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O tema de hoje é: e-mails. Quais as recomendações da David Allen Co. (DAC) para e-mails? O objetivo é aprender a estruturar seu programa de e-mails para maximizar seu uso como uma ferramenta de comunicação eficiente, assim como para referência e próximas ações.

É importante saber que gerenciar e-mails faz parte do escopo do seu trabalho. Através deles, diversas demandas chegam até você. O tempo que você dedica diariamente aos seus e-mails depende muito da natureza do seu trabalho – tema que será abordado em posts futuros mas, se você tiver curiosidade, está no capítulo sobre “Engajar” no livro “A arte de fazer acontecer”.

Lidando com seu backlog de e-mails

Backlog é tudo aquilo que ainda não foi processado, esclarecido. Logo, se você tem muitos e-mails na caixa de entrada, eis seu backlog. Você também pode ter muitos e-mails ocultos em pastas, com decisões pendentes. Vamos lidar com esse backlog aos poucos. É um desafio para a maior parte das pessoas.

É importante saber que sua caixa de entrada é uma ferramenta de captura que precisa ser processada como qualquer outra. O objetivo é esvaziá-la sempre que puder.

Sei que é fácil deixar e-mails na caixa de entrada porque eles ficam em seu campo de vista. No entanto, toda vez que você precisa olhar seus e-mails buscando por algo, você precisa repensar qual a pendência relacionada. E isso não é nada produtivo quando você tem muitos e-mails na caixa de entrada. Além disso, na correria do dia a dia, a chance de esquecer algo ali é imensa.

Existem duas boas práticas para lidar com o backlog de e-mails:

  1. Escolher uma data de corte (por ex: 30/11/15) e jogar em uma pasta “Para processar”. Assim, você limpa sua caixa de entrada e consegue processar apenas os restantes. O que colocou nessa pasta, pode ir processando aos poucos. Esta opção pode ser uma boa caso você tenha muitos e-mails.
  2. Ir limpando aos poucos todos os e-mails irrelevantes da sua caixa de entrada. Esta opção pode ser uma boa se você não tiver tantos e-mails assim.

Por enquanto, deixe os e-mails que demandam qualquer tipo de ação na caixa de entrada – vamos lidar com eles depois. Agora, delete da sua caixa de entrada (ou arquive, fica a seu critério) todos os e-mails irrelevantes, desatualizados e que não demandem qualquer tipo de ação.

Deletou? Vamos ver como lidar com os e-mails que demandam ação e com os e-mails que poderão ser referência futura.

Estruturando seus e-mails para gerenciar ações

Lembre-se que o e-mail é uma ferramenta de captura. Ela precisa ser esvaziada regularmente para ser funcional.

Caixa de entrada vazia não significa que você “resolveu” tudo o que estava nela – significa apenas que você tomou decisões sobre o que cada e-mail significa e o alocou no lugar correto.

Então para onde devemos enviar os e-mails que demandam ação? Vamos explorar as opções da DAC:

Opção 1: Usar o próprio e-mail como lembrete

Você pode utilizar o próprio e-mail como lembrete do que precisa ser feito. Para isso, você pode criar pastas como:

@ Ação
@ Aguardando resposta

Esses e-mails ficam nas pastas – você não os coloca duplicados nas suas listas de próximas ações ou no calendário, por exemplo. Isso significa que você precisa trabalhar nessas pastas com a mesma frequência com que trabalha em suas outras listas.

Muitas pessoas optam por essa alternativa porque é mais fácil processar toda a caixa de entrada. O lado “ruim” é que, muitas vezes, você não consegue editar o título do e-mail para que ele deixe claro qual é a ação a ser realizada (alguns programas, como Outlook e Lotus Notes, permitem essa edição). De qualquer forma, fazer assim ainda é melhor do que apenas deixar na caixa de entrada, quando fica tudo junto. Aqui, pelo menos você sabe o que demanda ação e o que está aguardando resposta de outras pessoas.

O uso do @ antes do nome de cada pasta serve para deixar a pasta no topo da sua lista. Alguns programas funcionam com um hífen em vez do arroba, e outros, como o Gmail, você pode simplesmente clicar e arrastar para a posição desejada.

Você pode personalizar essas pastas com o tempo. Comece com as duas simples e, depois, pode ser que você sinta a necessidade de criar pastas como @ Aguardando resposta – convites de reuniões ou @ Ação – esta semana.

Opção 2: Usar seu calendário e listas de próximas ações como lembretes

Com essa alternativa, você pode criar pastas de suporte para guardar os e-mails e processar as ações para suas listas correspondentes, em seu sistema. As pastas ficariam assim:

@ Suporte a ação
@ Suporte a aguardando resposta

Ou, se você tiver pastas de suporte a projetos, também pode criá-las para e-mails relacionados a projetos. Por exemplo:

Suporte a projetos
– Projeto X
– Projeto Y

Para arquivos de suporte a projeto, você também pode enviar seus e-mails para o programa onde você gerencia seus projetos, como o Evernote, o OmniFocus, entre outros. Consulte o campo de ajuda do seu programa para descobrir como fazer (praticamente todos os programas oferecem esse recurso).

Nesta opção, você não precisa revisar sempre essas pastas, já que o lembrete que você precisa ter acesso estará em seu calendário ou na sua lista de próximas ações. Quando você for responder ou cobrar a pessoa, basta acessar o e-mail nas pastas de suporte.

Algumas pessoas gostam dessa opção porque significa que elas não precisam olhar em diversos lugares para saber o que precisa ser feito.

Não existe certo ou errado – faça testes. Vejo o que funciona melhor no seu caso.

Com essas dicas em mente, crie a melhor estrutura atual para as suas pastas.

Estruturando seu e-mail para guardar referências

Guardar com efetividade e-mails que você pode precisar para referência futura é um fator crítico de sucesso quando se fala na organização do seu sistema no GTD.

Muitas vezes, as pessoas mantêm e-mails de referência em sua caixa de entrada apenas porque não têm um sistema de arquivamento confiável. Vamos mudar isso.

As melhores práticas para criar pastas de referência em seu e-mail são:

  • Não arquivar nelas nada que demande ação
  • Os e-mails arquivados devem ser claros e devem estar atualizados
  • Seu sistema deve ser rápido e funcional
  • Organize as pastas em ordem alfabética
  • Pelo menos uma vez por ano, revise o seu sistema para deletar ou arquivar e-mails que já não sejam relevantes

Com essas dicas em mente, crie suas pastas de arquivos de modo que lhe sirvam bem.

Processando e-mails

Um e-mail deve ser processado assim como qualquer outro item capturado em sua caixa de entrada.

Use o fluxograma do GTD para processar os seus e-mails.

Clique no primeiro e-mail da caixa de entrada e pergunte-se: demanda ação? Se não, delete, arquive ou incube. Se sim, faça na hora (menos de 2 minutos), delegue (e coloque uma cópia desse e-mail na pasta @ Aguardando resposta) ou adie para fazer assim que terminar o processamento (e coloque esse e-mail na pasta @ Ação).

Esse é um processo rápido e mecânico.

Pense antes de organizar. Não crie pastas antes de ter a demanda para elas, especialmente quando se trata de arquivos de referência.

Essas são as recomendações da DAC para gerenciamento de e-mails e algumas dicas pessoais minhas, que observo nos treinamentos e trabalhos diversos que faço com as pessoas. Espero que sejam úteis.

Qualquer dúvida, favor deixar um comentário. Obrigada!

Thais Godinho
11/01/2016
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