidade. Então não conseguia conclui-los, o que gerava muita frustração e sensação de estagnação. Percebi isso ao definir as datas de início e término – muitos projetos não tinham previsão de término… Ou seja, eram áreas de responsabilidade.
        – Tinha muitas notas e check lists perdidas no Evernote, que acabava não consultando e que tornavam-se ultrapassadas. O layout do todoist é sensacional, além de ser muito mais fácil acessar pelo celular. Deixei o Evernote para referências mesmo.
        – Também não consigo viver mais sem minhas check lists! Facilitaram muito a organização das minhas rotinas e revisões semanais.
        – Consegui entender o uso das datas. Isso foi fundamental, pois costumava colocar data em tudo! Agora sei que tenho tudo planejado: prazos, tarefas pontuais, lembretes, logs etc. Isso dá uma tranquilidade absurda no dia a dia.
        – Por fim, estou com a sensação de que tudo está no seu devido lugar. Uso Gcalendar, Evernote e Todoist – a melhor combinação que experimentei até agora! Deixar o Evernote somente para referências foi um alívio!

        Sei que você sempre ressalta os itens apontados acima – acompanho seu blog há muito tempo! Mas às vezes a percepção de determinadas coisas vem com o tempo e com a prática, não é?

        Super obrigada por tudo, você merece todo o reconhecimento pelo seu trabalho!

        • Eu que agradeço, Mariana! Tenho certeza que seu comentário ajudará muitos leitores!

          E sim, muita coisa só vem com a experiência mesmo, você tem razão. É uma das coisas que eu mais gosto no GTD. Sempre há algo a aprender.

  4. Thai, Adorei o seu novo formato de compartilhar seu GTD atual. Fica bem mais claro, simples e objetivo. Você poderia fazer um post comentando sobre como tem se organizado com as produções para o blog? Segue a mesma ideia dos arquivos de referência para armazenar imagens e vídeos? E os textos? Não lembro se já escreveu sobre algo assim recentemente.

    • Oi Edeltraut, tudo bem? Que legal te ver por aqui. 🙂
      Posso sim, já anotei a sugestão. Obrigada!

  5. Thais,

    Não sei se você viu, mas agora o aplicativo do Google Agenda permite a criação de lembretes (como os do Keep ou do Inbox) com a opção que sejam repetitivos e com horário para exibirem uma notificação. Pena que só funciona nos apps, e não na interface web. Mais informações aqui: https://support.google.com/calendar/answer/6285327?hl=pt-BR

    E também gostei do formato do post. 🙂

  6. Thais, muito bom o post, adoro quando você fala como você se organiza.
    Quanto a estrutura por tópicos eu gosto pois fica mais claro. Quanto a ter que clicar para abrir cada tópico, não sou muito fã, até pq pra saber o tamanho do post, se é possível uma leitura mais rápida ou se tenho que separar um momento com mais calma (se bem que pelo título do post dá pra saber que é algo que tem quer tirar mais tempo).

  7. Oi Thais, eu amo o seu blog.
    Adorei esta publicação em tópicos.
    Eu também estou migrando para o todoist porque sinto muita falta da pilha de cadernos que sumiu para quem utiliza o Evernote no PC, hoje ela só existe na versão web e mobile utilizada por mim somente para consultas. Isto me desanimou bem e decidi migrar as referencias que também eram em multicadernos para o gdrive e dropbox.
    Ah, o todoist é mais leve, pelo menos no meu celular.

      • Por exemplo, dentro do caderno “big picture” eu possuo os cadernos “valores”, “áreas de responsabilidade” etc. Dentro do caderno “área de responsabilidade” eu tenho um mapa mental para cada área e anotações, porém agora só consigo acessar esses mapas e anotações na versão web ou pelo celular. Na versão PC eu vejo quantos arquivos ou cadernos existem entre parenteses somente. Eu até poderia retirá-los por causa das etiquetas ou tags para facilitar minha vida, mas para o meu dia a dia infelizmente começa a ficar poluído.

        • O importante é buscar soluções que facilitem a sua vida. Você pode ir personalizando com o tempo.

  8. Olá, Thais,
    Achei ótimo o formato e excelente o post!
    Obrigada por nos mostrar o seu sistema, ajuda demais a esclarecer e aprimorar o GTD dos iniciantes. 🙂

  9. Ameiiiii o post em tópicos, Thata! (Sim, Thata. Voce é a minha melhor amiga, só esqueci de avisar) hahahaa s2s2s2s2
    Muito bom ver como voce se organiza, em especial no tópico de Projetos. Estou me adaptando ainda.. bjbj

  10. Olá Thais, eu gostei do formato do post, mas eu achei a postagem no geral muito superficial eu gostaria que você fosse mais didatica tipo passo a passo de como você faz, como já fez em outros posts. Obrigado.

    OBS: Ah não sei se já comentei isso antes, mas finalmente consegui seu livro, já li todo e a parte que mais me ajudou foi sobre a agenda. Muito obrigado.

    • Oi Douglas, tudo bem?

      O objetivo do post é apenas mostrar a organização do sistema. O “como” vem sendo mostrado na série Aprenda GTD e Guia GTD no Todoist, além de diversos outros posts esporádicos sobre reflexões no GTD.

      Não caberia em um único post. 🙂

      Obrigada por comentar (e fico feliz que tenha gostado do livro!).

      • Olá Thais, Gostaria que especificasse mais como está sua organização com os arquivos de referência. Obrigado.

        • Não mudou muito desde esse post, mas estou começando a promover algumas mudanças que quero comentar no próximo post onde mostrarei o meu sistema, em breve.

  11. Olá, Thais, estou fascinado pelo seu blog. Comecei a organizar meu GTD, tinha começado a criar pelo Evernote (pelo guia definitivo) mas vejo que hoje você concentra apenas Referência Geral lá. Vale a pena eu começar já no Todoist, uma vez que estou iniciando agora? Ou didaticamente vale a pena iniciar pelo Evernote? Muito obrigado.

    • Eu recomendo sim iniciar pelo Todoist porque ele tem a interface mais simples e é mais voltado para listas que o Evernote, facilitando o aprendizado.

      Seja benvindo ao blog! 🙂

  12. Olá, Thaís!
    Sou fã dos seus posts e adoro quando posta algo sobre seu sistema atual, me ajuda bastante, apesar de ainda não ter o sistema integralmente aplicado na minha vida.
    O formato do post ficou ótimo, acho muito melhor desta forma. Parabéns pela ideia!

    Sobre GTD, tenho uma pergunta/dúvida: Como você administra, dentro do sistema, com as leituras (de livros, especialmente) que pretende fazer?

    • Depende. Processo cada leitura individualmente. Depende do objetivo, do que preciso fazer com cada leitura.

  13. Mas Thais, e aquelas ações de rotina, q vc tem q fazer todo dia ou duas vezes por semana por exemplo? Vão pras próximas ações? Eu tô com dúvida se coloco “Estética” como projeto, pois não tem um término ou um avanço, são coisas mais para “manter a estética” mas tbm são várias ações então preciso ter organizado isso em algum tópico. Estou começando agora a aplicar o Tgd na minha vida e já tenho mto o q te agradecer! Sinto que o método segue uma lógica que eu sempre busquei pras coisas do dia dia. Eu li o livro “A arte de fazer acontecer” mas acho a sua linguagem mais prática, seu blog me incentivou mto a levantar da cadeira e por em prática tudo aquilo que li! Obrigada msm! E em relação ao método acho q mtas vezes to misturando o esclarecer e organizar…

    • Depende. Tudo depende do item e do que é suficiente para eu tirá-lo da minha mente. Uso checklists, alguns coloco recorrência do Todoist, outros no calendário. Realmente depende.

  14. Acho que esse formato facilita horrores a leitura! Dá pra gente focar melhor em cada tópico assim do que quando o texto é corrido…

  15. Thaís, amei o novo formato do post e ele em si, mas concordo com o comentário anterior. A visão dos tópicos já abertos, sem ter de clicar, facilita ver se o post demanda mais tempo de leitura, apesar de os de “meu GTD atual” serem assim.

  16. Oi thais muito legal este post por tópicos, facilita bastante a leitura e a compreensão. Uma duvida em relação aos arquivos de referência geral no evernote, você recomendaria a usar o sistema com tags ou apenas um caderno usando a busca do evernote?

  17. Oi Thais!
    É muito interessante ver sua auto-avaliação constante, e suas orientações pra que a gente sempre encontre o melhor para cada um de nós, sem se prender a dogmas inflexíveis! Acho que de uma maturidade e generosidade incríveis! Obrigada por compartilhar essa filosofia!

    Eu tenho uma dúvida com relação às referências: pq vc usa 3 suportes (Googledrive, dropbox e evernote)? Vê diferenças signficiativas entre elas?

    Outra dúvida é: gostaria de criar um arquivo de referência para usar com minha equipe, ou seja, um lugar pra gente guardar tudo que a gente coleta de importante ( trabalhamos com cultura, é importante guardarmos nomes de artistas, editais que podemos fazer futuramente, noticias de jornal, etc.). Qual vc recomendaria nesse cenário de “muita gente coletando para o mesmo fim”?

    Tb queria usar uma ferramente (um painel?) de próximas ações, onde todos pudessem ver “o que está sendo feito” e o “que deve ser feito até dia tal”. Vc acha que o todoist funcionaria para esse fim “coletivo”? Minha equipe trabalha melhor com simplicidade, não são mto disciplinados, então até pensei em fazer um painel mesmo na lousa + post its coloridos, mas aí pensei que ficaria restrito ao físico, não teria como consultar fora do setor de trabalho. Já ouvi falar do trello, mas nunca usei. Vc recomenda?

    Obrigada pela disponibilidade de sempre!

    • Oi Gabi, tudo bem? Obrigada por comentar!

      Então, no geral eu uso o G Drive para documentos que eu e outras pessoas podem editar. Textos, planilhas. É mais fácil.

      Evernote para referência no geral.

      Dropbox para arquivos correntes ou mais pesados, que compartilho sem usar o G Drive.

      Na verdade a gente pode ter quantas ferramentas quiser como referência, o importante é ter um processo para elas.

      Para a sua equipe, não entendi o objetivo do compartilhamento. Se é para coletar ideias, recomendo o Evernote.

      Para uso coletivo, recomendo sim o Todoist Business. Já usei o Trello e pode funcionar. Particularmente, não gosto e não recomendo para quem coloca muitas informações, porque fica difícil de achar.

  18. Oi Thais! Tenho uma dúvida. Para os usuários não Premium do Todoist, dá pra substituir o recurso das etiquetas pelos filtros?

    Abraços!

  19. Thais, tudo bom?
    Venho acompanhando seu blog há alguns dias e estou fascinada. Já li o livro do David Allen e percebi que foi bem importante – utilizo ele para esclarecer dúvidas pontuais de vez em quando. Mas a didática do seu blog é muito mais prática. Agradeço por você nos ajudar!
    A minha dúvida quanto ao post atual é sobre a diferença entre a pasta Projetos (36) e a subpasta Planos de Projetos (53). Por que tem mais planos de projetos do que projetos? Eu pensei em criar só a subpasta Planos de Projetos, com aquele template que você sugeriu – achei massa!
    Bem, é isso!
    Boa sorte em todos os seus projetos!!!

    • Hm, na verdade esse número não está correto. O Todoist não mostra o número de itens ali dentro, mas o número de tarefas ticáveis. Em planos de projetos, o que aparece é o número de ações em todos os projetos em andamento.

  20. Thais, você disse que tem lista de projetos em “Projects” e nas pastas de “Níveis elevados”. Um mesmo projeto está nas duas pastas (como cópia) ou você faz alguma diferenciação do que deve estar em cada uma?

  21. Thais,
    Tem previsão? Aguardando ansiosa.

    “Eu pretendo fazer um post mostrando todas as minhas checklists atuais,
    pois muitas pessoas me pedem.”

    Ps: um pedido a mais.
    Bjo

  22. Thaís, obrigada por compartilhar conosco seu sistema, com certeza nos ajuda bastante. Fiquei curiosa para saber como você está usando o Evernote agora, já que migrou os projetos para o Todoist. Será que rola mostrar pra gente um pouco como está sua estrutura lá? Quem sabe no próximo post dessa série “Meu sistema GTD atual”? Obrigada mais uma vez 🙂

    • Estou usando apenas para referência. Eu mostro sim, quando chegar em um modelo mais definitivo. 🙂
      Obrigada!

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