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capa-gtd-todoist

Continuamos hoje com nossa série de implementação do GTD no Todoist. Ela servirá como exemplo de aprendizado da parte Organização da série Aprenda GTD. Ou seja, você que vem acompanhando a série, aprenderá agora a organizar todo o seu sistema com o exemplo do Todoist. Hoje vamos falar sobre projetos.

Acompanhe todos os posts desta série através da tag Guia GTD e Todoist.
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Por gentileza, leia antes o post Como usar o GTD no Todoist – uma introdução, que traz conceitos básicos sobre a ferramenta. Para conhecer o GTD, recomendo que leia todos os posts da série Aprenda GTD até aqui, pois é onde abordo didaticamente todos os conceitos do método. Nossa série abordará a implementação direta, sem esclarecer conceitos básicos que já foram vistos nesses posts anteriores.

Lista de projetos X Algum dia / talvez

Já gostaria de começar este post desmistificando a lista Algum dia / talvez que, para quem já conhece um pouco sobre GTD, pode parecer ser uma lista apenas para os sonhos mais loucos e quase impossíveis que você possa vir a ter.

Nos últimos materiais publicados, especialmente cursos, o David pega um pouco mais leve com essa lista. Ele diz que, na verdade, tudo aquilo que você não está fazendo no momento “é algum dia / talvez”.

Isso nos leva a entender que há dois tipos de projetos apenas: ou eles estão em andamento ou não estão. E a ideia com isso então é poder usar a lista de Algum dia / talvez para deixar os projetos que não estejam em andamento e revisar semanalmente, promovendo uma “dança dos projetos” com mais leveza.

Como organizar seus projetos no Todoist

Como o foco desta série é na organização do seus sistema no Todoist, não vou me aprofundar tanto nos conceitos como venho fazendo na série Aprenda GTD. A explicação acima foi apenas para contextualizar a aplicação que vem a seguir.

Existem diversas maneiras de organizar os projetos no Todoist, todas de acordo com as recomendações da DAC (David Allen Company).

A primeira delas é criando um “projeto” (lista) chamado “Projetos” e, dentro, inserindo cada projeto como se fosse uma tarefa. Assim:

projetos-todoist

Todo o plano do projeto pode ser criado nos comentários do projeto, assim:

projeto-plano-comentario

As próximas ações podem ser listadas aqui se você quiser ter esse controle, mas não precisa. Elas entram nas listas de próximas ações por contextos, como vimos anteriormente.

A segunda maneira é criando um “projeto” (lista) por projeto e deixando todos embaixo de um chamado “Projetos”. Assim:

projetos-indentados

E, dentro do projeto, você pode inserir as próximas ações e demais informações que quiser. Perceba o truque lindo do Todoist aqui, que é o de tirar a bolinha de check da tarefa, tornando o texto um parágrafo.

Captura de tela 2016-01-27 14.32.20

=Captura de tela 2016-01-27 14.32.27

Você pode deixar as próximas ações dentro do projeto e trabalhar nelas como se o projeto fosse o seu contexto. Isso funciona bem para quem tem ações em um único contexto (computador, por exemplo). Do contrário, pode te confundir. É um terreno perigoso, digamos. Ou você pode colocar as próximas ações nas listas por contextos, assim como no exemplo anterior.

acao-no-projeto

ou

acaoavulsanocontexto

Percebam a mudança na descrição da próxima ação para ela ficar mais clara.

A outra maneira diz respeito ao uso do Todoist Premium, onde você pode usar etiquetas. Se você tiver a versão Premium do Todoist, pode manter as próximas ações dentro do projeto e usar etiquetas para os contextos. Vou explicar com mais detalhes essa opção no último post da série, mas quis pincelar aqui como fazer para projetos.

acao-dentro-projeto-contexto

Como organizar a lista de Algum dia / talvez

Essa lista pode e deve ser mais simples que a sua lista de projetos, mas você pode querer inserir tantos detalhes quanto. Não é porque algum projeto está em Algum dia / talvez que você deva deixar de lado. Ele só está em Algum dia / talvez porque, no momento, você não pode ou não quer ter nenhuma próxima ação vinculada a ele para se engajar.

Você pode ter uma única lista de Algum dia / talvez e, dentro dela, listar tudo:

listaunica-algumdia

Assim como pode ter listas de Algum dia / talvez separadas por categorias, como o David cita no livro (A arte de fazer acontecer):

categorias-algumdia

Dica: crie categorias apenas se sua lista principal estiver ficando muito grande. E não precisa copiar as categorias que ele sugere no livro – crie as suas. Por exemplo, eu tenho uma chamada “Posts para o blog”.

Como essas listas conversam entre si?

Quando falarmos sobre a revisão semanal, ficará mais claro. O que você deve saber é a diferenciação entre uma lista e outra (projetos em andamento X projetos que não estão em andamento).

Na revisão semanal, você revisará ambas as listas – ambas com focos diferentes. E, se identificar algum projeto em Algum dia / talvez que você queira ou possa se engajar agora, ele pode entrar para a sua lista de projetos em andamento. Veremos na revisão semanal como podemos fazer isso.

Arquivos de suporte aos projetos

Existem arquivos, informações e notas de suporte ao projeto (ou não – há projetos super simples, que não têm nada de suporte).

Onde você vai inserir esses arquivos, depende de como você organiza seu arquivo de referência.

Você pode subir arquivos dentro do seu projeto no Todoist? Pode. Existe esse recurso. Fica totalmente a seu critério. A vantagem de subir no Todoist é que, se você quiser compartilhar seu projeto, está tudo ali.

arquivo-projeto

Veja acima que, ao adicionar um comentário, você pode inserir um arquivo (computador, Dropbox, G Drive), um arquivo de áudio (especialmente útil para mais orientações) e emoticons. <3

Ou você pode simplesmente inserir o link ou a informação de onde está o arquivo dentro do seu plano do projeto. Tanto faz. Use o que funcionar melhor para você.

docs-indicacao-projeto

Conclusão

O Todoist promove uma visualização simples e eficaz para projetos no GTD. Atualmente, deixei de organizar meus projetos no Evernote para passar todos para o Todoist. Tem funcionado muito bem.

Lembre-se que ter uma lista de projetos completa é uma das coisas que deixam sua mente tranquila. Também te dão material para fazer a revisão semanal. Uma coisa conversa com a outra no GTD.

Mais uma vez: este post não é sobre conceitualização de projetos. Na série Aprenda GTD estamos falando sobre os conceitos e ainda falaremos bastante sobre projetos lá. Aqui estamos aprendendo apenas a organizá-los no Todoist.

Caso tenha qualquer dúvida sobre esse processo, por favor, deixe um comentário. Obrigada!

Thais Godinho
28/01/2016
40
Como se lembrar de tudo o que precisa fazer?
Minhas caixas de entrada
Resumo de novembro 2014 no blog

 

  1. Frederico 28/01/2016

    Muito bom!

    Estava esperando por esse post! Parabéns!

    Queria acrescentar só uma coisa, para adicionar uma tarefa como link, você deve fazer o seguinte:

    1) coloca o link, por exemplo http://vidaorganizada.com.

    2) E após ter colocado o link, você dá espaço e coloca entre parênteses o texto que realmente vai aparecer e ficar clicável, por exemplo (Vida Organizada).

    O resultado é esse:

    http://vidaorganizada.com (Vida Organizada).

    • Thais Godinho respondeu Frederico 28/01/2016

      Ótima contribuição. Obrigada!

  2. Márcia 28/01/2016

    Olá, Thais,

    Seguindo boa parte das suas orientações, também estou migrando do Evernote para o Todoist, e tô curtindo demais. O Todoist deixa as coisas visualmente mais simples, e embora pareça besteira, facilita muito no dia a dia. Sem falar que a ferramenta também ganha pontos pela praticidade do mobile.

    Mas eu ainda estou com dificuldades para migrar a parte de Referência Geral, você ainda vai fazer um post sobre isso?

    Obrigada por compartilhar!

    • Thais Godinho respondeu Márcia 28/01/2016

      Não pretendo mudar referência geral para uma ferramenta com foco em tarefas… isso vai ficar no Evernote, Dropbox, G Drive e outras ferramentas que servem melhor para isso. ;D

  3. Gustavo Justo 28/01/2016

    Muito bom este post, aguardava por ele.
    Thais, sempre bem explicativa e clara.
    Parabéns pelas suas contribuições.

  4. Mayara 28/01/2016

    Oi Thaís, estou com uma dúvida, tenho uma empresa e há projetos referentes a ela – de clientes e internos. Você acha melhor deixar a empresa como um projeto (de verdade e não lista) e dentro os projetos da empresa, ou coloco a empresa como contexto?

    • Thais Godinho respondeu Mayara 31/01/2016

      Não organize antes de processar.

      Processe cada item individualmente.

  5. Flavia 28/01/2016

    Olá Thais!
    Nossa agora estou confusa…
    Comecei com o Evernote e todoist praticamente juntos e agora nao sei por qual decidir! Meu medo eh ficar com as duas ferramentas e nao ser prosutivo…
    Vc acha q consegue destacar as principais diferencas entre os dois??
    Vc ja me ajuda mto! Mas se puder me dar uma luz!! Ou se alguem vivenciou as duas ferramentas me fale como foi. Bjos

    • Thais Godinho respondeu Flavia 31/01/2016

      São ferramentas para funções completamente diferentes. Não haveria comparação.

  6. Matheus Hoffmann Chaves 28/01/2016

    Excelente, Parabens! Estava esperando muito esse post!

    Venho acompanhando seu blog a mais de 1 ano, e ele virou referencia para mim, fui migrando com as ferramentas conforme voce migrava (desde o toodledo, e todas as variações da organização do Evernote que você experimentou e postou) mas hoje preciso da sua ajuda para solucionar alguns problemas que não consigo resolver, agora que migrei para o todoist,e que tem me causado muito stress, serei eternamente grato se puder me responder!

    1º – Estou tendo um projeto que empacou que empacou todo o meu sistema, e é justamete o projeto de atualizar o sistema, porque agora a propia exececuçao está confundindo tudo e nao está tornando o sistema funcional, ele se chama;

    – 30.01.16 – Tornando Sistema GTD Funcional, está em um pilha de cadernos com esse nome e a master note do projeto tambem, no todoist ele esta como um projeto,e as proximas ações como tarefas normais

    -O problema que fez ele empacar e todos os grandes projetos está no seguinte

    EVERnOTE:

    – Antes fazia meus projetos no evernote e deixava apenas a lista dos projetos marcadas por etiquetas, isso deixava tudo claro, porque tinha acesso diretamente as proximas ações, porem o material de referencia ficava meio perdido, o problema surgiu quando migrei os meus projetos para cadernos para solucionar isso e colocar as informações que usaria no projeto todas no caderno dele, mas isso tornou tudo confuso porque quando acesso o caderno, surge uma enxurrada de notas,deixando poluido, e não sei como organiza-las na master note do projeto, já que alguma delas são endereços para eu pesquisar, e outras, notas do evernote, e colocar elas no caderno de refencia com a tag do projeto tornaria o caderno dos projetos inuteis, e não queria excluir as informações que usei pra esse projeto,porque quero guardar nos projetos concluidos, aqui minhas perguntas são;

    -Onde posso deixar o material de referencia dos projetos, separar o que tenho que pesquisar, das informações que já usei e vão para o arquivo de referencia, e as ideias para as proximas ações?

    -quando concluo um grande projeto, tentei colocar os projetos concluidos em cadernos com toda a informação de referencia mas isso deixou tudo mais confuso e carregado,alem de limitar a forma de categorizar a data

    -tentei deixar os projetos concluidos apenas em notas,e colocar a tag projetos concluidos,isso foi melhor do que os cadernos porque consegui organizar eles com o ano e o mes de conclusão (mas denovo entra o problema do material de referencia), e tambem ficava meio estranho os projetos em execução em cadernos e os concluidos em tags (seria isso mesmo?)

    TODOIST

    -queria saber a forma que voce usa o template do seu projeto atualmente, porque voce falou que esta com os seus projetos no todoist, ai voce usaria o evernote só para colocar os projetos concluidos, ou ainda , voce mantem nos 2 ?

    -você cria suas listas de proximas ações dos projetos pelo todoist ou pelo evernote?

    -voce faz a marcação manualmente no evernote quando conclui no todoist, ou tem um jeito mais automatizado pra isso? Vi que tem alguns programas e macetes que fazem a integração das tarefas do todoist com o evernote , mas nunca vi voce mencionar nenhum deles..

    Desculpe se não fui muito claro, mas respondendo essas perguntas, vai clarear muito as coisas para mim, principalmente em como vou organizar meus projetos e master note no evernote e nas tags e cadernos!

    Obrigado Thais, o blog ficou show!

    • Thais Godinho respondeu Matheus Hoffmann Chaves 31/01/2016

      Oi Matheus, tudo bem?

      Então, a sua organização pessoal de documentos, arquivos etc é isso: super pessoal. Só você pode encontrar a melhor maneira de organizar. O que eu sugerir pode ser nada a ver com o seu estilo de organização pessoal.

      O que posso dizer é que, para um projeto, pouco importa onde você organiza, contanto que você saiba ONDE está quando precisar desses arquivos. Uma maneira de fazer isso é copiando a URL do arquivo e colocando no plano do projeto.

      Com relação aos projetos no Todoist, farei um post em breve mostrando como estou fazendo. Neste post mostro um pouco, de maneira geral.

      Todos os meus projetos estão hoje no Todoist.

      Espero ter ajudado. Obrigada por comentar.

      • Matheus Hoffmann Chaves respondeu Thais Godinho 31/01/2016

        Ajudou sim,obrigado! Estarei aguardando esse post…

  7. Eden Barboza 28/01/2016

    Olá Tais!

    Já uso o Todoist a 1 ano e 4 meses e conheço o GTD a mais ou menos o mesmo tempo, porém só agora com essa sua série e depois de recomeçar todo processo umas 4 vezes (o que desmotiva), tenho motivos para acreditar que agora estou no caminho certo!

    Parabéns pela iniciativa e por nos ajudar a sermos mais organizados nessa era de conhecimento!

  8. Eden Barboza 28/01/2016

    Só corrigindo: Obrigado “Thais”!

  9. Taty 29/01/2016

    Muito bom o texto. Thais, seu trabalho é de muita qualidade. =D

    Só uma coisa, na parte de “Arquivos de suporte aos projetos” acho que faltou um link, pq tá assim:

    […]Onde você vai inserir esses arquivos, depende de como você organiza seu arquivo de referência (inserir link da Aprenda).

    • Thais Godinho respondeu Taty 29/01/2016

      Ah, obrigada por me avisar. Vou arrumar.

  10. Jéssica Alves 29/01/2016

    Olá Thais! ótimo post ! Obrigada por nos explicar tudo tão didaticamente. Estou adorando ir aprendendo “passo a passo”.

    Thais, acompanho seu blog diariamente, e já que você está reformulando o layout, gostaria de dar uma sugestão, se me permite, é claro, rs! Sinto muita falta, nos blogs em geral, da data do post com dia, mês e ano. Se eu não me engano, no seu layout antigo tinha, agora não estou vendo. Não sei se é apenas pqe ainda está em construção, ou se você resolveu eliminar mesmo. Não sei se todos os leitores tem a mesma impressão, mas me sinto “perdida” quando estou lendo um post no blog e não sei me localizar no tempo… se aquele reflete a opinião atual ou antiga….

    Bem… só um feedback =)

    Sucesso! Até mais !

    • Thais Godinho respondeu Jéssica Alves 31/01/2016

      Sim, tem tanta coisa pra arrumar ainda nesse design. Estou fazendo sozinha e minha disponibilidade é bem pequena para isso, então peço paciência a todos. Essa é uma das coisas. Obrigada.

  11. Nay 30/01/2016

    Thais, fantástico!

    Uma dúvida: agora que você optou por migrar todo o seu controle de projetos para o Todoist, qual é o formato que você está usando: o de criar o projeto como projeto (com as bolinhas coloridas) ou como tarefa (com subtarefas dentro dele)? Há algum formato que você considere o mais prático?

    Obrigada!

    • Thais Godinho respondeu Nay 31/01/2016

      Vou fazer um post sobre isso em breve explicando direitinho. 🙂

  12. Camila Soares 30/01/2016

    Oi, Thaís! Bom, já estava deixando de usar o Evernote como antes, eu usava como arquivo de referência, mas passei a usar o Pocket como apoio nesse arquivo porque muito do que me serve como referência é link. Uma dúvida: é possível comentar nas tarefas do Todoist na versão gratuita? E anexar notas e arquivos? Tenho tentado e o que aparece é sempre que essas ferramentas só estão disponíveis para usuários premium.

    Obrigada.

  13. Denise de Souza dos Santos 31/01/2016

    Thaís, acompanho você a algum tempo e simplesmente te admiro muito. Tenho os livro do DA e estou agora finalmente tentando aplicar o GTD em minha vida pessoal e profissional principalmente. Estou usando o Todoist. Estou aprendendo ainda, pois sou da geração do papel…Lendo seu texto acima não consegui achar no Todoist como eu faço para criar comentários nos projetos. Uso a versão free. Tenho alguma dificuldade em utilizar estas ferramentas mas acho importante demais para otimizar minha vida. Talvez esteja debaixo do meu nariz…rs, mas eu não consegui localizar. Muito obrigada.

    • Thais Godinho respondeu Denise de Souza dos Santos 31/01/2016

      Ao passar o mouse sobre a “tarefa” você pode ver uma caixinha de comentário, basta clicar nela. 🙂

      • Felipe respondeu Thais Godinho 29/02/2016

        Thaís, seus posts (e comentários) têm me ajudado muito na implementação do GTD. Comecei com a implementação do sistema no Evernote, mas não me adaptei e acabei abandonando o sistema. Com o Todoist tem sido mais tranquilo pra mim e estou feliz com o resultado. Com base na dica do post, tentei inserir comentário na tarefa aberta dentro do projeto e surgiu a mensagem de recurso Premium. Isso passou a ser Premium há pouco?

        Obrigado pela costumeira atenção e auxílio.

        • Thais Godinho respondeu Felipe 29/02/2016

          Não sei dizer quando passou a ser Premium.

  14. Suellen 03/02/2016

    Olá Thaís, estou migrando meus projetos do Evernote para o Todoist e esse post me ajudou demais!
    Mas fiquei com uma dúvida, com os projetos no Todoist, como seria a melhor maneira de acompanhar os projetos
    concluídos? Gosto de ver os projetos que conclui no ano e no Evernote tinha uma tag para isso.
    Obrigada

    • Thais Godinho respondeu Suellen 04/02/2016

      Você pode criar uma nota no Evernote e ir registrando lá.

      No Todoist eles ficam arquivados, não por data.

      No próximo post que vou escrever sobre como tenho me organizado atualmente eu vou explicar melhor como tenho feito, aí vou falar sobre isso também.

  15. Felipe 02/03/2016

    Thaís,

    Ao processar a caixa de entrada e me deparar com um possível projeto (mais de um passo para concluir), devo encaminhar a informação para meus projetos e desenvolver o conteúdo do projeto (propósito, resultado desejado…) naquele momento e só depois partir para a próxima informação da caixa de entrada ou devo mover a informação para ‘meus projetos’ e após concluir o processamento das entradas, voltar nele e descrevê-lo?
    Outra dúvida: descrevendo todas as proximas ações do projeto dentro dele, eu devo encaminhar uma tarefa por vez para ‘próximas ações’?

    • Thais Godinho respondeu Felipe 02/03/2016

      Não entendi a dúvida.

      • Felipe Ferreira respondeu Thais Godinho 02/03/2016

        A 1ª dúvida é:
        Eu, por exemplo, tenho uma série de itens na minha caixa de entrada. O primeiro deles é “organizar meu guarda roupas”. Ao processar, vejo que isso demanda mais de uma ação (escolher quais cabides usar, comprar cabides e organizador de meias, etc.), ou seja, é um projeto. Sabendo disso, (no todoist) vou mover esta tarefa para o “projeto” Projetos. Ao mover para Projetos, qual deve ser o meu próximo passo? Voltar para a próxima entrada da caixa de entrada ou continuo no novo projeto, desenvolvendo o seu propósito, objetivos, próximas ações?

        • Thais Godinho respondeu Felipe Ferreira 02/03/2016

          Depende. Cada projeto é um caso. O que todo projeto deve ter é o resultado desejado e pelo menos uma próxima ação. Todo o resto depende do que você já tem em mente.

  16. […] Como organizar projetos no Todoist […]

  17. Leonardo 20/04/2016

    Post muito esclarecedor. Tinha caído na armadilha de deixar as próximas ações de projetos dentro dos projetos e, com isso, ficaram esquecidas diante daquelas que tinham um contexto.
    Obrigado Thais e parabéns!
    Leonardo

  18. Sergei 02/05/2016

    Uma dúvida sobre as próximas ações
    Se tiver um projeto, viajar para X lugar com os amigos e colocar duas próximas ações.
    1 – Ligar para pessoa confirmando se ela vai
    2 – comprar passagens
    Como voce trata essa segunda ação, pois ela deve ser executado apenas depois que a primeira for realizada.
    Pergunto pq seria ruim ficar aparecendo uma cosia que não se pode fazer ainda.
    Obrigado

    • Thais Godinho respondeu Sergei 02/05/2016

      Não é próxima ação ainda.

  19. Marcelo 16/08/2016

    Estou lutando para me encontrar no GTD e mudar de vida. O seu site tem me ajudado muito.

  20. Laura James 07/09/2016

    Olá Thais, boa noite! Comprei o livro do David Allen há duas semanas e estou amando o método do GTD, que conheci através do seu site. Agradeço muitíssimo por isto! O livro do David foi a descoberta do ano pra mim. Também conheci o Todolist por aqui e comecei hoje a organizar os meus projetos nele. Mas estou com uma dúvida pequena aqui: a pasta de projetos que criei, quando fechada, mostra o número de tarefas dos projetos no total. Não tem como ela mostrar o número de projetos em si, listados dentro desta pasta? É estranho ter 30 projetos e o programa mostrar mais de 200… Se tiver como configurar isto me fala? Já procurei um jeito aqui e não achei. Obrigada, Bjim!

    • Thais Godinho respondeu Laura James 08/09/2016

      Oi Laura,

      Cada pastinha só mostra o número de tarefas mesmo.

      Bjo

  21. Simone Badana 22/11/2016

    Thais, obrigada pelas dicas! Tem me ajudado muito na implantação do GTD. Mas o melhor mesmo foi ter feito o curso para compreender melhor!! Depois de ter dado um “bug” pós curso, to me adaptando aos conceitos aprendidos.