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Continuamos hoje com nossa série de implementação do GTD no Todoist. Ela servirá como exemplo de aprendizado da parte Organização da série Aprenda GTD. Ou seja, você que vem acompanhando a série, aprenderá agora a organizar todo o seu sistema com o exemplo do Todoist. O tema do nosso post de hoje é uso do calendário, datas e prazos.

Acompanhe todos os posts desta série através da tag Guia GTD e Todoist.
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Por gentileza, leia antes o post Como usar o GTD no Todoist – uma introdução, que traz conceitos básicos sobre a ferramenta. Para conhecer o GTD, recomendo que leia todos os posts da série Aprenda GTD até aqui, pois é onde abordo didaticamente todos os conceitos do método. Nossa série abordará a implementação direta, sem esclarecer conceitos básicos que já foram vistos nesses posts anteriores.

Calendário no Todoist?

O Todoist está preparando uma novidade bem bacana com relação ao uso de calendário, então quando isso acontecer, eu editarei o post e colocarei aqui. Por enquanto, temos algumas opções para o uso de calendário no Todoist.

Você se lembra que no post da série Aprenda GTD, sobre calendário, eu disse que o calendário no GTD deve ser visto como uma lista, não como uma ferramenta? Pois bem. O Todoist pode sim ser considerado uma espécie de calendário toda vez que você atribui prazo a uma tarefa. Isso pode ser feito ao criar uma tarefa, no campo “Agendar”.

calendario-todoist

Você tem a opção de atribuir a tarefa para hoje (bem prático), amanhã, semana que vem, mês que vem ou simplesmente não inserir data alguma. Se você leu o post sobre calendário na série Aprenda GTD, já deve ter visto o que leva data no GTD, para entender como usar aqui. Se ainda não leu, recomendo que pare imediatamente a leitura e leia o post antes de prosseguir.

Você também pode inserir datas recorrentes (ou seja, dizer que uma tarefa acontece todo dia, toda semana, toda quarta-feira etc) e horários. Conheça todos os recursos para datas e horas na própria página do Todoist, em português.

Se você inserir horários em suas tarefas, veja como elas aparecerão:

todoist-agenda

Isso significa que você pode utilizar o próprio Todoist como agenda se quiser.

Quando você insere prazos nas suas tarefas no Todoist, você pode optar por visualizar o que tem para “Hoje” e nos “Próximos 7 dias”. Isso é especialmente útil para você conseguir focar nas tarefas com prazo para hoje, assim como conseguirá visualizar o cenário para a sua próxima semana, o que ajuda inclusive na revisão semanal do GTD.

Integração com outras agendas

O Todoist hoje possui integração com o aplicativo Sunrise, que também sincroniza com o Evernote, por exemplo, além da integração com o Google Calendar – que ainda é um pouco falha porque sincroniza apenas uma vez por dia. Isso pode não ser um problema para você, mas é legal saber. Mais uma vez, como comentei anteriormente, o Todoist está preparando uma novidade bem legal sobre calendários e deve revelar o segredo em breve a todos, depois da fase atual de testes. 🙂

O app do Sunrise tem um suporte para fuso horário, eventos de Facebook e aniversários, previsões do tempo e integração com o Google Maps.

Para sincronizar, siga o passo a passo:

  1. Baixe o app do Sunrise em seu celular
  2. Clique em Configurações > Sua conta
  3. Adicione o Todoist
  4. Acesse as configurações do Todoist para gerar uma senha para o Sunrise
  5. Sincronize e veja funcionando 🙂

Sunrise está disponível para iOS, AndroidMac, Web e Amazon.

Outra maneira de integrar calendários com o Todoist é explorar as receitas do site IFTTT e ver se seu calendário preferido disponibiliza alguma receita por lá.

Alguns links com tutoriais adicionais:

O que deve entrar na agenda e o que deve entrar no Todoist?

Mais uma vez, recomendo a leitura do post sobre o uso do calendário no GTD, onde essa e outras perguntas são respondidas.

Entendendo o que deve ter uma data atrelada ou não, fica totalmente a seu critério onde você vai inserir essas informações. Conheço pessoas que gostam de inserir compromissos com hora no Todoist, enquanto outras preferem deixar o Todoist apenas para tarefas.

Como eu costumo fazer: Eu gosto de usar o Google Calendar para ações com data e hora específicas (compromissos, aulas, consultas etc). Também insiro lembretes e ações pontuais que posso fazer apenas em um determinado dia em questão. Todas as minhas próximas ações ficam no Todoist, organizadas por contextos, mesmo que tenham prazo.

Para entender a diferença entre ação pontual e próxima ação, leia este texto. Fundamental.

Dessa maneira, no dia a dia, eu tenho uma visão clara de todos os meus prazos, de tudo o que preciso lembrar, de todos os meus compromissos e de todas as ações que preciso executar até o dia em questão. Caso eu termine tudo isso, consigo clicar em “Próximos 7 dias” no Todoist e adiantar o que tenho para amanhã, depois etc, já que são próximas ações.

Uma das coisas mais legais do Todoist é você concluir todas as suas ações para o dia e dar de cara com uma das várias mensagens inspiradoras e encorajadoras que te parabenizam por ter cumprido suas tarefas:

fimtarefas-todoist

Toda vez que isso acontece, eu clico no link para postar no Twitter que concluí minhas tarefas do dia. <3

twitter-chegaporhoje

A ideia é que, com o que a gente aprendeu até aqui, já dê para você trabalhar em tudo aquilo que têm prazo, o que resolve 90% dos problemas. Estude, implemente, habitue-se. Tem muito ganho aqui, implementando essas técnicas.

O poder da execução no GTD com o Todoist ficará mais claro nos próximos posts, quando falaremos sobre próximas ações, projetos, carma, execução e muito mais!

Thais Godinho
14/12/2015
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Meu setup de GTD hoje no Todoist – Dezembro 2016
Algo que tem me ajudado MUITO a trabalhar nos meus projetos atualmente
Convite especial: VI GTD happy-hour em São Paulo

 

  1. Douglas 15/12/2015

    Estava bem ansioso por essa pastagem.

    Seria possível um post interligando as três ferramentas: todoist, Evernote e Google calendar. Para utilizarmos de forma semelhante ao seu uso? Obrigado.

    • Thais Godinho respondeu Douglas 15/12/2015

      Seria sim. Sugestão anotada! Obrigada!

  2. silvia 17/12/2015

    Gostei, ainda não li tudo, mas espero conseguir encontrar uma solução para a minha situação que é chegar sempre atrasada até a mim me chateia e não consegui ainda evitar, mas penso que quando terminar os textos vou tirar algo de bom para mim, obrigada

  3. Gabriel 17/12/2015

    Thais, você viu os novos Lembretes do Google Calendar? Você insere eles como Lembretes ao invés de Eventos, e ele deixa lá no topo do dia pra você se lembrar (ou no horário específico). Se concluir, é só arrastar que some, e se não for feito ele é migrado para o dia seguinte. Ele também é integrado ao Inbox (que substitui o Gmail), Google Keep e Google Now. Parece muito útil! Estou só aguardando a implementação na versão Web pra começar a usar. *-*

    • Thais Godinho respondeu Gabriel 17/12/2015

      Já vi sim, mas prefiro fazer como faço atualmente. 🙂
      É a mesma função, na verdade!

  4. Rafael 18/12/2015

    Parabéns pelo tutorial, Thais! Aguardo a parte 4!

  5. Rafael 18/12/2015

    Gostei pra caramba desse Todoist (eu hoje uso o Toodledo) e estou pensando em fazer a migração. Você oferece algum cupom de desconto?

    • Thais Godinho respondeu Rafael 19/12/2015

      Claro! Quem fizer o curso online Organize-se em 2016 ganha um cupom Premium!

      • Janayna Lau respondeu Thais Godinho 16/08/2016

        Thais, tudo bom?
        Amiga, esse deal ainda vale?
        Não encontrei nenhuma informação sobre isso no site, mas estou super interessada! 😀
        Se pudesse conciliar um curso seu com a versão premium do todoist seria show!

        • Thais Godinho respondeu Janayna Lau 16/08/2016

          Oi Janayna, tudo bem?

          O curso aconteceu em dezembro e janeiro, então infelizmente não vale mais!

          Mas temos o workshop de Todoist que vai acontecer em 10/9, que também dará cupom Premium. <3

          Veja mais:
          http://vidaorganizada.com/cursos/workshops/todoist/

          • Murilo respondeu Thais Godinho 18/11/2016

            Thais, tem algum cupom de desconto para o “Todoist Premium” para quem fizer o curso “Fundamentos do GTD” pela Call Daniel? Refiro-me as turmas futuras a acontecer no mês de dezembro.

            • Thais Godinho respondeu Murilo 18/11/2016

              Não, infelizmente não há relação…

  6. […] do Vida Organizada para aplicar o GTD no Todoist: Partes 3, 4 e […]

  7. MARCIA 06/06/2016

    Boa tarde!
    Estou usando o Todoist e acompanhando o seu Blog e estou amando.Mas já tentei de todas as formas e não consegui integrar o Todoist no calendário do outlook.Como faço? Obrigada!

    • Thais Godinho respondeu MARCIA 06/06/2016

      A integração ainda é muito incipiente. O Todoist virá com novidades e uma integração para agendas completa em breve. Qualquer questão de suporte, por favor, verifique diretamente com eles. 🙂

  8. Amanda 10/06/2016

    Oi Thais! Adorei o tutorial! No Todoist, quando agendo uma tarefa que inseri na caixa de entrada, mesmo quando coloco uma data e hora específicos para ela, ela continua listada na caixa de entrada. Ela não deveria ser retirada de lá? Afinal, o ato de agendar não corresponde aos passos 2 e depois 3? O que fazer? Obrigada!

    • Thais Godinho respondeu Amanda 12/06/2016

      É necessário alocar na pasta (projeto) que você quer que ela fique.

  9. Camila 23/06/2016

    Thais, tem previsão para as outras partes do guia?

    • Thais Godinho respondeu Camila 23/06/2016

      Já foram todos postados, mas os links estão meio bagunçados. Enquanto não arrumo, você pode encontrar usando a busca do blog mesmo! Desculpe o incômodo.

  10. Renata 05/08/2016

    Oi Thais!
    Seu blog vem me ajudando muito, sou uma pessoa organizada, mas depois que fiquei mais organizada minha vida melhorou muito! Amo ler seus posts! Gratidão!
    Estou em busca de uma ferramenta perfeita e, hoje sei que isso é bem difícil. Mas quero facilitar. Minha dúvida, pois não consegui encontrar isso ainda… você consegue sincronizar Todoist com Evernote? Gosto muito do Evernote, mas sinto falta da funcionalidade e facilidade de visualização do Todoist. Mas ficar repetindo tarefas e projetos nos dois pode ser um passo para a complexidade, não acha? Como você faz? Tentei o IFTTT para sincronizar, mas confesso que não gostei… fica uma bagunça!

    • Thais Godinho respondeu Renata 05/08/2016

      Mas por que você replicaria?

  11. Renata 05/08/2016

    Pois é… acho que é para poder ter tudo em duas ferramentas e usar as funcionalidades das duas que gosto. Mas pensando na sua pergunta, acredito que posso simplificar e usar somente para tarefas o Todoist. No fundo, acho que é “apego”ao evernote! Já está tudo lá!!! rsrsrs O que você sugere?

    • Thais Godinho respondeu Renata 07/08/2016

      Sugiro que você faça testes mesmo e veja o que melhor se adapta a você. Essas escolhas são muito subjetivas e também dependem do que queremos no momento. As ferramentas nos ajudam durante um tempo e depois temos vontade de mudar, é normal. Vá testando. 🙂

  12. Vanessa Costa 16/10/2016

    Olá Thais. Voltei nestes guias pois estou reorganizando meu Todoist. Por muito tempo usei o Todoist não fazendo um projeto só de “Próximas Ações” mas sim colocando as ações em cada projeto. Mas quero fazer desta forma que ensina agora. Surgiu uma dúvida: O que quer dizer sobre colocar as próximas ações em cada contextos? ( Todas as minhas próximas ações ficam no Todoist, organizadas por contextos).

    • Thais Godinho respondeu Vanessa Costa 17/10/2016

      Isso que você já está fazendo mesmo. 🙂