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Muitos leitores do blog me perguntam se eu deixei de usar o Toodledo porque me tornei embaixadora do Todoist e a resposta é não. Na verdade, foi o contrário. Eu migrei para o Todoist e, por isso, um tempo depois, fui contatada por eles com o convite para ser embaixadora da ferramenta.

Eu ainda considero o Toodledo uma das ferramentas mais completas para o GTD. Ele foi construído seguindo as diretrizes do GTD e ainda é a melhor opção para muitas pessoas. Foram vários motivos que me levaram a abandonar a ferramenta.

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O primeiro foi que eu realmente precisava de acesso offline, especialmente para os meus projetos. Eu viajo bastante de avião e gosto de aproveitar esse meio-tempo para fazer minha revisão semanal e revisar outros aspectos do meu sistema. Com tudo no Toodledo, eu me sentia cega. Era como se eu não tivesse um sistema. Cheguei a imprimir algumas vezes para levar, mas achei contraproducente (afinal, se eu quisesse alterar alguma coisa, teria que escrever e ter o retrabalho de atualizar quando chegasse ao meu destino).

Outra coisa que eu notei também é que, como influenciadora do GTD, muitas pessoas se baseavam nas minhas escolhas pessoais para tomar como base para começarem seus próprios sistemas. E, por isso, quando começavam com o Toodledo, abandonavam o GTD por acharem o Toodledo muito complicado. De fato, ele tem tanta coisa que, para quem está aprendendo GTD, pode ser demais.

Nos treinamentos que eu estava fazendo, eu já sentia a necessidade de indicar uma ferramenta mais simples para começar. Mesmo o Evernote, que eu ainda uso, é complicado para ações. Eu queria indicar uma ferramenta segura, com boa sincronização, intuitiva etc.

Alguns instrutores da Call Daniel gostam de indicar o Wunderlist, que sim, é uma boa ferramenta, mas teve muitos problemas com banco de dados no passado e, por isso, eu sempre fiquei com o pé meio atrás. Mas, mais do que isso, eu não gosto da interface. E ferramenta a gente tem que gostar, senão não rola. Existem várias outras, dezenas: Any.do, Tick Tick, Todo, Remember the milk, Swipes. Todas são ferramentas excelentes para gerenciar ações, sem nenhuma grande diferença (na minha opinião) entre elas.

Quando eu conheci o Todoist, fiquei impressionada com sua simplicidade, interface limpa, as cores das bolinhas (sou visual!), o conceito de carma, a caixa de entrada, a visualização de ações para até 7 dias e, acima de tudo, sua sincronização incrível, quase em tempo real. No celular, ele aparece lindamente. Comecei a fazer alguns testes e, desde então, virou minha ferramenta de indicação preferida. Sempre indicava nos meus cursos e treinamentos, e todo mundo gostava muito.

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Com o tempo, e a necessidade de ir offline, passei meus projetos para o Evernote. Ao tirá-los do Toodledo, percebi que não queria gerenciar as próximas ações dentro do Evernote também. Foi quando eu resolvi fazer um teste com o Todoist apenas para as próximas ações.

E nossa, deu muito certo! Desde então, mal consigo ver graça em outras ferramentas. Ele tem funcionado muito bem para mim. Também calhou com a fase que estou de simplificar meu sistema. Desde que vi as listas do David Allen, fiquei um pouco surpresa com o fato de a gente querer complicar tanto as coisas. Quanto mais simples, melhor. E eu simplifiquei muito meu GTD no último ano. O Todoist foi meu grande braço direito nesse processo. Amadureci demais no método depois que eu fiz isso.

Outro dia entrei no Toodledo para fazer uns testes, ver a nova interface, e realmente o achei poluído demais desta vez. Fiquei pensando em como organizaria meu sistema se voltasse para lá e eram tantas opções que eu mesma fiquei um pouco confusa, indecisa. E me lembro que, quando eu o usava como ferramenta principal, essa reestruturação do sistema era frequente mesmo. Hoje, sinceramente, eu nem penso no meu sistema. Ele funciona. E acho que isso é o sinal de que você encontrou um caminho legal para se organizar.

Eu também vejo como a equipe do Todoist é dedicada e está trabalhando para trazer sempre muitas melhorias para a ferramenta. Agora que sou embaixadora, converso muito com eles, sei das novidades que virão, e admiro a quantidade de coisas legais que eles estão planejando colocar em execução. Ver isso acontecendo é muito bacana e ter essa perspectiva de melhorias constantes faz muita diferença quando você se engaja a ponto de ser embaixadora de uma ferramenta.

Isso não me impede, obviamente, de testar e até mesmo indicar outras ferramentas bacanas. Só quer dizer que, dentre todas, hoje é a que funciona melhor para mim, assim como outras. Também uso Evernote, Dropbox, Mind Meister, Google. O mais legal de termos tantas opções é que podemos personalizar todo o nosso sistema de acordo com o que gostamos e com as nossas necessidades. Que época boa para se viver, com tantas escolhas. 🙂

Thais Godinho
12/01/2016
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  1. Taty 12/01/2016

    Eu usava o toodledo no meu celular android. Quando mudei para o ios não achei um aplicativo que gostasse e funcionasse pra mim. Coincidiu com a época que você veio falar que tava usando o gtd no todoist e pronto! resolveu minha vida! Obriga Thaís!

  2. Sheila 12/01/2016

    Oi Thais!
    Eu tenho usado Todoist e gosto muito, achei limpo e fácil. Cheguei a fazer uma conta no Toodledo mas desisti pois confesso que não sabia nem por onde começar 🙁
    Já que você falou sobre ferramentas, você conhece o Nirvanahq? Quando achei ele pensei em te perguntar pois no site diz que é uma ferramenta para o GTD…
    Um abraço e obrigada!

    • Thais Godinho respondeu Sheila 12/01/2016

      Conheço, mas nunca testei com profundidade.

  3. Vinicius Stutz 12/01/2016

    Realmente o Todoist é fantástico pela sua praticidade. Usei durante muito tempo o Producteev, passei a usar logo depois o Wunderlist, depois as tarefas do Gmail… até que há um ano cheguei ao Todoist e não parei de usar desde então. Hoje, em conjunto com o Evernote, Google Agenda e o Inbox, do Google, consegui zerar minha caixa de entrada do e-mail, tenho tudo que é importante anotado e nunca mais esqueci de nada!

  4. Denis 12/01/2016

    Poderia haver algum desconto para os leitores testarem a versão Premium do Todoist… Com o dólar tão alto.

    • José Roberto Siqueira respondeu Denis 12/01/2016

      Ou algo em real mesmo como existe no Evernote.

  5. nina 12/01/2016

    boa tarde,

    gostaria de sugerir que o termo “cega” não fosse utilizado como sinônimo de algo como “perdido”. No seu texto, em minha opinião, o uso do termo me pareceu inadequado e soou capacitista.

    (não precisa liberar o comentário, ok? só quis sugerir)

    obrigada pela atenção

    • Thais Godinho respondeu nina 12/01/2016

      Obrigada pela sugestão.

      Defendo o uso do termo. Quis dizer que eu não podia enxergar nada e me sentia cega por não conseguir ver as informações, não que estava perdida.

  6. Celso Nakai 12/01/2016

    Thais, sobre o Todoist, gostaria de saber se na versão FREE, ele dá acesso aos dados offline também. Gratidão pelas dicas! Estou no #destralhar !

    • Thais Godinho respondeu Celso Nakai 12/01/2016

      Sim.

  7. Leandro 12/01/2016

    Boa tarde Thais, Conheci o livro GTD através do seu blog e logo após terminar de ler os 7 hábitos de Stephen Covey, há um ano.
    Comecei a usar aplicando o Evernote e depois por questão de praticidade para usar no trabalho (onde não podia instalar o Evernote) migrei para o OneNote da Microsoft, que achei excelente. Abandonei completamente o Evernote. Dei uma olhada nesse Todoist e achei bacana também, pois já tem uma estrutura bem compativel com o GTD. Porém não pretendo migrar novamente.
    Meu maior problema em usar o método tem sido a quebra de rotina. As vezes viajo ou acontece imprevistos (tenho uma filha de 1 ano) e nesse período acabo não usando o sistema. Quando retomo encontro as coisas bagunçadas, tarefas atrasadas, projetos descontinuados. Enfim , preciso empenhar mais em me organizar e manter isso como hábito. Além da luta diária contra a procrastinação que acaba detonando completamente os planos e tarefas dentro do sistema. Apesar do tempo que estou usando me considero um faixa branca.
    Além disso, comecei a pensar que o sistema é superestruturado para minhas necessidades. Então estou tentando fazer algumas adaptações. Basicamente reduzi pra 3 niveis (missão incluindo papeis e metas, projetos e tarefas). No nivel mais baixo estou usando apenas o calendario e uma lista de tarefas onde eu coleto tudo. Eu processo ela e mando para o calendario, algum dia, arquivo, ou lixeira. Fiz isso porque percebi que se eu não coloco prazo pra mim mesmo nas minhas tarefas, algumas ficam na cesta pendentes por muito tempo.
    Se puder dê a sua opinião.
    abraço e obrigado!

    • Thais Godinho respondeu Leandro 12/01/2016

      Leandro, o GTD é exatamente para quem tem uma vida assim. Sugiro que comece do inicial, o nível Ground: calendário, ações, e-mails, faça sua revisão semanal toda semana. Aos poucos as coisas vão se encaixando.

  8. Elton 12/01/2016

    Usei o Toodledo por dois anos, esse ano migrei para o Wunderlist porém tive alguns problemas que me fizeram abandoná-lo também. Pesquisei muito, testei várias ferramentas: Todoist, Tick Tick, Producteev, Asana, Evernote, oneNote, Runrunit, Gqueues, etc… Acabei escolhendo o Trello, que está me atendendo muito bem. Não uso outra ferramenta para gerenciar meus compromissos e atividades, criei uma lista para cada dia da semana e outras listas para as próximas atividades, atividades agendadas, atividades em espera algum dia… e algumas outras que com o tempo senti falta. Semanalmente reviso as listas e coloco nos dias da semana as atividades que tem data específica para a semana, as tag’s uso como contexto que ajudam bastante na hora de planejar a semana. Consigo focar sempre na próxima ação sem perder de vista as demais atividades. Tem um recurso muito interessante que é vincular uma atividade a outra através de links (ajuda muito a organizar projetos que começam pequeno e vão ganhando corpo). Enfim estou satisfeito com a escolha da ferramenta. Abraço e parabéns pelo blog que também tem me ajudado bastante.

    • Thais Godinho respondeu Elton 12/01/2016

      O Trello é ótimo. Obrigada por compartilhar.

  9. Flavia 12/01/2016

    Thais estou iniciando minha organização no computador e celular e baixei o todoist e evernote, mas agora estou confusa: o q vc deixa no todoist é o mesmo q deixa no evernote?? Pq se for o caso vou tentar fazer a escolha desde já. Obrigada sempre!! Bjos

  10. Kamilla Barros 12/01/2016

    Boa noite Thais, acompanho seu site e amo, li seu livro e acabei de comprar “A arte de fazer acontecer”, o todoist, infelizmente, não “roda” em iphone com atualização menor que 8.0, o que é uma pena. :*

  11. Adriana 13/01/2016

    Eu adoro o Toodledo. Não me acostumo com outro. Porque será?
    Será q migro?????
    Thaís, pensando nos blogs que eu mais gosto, criei um presente super especial!
    Um planner blog
    Baixa e diz se gostou. bjs

    https://espelhodealice.wordpress.com/2016/01/11/planner-blog-para-voce/

    • Thais Godinho respondeu Adriana 13/01/2016

      Não tem porque migrar se você está bem com a ferramenta.

      • Adriana respondeu Thais Godinho 13/01/2016

        Obrigada por me responder. Eu realmente gosto do Toodledo, mas leio tudo q vc escreve, então. Eu uso o GTD o Fly Lady….

  12. Douglas Leal dos Santos 15/01/2016

    Parabéns pelo post. Encontrei muitos pontos em comum entre suas experiências e as minhas no uso do Todoist. Venho usando esta ferramenta na versão premium há dois anos aproximadamente e não me imagino sem ele. Sucesso!

  13. Natália 26/02/2016

    Oi, Thais, comecei a usar o Todoist recentemente e estou gostando. Mas ainda não sei usá-lo direito, tenho dificuldade em agendar tarefas. Por exemplo, quando coloco “todo dia”, “toda segunda e quarta” ou “todos os dias até 28/fevereiro”as tarefas não aparecem todos os dias como agendei. O que estou fazendo de errado? Teria umas dicas pra me passar?!

    Obrigada!

    • Thais Godinho respondeu Natália 28/02/2016

      Seria legal ver a página do Todoist que ensina como colocar datas recorrentes. Eles têm um tutorial muito completo lá. Para acessar, ao clicar na data da tarefa, aparece o link para essa página.

  14. Daniel 26/03/2016

    Tentei usar e até quero usar, mas to com dificuldade, preciso de de notificações por hora e na versão Free não tem notificação por hora.

    Imagina tem uma tarefa pra tal hora e se eu não ver o app durante o dia passa o horário e não faço aquilo, como uma ligação por exemplo.

    E tenho dificuldade porque preciso um app igual pra minha esposa e ela tbm precisa de notificações e pra compra pra nós dois já fica difícil, já q a cotação eh por dólar.

    O Todoist poderia facilitar essa compra pra gente.

    Uma pergunta que não achei, se eu compra o bussines da pra mim compra pra minha esposa com algum desconto ou eh o mesmo valor?

    • Thais Godinho respondeu Daniel 30/03/2016

      Eu usaria um calendário para lembretes em horários.

      Sobre o valor, seria legal contatá-los mesmo. Eu não tenho essa info… 🙁

      Obrigada por comentar.

  15. Marcelo Fortes 17/04/2016

    Olá! Também estou em busca de uma ferramenta mais minimalista que auxilie no gerenciamento de projetos e atividades, principalmente dos temas relacionados ao meu trabalho. Usei o Toodledo durante quase 2 anos, mas você acaba tendo mais trabalho que o retorno que ele te dá. Por diversas vezes tentei manter a ferramenta viva mas confesso que não deu. Acabava usando o caderno “fisico” ou o próprio e-mail como gestor de pendências e atividades, o que é totalmente contraproducente nos dias de hoje. Gosto da metodologia GTD, mas devemos tomar cuidado para não focarmos em demasia no método do que no assunto que estamos buscando resolver. Já usei durante um tempo o Todist, mas como ainda tinha esperança de “salvar” o Toodledo acabei não investindo tempo nele. Recentemente migrei todo o meu processo de gerenciamento para o Google Keep, uma aplicação minimalista que tem se mostrado eficaz em alguns pontos, mas ainda não cobre os requisitos de um gestor de projetos, tarefas e atividades (ex: não tem sistema de priorização e ordenamento, por exemplo). Tive acesso esta semana ao Trello e achei interessante. Thais você já vez alguma avaliação sobre esta ferramenta ?

    • Thais Godinho respondeu Marcelo Fortes 18/04/2016

      Aqui no blog não, mas pretendo. Eu gosto muito do Trello. Porém, para o GTD, para gerenciar o sistema, não curti. Uma coisa é gerenciar dois, três painéis. Outra é gerenciar 50 projetos, 100 ações etc. Achei que fica confuso.

  16. Mateus 17/05/2016

    Olá, Thais! Obrigado por dividir honestamente suas experiências conosco! És o arauto tupiniquim do GTD! Rs

    Bom, entre às dificuldades que enfrentou com o Toodledo, você comentou sobre a impossibilidade de utilizar o Toodledo offline. Contudo, não há tal impedimento! É perfeitamente possível utilizar o Toodledo offline – ao menos no Android.

    Confesso que tenho receio de estar ensinando “peixe a nadar”, ante a sua experiência em testar tantas ferramentas. No entanto, achei importante comentar.

    Parabéns pela iniciativa e continuidade do seu trabalho! Bjs

    • Thais Godinho respondeu Mateus 17/05/2016

      Sim, no celular dá, mas eu sou muito ruim para digitar no celular. Mas obrigada pela preocupação!

  17. Hugo Franco 15/08/2016

    Estou migrando agora do Toodledo para o TODOIST – pela facilidade de sincronizar entre dispositivos – sinto no entanto falta da opção de imprimir determinada tarefa (na verdade usava isto como se fosse uma etiqueta ou lembrete para postar nas pastas). Por enquanto gostando e seu post contribuiu para que eu migrasse as tarefas antigas.