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Continuamos hoje com nossa série de implementação do GTD no Todoist. Ela servirá como exemplo de aprendizado da parte Organização da série Aprenda GTD. Ou seja, você que vem acompanhando a série, aprenderá agora a organizar todo o seu sistema com o exemplo do Todoist. O tema do nosso post de hoje é o uso de checklists no GTD.

Acompanhe todos os posts desta série através da tag Guia GTD e Todoist.
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Por gentileza, leia antes o post Como usar o GTD no Todoist – uma introdução, que traz conceitos básicos sobre a ferramenta. Para conhecer o GTD, recomendo que leia todos os posts da série Aprenda GTD até aqui, pois é onde abordo didaticamente todos os conceitos do método. Nossa série abordará a implementação direta, sem esclarecer conceitos básicos que já foram vistos nesses posts anteriores.

O que são checklists?

Checklists são listas de verificação que você usa como referência para garantir que não esteja se esquecendo de nada. Podem ser usadas para projetos, procedimentos, processos e todo tipo de atividade na sua vida. Uma checklist pode mostrar uma simples lista com suas áreas de foco ou uma lista complexa com todos os passos para lançar a campanha de final de ano da sua empresa.

A ideia das checklists é garantir que você não se esqueça de nada importante e te deixe tranquilo(a) sabendo que basta verificá-la para garantir essa qualidade. Você pode usar para definir atividades em uma época específica do ano (por ex: “Todo final de ano, eu devo fazer tais coisas com relação às minhas finanças”) ou em situações que requerem um nível maior de detalhe (por ex: “O que fazer antes de uma viagem internacional”).

Para entender um pouco mais sobre a importância do uso de checklists, você pode ler o livro “Checklist: Como fazer as coisas benfeitas”, de Atual Gawande. Outra fonte indispensável é o próprio livro do GTD, “A arte de fazer acontecer”, do David Allen. Ele fala sobre o uso de checklists no capt. 7.

Checklists são listas de próximas ações?

Em essência, toda lista de verificação é uma checklist. Então, uma lista de próximas ações pode ser chamada de checklist, assim como uma lista de compras, uma lista de coisas a serem feitas em seu calendário etc.

Porém, é importante não confundir uma lista de referência com sua lista de próximas ações. No geral, as listas de referência servem para ajudar a definir próximas ações.

Por exemplo, eu posso ter uma checklist com todas as atividades que preciso fazer na minha casa semanalmente: limpar o fogão, tirar o pó dos móveis, lavar o banheiro etc. São próximas ações? Não. Mas um dos itens da revisão semanal é justamente verificar checklists possivelmente relevantes para que eu possa usar esta semana. Então, na minha revisão semanal, me deparo com essa checklist do exemplo. Dou uma olhada nela e defino próximas ações com base no que está ali. Um dos objetivos da revisão semanal é preparar o cenário que você quer ver durante a próxima semana. Nesse momento, então, eu crio as próximas ações no meu Todoist, inserindo no contexto adequado para realizá-la. Isso pode valer para checklists mensais, semestrais, anuais etc.

Mas não seria mais fácil inserir como ação recorrente?

Fica totalmente a seu critério. Eu não gosto porque acho que sobrecarrega o meu sistema e, além disso, para ser recorrente eu preciso estabelecer uma data específica para fazer, o que vai contra o que o David Allen ensina (data é para prazo real, senão você perde a confiança no seu sistema).

E para projetos?

Dentro de um projeto, por exemplo, você também pode ter checklists (seria a parte da Organização do Modelo de Planejamento Natural – leia o capt. 3 do livro do GTD para mais informações). Na revisão semanal, reviso essa lista e defino próximas ações com base no que está ali.

Por exemplo, posso ter um projeto que seja organizar uma viagem. Na parte da organização desse projeto, tenho uma lista como:

  • Comprar passagens
  • Reservar hotel
  • Montar roteiro
  • Definir orçamento

Isso são próximas ações? Não! Mas, na revisão semanal, posso ver essa lista e definir próximas ações como: “Entrar no site Decolar.com para ver preços das passagens para a data escolhida” ou “Pesquisar na Internet ideias para roteiros na cidade onde vou”. Isso são próximas ações! A lista acima é apenas uma lista de verificação, de referência – uma checklist!

Como gerenciar checklists no Todoist

Você pode criar um “projeto” (pasta) no Todoist chamado “Checklists” e, dentro dele, inserir as checklists que quiser.

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Veja aqui um exemplo:

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Como são listas de verificação, você não vai “tickar” como concluídas, senão elas somem. A não ser que você insira recorrência na data de conclusão, aí tudo bem. Mais uma vez, fica a seu critério. O que é suficiente para você tirar a preocupação com o que tem nessa lista da sua cabeça? De repente vale a pena inserir recorrência até você estabelecer o hábito de verificar essas listas.

Ideias de checklists que você pode criar

  • Áreas de foco
  • Escopo do seu cargo no trabalho
  • Coisas para fazer antes de uma viagem
  • Passos da revisão semanal do GTD
  • Exercícios físicos
  • Lista detalhada de limpeza da casa por cômodos
  • E muitas outras de acordo com suas descobertas no dia a dia!

A ideia é que não exista necessidade de se planejar algo parecido pela segunda vez. Se você está repetindo um procedimento, pode valer a pena criar uma checklist para que libere sua mente da próxima vez.

Atenção: Muitas vezes, as pessoas criam checklists com coisas que têm mais cara de ações ou projetos escondidos. Analise bem para ver se você não está inserindo em sua checklist algo que deveria ir para a caixa de entrada e ser processado adequadamente.

Lembre-se: Checklists são listas de verificação que você pode usar como referência para identificar projetos e próximas ações.

Este post foi um dos mais pedidos até agora na série e espero que tenha esclarecido bem o conceito do uso de checklists para o GTD. Caso tenha dúvidas, por favor, deixe nos comentários abaixo. Obrigada!

Thais Godinho
30/12/2015
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  1. Viviane 30/12/2015

    Bom post Thaís. Para mim tenho uma Pastinha no Todoist chamada rotinas e coloco lá como tarefas recorrentes tudo o que repete. E para mim funciona super bem. Claro que com o tempo a gente até decora .Mas para mim é satisfatório clicar em concluído. Também da casa por exemplo se sigo certinho a checklist diária de atividades a casa sempre limpa. É uma alegria <3

    • Thais Godinho respondeu Viviane 30/12/2015

      É isso aí, o importante é que funcione para cada um. Eu usei durante muitos anos assim também. Acho eficiente mas, para ações que não tinham data específica, estava me atrapalhando, por isso mudei.

      • Marcos Paulo Morale respondeu Thais Godinho 01/01/2016

        Este post é o que estava precisando! Tenho um sistema aqui no meu Todoist com tarefas domésticas recorrentes, mas as datas vinham incomodando, pois sei que apesar na necessidade da recorrência, não é algo preso a uma data. Vou atualizar meu sistema, criando apenas lembretes recorrentes 🙂

  2. Bia 30/12/2015

    Oi Thais!

    Não uso Todoist mas esse post foi ótimo pra mim!

    Me ajudou principalmente por causa do dilema das tarefas sem data.

    Pelo que entendi as checklists são um referencial para a coleta e planejamento da semana, sugerindo as coisas que sempre acontecem pra facilitar o “piloto automático”.

    Acho que vou dar uma melhorada no meu caderno de checklist do evernote!

    Obrigada e feliz ano novo!

    Beijo

    • Thais Godinho respondeu Bia 30/12/2015

      Isso mesmo. 🙂

      Fico feliz por ajudar.

  3. Tiago 31/12/2015

    A sua didática em relação ao GTD é fantástica. Sempre termino seus artigos com uma noção muito mais clara sobre o método. Parabéns mais uma vez!

    • Thais Godinho respondeu Tiago 01/01/2016

      Obrigada, Tiago. Esse feedback é muito importante para mim.

  4. Ivan 01/01/2016

    Thaís,

    Sinceramente, o poder dos checklists na vida é uma coisa de outro mundo (é, de certa forma, uma condensação de experiências anteriores).

    Sobre as tarefas recorrentes, concordo com você: sobrecarregam o sistema de um jeito que, quando eu via “47 tarefas para hoje”, já começava o dia desanimado – além de violar o calendário de maneira transversa, como você mesma ressaltou.

    Os posts sobre o Todoist estão ótimos! Parabéns por compartilhar sua experiência.

    • Thais Godinho respondeu Ivan 01/01/2016

      Você descreveu exatamente como eu me sentia! Sobrecarregava!

      Obrigada por comentar.

  5. Cassia 03/01/2016

    Como o guia tb é para usuários “premiumless” – e que por isso não têm acesso ao recurso de etiquetas -, deixo aqui uma reflexão bem bacana sobre o lado negativo do uso de tags: https://blog.evernote.com/blog/2015/12/11/evernote-and-the-brain-designing-creativity-workflows/

  6. Ana Carolina 06/01/2016

    Essa série com o Todoist tem sido perfeita, Thais! Muito obrigada mesmo. Sou entusiasta desse app faz tempos e fiquei animadíssima quando vi que você também o adotou.

    Tenho uma dúvida (que não vi ser perguntada/respondida nos outros comentários): se você mantém essas listas de verificação em um projeto sem data, como você decide o que vai fazer primeiro no dia? Você começa pelas ações obrigatórias, com prazos reais, e só depois vai para os seus hábitos diários?

    Eu mantenho os hábitos no mesmo lugar que as próximas ações, mas ler esse post me fez imaginar se eu não ganharia mais se seguisse o método clássico do GTD (que procuro implementar no Todoist também).

    De resto, obrigada de novo e parabéns pelo blog!

    • Thais Godinho respondeu Ana Carolina 06/01/2016

      Sim, eu tenho um post sobre a minha execução, pode ajudar. Mas eu sigo o que o David recomenda: calendário, prazos e depois por contexto.

      Obrigada você!

  7. […] Recomendo também ler outras impressões interessantes sobre o Todoist, dos blogs Workaulait, Garota Sem Fio e Vida Organizada. […]

  8. Renata Gomes 09/02/2016

    Oi, Thais…

    Primeiramente, parabéns por todos, TODOS os seus posts! Eles são de uma clareza “absurda” e sempre me salvam nos momentos de aperto! 🙂

    Thais, é possível “ordenar alfabeticamente” minhas listas de apoio? Já procurei, procurei e não encontro essa opção.

    bjos

    • Thais Godinho respondeu Renata Gomes 10/02/2016

      Obrigada pelo comentário!

      Você pode clicar no lado superior direito dentro do “projeto”, em um ícone de lápis, e selecionar para organizar por nome. Fica em ordem alfabética.

  9. […] aqui um texto que explica o que são e para que servem checklists. Lembre-se que são listas de referência, para verificação. Eu tenho usado muito no meu dia a […]

  10. Jessica Lauton 23/02/2016

    Oi, Thaís! Para minhas Checklists estou usando o recurso de iniciar a tarefa com um asterisco (*), criando uma tarefa que não pode ser “tickada”. Li sobre isso no post do blog do Todoist que você recomendou na conclusão Parte 8 desse Guia. Adorei o recurso por poder diferenciar visualmente as lista de verificação das ações e também por eliminar o risco de clicar e concluir sem querer.
    bjbj

    • Thais Godinho respondeu Jessica Lauton 24/02/2016

      Estou fazendo assim também. 🙂

      Obrigada por comentar.

  11. Soraia 20/03/2016

    Acho muito interessante os seus metodos. Já li alguns dos seus posts mas não sei por onde começar… Você pode me ajudar?

  12. […] Um tema que frequentemente as pessoas me pedem para escrever aqui no blog é sobre como eu utilizo checklists. Para quem está chegando no blog agora, eu utilizo um método chamado GTD, que é um método de produtividade, portanto meu uso de checklists se baseia nas recomendações do método. Veja o post onde escrevi sobre isso: o uso de checklists no GTD. […]

  13. Beatriz 15/05/2016

    Oi Thaís! Sou sua leitora desde 2012, adoro seu jeito de escrever, mas sinceramente nunca me senti confiante em aplicar o GTD na minha vida, acreditava que ele gerava mais complexidade do que produtividade. Como forma de reduzir a minha ansiedade (por tirar muitas tarefas da cabeça e colocá-las nos lugares certos) me desafiei esse mês a desvendar o GTD.
    Li o conteúdo do seu blog novamente, e outros conteúdos disponíveis na WEB, e sinceramente estou com uma dúvida bem simples…
    Onde você recomenda que fiquem os “lembretes” das ações recorrentes? Eu ja entendi que checklists são referencias, podem estar ate num papel, mas onde eu adiciono o link delas na minha rotina? Exemplo simples, se tenho uma checklist de limpeza semanal, as quartas-feiras é o dia de limpar móvel X – creio que o caminho não é colocar um lembrete no calendário todas quartas-feiras “Olhar Checklist de Limpeza”, certo? Devo colocar no ticker? Queria saber como você aplica na sua rotina.
    Obrigada e parabéns pelo sucesso que tem ficado cada vez mais explicito ao longo dos anos 🙂

    • Thais Godinho respondeu Beatriz 16/05/2016

      A ideia é a mais ou menos assim:

      A checklist serve para verificar, não para lembrar. Se for para lembrar, deve ficar em uma lista diferente: calendário, próximas ações etc.

      De modo geral, para você definir isso, semanalmente, um dos passos da revisão semanal é justamente revisar suas checklists para verificar se tem algo nelas que você precisa fazer e, se sim, definir ações.

      Vou tentar dar uma exemplo mais prático.

      Eu tenho checklists de limpeza e arrumação, que verifico semanalmente. Essas ações eu acabo fazendo naturalmente ao longo da semana, mas pode ser que eu esqueça de fazer uma ou outra. Então, ao verificar essa checklist uma vez por semana, caso eu esqueça de fazer algo, eu crio próximas ações, que serão lembretes, para não me esquecer de fazer.

      Aqui tem um post onde eu falo mais sobre essas questões. Espero que ajude:
      http://vidaorganizada.com/como-organizar-o-metodo-fly-lady-no-todoist/

  14. […] Para quem está chegando no blog agora, eu utilizo um método chamado GTD, que é um método de produtividade, portanto meu uso de checklists se baseia nas recomendações do método. Veja o post onde escrevi sobre isso: o uso de checklists no GTD. […]

  15. Valéria 09/08/2016

    Estive pensando se seria bom Thais, anotar datas para cada próxima ação para controle mesmo. Por exemplo, se hoje eu coloquei na caixa de entrada qualquer ideia, tarefas ou próxima ação de um projeto, coloco também a data de hoje para ter um controle e saber quanto tempo estou levando para conclui-los. Vc acha necessário? Me aconselharia a fazer assim? Muito obrigada!
    Fique com Deus!
    Bjos

  16. Valéria 09/08/2016

    Estive pensando se seria bom Thais, anotar datas para cada próxima ação para controle mesmo. Por exemplo, se hoje eu coloquei na caixa de entrada qualquer ideia, tarefas ou próxima ação de um projeto, coloco também a data de hoje para ter um controle e saber quanto tempo estou levando para conclui-los. Vc acha necessário? Me aconselharia a fazer assim? Muito obrigada!
    Fique com Deus!

    • Thais Godinho respondeu Valéria 10/08/2016

      Pode sim, verifique se será útil.

  17. Jefferson Couto 21/08/2016

    Gostei muito, você explica as coisas de forma bem simples.

  18. Nivia 11/03/2017

    Thais,

    No todoist há a “caixa de entrada”. Ela seria igual a caixa de entrada do david Allen??

    • Thais Godinho respondeu Nivia 13/03/2017

      O propósito é o mesmo.