ou

Gostaria de compartilhar como tem sido a minha estratégia de execução com base no GTD hoje em dia.

Eu sigo a recomendação do David, que é:

  • Calendário e tudo que tem prazo para hoje
  • Próximas ações de acordo com o contexto

Ao trabalhar nas listas de próximas ações, o critério para execução deve ser: estar no contexto adequado, analisar quanto tempo disponível tem, ver se sua energia está ok para tal atividade e, por último avaliar a prioridade. A prioridade pode ser baseada na sua “intuição”, que nada mais é seu inconsciente sobre os horizontes mais altos do GTD (a ação pertence a um projeto, contribui para um objetivo etc).

Para ajudar na minha execução, também costumo fazer três coisinhas atualmente:

1 – Depois de trabalhar no calendário, trabalho nas ações que estão com prazo para hoje no Todoist (são diferentes das ações do calendário). As ações que vão no calendário são pontuais – ou seja, posso fazer apenas naquele dia, não posso adiantar. As ações que têm prazo mas podem ser antecipadas (ou seja, posso fazer antes do prazo), são próximas ações que entram nas listas de contextos, no Todoist.

2 – Depois, reviso meu checklist diário de atividades (recorrentes) para ir fazendo ao longo do dia. Esse checklist está no Todoist – é uma lista de referência que deixo aberta e vou conferindo ao longo do dia. Antes eu costumava deixar essas atividades com recorrência no Todoist, mas percebi que me distraíam das ações com prazo e deixava meu sistema meio sobrecarregado. Prefiro fazer dessa forma.

3 – Depois eu trabalho nos meus projetos por tempo de conclusão (primeiro os projetos que terminam esta semana, depois este mês, mês que vem etc – como se fossem ciclos). Os projetos são contextos, nesse caso. Então o que estou fazendo nada mais é do que trabalhar nas listas de contextos, mas com prioridade maior (Horizonte 1).

Fiz uma fusão entre o método de estudos por ciclos com a execução de projetos no GTD, coloquei num post-it o ciclo e colei na parede à minha frente. Tem funcionado bem!

Fiz uma fusão entre o método de estudos por ciclos com a execução de projetos no GTD, coloquei num post-it o ciclo e colei na parede à minha frente. Tem funcionado bem!

Por último trabalho na lista por contextos (ex: @computador), porque nelas vou ter ações avulsas (Nível Ground).

Claro que, se eu estiver em outro contexto (ex: @em trânsito), acesso a lista específica para ele onde quer que esteja.

Tem funcionado muito bem para mim, especialmente no que diz respeito aos projetos.

A importância do nível Ground (Solo) para ter tranquilidade na execução

Quando eu postei o texto acima no grupo GTD Brasil, no Facebook, algumas pessoas acharam complexo. É importante lembrar que eu tenho quase 10 anos de uso do GTD e que, para mim, tudo isso é um processo natural. Porém, o que eu noto é que os usuários iniciantes querem ter tudo de uma vez. Gente, perspectiva! Então quero falar sobre como é importante “começar do começo”, que é o nível Ground (Solo).

É incrível como seguir o calendário dá uma tranquilidade tremenda. Trabalhar primeiro nos prazos do calendário, depois trabalhar na minha lista do dia que está no Todoist, e ao longo do dia ir conferindo as atividades recorrentes que estão no checklist diário deixa tudo nos eixos. Minhas últimas semanas foram super organizadas – me sinto totalmente no estado de cruzeiro hoje.

Quando eu escrevi sobre estratégias de execução acima, e mostrei meu último post sobre como estou me organizando atualmente no GTD, muitas pessoas acharam complexo. Quis escrever este post agora para mostrar que, na verdade, tudo é muito simples quando processamos (esclarecemos) direitinho, porque aí é só seguir no dia a dia.

E sim, é claro que a gente vai pegando maturidade à medida que usa o GTD, mas por isso que focar no nível Ground (solo), antes de qualquer coisa, é essencial. Não se percam querendo organizar projetos e níveis acima antes de ter ISSO funcionando, porque é o que te dará base e tranquilidade.

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No dia a dia, basta seguir o que você já esclareceu e organizou. Sem segredo. O que está no calendário é prioridade. Depois vem o resto. Se você tiver feito seu trabalho direitinho, vai experimentar essa tranquilidade também.

O que eu acho importante dizer é que, depois que fiquei doente e internada, passei a querer um dia a dia mais tranquilo, sem fazer tantas coisas, com foco no essencial e refletindo totalmente as minhas prioridades, que estão descritas acima. Por isso essa estrutura tem funcionado muito bem para mim.

Thais Godinho
03/12/2015
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