O tema de hoje é: e-mails. Quais as recomendações da David Allen Co. (DAC) para e-mails? O objetivo é aprender a estruturar seu programa de e-mails para maximizar seu uso como uma ferramenta de comunicação eficiente, assim como para referência e próximas ações.

É importante saber que gerenciar e-mails faz parte do escopo do seu trabalho. Através deles, diversas demandas chegam até você. O tempo que você dedica diariamente aos seus e-mails depende muito da natureza do seu trabalho – tema que será abordado em posts futuros mas, se você tiver curiosidade, está no capítulo sobre “Engajar” no livro “A arte de fazer acontecer”.

Lidando com seu backlog de e-mails

Backlog é tudo aquilo que ainda não foi processado, esclarecido. Logo, se você tem muitos e-mails na caixa de entrada, eis seu backlog. Você também pode ter muitos e-mails ocultos em pastas, com decisões pendentes. Vamos lidar com esse backlog aos poucos. É um desafio para a maior parte das pessoas.

É importante saber que sua caixa de entrada é uma ferramenta de captura que precisa ser processada como qualquer outra. O objetivo é esvaziá-la sempre que puder.

Sei que é fácil deixar e-mails na caixa de entrada porque eles ficam em seu campo de vista. No entanto, toda vez que você precisa olhar seus e-mails buscando por algo, você precisa repensar qual a pendência relacionada. E isso não é nada produtivo quando você tem muitos e-mails na caixa de entrada. Além disso, na correria do dia a dia, a chance de esquecer algo ali é imensa.

Existem duas boas práticas para lidar com o backlog de e-mails:

  1. Escolher uma data de corte (por ex: 30/11/15) e jogar em uma pasta “Para processar”. Assim, você limpa sua caixa de entrada e consegue processar apenas os restantes. O que colocou nessa pasta, pode ir processando aos poucos. Esta opção pode ser uma boa caso você tenha muitos e-mails.
  2. Ir limpando aos poucos todos os e-mails irrelevantes da sua caixa de entrada. Esta opção pode ser uma boa se você não tiver tantos e-mails assim.

Por enquanto, deixe os e-mails que demandam qualquer tipo de ação na caixa de entrada – vamos lidar com eles depois. Agora, delete da sua caixa de entrada (ou arquive, fica a seu critério) todos os e-mails irrelevantes, desatualizados e que não demandem qualquer tipo de ação.

Deletou? Vamos ver como lidar com os e-mails que demandam ação e com os e-mails que poderão ser referência futura.

Estruturando seus e-mails para gerenciar ações

Lembre-se que o e-mail é uma ferramenta de captura. Ela precisa ser esvaziada regularmente para ser funcional.

Caixa de entrada vazia não significa que você “resolveu” tudo o que estava nela – significa apenas que você tomou decisões sobre o que cada e-mail significa e o alocou no lugar correto.

Então para onde devemos enviar os e-mails que demandam ação? Vamos explorar as opções da DAC:

Opção 1: Usar o próprio e-mail como lembrete

Você pode utilizar o próprio e-mail como lembrete do que precisa ser feito. Para isso, você pode criar pastas como:

@ Ação
@ Aguardando resposta

Esses e-mails ficam nas pastas – você não os coloca duplicados nas suas listas de próximas ações ou no calendário, por exemplo. Isso significa que você precisa trabalhar nessas pastas com a mesma frequência com que trabalha em suas outras listas.

Muitas pessoas optam por essa alternativa porque é mais fácil processar toda a caixa de entrada. O lado “ruim” é que, muitas vezes, você não consegue editar o título do e-mail para que ele deixe claro qual é a ação a ser realizada (alguns programas, como Outlook e Lotus Notes, permitem essa edição). De qualquer forma, fazer assim ainda é melhor do que apenas deixar na caixa de entrada, quando fica tudo junto. Aqui, pelo menos você sabe o que demanda ação e o que está aguardando resposta de outras pessoas.

O uso do @ antes do nome de cada pasta serve para deixar a pasta no topo da sua lista. Alguns programas funcionam com um hífen em vez do arroba, e outros, como o Gmail, você pode simplesmente clicar e arrastar para a posição desejada.

Você pode personalizar essas pastas com o tempo. Comece com as duas simples e, depois, pode ser que você sinta a necessidade de criar pastas como @ Aguardando resposta – convites de reuniões ou @ Ação – esta semana.

Opção 2: Usar seu calendário e listas de próximas ações como lembretes

Com essa alternativa, você pode criar pastas de suporte para guardar os e-mails e processar as ações para suas listas correspondentes, em seu sistema. As pastas ficariam assim:

@ Suporte a ação
@ Suporte a aguardando resposta

Ou, se você tiver pastas de suporte a projetos, também pode criá-las para e-mails relacionados a projetos. Por exemplo:

Suporte a projetos
– Projeto X
– Projeto Y

Para arquivos de suporte a projeto, você também pode enviar seus e-mails para o programa onde você gerencia seus projetos, como o Evernote, o OmniFocus, entre outros. Consulte o campo de ajuda do seu programa para descobrir como fazer (praticamente todos os programas oferecem esse recurso).

Nesta opção, você não precisa revisar sempre essas pastas, já que o lembrete que você precisa ter acesso estará em seu calendário ou na sua lista de próximas ações. Quando você for responder ou cobrar a pessoa, basta acessar o e-mail nas pastas de suporte.

Algumas pessoas gostam dessa opção porque significa que elas não precisam olhar em diversos lugares para saber o que precisa ser feito.

Não existe certo ou errado – faça testes. Vejo o que funciona melhor no seu caso.

Com essas dicas em mente, crie a melhor estrutura atual para as suas pastas.

Estruturando seu e-mail para guardar referências

Guardar com efetividade e-mails que você pode precisar para referência futura é um fator crítico de sucesso quando se fala na organização do seu sistema no GTD.

Muitas vezes, as pessoas mantêm e-mails de referência em sua caixa de entrada apenas porque não têm um sistema de arquivamento confiável. Vamos mudar isso.

As melhores práticas para criar pastas de referência em seu e-mail são:

  • Não arquivar nelas nada que demande ação
  • Os e-mails arquivados devem ser claros e devem estar atualizados
  • Seu sistema deve ser rápido e funcional
  • Organize as pastas em ordem alfabética
  • Pelo menos uma vez por ano, revise o seu sistema para deletar ou arquivar e-mails que já não sejam relevantes

Com essas dicas em mente, crie suas pastas de arquivos de modo que lhe sirvam bem.

Processando e-mails

Um e-mail deve ser processado assim como qualquer outro item capturado em sua caixa de entrada.

Use o fluxograma do GTD para processar os seus e-mails.

Clique no primeiro e-mail da caixa de entrada e pergunte-se: demanda ação? Se não, delete, arquive ou incube. Se sim, faça na hora (menos de 2 minutos), delegue (e coloque uma cópia desse e-mail na pasta @ Aguardando resposta) ou adie para fazer assim que terminar o processamento (e coloque esse e-mail na pasta @ Ação).

Esse é um processo rápido e mecânico.

Pense antes de organizar. Não crie pastas antes de ter a demanda para elas, especialmente quando se trata de arquivos de referência.

Essas são as recomendações da DAC para gerenciamento de e-mails e algumas dicas pessoais minhas, que observo nos treinamentos e trabalhos diversos que faço com as pessoas. Espero que sejam úteis.

Qualquer dúvida, favor deixar um comentário. Obrigada!

48 Comentários

  1. Excelentes dicas, no meu caso, não posso deletar nada, nem um muito obrigado, pois tudo é documento, ou seja, significa que a pessoa leu o email e está ciente do que fazer em seguida, por exemplo.
    Para arquivar minhas mensagens, criei pastas de acordo com o ano, o que me ajuda na hora de pesquisar um assunto, pois o outlook tem menos mensagens para vasculhar atrás de uma informação o que torna mais rápido a pesquisa e só uso uma pasta de referência quando trabalho constantemente com aquele projeto e assim que acaba, movo as mensagens para a pasta do ano correspondente.
    Aprendi fazer assim com os posts do seu blog e da maneira que fui testando acabei encontrando uma configuração ideal para mim.
    Sem dúvida seu blog mudou e continua mudando minha vida (sempre melhorando)

  2. É bater naquela tecla: processe cada item individualmente. Tem email que é só responder e arquivar, tem outros que são um projeto inteiro pra montar. Não dá pra ficar no “fazejamento” na caixa de entrada, é opressor! Eu encaminho os itens que vão precisar de ação para o evernote e processo por lá. Se for respostas de menos de 2 minutos respondo e arquivo. Os do trabalho eu divido por remetente. Os pessoais eu arquivo numa pasta só e pronto =D

    Se eu precisar de alguma coisa que está arquivada é só usar a barra de busca que tem em qualquer ferramenta de e-mail então eu nem esquento muito.

    Um beijo para o GTD que deixou minha caixa de entrada com zero emails <3

    Agora eu consigo olhar o email só duas vezes por dia em períodos reservados a isso sem sofrer.

    Mente e caixa de entrada claríssimas, vida sob controle <3

  3. Thais,

    Ótimo post novamente!

    Eu, até hoje, usava as pastas do e-mail para usar as próprias mensagens como lembrete, mas o que você escreveu descreve o que eu sinto quando vou partir para a ação: “o lado ‘ruim’ é que, muitas vezes, você não consegue editar o título do e-mail para que ele deixe claro qual é a ação a ser realizada”.

    Sem saber, imediatamente, qual é a ação a ser realizada, perde-se tempo, de novo, lendo e-mails grandes ou abrindo anexos (é horrível quando o verdadeiro conteúdo de uma solicitação não está claro na mensagem…) até descobrir o que há a ser feito. Além disso, dificulta a seleção das ações a fazer com base nos critérios de contexto, energia disponível, tempo e prioridade.

    Vou migrar tudo para o Todoist hoje mesmo.

    • Para mim também funciona passar para o Todoist. Prefiro. Lá, tenho mais controle.

      Eu tenho uma pasta chamada @ Aguardando resposta – Convites para reuniões, porque acho mais fácil controlar no próprio e-mail. Mas, mesmo assim, se não fosse mais trabalhoso eu organizaria no Todoist.

      Ter a próxima ação definida é chave!

  4. P.S.: Esqueci de elogiar esta parte: “Pense antes de organizar. Não crie pastas antes de ter a demanda para elas, especialmente quando se trata de arquivos de referência”. Lembra bastante o que Walter Longo diz sobre “criar nexo” em vez de “encontrar o nexo”, e que muita gente não considera; às vezes, a gente busca formas de usar uma ferramenta, em vez de buscar ferramentas para resolver nossas coisas.

  5. Thaís, bom dia! Excelente post, como sempre.

    Eu estou utilizando o Todoist linkado com o Outlook corporativo e o Gmail particular para criar minha lista de próximas ações e aguardando resposta.

    Salvo o email como uma tarefa dentro destas pastas e coloco uma data para tratar dele. Tem funcionado bem pra mim. O que você acha?

    Abração.

  6. Eu procuro manter minha caixa de entrada limpa,
    Porém se o email estiver lá, é porque não decidi ainda sobre o que fazer, para quem delegar ou que providências tomar. É como um alerta!

    Criei subpastas com nomes de empresas ou contatos constantes, para servir de referência em caso de necessidade. Mas o email só vai pra lá depois de resolvido ou encaminhado.

    Aqueles outros emails que não demandem ação, ou sejam comunicados e propagandas criei uma pasta @arquivogeral

    Faço revisões constantes na caixa de entrada. (não sei se isso está certo!?) Por enquanto foi o melhor que consegui chegar, aceito sugestões para melhorar….rsrs.

  7. Olá, Thaís, parabéns pelo trabalho e obrigada. Não sabe o quanto este blog tem me ajudado. Gostaria de saber se você irá publicar um post falando sobre a revisão semanal dentro desta série. Estou muito ansiosa por ele.

  8. Excelente post, como sempre! Tenho uma curiosidade a respeito de como você faz ou sugere fazer ao arquivar e-mails. Arquivar no próprio aplicativo de e-mails ou no aplicativo de referência geral (Evernote, por exemplo)?

    • Se forem e-mails de comprovação que se bastam como e-mails, arquivo no e-mail mesmo.

      Se forem arquivos, documentos, coisas que prefiro indexar, envio para o Evernote.

      É bastante subjetivo, depende do sistema de arquivamento pessoal de cada um.

  9. Thaís,

    Obrigado pelas dicas! Mesmo sendo usuário do Gmail que oferece diversas funcionalidades, ainda não consegui ter o mínimo de organização. Não tenho sequer uma pasta criada. E o resultado disso é uma enorme perda de tempo para selecionar o que realmente importa!

  10. 1. Não entendi a parte que fala sobre escolher uma data de corte 🙁

    2. Como os emaisl devem estar atualizados? Tenho que ficar verificando isso pra atualizar?

    3. Quais as pastas que vou precisar organizar em ordem alfabetica? Exemplo?

    Obrigado e parabéns, ótimo como sempre.

    • 1. Escolha uma data (ex: 31/01/17) e, todos os e-mails antes disso, você vai arquivar.

      2. Mais recentes.

      3. Por assuntos, tópicos, palavras-chave… a taxonomia é algo muito pessoal!

      Obrigada.

      • No ponto 1: Eu arquivo os emails independente do seu conteúdo? Volto a eles em algum momento?

        Mais uma vez obrigado pela atenção de sempre.

        • Você pode voltar se quiser. Pela minha experiência, ninguem nunca volta. A ideia é deixar apenas os e-mails mais recentes para você tratar. Concorda que responder um e-mail de dezembro pode pegar meio mal?

          Obrigada!

  11. Muito interessante seu post.Eu mesmo ainda nao consegui organizar meus emails.Criei varias pastas e ainda assim , nao consigo organizar cada categoria em seu devido lugar.O que mais faço é deletar as propagandas ,ainda assim , a cx de email esta super lotada. Paciencia e muita determinação para poder a cada dia ir excluindo aquilo que nao serve mais.Mas agradeço as dicas , foi relevante para mim, abraço.

  12. Conteúdo excelente,eu procuro deixar minha caixa de entrada sempre limpa, conheci seu site hoje e estou viciado rsrs, estou começando a trabalhar com marketing digital antes de tudo temos que nos organizar para não acumular tudo, estudo com trabalho e família, obrigado!

  13. Dicas muito boas. Uma das minhas maiores dificuldades que tenho atualmente no trabalho é conseguir digerir todos os email que eu recebo diariamente.
    Suas dicas vão ajudar muito.

  14. Existe algum equivalente do Google para o Evernote? Eu gosto de centralizar no Google pq ele deixa tudo na nuvem e acredito que backup não seria uma preocupação… Ou estou errada?

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