ou

Gostaria de compartilhar como tem sido a minha estratégia de execução com base no GTD hoje em dia.

Eu sigo a recomendação do David, que é:

  • Calendário e tudo que tem prazo para hoje
  • Próximas ações de acordo com o contexto

Ao trabalhar nas listas de próximas ações, o critério para execução deve ser: estar no contexto adequado, analisar quanto tempo disponível tem, ver se sua energia está ok para tal atividade e, por último avaliar a prioridade. A prioridade pode ser baseada na sua “intuição”, que nada mais é seu inconsciente sobre os horizontes mais altos do GTD (a ação pertence a um projeto, contribui para um objetivo etc).

Para ajudar na minha execução, também costumo fazer três coisinhas atualmente:

1 – Depois de trabalhar no calendário, trabalho nas ações que estão com prazo para hoje no Todoist (são diferentes das ações do calendário). As ações que vão no calendário são pontuais – ou seja, posso fazer apenas naquele dia, não posso adiantar. As ações que têm prazo mas podem ser antecipadas (ou seja, posso fazer antes do prazo), são próximas ações que entram nas listas de contextos, no Todoist.

2 – Depois, reviso meu checklist diário de atividades (recorrentes) para ir fazendo ao longo do dia. Esse checklist está no Todoist – é uma lista de referência que deixo aberta e vou conferindo ao longo do dia. Antes eu costumava deixar essas atividades com recorrência no Todoist, mas percebi que me distraíam das ações com prazo e deixava meu sistema meio sobrecarregado. Prefiro fazer dessa forma.

3 – Depois eu trabalho nos meus projetos por tempo de conclusão (primeiro os projetos que terminam esta semana, depois este mês, mês que vem etc – como se fossem ciclos). Os projetos são contextos, nesse caso. Então o que estou fazendo nada mais é do que trabalhar nas listas de contextos, mas com prioridade maior (Horizonte 1).

Fiz uma fusão entre o método de estudos por ciclos com a execução de projetos no GTD, coloquei num post-it o ciclo e colei na parede à minha frente. Tem funcionado bem!

Fiz uma fusão entre o método de estudos por ciclos com a execução de projetos no GTD, coloquei num post-it o ciclo e colei na parede à minha frente. Tem funcionado bem!

Por último trabalho na lista por contextos (ex: @computador), porque nelas vou ter ações avulsas (Nível Ground).

Claro que, se eu estiver em outro contexto (ex: @em trânsito), acesso a lista específica para ele onde quer que esteja.

Tem funcionado muito bem para mim, especialmente no que diz respeito aos projetos.

A importância do nível Ground (Solo) para ter tranquilidade na execução

Quando eu postei o texto acima no grupo GTD Brasil, no Facebook, algumas pessoas acharam complexo. É importante lembrar que eu tenho quase 10 anos de uso do GTD e que, para mim, tudo isso é um processo natural. Porém, o que eu noto é que os usuários iniciantes querem ter tudo de uma vez. Gente, perspectiva! Então quero falar sobre como é importante “começar do começo”, que é o nível Ground (Solo).

É incrível como seguir o calendário dá uma tranquilidade tremenda. Trabalhar primeiro nos prazos do calendário, depois trabalhar na minha lista do dia que está no Todoist, e ao longo do dia ir conferindo as atividades recorrentes que estão no checklist diário deixa tudo nos eixos. Minhas últimas semanas foram super organizadas – me sinto totalmente no estado de cruzeiro hoje.

Quando eu escrevi sobre estratégias de execução acima, e mostrei meu último post sobre como estou me organizando atualmente no GTD, muitas pessoas acharam complexo. Quis escrever este post agora para mostrar que, na verdade, tudo é muito simples quando processamos (esclarecemos) direitinho, porque aí é só seguir no dia a dia.

E sim, é claro que a gente vai pegando maturidade à medida que usa o GTD, mas por isso que focar no nível Ground (solo), antes de qualquer coisa, é essencial. Não se percam querendo organizar projetos e níveis acima antes de ter ISSO funcionando, porque é o que te dará base e tranquilidade.

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No dia a dia, basta seguir o que você já esclareceu e organizou. Sem segredo. O que está no calendário é prioridade. Depois vem o resto. Se você tiver feito seu trabalho direitinho, vai experimentar essa tranquilidade também.

O que eu acho importante dizer é que, depois que fiquei doente e internada, passei a querer um dia a dia mais tranquilo, sem fazer tantas coisas, com foco no essencial e refletindo totalmente as minhas prioridades, que estão descritas acima. Por isso essa estrutura tem funcionado muito bem para mim.

Thais Godinho
03/12/2015
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  1. Hugo Cravo 03/12/2015

    Thais, uma pergunta, talvez, indelicada: e se o controle nos faz perder as oportunidades surgidas da perda das oportunidades agendadas? Como lidar com isso? Como você harmoniza organização com destino? 🙂

    • Thais Godinho respondeu Hugo Cravo 04/12/2015

      A organização não serve para você engessar sua vida, mas para não deixá-lo no caos cada vez que uma dessas oportunidades extraordinárias aparecem. Sem organização, você não consegue nem decidir.

  2. Diego Pedro 03/12/2015

    OI Thais, a maneira de organizar seus projetos é uma fonte de inspiração. Estou aprendendo muito com seus artigos, continua compartilhando seu conhecimento e experiencia.

    Grande abraço!

  3. Sara 03/12/2015

    Ola,

    Sou uma dessas iniciantes no GTD que querem tudo! Mas aos poucos, ja comeco a gerir melhor a agenda, a apoiar-me nas listas sem muitas regras e as coisas, mesmo ainda desorganizadas, comecam ja a ficar mais claras na minha cabeça. Principalmente no trabalho, começo ja a ter mais estratégias de organização que beneficiam a produtividade.
    Obrigada!

  4. Liz 03/12/2015

    Olá, Thais!

    Há muito tempo acompanho o VO e estudo o método GTD (inclusive, estou lendo a nova edição de A Arte de Fazer Acontecer), mas tenho que confessar uma coisa: não consigo utilizar o GTD em sua totalidade. Trabalho há mais de três anos em um shopping, sendo que há quase um ano muita coisa mudou e não tenho horários e folgas fixas (apenas quatro por mês); minha rotina é estar sempre pronta para qualquer mudança drástica e imediatista dos meus superiores. Cada dia é diferente do outro. Já tentei seguir inúmeros métodos de organização e plataformas: GCalendar, Todoist, planner… Eles não passam de um conjunto de inúmeras listas de atividades a serem realizadas, mas que são literalmente arquivadas por não ter domínio sobre meu tempo.

    Sei que uma das coisas possíveis a se fazer, seria deixar meu emprego e arranjar outro um pouco mais flexível, mas a realidade de muitas pessoas é a mesma e nem todos podem largar essa intensa jornada de trabalho de uma hora pra outra ou sequer tem tempo de planejar como sair desse buraco sem fundo.

    Portanto, minha pergunta é: como posso utilizar o GTD em uma vida tão imprevisível na qual vários projetos estão engavetados?

    Agradeço pelo blog, pelo livro lançado e pela dedicação!

    Abraços!

  5. Carolina 04/12/2015

    Olá Thaís,
    Tenho um escritório de contabilidade/administração de condomínio e um grande problema interno é a falta de planejamento/cronograma. Como faz para te contratar para um treinamento ou palestra? Estamos na Zona Norte de São Paulo.
    Obrigada e parabéns!

    • Thais Godinho respondeu Carolina 09/12/2015

      Oi Carol, obrigada pelo contato. Vou te contatar via e-mail para ficar mais fácil.

  6. Cris 08/12/2015

    Eu sempre menciono sobre o poder que o papel tem…descobri isso depois de muitos anos “quebrando a cara”, quando digo o poder do papel, é de uma forma literal…porque seja papel ou digital, o importante é ter anotado o que se tem programado para fazer…e isso na minha vida é fundamental!!!!! Quando me planejo e deixo registrado o que eu preciso fazer num determinado dia…é como mágica…TUDO FLUI impressionante, não perco o foco!!! Beijos Thais OSEH

  7. Marco Antonio 16/12/2015

    Boa tarde, Thais! Tem como eu separar as próximas ações, além de contextos, em áreas como trabalho e vida pessoal usando o Todoist? Assim, quando estou em horário de trabalho eu seguiria as próximas ações do trabalho no contexto.
    Por exemplo: estou no computador e quero resolver só as coisas relacionadas ao trabalho. Depois no horário de expediente, eu continuaria no computador e faria as ações relacionadas a outras áreas da minha vida.

    • Thais Godinho respondeu Marco Antonio 16/12/2015

      Sim, basta criar uma lista (“projeto”) ou tag chamada “no trabalho”.

  8. MARIA LAURENITA 19/12/2015

    olá Thais… tenho aprendido muito….porém gostaria de sua opinião. Gostaria de fazer o curso GTD…para que eu possa estar repassando para filhos e amigos… e onde sou voluntária em uma CT.Pois percebo que o jovem não gosta de planejamento e quer tudo na hora. Como sou aposentada tenho tempo e gosto do assunto assim me ocuparei ensinando…Já fiz seu curso on line . e Gtd já li porém tenho dúvida pois meus compromissos são menos agora…Como sempre gostei do assunto sempre procuro novidades…

    • Thais Godinho respondeu MARIA LAURENITA 19/12/2015

      Eu recomendo que você faça sim, tenho certeza que irá adorar! 🙂

  9. Rogerio Cardin 25/12/2015

    Thais,bom dia e Feliz Natal !
    Estava procurando um checklist seu para viagens para está dando página não encontrada.
    Poderia verificar ?

    • Thais Godinho respondeu Rogerio Cardin 25/12/2015

      Não sei exatamente a que post você se refere, mas você pode utilizar a busca ao lado para encontrar qualquer post. Alguns links estão quebrados porque as categorias estão sendo reformuladas e, até lá, infelizmente esses errinhos chatos acontecerão mesmo.

      Obrigada pela compreensão!

  10. Ana Carolina 06/01/2016

    Boa noite, Thaís!

    Tenho uma dúvida: você ainda coloca certas tarefas prioritárias no calendário (como “clarify”, “procesasr emails”)?

    Em um post recente você comentou que os hábitos recorrentes, como esses, não deveriam ter data, pois no o gtd prega que entrem nas apenas o que for absolutamente necessário ser feito naquele dia.

    Pergunto isso pois ando em dúvida sobre qual é a melhor forma de agir durante o dia – programar as “tarefas recorrentes diárias” no calendário ou apenas olha-las nas checklists.

    • Thais Godinho respondeu Ana Carolina 07/01/2016

      Antes eu colocava, agora estou tentando ser mais default com as recomendações do GTD.

      Agora eu uso uma checklist para verificar diariamente.