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O tema de hoje é: e-mails. Quais as recomendações da David Allen Co. (DAC) para e-mails? O objetivo é aprender a estruturar seu programa de e-mails para maximizar seu uso como uma ferramenta de comunicação eficiente, assim como para referência e próximas ações.

É importante saber que gerenciar e-mails faz parte do escopo do seu trabalho. Através deles, diversas demandas chegam até você. O tempo que você dedica diariamente aos seus e-mails depende muito da natureza do seu trabalho – tema que será abordado em posts futuros mas, se você tiver curiosidade, está no capítulo sobre “Engajar” no livro “A arte de fazer acontecer”.

Lidando com seu backlog de e-mails

Backlog é tudo aquilo que ainda não foi processado, esclarecido. Logo, se você tem muitos e-mails na caixa de entrada, eis seu backlog. Você também pode ter muitos e-mails ocultos em pastas, com decisões pendentes. Vamos lidar com esse backlog aos poucos. É um desafio para a maior parte das pessoas.

É importante saber que sua caixa de entrada é uma ferramenta de captura que precisa ser processada como qualquer outra. O objetivo é esvaziá-la sempre que puder.

Sei que é fácil deixar e-mails na caixa de entrada porque eles ficam em seu campo de vista. No entanto, toda vez que você precisa olhar seus e-mails buscando por algo, você precisa repensar qual a pendência relacionada. E isso não é nada produtivo quando você tem muitos e-mails na caixa de entrada. Além disso, na correria do dia a dia, a chance de esquecer algo ali é imensa.

Existem duas boas práticas para lidar com o backlog de e-mails:

  1. Escolher uma data de corte (por ex: 30/11/15) e jogar em uma pasta “Para processar”. Assim, você limpa sua caixa de entrada e consegue processar apenas os restantes. O que colocou nessa pasta, pode ir processando aos poucos. Esta opção pode ser uma boa caso você tenha muitos e-mails.
  2. Ir limpando aos poucos todos os e-mails irrelevantes da sua caixa de entrada. Esta opção pode ser uma boa se você não tiver tantos e-mails assim.

Por enquanto, deixe os e-mails que demandam qualquer tipo de ação na caixa de entrada – vamos lidar com eles depois. Agora, delete da sua caixa de entrada (ou arquive, fica a seu critério) todos os e-mails irrelevantes, desatualizados e que não demandem qualquer tipo de ação.

Deletou? Vamos ver como lidar com os e-mails que demandam ação e com os e-mails que poderão ser referência futura.

Estruturando seus e-mails para gerenciar ações

Lembre-se que o e-mail é uma ferramenta de captura. Ela precisa ser esvaziada regularmente para ser funcional.

Caixa de entrada vazia não significa que você “resolveu” tudo o que estava nela – significa apenas que você tomou decisões sobre o que cada e-mail significa e o alocou no lugar correto.

Então para onde devemos enviar os e-mails que demandam ação? Vamos explorar as opções da DAC:

Opção 1: Usar o próprio e-mail como lembrete

Você pode utilizar o próprio e-mail como lembrete do que precisa ser feito. Para isso, você pode criar pastas como:

@ Ação
@ Aguardando resposta

Esses e-mails ficam nas pastas – você não os coloca duplicados nas suas listas de próximas ações ou no calendário, por exemplo. Isso significa que você precisa trabalhar nessas pastas com a mesma frequência com que trabalha em suas outras listas.

Muitas pessoas optam por essa alternativa porque é mais fácil processar toda a caixa de entrada. O lado “ruim” é que, muitas vezes, você não consegue editar o título do e-mail para que ele deixe claro qual é a ação a ser realizada (alguns programas, como Outlook e Lotus Notes, permitem essa edição). De qualquer forma, fazer assim ainda é melhor do que apenas deixar na caixa de entrada, quando fica tudo junto. Aqui, pelo menos você sabe o que demanda ação e o que está aguardando resposta de outras pessoas.

O uso do @ antes do nome de cada pasta serve para deixar a pasta no topo da sua lista. Alguns programas funcionam com um hífen em vez do arroba, e outros, como o Gmail, você pode simplesmente clicar e arrastar para a posição desejada.

Você pode personalizar essas pastas com o tempo. Comece com as duas simples e, depois, pode ser que você sinta a necessidade de criar pastas como @ Aguardando resposta – convites de reuniões ou @ Ação – esta semana.

Opção 2: Usar seu calendário e listas de próximas ações como lembretes

Com essa alternativa, você pode criar pastas de suporte para guardar os e-mails e processar as ações para suas listas correspondentes, em seu sistema. As pastas ficariam assim:

@ Suporte a ação
@ Suporte a aguardando resposta

Ou, se você tiver pastas de suporte a projetos, também pode criá-las para e-mails relacionados a projetos. Por exemplo:

Suporte a projetos
– Projeto X
– Projeto Y

Para arquivos de suporte a projeto, você também pode enviar seus e-mails para o programa onde você gerencia seus projetos, como o Evernote, o OmniFocus, entre outros. Consulte o campo de ajuda do seu programa para descobrir como fazer (praticamente todos os programas oferecem esse recurso).

Nesta opção, você não precisa revisar sempre essas pastas, já que o lembrete que você precisa ter acesso estará em seu calendário ou na sua lista de próximas ações. Quando você for responder ou cobrar a pessoa, basta acessar o e-mail nas pastas de suporte.

Algumas pessoas gostam dessa opção porque significa que elas não precisam olhar em diversos lugares para saber o que precisa ser feito.

Não existe certo ou errado – faça testes. Vejo o que funciona melhor no seu caso.

Com essas dicas em mente, crie a melhor estrutura atual para as suas pastas.

Estruturando seu e-mail para guardar referências

Guardar com efetividade e-mails que você pode precisar para referência futura é um fator crítico de sucesso quando se fala na organização do seu sistema no GTD.

Muitas vezes, as pessoas mantêm e-mails de referência em sua caixa de entrada apenas porque não têm um sistema de arquivamento confiável. Vamos mudar isso.

As melhores práticas para criar pastas de referência em seu e-mail são:

  • Não arquivar nelas nada que demande ação
  • Os e-mails arquivados devem ser claros e devem estar atualizados
  • Seu sistema deve ser rápido e funcional
  • Organize as pastas em ordem alfabética
  • Pelo menos uma vez por ano, revise o seu sistema para deletar ou arquivar e-mails que já não sejam relevantes

Com essas dicas em mente, crie suas pastas de arquivos de modo que lhe sirvam bem.

Processando e-mails

Um e-mail deve ser processado assim como qualquer outro item capturado em sua caixa de entrada.

Use o fluxograma do GTD para processar os seus e-mails.

Clique no primeiro e-mail da caixa de entrada e pergunte-se: demanda ação? Se não, delete, arquive ou incube. Se sim, faça na hora (menos de 2 minutos), delegue (e coloque uma cópia desse e-mail na pasta @ Aguardando resposta) ou adie para fazer assim que terminar o processamento (e coloque esse e-mail na pasta @ Ação).

Esse é um processo rápido e mecânico.

Pense antes de organizar. Não crie pastas antes de ter a demanda para elas, especialmente quando se trata de arquivos de referência.

Essas são as recomendações da DAC para gerenciamento de e-mails e algumas dicas pessoais minhas, que observo nos treinamentos e trabalhos diversos que faço com as pessoas. Espero que sejam úteis.

Qualquer dúvida, favor deixar um comentário. Obrigada!

Thais Godinho
11/01/2016
Veja mais sobre:
Série: Aprenda GTD
36
Meu setup de GTD hoje no Todoist – Fevereiro 2017
Definindo critérios para compra de livros
2015: um ano paradoxal!

 

  1. Marcela Machado 11/01/2016

    Excelentes dicas, no meu caso, não posso deletar nada, nem um muito obrigado, pois tudo é documento, ou seja, significa que a pessoa leu o email e está ciente do que fazer em seguida, por exemplo.
    Para arquivar minhas mensagens, criei pastas de acordo com o ano, o que me ajuda na hora de pesquisar um assunto, pois o outlook tem menos mensagens para vasculhar atrás de uma informação o que torna mais rápido a pesquisa e só uso uma pasta de referência quando trabalho constantemente com aquele projeto e assim que acaba, movo as mensagens para a pasta do ano correspondente.
    Aprendi fazer assim com os posts do seu blog e da maneira que fui testando acabei encontrando uma configuração ideal para mim.
    Sem dúvida seu blog mudou e continua mudando minha vida (sempre melhorando)

  2. Edielton Paulo 11/01/2016

    Não consegui identificar o que é “as opções da DAC”.

    • Thais Godinho respondeu Edielton Paulo 11/01/2016

      David Allen Company! Está escrito antes no texto. 🙂

  3. Bia 11/01/2016

    É bater naquela tecla: processe cada item individualmente. Tem email que é só responder e arquivar, tem outros que são um projeto inteiro pra montar. Não dá pra ficar no “fazejamento” na caixa de entrada, é opressor! Eu encaminho os itens que vão precisar de ação para o evernote e processo por lá. Se for respostas de menos de 2 minutos respondo e arquivo. Os do trabalho eu divido por remetente. Os pessoais eu arquivo numa pasta só e pronto =D

    Se eu precisar de alguma coisa que está arquivada é só usar a barra de busca que tem em qualquer ferramenta de e-mail então eu nem esquento muito.

    Um beijo para o GTD que deixou minha caixa de entrada com zero emails <3

    Agora eu consigo olhar o email só duas vezes por dia em períodos reservados a isso sem sofrer.

    Mente e caixa de entrada claríssimas, vida sob controle <3

    • Thais Godinho respondeu Bia 11/01/2016

      Yeah!

  4. Leilinha 11/01/2016

    parabens pelo artigo, muito obrigada,
    até imprimi aqui, para mim, é um guia que precisava para me organizar.

    obrigada

    Leilinha

  5. Ivan 12/01/2016

    Thais,

    Ótimo post novamente!

    Eu, até hoje, usava as pastas do e-mail para usar as próprias mensagens como lembrete, mas o que você escreveu descreve o que eu sinto quando vou partir para a ação: “o lado ‘ruim’ é que, muitas vezes, você não consegue editar o título do e-mail para que ele deixe claro qual é a ação a ser realizada”.

    Sem saber, imediatamente, qual é a ação a ser realizada, perde-se tempo, de novo, lendo e-mails grandes ou abrindo anexos (é horrível quando o verdadeiro conteúdo de uma solicitação não está claro na mensagem…) até descobrir o que há a ser feito. Além disso, dificulta a seleção das ações a fazer com base nos critérios de contexto, energia disponível, tempo e prioridade.

    Vou migrar tudo para o Todoist hoje mesmo.

    • Thais Godinho respondeu Ivan 12/01/2016

      Para mim também funciona passar para o Todoist. Prefiro. Lá, tenho mais controle.

      Eu tenho uma pasta chamada @ Aguardando resposta – Convites para reuniões, porque acho mais fácil controlar no próprio e-mail. Mas, mesmo assim, se não fosse mais trabalhoso eu organizaria no Todoist.

      Ter a próxima ação definida é chave!

  6. Ivan 12/01/2016

    P.S.: Esqueci de elogiar esta parte: “Pense antes de organizar. Não crie pastas antes de ter a demanda para elas, especialmente quando se trata de arquivos de referência”. Lembra bastante o que Walter Longo diz sobre “criar nexo” em vez de “encontrar o nexo”, e que muita gente não considera; às vezes, a gente busca formas de usar uma ferramenta, em vez de buscar ferramentas para resolver nossas coisas.

    • Thais Godinho respondeu Ivan 12/01/2016

      Sim! Muito legal a referência – obrigada por comentar!

  7. Edson 12/01/2016

    Thaís, bom dia! Excelente post, como sempre.

    Eu estou utilizando o Todoist linkado com o Outlook corporativo e o Gmail particular para criar minha lista de próximas ações e aguardando resposta.

    Salvo o email como uma tarefa dentro destas pastas e coloco uma data para tratar dele. Tem funcionado bem pra mim. O que você acha?

    Abração.

    • Thais Godinho respondeu Edson 12/01/2016

      Se for processado de acordo com o fluxo do GTD, está ok.

  8. Telma 19/01/2016

    OI Thais.. vc vai fazer um post dedicado a projetos???

  9. Rosemary 20/01/2016

    Eu procuro manter minha caixa de entrada limpa,
    Porém se o email estiver lá, é porque não decidi ainda sobre o que fazer, para quem delegar ou que providências tomar. É como um alerta!

    Criei subpastas com nomes de empresas ou contatos constantes, para servir de referência em caso de necessidade. Mas o email só vai pra lá depois de resolvido ou encaminhado.

    Aqueles outros emails que não demandem ação, ou sejam comunicados e propagandas criei uma pasta @arquivogeral

    Faço revisões constantes na caixa de entrada. (não sei se isso está certo!?) Por enquanto foi o melhor que consegui chegar, aceito sugestões para melhorar….rsrs.

  10. Bruna de Oliveira 21/01/2016

    Olá, Thaís, parabéns pelo trabalho e obrigada. Não sabe o quanto este blog tem me ajudado. Gostaria de saber se você irá publicar um post falando sobre a revisão semanal dentro desta série. Estou muito ansiosa por ele.

    • Thais Godinho respondeu Bruna de Oliveira 21/01/2016

      Vou sim! Obrigada.

  11. Giih 28/01/2016

    Parabéns pela publicação, me ajudou muito como se diz “organização é tudo” >< Obrigado !!!

  12. […] Aprenda GTD – Parte 11: Como organizar seus e-mails […]

  13. […] Confira seus e-mails. Somente depois de concluir as big rocks, é hora de checar seus e-mails. Para fazer isso de maneira otimizada, veja como eu faço aqui. […]

  14. […] e-mails, eu explico como eu faço aqui. Utilizo a alternativa de inserir no meu sistema a próxima ação e, dentro das contas de e-mails, […]

  15. Ana Luzia 19/04/2016

    Agora eu acho que saberei como trabalhar com isso, eu estava muito perdida. Obrigada.

  16. Graziela 22/04/2016

    Obrigada pelas dicas, certamente me ajudará.

  17. Taís Santana 22/04/2016

    ótima ideia! Eu não sabia que isso ajudava tanto.

  18. Leon 22/04/2016

    Excelente conteúdo! Certamente vai ajudar.

  19. Adílson Vieira 22/04/2016

    Agradeço imensamente pelo seu conteúdo! Muito eficiente.

  20. Xavier 22/04/2016

    Muito interessante! Vou esperar mais conteúdo desse site.

  21. Ruben 22/04/2016

    Eu fiquei assustado com tanta informação de qualidade! Parabéns!

  22. Ivo dos santos 22/04/2016

    ótima maneira de prender o leitor! muito massa.

  23. Luciene 27/04/2016

    Eu nunca vi um conteúdo de qualidade tão boa. Muito legal!

  24. Patrícia 08/05/2016

    Excelente post, como sempre! Tenho uma curiosidade a respeito de como você faz ou sugere fazer ao arquivar e-mails. Arquivar no próprio aplicativo de e-mails ou no aplicativo de referência geral (Evernote, por exemplo)?

    • Thais Godinho respondeu Patrícia 09/05/2016

      Se forem e-mails de comprovação que se bastam como e-mails, arquivo no e-mail mesmo.

      Se forem arquivos, documentos, coisas que prefiro indexar, envio para o Evernote.

      É bastante subjetivo, depende do sistema de arquivamento pessoal de cada um.

  25. Regiane 27/07/2016

    Ai pra mim é uma luta organizar meus emails kkkk
    vou tentar fazer seguindo as suas dicas
    obrigada!

  26. Kalebe 21/09/2016

    Excelente dicas! Vou aplica-las para ver se eu me torno mais organizado com meus email, obrigado!

  27. Amilton Quintela 23/12/2016

    Preciso organizar meus e-mails urgente kkkk
    Obrigado Thaís por essas dicas, vou me dedicar ao máximo para segui-las.

  28. Daniele 29/12/2016

    Thaís,

    Obrigado pelas dicas! Mesmo sendo usuário do Gmail que oferece diversas funcionalidades, ainda não consegui ter o mínimo de organização. Não tenho sequer uma pasta criada. E o resultado disso é uma enorme perda de tempo para selecionar o que realmente importa!