Não precisa esperar o Carnaval para o ano começar. Né? Ontem nós terminamos por aqui nosso último dia de planejamento da Call Daniel e eu fiquei pensando em como todas essas atividades e pensamentos sobre planejamento podem nos ajudar (eu e vocês!) a ter um ano mais organizado. E quis compartilhar aqui. Vou procurar escrever mais posts espontâneos desse tipo, pois atualmente me sinto bem fazendo dessa forma e quero experimentar no blog.

Eu não gosto de pensar na organização pessoal como um evento que a gente faz de um ano para o outro. É um processo. Então como podemos melhorar esse processo este ano? O que eu vejo que, no geral, as pessoas podem melhorar quando se trata de organização? Seguem alguns pensamentos:

Imagem: My Scandinavian Home
Imagem: My Scandinavian Home

Aprender a usar uma agenda de maneira mais efetiva

Todo mundo compra agenda no começo do ano. Tem gente que, mesmo nunca tendo conseguido usar uma, compra mesmo assim porque dessa vez, vai! Eu acho super legal essa motivação de sempre querer usar uma agenda. E o que eu vejo é que algumas pessoas deixam a agenda de lado por diversos motivos mas, o principal, é porque talvez não conheçam o melhor caminho para usá-la. Vou dar algumas dicas então.

Primeiro, escolha um formato que possa estar sempre com você e que você goste. Pode ser agenda de papel, grande ou pequeno, como pode ser a agenda do celular. Agenda tem a ver com praticidade, e o mais importante é que ela esteja sempre com você. Se você tem que deixar a agenda em casa ou no trabalho, tem coisa estranha aí.

A segunda dica é: uma única agenda para trabalho e vida pessoal. Não precisa separar as coisas – você não pode estar em dois lugares ao mesmo tempo. Se você não se sente confortável com isso, talvez valha a pena separar por cores o que é cada um, por exemplo. Mas use uma única agenda para não correr o risco de deixar de colocar em uma o que tem na outra e impacta diretamente em ambas.

Terceiro, use a sua agenda não apenas para compromissos com data e hora, mas também para informações que sejam úteis saber naquele dia. Que seu chefe estará fora do escritório, que chega o armário que você comprou na loja tal, que acontecerá uma reunião que vai impactar diretamente em um projeto seu, aniversários e lembretes diversos.

Quarto, mas não menos importante, não use sua agenda como lista de desejos, inserindo nela aquilo que gostaria de fazer. Insira os prazos reais e as atividades que realmente precisam ser feitas naquele dia. Para todas as suas outras tarefas, use outro tipo de listas, que você verá diariamente. Mas não confunda uma coisa com a outra, pois isso pode atrapalhar sua produtividade.

Planeje cada semana

Escolha um dia da sua semana para planejar suas atividades para a próxima. Pode ser na sexta de manhã, na segunda, ou mesmo aos finais de semana. O que importa é que seja um dia tranquilo e que você faça sem ser interrompida(o).

Nesse momento, veja todos os compromissos da sua semana na agenda e veja se precisa tomar alguma providência com relação a eles. Estudar o material de uma reunião? Fazer check-in para um vôo? Arrumar as malas? Estudar para uma prova? Só de fazer essa análise você já vai encontrar um monte de tarefas para fazer ao longo da semana. Coloque em sua lista de tarefas. Nesse momento, você pode até mesmo ter uma lista chamada “Tarefas da semana”, para começar a se organizar.

Calcule o tempo que levará entre os seus compromissos. Eu costumo recomendar inserir o tempo de deslocamento na agenda também, para você não achar que aquele tempo está livre. Eu, quando vou viajar, gosto de colocar que horas tenho que fazer o embarque, que horas vou sair de casa, para não ter que ficar pensando no dia e correr o risco de pensar errado e me atrasar. Funciona muito bem e sempre indico para as pessoas.

Dê uma olhada também em sua lista de tarefas para ver o que precisa ser feito naquela semana. Você pode passar para a outra lista que recomendei acima ou simplesmente grifar com marca-texto amarelo para saber que devem ser o seu foco.

Outra ideia legal é revisar seus projetos pessoais e profissionais para ver como você pode fazê-los andar naquela semana. Isso pode ser feito individualmente, com sua equipe no trabalho ou em família, quando envolve projetos como volta às aulas, feriados etc.

Eu desejo que você tenha um 2016 muito significativo e mais produtivo. Espero que as dicas acima ajudem.

COMPARTILHAR
Artigo anteriorConvite especial: VI GTD happy-hour em São Paulo
Próximo artigoLinkagem de domingo {75}

Meu nome é Thais Godinho e meu guarda-chuva profissional engloba três temas: produtividade, organização pessoal e criatividade. As formas de operacionalizar esse trabalho que eu amo são essas: escrevendo no blog, publicando livros, estudando, ministrando cursos e fazendo atendimentos individuais, ajudando as pessoas a se organizarem. Você pode acompanhar minha trajetória pessoal e profissional neste blog, que existe desde 2006.

10 Comentários

  1. Olá Thaís!
    Para mim, o Ponto Crucial da Organização é mesmo planear a Semana! Só assim consigo priorizar as milhentas actividades do dia a dia! Aprendi a importância dessa revisão com Você! 😊 Obrigada. Bjos

  2. Thais, esse ano decidi que vou me organizar, para poder colocar minha vida em ordem e poder alcançar todos os meus objetivos. Tenho começado aos poucos, porém bem regrada e fiel. Comecei comprando uma agenda e coloco todas as atividades semanais, aniversários, presentes que tenho que comprar, cardápio semanal. E para o trabalho tenho outra agenda, que fica exclusivamente lá. É uma sensação muito boa, pois sei que tenho mil coisas para fazer, mas não fico nenhum pouco preocupada, pois sei que esta tudo bem programado.
    Melhor sensação da vida.
    Obrigada, pois você tem feito parte grandemente desta nova conquista da minha vida.

  3. Adorei! Uso agenda de papel desde dez anos de idade. Amooooo. E adorei ler as dicas e digo que é exatamente como uso a minha. Parecia que vc estava descrevendo a minha agenda, sério! Para este ano, modifiquei o tamanho dela, comprei uma menor, pois assim posso usar vários tamanhos de bolsa e é suficiente para mim. Inclusive a mudança no tamanho tbm fez parte da simplicidade e simplificação que tenho buscado. post ótimo, um abraço.

  4. Poxa, legal!! Tem tudo a ver com a revisão semanal… É mesmo a peça chave pra fazer as coisas darem certo 🙂 Adorei o post! Feliz ano novo, Thaís!! Abraços

  5. Oi Thaís!
    Acompanho bastante o blog, suas dicas são sempre boas e pertinentes. Uso agenda a muito tempo, mas este ano queria experimentar algo diferente. Vi na internet alguns planner mensal e semanal e achei bem legal e organizado.Vou fazer um teste com eles este ano, você têm alguns para indicar?

    • Recomendo que você invista em um planner que dê para trocar o refil, tipo em formato de fichário.

      Seguindo essa regra, o modelo não importa tanto, mas o que você coloca dentro como informações. 🙂

  6. Querida Thaís, estou te acompanhando desde 2008. e estou usando o google agenda desde 2012 graças a você.
    Essas dicas são excelentes e muitas já estão em prática.
    A dica das cores para cada área da nossa vida é ótima para ser seguida na ferramenta do google.

    É muito bom acompanhar as transformações do blog. Um beijo.

DEIXE UMA RESPOSTA