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Continuamos hoje com nossa série de implementação do GTD no Todoist. Ela servirá como exemplo de aprendizado da parte Organização da série Aprenda GTD. Ou seja, você que vem acompanhando a série, aprenderá agora a organizar todo o seu sistema com o exemplo do Todoist. O tema do nosso post de hoje é uso do calendário, datas e prazos.

Acompanhe todos os posts desta série através da tag Guia GTD e Todoist.
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Por gentileza, leia antes o post Como usar o GTD no Todoist – uma introdução, que traz conceitos básicos sobre a ferramenta. Para conhecer o GTD, recomendo que leia todos os posts da série Aprenda GTD até aqui, pois é onde abordo didaticamente todos os conceitos do método. Nossa série abordará a implementação direta, sem esclarecer conceitos básicos que já foram vistos nesses posts anteriores.

Calendário no Todoist?

O Todoist está preparando uma novidade bem bacana com relação ao uso de calendário, então quando isso acontecer, eu editarei o post e colocarei aqui. Por enquanto, temos algumas opções para o uso de calendário no Todoist.

Você se lembra que no post da série Aprenda GTD, sobre calendário, eu disse que o calendário no GTD deve ser visto como uma lista, não como uma ferramenta? Pois bem. O Todoist pode sim ser considerado uma espécie de calendário toda vez que você atribui prazo a uma tarefa. Isso pode ser feito ao criar uma tarefa, no campo “Agendar”.

calendario-todoist

Você tem a opção de atribuir a tarefa para hoje (bem prático), amanhã, semana que vem, mês que vem ou simplesmente não inserir data alguma. Se você leu o post sobre calendário na série Aprenda GTD, já deve ter visto o que leva data no GTD, para entender como usar aqui. Se ainda não leu, recomendo que pare imediatamente a leitura e leia o post antes de prosseguir.

Você também pode inserir datas recorrentes (ou seja, dizer que uma tarefa acontece todo dia, toda semana, toda quarta-feira etc) e horários. Conheça todos os recursos para datas e horas na própria página do Todoist, em português.

Se você inserir horários em suas tarefas, veja como elas aparecerão:

todoist-agenda

Isso significa que você pode utilizar o próprio Todoist como agenda se quiser.

Quando você insere prazos nas suas tarefas no Todoist, você pode optar por visualizar o que tem para “Hoje” e nos “Próximos 7 dias”. Isso é especialmente útil para você conseguir focar nas tarefas com prazo para hoje, assim como conseguirá visualizar o cenário para a sua próxima semana, o que ajuda inclusive na revisão semanal do GTD.

Integração com outras agendas

O Todoist hoje possui integração com o aplicativo Sunrise, que também sincroniza com o Evernote, por exemplo, além da integração com o Google Calendar – que ainda é um pouco falha porque sincroniza apenas uma vez por dia. Isso pode não ser um problema para você, mas é legal saber. Mais uma vez, como comentei anteriormente, o Todoist está preparando uma novidade bem legal sobre calendários e deve revelar o segredo em breve a todos, depois da fase atual de testes. 🙂

O app do Sunrise tem um suporte para fuso horário, eventos de Facebook e aniversários, previsões do tempo e integração com o Google Maps.

Para sincronizar, siga o passo a passo:

  1. Baixe o app do Sunrise em seu celular
  2. Clique em Configurações > Sua conta
  3. Adicione o Todoist
  4. Acesse as configurações do Todoist para gerar uma senha para o Sunrise
  5. Sincronize e veja funcionando 🙂

Sunrise está disponível para iOS, AndroidMac, Web e Amazon.

Outra maneira de integrar calendários com o Todoist é explorar as receitas do site IFTTT e ver se seu calendário preferido disponibiliza alguma receita por lá.

Alguns links com tutoriais adicionais:

O que deve entrar na agenda e o que deve entrar no Todoist?

Mais uma vez, recomendo a leitura do post sobre o uso do calendário no GTD, onde essa e outras perguntas são respondidas.

Entendendo o que deve ter uma data atrelada ou não, fica totalmente a seu critério onde você vai inserir essas informações. Conheço pessoas que gostam de inserir compromissos com hora no Todoist, enquanto outras preferem deixar o Todoist apenas para tarefas.

Como eu costumo fazer: Eu gosto de usar o Google Calendar para ações com data e hora específicas (compromissos, aulas, consultas etc). Também insiro lembretes e ações pontuais que posso fazer apenas em um determinado dia em questão. Todas as minhas próximas ações ficam no Todoist, organizadas por contextos, mesmo que tenham prazo.

Para entender a diferença entre ação pontual e próxima ação, leia este texto. Fundamental.

Dessa maneira, no dia a dia, eu tenho uma visão clara de todos os meus prazos, de tudo o que preciso lembrar, de todos os meus compromissos e de todas as ações que preciso executar até o dia em questão. Caso eu termine tudo isso, consigo clicar em “Próximos 7 dias” no Todoist e adiantar o que tenho para amanhã, depois etc, já que são próximas ações.

Uma das coisas mais legais do Todoist é você concluir todas as suas ações para o dia e dar de cara com uma das várias mensagens inspiradoras e encorajadoras que te parabenizam por ter cumprido suas tarefas:

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Toda vez que isso acontece, eu clico no link para postar no Twitter que concluí minhas tarefas do dia. <3

twitter-chegaporhoje

A ideia é que, com o que a gente aprendeu até aqui, já dê para você trabalhar em tudo aquilo que têm prazo, o que resolve 90% dos problemas. Estude, implemente, habitue-se. Tem muito ganho aqui, implementando essas técnicas.

O poder da execução no GTD com o Todoist ficará mais claro nos próximos posts, quando falaremos sobre próximas ações, projetos, carma, execução e muito mais!

Thais Godinho
14/12/2015
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Resumo do método GTD em 11 minutos
Linkagem de domingo {52}
Testando: novo Things