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Continuamos hoje com nossa série de implementação do GTD no Todoist. Ela servirá como exemplo de aprendizado da parte Organização da série Aprenda GTD. Ou seja, você que vem acompanhando a série, aprenderá agora a organizar todo o seu sistema com o exemplo do Todoist. Hoje vamos falar sobre como organizar os níveis mais elevados. Para saber mais sobre eles, pode ser interessante ler o post da série Aprenda GTD equivalente a este assunto. Se não o leu, sugiro que o faça antes de continuar.

Acompanhe todos os posts desta série através da tag Guia GTD e Todoist.
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Por gentileza, leia antes o post Como usar o GTD no Todoist – uma introdução, que traz conceitos básicos sobre a ferramenta. Para conhecer o GTD, recomendo que leia todos os posts da série Aprenda GTD até aqui, pois é onde abordo didaticamente todos os conceitos do método. Nossa série abordará a implementação direta, sem esclarecer conceitos básicos que já foram vistos nesses posts anteriores.

Organizando os níveis mais elevados

No Todoist, toda organização é feita em formato de listas. Portanto, a organização apresentada aqui para os níveis mais elevados terá esse formato. Pode parecer óbvio, mas você pode organizar qualquer informação em outros formatos também (painéis, mapas mentais etc). Aqui, vamos focar no uso das listas, pois assim é a ferramenta que estamos trabalhando.

Os níveis mais elevados que vamos organizar são:

  • Áreas de foco
  • Objetivos
  • Visão
  • Propósito

Como organizar os níveis mais elevados: passo a passo

Crie um “projeto” (lista do Todoist) para cada um dos itens acima.

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Clique em “Áreas de foco”.

Dentro desse “projeto” (lista), vamos fazer assim:

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Lembrando que, para tirar a bolinha de tarefa do começo da frase, basta colocar asterisco + espaço antes. Veja acima.

Dentro de “Pessoal”, insira as áreas de foco da sua vida pessoal: finanças, família, casa, saúde, carreira, espiritualidade, lazer, enfim, as que quiser.

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Dentro de “Profissional”, insira todas as suas áreas de atuação em seu trabalho, como: planejamento, gerenciamento da equipe, atendimento ao cliente, gerenciamento de produto X etc.

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Como você vai trabalhar cada área de foco é muito pessoal. Para que servem essas listas? Para você revisar sempre que estiver precisando equilibrar melhor as diversas áreas da sua vida e/ou se sentir sobrecarregada(o). A ideia é que, vendo todos os itens, você consiga ter insights. Só isso.

Algumas ideias para inserir informações dentro de cada área (vejam: só ideias, dentre várias que você pode ter e criar de acordo com as suas necessidades) são:

  • Inserir o propósito da área (por que ela é importante para você?)
  • Inserir uma lista dos domínios que você precisa obter para ter essa área dentro dos padrões de excelência que você tem com relação a ela
  • Inserir uma lista com todas as pessoas pelas quais você é responsável ou para quem você presta contas dentro de cada área
  • Inserir uma lista com os projetos relacionados
  • Inserir uma lista com os objetivos relacionados
  • Escrever um parágrafo que descreva como você vê essa área da maneira ideal para você

Lembre-se: a lista de áreas de foco é uma ferramenta de análise.

Clique em “Objetivos”.

Dentro desse “projeto” (lista), você pode inserir os objetivos de curto prazo (hoje a dois anos) que deseja alcançar.

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Essa lista deverá ser revisada sempre que você quiser ter certeza de que está caminhando em direção a tais objetivos. Não é necessário fazer links nem nada disso.

Mais uma vez, a quantidade de informações que você vai colocar ali dentro depende de você. Objetivos nada mais são que grandes, grandes projetos, então você pode montar o modelo de planejamento natural para cada um deles também, se quiser, substituindo as próximas ações por projetos relacionados.

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Quando um objetivo for alcançado, coloque o ano na frente e clique na bolinha para “tická-lo”. Se você clicar no reloginho que fica no canto inferior direito, embaixo das “tarefas” (itens da lista), você conseguirá ver todos os itens concluídos.

Captura de tela 2016-02-10 14.07.22 Captura de tela 2016-02-10 14.07.39

Clique em “Visão”.

Na visão, entra a visão da sua vida para esse período acima de dois anos. Apesar de o David Allen sugerir no livro que seja para entre 3 e 5 anos, tudo o que temos à nossa frente é apenas uma visão. Portanto, aqui podem entrar objetivos de médio a longo prazo e coisas do tipo.

Eis um print do que eu tenho no momento, que é totalmente pessoal e é recomendável que você personalize de acordo com as suas necessidades e sua vida:

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Clique em “Propósito”.

Assim como em “Áreas de foco”, a lista do “Propósito” não é de resultados desejados, mas relacionada a padrões e princípios da sua vida que você quer seguir e olhar de vez em quando. Princípios, missão pessoal, valores, são informações que você vai construindo ao longo da vida, identificando-os à medida que a sua vida acontece. E é importante reconhecê-los e tê-los listados em algum lugar para que você revise sempre que estiver se sentindo meio para baixo ou precisando tomar uma decisão importante.

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Como vocês podem ver, a implementação do GTD em qualquer ferramenta é super simples – trata-se apenas de criar listas. No Todoist, isso fica ainda mais fácil porque a ferramenta em si é simples e visualmente muito interessante.

No próximo e último post, vamos ver como usar recursos extras da ferramenta para incrementar ainda mais o seu uso. Tudo o que você precisava saber para implementar o GTD no Todoist já foi postado até este post! Depois do fim da série do Todoist, voltaremos às atualizações da série Aprenda GTD, quando falaremos dos outros passos além da organização.

Se tiver dúvidas, deixe um comentário! Obrigada!

17 Comentários

  1. O blog e a metodologia GTD tem mudado minha vida. #obrigadothais
    Ótimo post, ajudou muito. Ansioso por mais posts sobre GTD e estudos.
    Vida organizada é 10!!

  2. Esse conteúdo está riquíssimo, não encontrei nada parecido nem em inglês, o GTD no Todoist veio pra ficar (pra mim! ). Espero que a Doist continue desenvolvendo e não venda a empresa hehe. Obrigado pelo guia!

  3. Thais, o que seguir? Esse modelo do blog para o todoist ou o que você passou no webinário? As informações diferem um pouco nesta parte final.

    • O foco desta série é GTD. O webinar tratava algumas coisas de GTD, mas não só isso. Não era o foco, mas como organizar objetivos.

  4. Tem algum bloqueio na versão gratuita? Eu consigo editar a fonte para negrito, mas não consigo retirar os círculos.

  5. Thaís, no post dessa série que você irá falar sobre o uso de etiquetas, você pretende demonstrar como você utiliza as etiquetas do Todoist?

    • Vou falar sobre etiquetas mas como eu uso vou falar no post que mostro como estou me organizando atualmente, que postarei em breve.

      Já falei um pouco sobre etiquetas no post da série sobre projetos. 🙂

      Obrigada por comentar.

  6. Thais na parte onde você fala que para não aparece a bolinha no projeto e só colocar asterisco+espaço no meu Todoist não deu certo.

  7. Thais, ótimo artigo.

    Tenho acompanhado seus artigos sobre o Todoist de perto, sou usuário do aplicativo e também do Evernote. Com relação ao GTD já o conhece desde 2005, quando comecei a ler e a usar o método, e uma das coisas que mais me chama atenção no uso do GTD é a facilidade de adaptação do modelo a nosso dia a dia, eu recomendo o uso para todo mundo.

    Sobre a criação de “categorias” em projetos, com a “setinha” para mostrar que tem outras coisas abaixo da principal, se não me engano, hoje não precisa mais do “*”, só o fato de colocar alguma atividade abaixo da principal, esta já fica como você colocou.

    Com relação aos seus objetivos, de exemplo, acredito, o importante é colocar que todos os objetivos criados em seu planejamento, que no meu caso chamo de PEP – Planejamento Estratégico Pessoal, eu uso o conceito de SMART para a criação das minhas metas:

    S imple
    M easarable
    A ttainable
    R elevant
    T ime-bound

    Assim, tomando como exemplo a sua meta de “Perder 10Kg”, acredito que esta meta poderia ser bem mais prática se usada a metodologia do SMART para cria-la. Sendo assim, teríamos “Perder 10 kg até o mês de novembro.” claro, isso é só uma sugestão, e aproveitando, para cada meta, eu sempre uso outra metodologia chamada 5W2H.

    • Obrigada, Rodrigo. Eu conheço os objetivos SMART, talvez valha um post. No GTD as coisas são um pouco mais livres, porque você gerencia com bastante frequência, então nada acaba sendo procrastinado, digamos assim.

      O asterisco serve para tirar a bolinha de tick do Todoist.

  8. Noossa…Sinceramente achei muito mais fácil do que no evernote. Já fiz e estou amando. Obrigado mais uma vez pelas informações.

  9. Deixe eu ver se entendi bem, o horizonte “Áreas de foco” e princípios e a lista deles no todoist serve somente para eu ver e analisar, não tem nenhuma reação prática, nenhuma bolinha pra dar “tick”, nenhuma lista de próximas ações, nada disso? Serve basicamente para uma reflexão?

  10. Boa tarde Thais. Você poderia me ajudar nessa questão com o Todoist ? Eu baixei o app Todoist no Desktop…uso o Windows 7 …..e quando digito o caracter “@” para criar um contexto no Todoist, após confirar com um enter, aparece automaticamente – ao invés do caracter @ – mas sim o caracter “_” antes da palavra (?) …Você saberia dizer o que pode ser? Passei um email ontem na pagina do Todoist mas eles não retornaram… Se poderes me auxiliar, lhe agradeço.

    Att
    Paulo Meirelles

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