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Continuamos hoje com nossa série de implementação do GTD no Todoist. Ela servirá como exemplo de aprendizado da parte Organização da série Aprenda GTD. Ou seja, você que vem acompanhando a série, aprenderá agora a organizar todo o seu sistema com o exemplo do Todoist. Hoje vamos falar sobre projetos.

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Por gentileza, leia antes o post Como usar o GTD no Todoist – uma introdução, que traz conceitos básicos sobre a ferramenta. Para conhecer o GTD, recomendo que leia todos os posts da série Aprenda GTD até aqui, pois é onde abordo didaticamente todos os conceitos do método. Nossa série abordará a implementação direta, sem esclarecer conceitos básicos que já foram vistos nesses posts anteriores.

Lista de projetos X Algum dia / talvez

Já gostaria de começar este post desmistificando a lista Algum dia / talvez que, para quem já conhece um pouco sobre GTD, pode parecer ser uma lista apenas para os sonhos mais loucos e quase impossíveis que você possa vir a ter.

Nos últimos materiais publicados, especialmente cursos, o David pega um pouco mais leve com essa lista. Ele diz que, na verdade, tudo aquilo que você não está fazendo no momento “é algum dia / talvez”.

Isso nos leva a entender que há dois tipos de projetos apenas: ou eles estão em andamento ou não estão. E a ideia com isso então é poder usar a lista de Algum dia / talvez para deixar os projetos que não estejam em andamento e revisar semanalmente, promovendo uma “dança dos projetos” com mais leveza.

Como organizar seus projetos no Todoist

Como o foco desta série é na organização do seus sistema no Todoist, não vou me aprofundar tanto nos conceitos como venho fazendo na série Aprenda GTD. A explicação acima foi apenas para contextualizar a aplicação que vem a seguir.

Existem diversas maneiras de organizar os projetos no Todoist, todas de acordo com as recomendações da DAC (David Allen Company).

A primeira delas é criando um “projeto” (lista) chamado “Projetos” e, dentro, inserindo cada projeto como se fosse uma tarefa. Assim:

projetos-todoist

Todo o plano do projeto pode ser criado nos comentários do projeto, assim:

projeto-plano-comentario

As próximas ações podem ser listadas aqui se você quiser ter esse controle, mas não precisa. Elas entram nas listas de próximas ações por contextos, como vimos anteriormente.

A segunda maneira é criando um “projeto” (lista) por projeto e deixando todos embaixo de um chamado “Projetos”. Assim:

projetos-indentados

E, dentro do projeto, você pode inserir as próximas ações e demais informações que quiser. Perceba o truque lindo do Todoist aqui, que é o de tirar a bolinha de check da tarefa, tornando o texto um parágrafo.

Captura de tela 2016-01-27 14.32.20

=Captura de tela 2016-01-27 14.32.27

Você pode deixar as próximas ações dentro do projeto e trabalhar nelas como se o projeto fosse o seu contexto. Isso funciona bem para quem tem ações em um único contexto (computador, por exemplo). Do contrário, pode te confundir. É um terreno perigoso, digamos. Ou você pode colocar as próximas ações nas listas por contextos, assim como no exemplo anterior.

acao-no-projeto

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acaoavulsanocontexto

Percebam a mudança na descrição da próxima ação para ela ficar mais clara.

A outra maneira diz respeito ao uso do Todoist Premium, onde você pode usar etiquetas. Se você tiver a versão Premium do Todoist, pode manter as próximas ações dentro do projeto e usar etiquetas para os contextos. Vou explicar com mais detalhes essa opção no último post da série, mas quis pincelar aqui como fazer para projetos.

acao-dentro-projeto-contexto

Como organizar a lista de Algum dia / talvez

Essa lista pode e deve ser mais simples que a sua lista de projetos, mas você pode querer inserir tantos detalhes quanto. Não é porque algum projeto está em Algum dia / talvez que você deva deixar de lado. Ele só está em Algum dia / talvez porque, no momento, você não pode ou não quer ter nenhuma próxima ação vinculada a ele para se engajar.

Você pode ter uma única lista de Algum dia / talvez e, dentro dela, listar tudo:

listaunica-algumdia

Assim como pode ter listas de Algum dia / talvez separadas por categorias, como o David cita no livro (A arte de fazer acontecer):

categorias-algumdia

Dica: crie categorias apenas se sua lista principal estiver ficando muito grande. E não precisa copiar as categorias que ele sugere no livro – crie as suas. Por exemplo, eu tenho uma chamada “Posts para o blog”.

Como essas listas conversam entre si?

Quando falarmos sobre a revisão semanal, ficará mais claro. O que você deve saber é a diferenciação entre uma lista e outra (projetos em andamento X projetos que não estão em andamento).

Na revisão semanal, você revisará ambas as listas – ambas com focos diferentes. E, se identificar algum projeto em Algum dia / talvez que você queira ou possa se engajar agora, ele pode entrar para a sua lista de projetos em andamento. Veremos na revisão semanal como podemos fazer isso.

Arquivos de suporte aos projetos

Existem arquivos, informações e notas de suporte ao projeto (ou não – há projetos super simples, que não têm nada de suporte).

Onde você vai inserir esses arquivos, depende de como você organiza seu arquivo de referência.

Você pode subir arquivos dentro do seu projeto no Todoist? Pode. Existe esse recurso. Fica totalmente a seu critério. A vantagem de subir no Todoist é que, se você quiser compartilhar seu projeto, está tudo ali.

arquivo-projeto

Veja acima que, ao adicionar um comentário, você pode inserir um arquivo (computador, Dropbox, G Drive), um arquivo de áudio (especialmente útil para mais orientações) e emoticons. <3

Ou você pode simplesmente inserir o link ou a informação de onde está o arquivo dentro do seu plano do projeto. Tanto faz. Use o que funcionar melhor para você.

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Conclusão

O Todoist promove uma visualização simples e eficaz para projetos no GTD. Atualmente, deixei de organizar meus projetos no Evernote para passar todos para o Todoist. Tem funcionado muito bem.

Lembre-se que ter uma lista de projetos completa é uma das coisas que deixam sua mente tranquila. Também te dão material para fazer a revisão semanal. Uma coisa conversa com a outra no GTD.

Mais uma vez: este post não é sobre conceitualização de projetos. Na série Aprenda GTD estamos falando sobre os conceitos e ainda falaremos bastante sobre projetos lá. Aqui estamos aprendendo apenas a organizá-los no Todoist.

Caso tenha qualquer dúvida sobre esse processo, por favor, deixe um comentário. Obrigada!

Thais Godinho
28/01/2016
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