Quis postar logo sobre o calendário porque ele é um dos assuntos que mais geram dúvidas quando se fala da organização no GTD.

Primeira coisa: calendário ou agenda?

Pessoal, esse assunto uma vez gerou uma polêmica enooorme no grupo GTD Brasil. O que é importante entender é que, quando falamos em calendário dentro do método GTD, não estamos falando apenas da ferramenta calendário, que aqui no Brasil é também conhecida como agenda, mas do recurso calendário – uma lista com datas atreladas aos itens.

Logo, se você usa uma agenda, um calendário de parede ou no computador para gerenciar o calendário do GTD, tanto faz. Mas não troque o nome calendário que é um conceito muito importante do David Allen para o método GTD.

Além do que, o termo Agendas, também usado no método GTD, tem outra conotação, que veremos em posts mais adiante.

Para que serve o calendário no GTD?

Em resumo, para informações relacionadas a datas ou horários específicos. Vamos ver que, no GTD, inserimos muito mais do que compromissos no calendário e essa é uma das coisas que fazem com o que GTD seja super útil e legal para tanta gente.

O calendário servirá como um guia para a sua execução diária, tamanha a confiança que você desenvolverá aos poucos, usando-o corretamente.

Como gerenciar o calendário no GTD

A forma mais comum de gerenciar o calendário é através de uma agenda, seja ela de papel ou eletrônica. Se for de papel, recomendo as agendas com visão semanal. Para as eletrônicas, recomendo o Google Agenda (que eu uso), a agenda do Outlook (excelente) ou o aplicativo Sunrise, apesar de este apresentar alguns problemas de sincronização para algumas pessoas.

Alguns aplicativos, como o Todoist e o Evernote, permitem que você atribua datas às suas tarefas e notas. Isso também é uma forma de gerenciamento de calendário no GTD. No próximo post da série Guia do GTD no Todoist, o assunto será justamente esse.

O David Allen também sugere um sistema chamado tickler, que basicamente é um arquivo de referência rápida, onde você pode acessar informações através de suas datas. Vou falar com mais detalhes aqui no post também.

O que entra no calendário

Lembre-se que, analisando o fluxograma do processamento do GTD, o calendário é uma das duas opções quando você define que algo demanda uma ação, leva mais de 2 minutos e não pode ser delegada. Ou você coloca uma coisa no calendário, ou coloca na sua lista de próximas ações.

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O calendário deve ser um retrato fiel do que você precisa fazer ao longo da semana, e não uma lista de desejos que se mistura com prazos reais e te confunde.

Existem três tipos de coisas que vão para o calendário:

  1. Ações para fazer em horários específicos – Os famosos compromissos: consultas médicas, reuniões, aulas… tudo isso são ações com horário específico. Porém, temos aqui também um telefone que você tenha que dar para alguém que estará no escritório só até determinado horário, por exemplo, assim como os remédios controlados que você precisa tomar em tal hora.
  2. Ações para fazer em dias específicos – Existem coisas que precisamos fazer em um determinado dia, mas podem ser feitas em qualquer horário. Por exemplo, você pode ter que cobrar uma pessoa que vai te enviar um relatório na quinta, mas ela não terá terminado o relatório até quarta, então você coloca um lembrete na quinta para cobrá-la. Aqui entra um conceito muito interessante, que é a diferenciação entre o que deve ir no calendário e o que deve ir na lista de próximas ações com prazo (veja um post explicando isso com detalhes).
  3. Informações relacionadas a dias específicos – Para mim, essa é a parte “novidade” do GTD. Inserir compromissos e tarefas no calendário já é algo que todos sabemos como fazer, mas inserir determinados tipos de informações é uma prática muito bacana que o David nos recomenda. O calendário também é uma excelente forma de acompanhar coisas que você pode querer vir a saber em dias específicos – não são necessariamente ações que você precisará executar, mas informações que podem ser úteis. Por exemplo: roteiro para chegar em um local, informações sobre o seu vôo, lembrete de que seu chefe estará fora do escritório em tal dia, atividades que outras pessoas estarão envolvidas (e isso afeta de alguma maneira seu dia a dia). Você também pode colocar um lembrete para si mesmo(a) para começar a pensar sobre um projeto futuro e por aí vai.

Usando o calendário para opções futuras

Como eu comentei no item 3 acima, você pode inserir gatilhos no seu calendário para acessar futuramente. Isso é demais! Seu calendário pode ser uma ferramenta excelente para lembrar você de coisas que você queira fazer no futuro – ou seja, para incubar alguns itens. Quando apresento esse recurso para as pessoas, geralmente elas ficam surpresas com a quantidade de coisas que podem entrar no calendário e que são extremamente úteis para o decorrer dos dias.

O item 3 descrito acima é para informações relacionadas a dias específicos, e isso inclui uma infinidade de coisas. Porém, um dos usos mais legais é realmente para inserir coisas que você pode querer tirar da sua mente hoje e reacessar em algum ponto no futuro (na verdade, esta é essencialmente a definição de incubar).

Veja algumas coisas que o David sugere como interessantes para colocar no calendário:

  • Gatilhos para ativar projetos – Conheço muitos usuários de GTD que têm uma lista chamada “projetos adiados” ou “projetos em espera”, onde colocam projetos que não estão em andamento agora, mas também não são para algum dia / talvez. Em vez de mantê-los ali, você pode inserir no seu calendário um lembrete para começar a trabalhar neles. No meu emprego anterior, eu costumava organizar um evento que acontecia todo mês de agosto. Para não perder o prazo de começar a trabalhar nele, eu inseria um pequeno lembrete no meu calendário em novembro do ano anterior: “Lembrete: Iniciar planejamento do evento X”. Mas você não precisa fazer essa prática apenas para grandes projetos não, mas para coisas como: lançamento de produtos, arrecadação de fundos, projetos recorrentes (planejamento anual, volta às aulas das crianças), decidir se vai a um casamento em outra cidade, se vai participar de um evento em outro país. Você também pode inserir datas-chave que você pode querer fazer algo para pessoas que são importantes para você: aniversários, festas, comprar presentes de Natal etc).
  • Eventos que você pode querer participar – Essa eu adoro! Você provavelmente deve receber muitos convites ou divulgações de eventos, cursos, palestras, webinars, conferências, e eventos culturais e sociais no geral que você ainda não decidiu exatamente se quer participar ou não. O David diz que é ok não decidir agora, contanto que o negócio em si esteja sob controle – ou seja, no seu sistema. Então alguns exemplos: “Vamos à final do campeonato brasileiro juntos?” “Ingressos para o show do Coldplay começam a ser vendidos hoje”. “Final do Masterchef Kids”. “Clube do Livro no próximo sábado”. Esses são tipos de lembretes que você pode querer colocar.
  • Catalisadores de decisões – Outro tipo de informação legal de colocar no calendário é um lembrete para pensar em um assunto que, no momento, você não está afim ou não tem tempo para pensar a respeito. Você pode estar com um problema no casamento e colocar um lembrete para daqui a seis meses como “As coisas ainda não se resolveram?”. Ou você pode ter um funcionário difícil em sua empresa, que você está tentando ajudar a melhorar e se deu um prazo de 3 meses para decidir o que fazer. “O funcionário X apresentou melhoras?”. Tire da sua cabeça qualquer tipo de preocupação – externalize. Você pode não conseguir ver uma saída agora, mas esse tipo de lembrete pode ajudar a te deixar mais tranquilo(a) no momento sabendo que voltará a essa questão. Outras áreas da vida que podem ter lembretes do tipo: demitir ou contratar alguém, adquirir / fundir / vender sua empresa, mudar de carreira / emprego, redirecionar estrategicamente sua carreira. Pense da seguinte forma: “Existe alguma grande decisão que eu quero me lembrar futuramente, assim eu consigo me sentir confortável para deixar esse negócio sair da minha cabeça no momento e eu possa ter um pouco mais de paz para fazer minhas coisas?”. Se tiver, insira em seu seu calendário para revisitar no futuro.

O arquivo “tickler”

Tickler é um sistema onde você atribui datas a informações específicas. Ele pode ser feito em formato digital ou físico, com papel.

Tickler não é uma ferramenta, mas um sistema. Existem diversas ferramentas que você pode usar para o seu tickler, como pastas suspensas, pastas regulares de plástico, lembretes do Evernote, etiquetas, agendas eletrônicas e por aí vai.

O tickler basicamente é uma maneira elegante de organizar informações acionáveis ou não atreladas a alguma data específica no futuro, ou a um mês específico. É como se fosse uma versão 3D do calendário.

Funciona da seguinte forma: você insere as informações que vai precisar no dia ou no mês específico e, quando ele chegar, essa informação automaticamente aparecerá para você.

Você pode ver um post aqui no blog bastante completo sobre o que é o tickler e para que serve, para não nos repetirmos aqui (clique aqui para ler o texto). Todos os textos indicados aqui na série são importantes para o aprendizado do GTD, que é o seu objetivo ao acompanhar esta série, certo? Portanto recomendo fortemente a leitura desses textos complementares. Mesmo que você já os tenha lido, ler com novas lentes pode trazer insights interessantes.

O que não deve entrar no seu calendário

Resista fortemente ao impulso de inserir no seu calendário aquilo que não tem prazo real ou não se enquadre nas informações acima. Não tem nada de errado você querer organizar o seu guarda-roupa no sábado mas, se esse prazo não for real, inserir “Organizar guarda-roupa” das 14 às 16 horas vai fazer com que isso e “Buscar edredom na lavanderia” fiquem na mesma cesta, podendo te confundir. Para ações desse tipo, temos nossa lista de próximas ações, que nada mais são que listas de coisas para fazermos o mais breve possível.

Eu sei que é um hábito para muitas pessoas abrir a agenda na segunda-feira e listar tudo aquilo que lembra que precisa fazer. O que você está fazendo é uma coleta dentro da agenda. Não há nada de errado em se fazer assim, mas no GTD as coisas são feitas de outro modo. No GTD, buscamos a confiança em nosso sistema como um todo e, para isso, inserimos no calendário o que faz sentido ser do calendário. A ideia é que você confie em seu calendário como se fosse um território sagrado – o que está ali é o que precisa ser feito e respeitado. Se você olha para o seu calendário e vê itens que não precisavam estar ali, provavelmente não deveriam estar mesmo. É até uma maneira de priorizar as suas atividades.

Quando você insere em seu calendário ‘apenas” as coisas que o David recomenda que você insira, já é bastante informação. Porém, tendo esses critérios, você sabe que o que está dentro do seu calendário é realmente fiel, sem achismos. Quando seu calendário está apropriadamente organizado, isso causa uma melhoria significativa em sua produtividade, porque você sabe o que acessar quando estiver se sentindo um pouco perdido(a). Você sabe que pode trabalhar no que quiser, desde que tenha terminado o que está no seu calendário. Vamos ver mais sobre isso quando falarmos sobre a execução.

Exemplos do uso do calendário no GTD

Criei um dia fictício na minha agenda para mostrar para vocês os conceitos explicados acima. Veja qual a recomendação da DAC para o uso do calendário, a escrita dos termos e compromissos etc:

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Tenho certeza que você ficou com vontade de trabalhar no seu calendário depois desse post. 🙂

Dúvidas? Por favor, postem nos comentários.

Fontes deste post:

Livro “A arte de fazer acontecer” – David Allen
Livro “Ready for anything” – David Allen
Material do curso da certificação Level 1: Fundamentals – David Allen Company
Webinar “Calendar vs. Tasks” – GTD Connect

42 Comentários

  1. Caramba. Ontem mesmo tirei o dia pra fichar essa série para rever meu sistema! No dia seguinte você publica que a retomou. Parece telepatia. Obrigada, Thais! Nem duas vidas pagam o bem que esse blog me faz.

  2. Bom noite, Thais.
    Eu gostaria de começar elogiando o site, o livro e todos os seus projetos. Tudo têm sido de muita valia para mim e para milhares de outras pessoas. Muito obrigado pelo excelente trabalho.
    Eu gostaria ainda de registrar um pedido: como organizar fotos digitais. Ok, ok… Eu sei que você já falou sobre isso. Mas sinto falta de apps ou softwares que possam encontrar com segurança imagens repetidas nos nossos back-ups e organizar tudo por data, local ou qualquer outro indicador. Atualmente, tudo nós fotografamos. Multiplicamos por 10, 20, 100 o número anual de fotos? Tenho todas as minhas coisas muito bem organizadas, mas confesso que fotos ainda constitui um desafio da magnitude de sua competência para organizar.
    Muita sorte, saúde, sucesso e fortuna pra você.
    Jaims Ribeiro.

    • Olá Jaims, obrigada por comentar e pela sugestão.
      Eu não conheço nenhum app assim e sinceramente duvido muito que, caso exista, o automático faça milagres. Não é possível organizar tralha e, com fotos, é a mesma coisa. Você deve descartar aquelas que não precisa e só então buscar uma boa solução para você. Essa solução precisará de manutenção, claro. Não existem milagres na organização!
      O que você pode fazer é criar um checklist para toda vez que for organizar suas fotos, com o passo a passo. Pode ajudar.

  3. Sou professor e coordenador pedagógico em uma escola de idiomas. Também tenho alunos particulares. Um destes alunos ficou interessado no GTD. Nossas “conversation lessons” são a respeito de GTD, motivação, produtividade, assim como outros métodos de planejamento pessoal. Na última aula (dada em uma “convenience store” regada a cappuccino, café e pão de queijo), o assunto foi justamente este e, claro, encaminhei-lhe o artigo. Tem sido uma excelente oportunidade de continuar me aprofundando no assunto e de sair do lugar-comum. Obrigado por seus artigos. Sigo seu blog, seu Twitter e recomendo seu material sempre que me perguntam sobre como podem se tornar organizados.

  4. Obrigada Thaís
    Seu blog é inspirador, vou contagiar a muitos com esse método que eu amo !!
    Nota mental: pegar firme no GTD
    bjs
    Cris Avelar , #agendasepapelarias #anjinhocontrole

  5. Oi Thais,

    Que surpresa boa! 🙂 🙂
    Que bacana que você resolveu retomar a minha série preferida!
    Estou estudando muito com o livro e com o Aprenda GTD, e aprendendo muito, graças a você.
    A vida já começa a entrar nos eixos e dar espaço para outros horizontes. Estou muito animada!

    Obrigada pelo trabalho impecável que você compartilha com a gente.

    • Obrigada, Simone. Tinha pensado em retomar a série apenas depois de terminar a série do Todoist, que na verdade completa esta (então não seria uma retomaaada). Mas achei que fazia sentido inserir esse post agora.

  6. Cara Thaís,
    No meu trabalho tenho açōes que se repetem semanalmente. Ex.: toda quinta-feira arquivar documentos. Onde coloco este tipo de ação? Próximas açöes com data ou no calendário? Estou migrando do Toodledo para o Todoist, mas ainda estou aprendendo a alocar as açôes.
    Obrigada pela sua ajuda!

  7. Oi Thaís,

    As tarefas que estão no calendário, mas não tem hora marcada, é errado eu no início do dia alocar uma hora para elas no calendário?

    Tipo o exemplo que você deu “Aniversário da sogra”, não tem hora marcada, mas no início do dia eu coloco que será de 20 às 23h. Pode? Mesmo que seja um horário aproximado?

    Valeu!

    • Errado não é, mas não é GTD.

      Uma coisa é vc ter o lembrete do aniversário. Outra coisa é ter uma próxima ação “Ligar para dar parabéns para a sogra” ou criar um compromisso no horário da festa na casa dela. Um não exclui o outro.

  8. Thais, bom dia!

    Primeiramente, parabéns pelo blog e por sua organização. Creio que, só de ter tempo para manter um blog já é prova que você tem regido sua vida muito bem.

    Bom, devorei seu blog ontem e estou com algumas dúvidas. Faço uso do Evernote, Todoist e Google Calendar. Após estudar o GTD, tenho tido dificuldades em alocar ações.

    Estou exatamente agora tratando minha caixa de entrada. Percebo que quando lanço ações no todoist que não tem data especifica, minha lista de HOJE ou PROX. 7 DIAS fica vazia. Já se possui data especifica, aí vai pro calendário.

    Por exemplo: (Qual seria a melhor estratégia para direcionar essas ações – exemplos)
    – Levar cachorro pro pet às 14:00 dia 23/11
    – Organizar porta luvas do carro
    – Entregar documentação no RH
    – Alinhar horário da Reunião de sexta com Chefe – Dia 27/11
    – Estudar Cap 3 de Inglês
    – Ler o Jornal

    Obrigado

    • Anderson,

      O fantástico sobre o GTD é que ele pode ser adaptado à vida de cada pessoa.

      Por isso, o que para mim pode entrar no calendário, para você pode fazer mais sentido colocar em um checklist.

      Cada item deve ser processado individualmente de acordo com as orientações do David e somente você pode esclarecer o que cada item significa PARA VOCE e como inserir isso no seu sistema.

      No meu caso, como eu faria com esses itens (veja como envolve muito o lado pessoal):

      – Levar cachorro pro pet às 14:00 dia 23/11

      Se isso for um compromisso que está agendado no pet, eu insiro no calendário. Na revisão semanal, me programo para me deslocar até lá no sábado.

      Para falar bem a verdade, no meu caso o pet shop costuma buscar minha cachorrinha em casa, então eu apenas colocaria um lembrete de que eles viriam buscá-la nesse dia.

      – Organizar porta luvas do carro

      O que significa organizar o porta-luvas do carro? Abrir o porta-luvas, verificar o que tem ali e jogar fora o que não presta? Isso seria uma próxima ação com contexto @casa para mim. Se você quiser fazer mais coisas além disso, deve definir também.

      – Entregar documentação no RH

      Não tenho ideia do que significa, se tem algo que eu precise fazer antes. Se eu tenho tudo pronto e só preciso entregar a documentação no departamento, é uma ação com contexto @escritório. Se existe um prazo para isso, deve estar no calendário – e só o lembrete lá me basta para ver no dia e levar a documentação lá.

      – Alinhar horário da Reunião de sexta com Chefe – Dia 27/11

      O que seria isso? Apenas fechar o horário da reunião com o chefe? Próxima ação, agendas, e-mail, depende.

      – Estudar Cap 3 de Inglês

      Ler / revisar. Se tiver prazo, deve estar no calendário. Ou você pode colocar na lista de próximas ações no contexto que precisa estar. Depende do que você precisa para lembrar de ler o capítulo.

      – Ler o jornal

      EU colocaria em Ler / revisar. Ou também pode fazer parte de um checklist com sua rotina diária. Putz, depende muito!

      Espero ter ajudado. 🙂

  9. Prezada Thaís,

    Gostaria de mais informações sobre “próximas ações, com prazo”. Elas diferem dos “lembretes” inseridos no calendário, né? Pra mim sim! Por isso não estou colocando as “próximas ações com prazo” no calendário, mas ainda não tenho segurança em como organizar essas ações com prazo, ou seja, como administro elas já que eu determino uma data para realizá-las mas não há problema caso não as cumpra no prazo determinado. Vou dar um exemplo sobre as minhas “próximas ações, com prazo” (só pra lembrar, elas não estão no inseridas no Calendário):

    -Ligar e verificar se a assistência técnica já recebeu a peça para o conserto do ventilador (meu ventilador).
    -Calibrar pneu do carro no posto de gasolina.
    -Terminar de criar Mapas Mentais sobre aplicativos que posso usar para GTD.

    Desde já obrigado e parabéns pela devoção em nos ajudar.
    Eduardo Lima

  10. Conheci o GTD através do seu blog há mais ou menos um mês, e já estou apaixonada por essa metologia. Li praticamente todos os seus posts a respeito mas, naturalmente, ainda estou um pouco perdida e com algumas dúvidas, foram muitas informações adquiridas ao mesmo tempo.

    Durante esse mês apenas li sobre o assunto e agora estou começando a implementar.
    Sou secretária, portanto além da minha agenda, tenho que cuidar também da agenda do meu chefe.

    Há alguma dica que você possa me dar sobre essa questão? Ainda estou pensando em como posso fazer para conciliar as duas agendas. A agenda dele sempre tem muita coisa e a minha também vai ter, então ficaria muito confuso ver as duas ao mesmo tempo, creio eu.

    Agradeço antecipadamente, seu blog está me ajudando muito!

  11. Olá Thais,

    Muito obrigada pela retoma 🙂

    Deves saber mas, como nunca li aqui no blog, deixo a informação: o calendário Sunrise sincroniza com o Evernote, ou seja, lembretes q colocamos no Evernote, ficam logo no calendário 🙂 pena não conseguir colocar lembretes recorrentes no evernote – sabes se é por eu ter apenas a versão gratuita?

    Obrigada, beijinho
    R

  12. Thaís, estou aprendendo muito com esta série. Gostaria de saber se você vai continuá-la, com as próximas listas e pastas que você citou no ultimo post, ja que dezembro a série passou em branco. Ou você ja encerrou?

    • Oi Leonardo,

      Como comentei, a parte da organização da série está sendo feita com o Todoist. Está uma média de 1 post por semana, acompanhe!

  13. Olá Thais.

    Ando estudando muito sobre GTD e como usar da melhor forma no Todoist e Evernote.

    Mas uma coisa está me encucando nesse processo. Vou explicar.

    Sou dono de empresa, e além de tarefas pontuais, tenho muitas tarefas recorrentes, como cobrar relatórios, reuniões de acompanhamento semanal de tarefas dos empregados.

    Essas reuniões tem data marcada, por exemplo todo inicio de semana, e algumas todo 1º dia do mês. Porém, não tem um horário específico.

    Logo dessa forma entram na Agenda certo?

  14. Thais, eu acabei de sair do curso de GTD da Call Daniel [vi aqui no blog, claro] – foi simplesmente fantástico, e tenho muito a agradecer a você, e a Renata, que suportou todas as minhas dúvidas..

    Não vou mentir, acho sua organização, “insana” 😀

    Pretendo começar a realmente aplicar o GTD, e seu blog, claro.. será um forte apoio. Muito obrigado e muito sucesso!

  15. Oi Thaís!
    Tenho uma dúvida: pra que usamos então as datas do Todoist?
    Atualmente, quando faço minha revisão semanal, checo minha lista de próximas ações e “escolho” quais quero fazer em quais dias, ainda que isso não seja um DEADLINE, isso me dá uma sensação de controle maior pois tenho uma noção do quanto produzi no dia. Quando a lista de próximas ações fica muito extensa perco um pouco o norte, não sei se o que produzi era suficiente parta aquele dia. Mas também acabo ficando frustrada porque em alguns dias não consigo completar as tarefas e aí tenho que ficar rearranjando tudo, o que me toma tempo. Por este post entendi que as datas do Todoist seriam utilizadas para as mesmas ações que devem constar no Google Calendar, certo?
    Você recomenda então que as próximas ações fiquem apenas listadas mesmo e sem data específica?
    Espero que eu tenha conseguido me fazer entender.
    Admiro muito seu trabalho e esse espaço tão enriquecedor.

  16. Olá Thais!

    Acabei de chegar ao seu blog (procurava inofrmações sobre agendas para o Evernote) e achei muito legal a sua disposição em compartilhar informações, mas tenho uma pequena crítica… Qual é o primeiro post da série Äprenda GTD”? Procurei pelo título, cliquei em alguns e como não identifiquei resolvi te escrever.
    Foi a primeira vez que ouvi falar do GTD e fiquei curioso. Vou ler mais dos seus artigos!

    Abraço,
    Ari Baiense

  17. Olá, Thais. Estou lendo muito sobre o GTD. Leio seus posts, acho muito legal esse método. Estou fazendo de tudo para usá-lo a fim de me organizar. Ocorre que ao executar as tarefas do meu calendário, é frequente chegar ao final do dia e ter de jogar coisas para o dia seguinte, por não ter dado tempo. Por conseguinte, minha lista de próximas ações não é executada. O que você me sugere?

    • Sugiro usar como o David Allen sugere usar o calendário. 🙂

      (Não queira me bater com essa resposta, mas é que essa questão é super séria! Esse problema que você relata é muito comum e o GTD soluciona usando o calendário de maneira diferente. Confira!)

      Obrigada por comentar.

      • Thais, obrigado por sua resposta. Reli o post referente a esse assunto. Ainda tenho uma dúvida: costumo colocar no calendário tarefas rotineiras como ler e-mails, organizar agenda, cumprimentar aniversariantes, entre outras. À medida que vou completando, passo essas tarefas para o dia seguinte. Estou no caminho certo?

        • Não é a melhor prática recomendada de produtividade passar coisas para o dia seguinte. A recomendação é que você revise o que precisa fazer semanalmente e insira no seu calendário apenas o que não pode deixar de ser feito no dia em questão.

          recomendo a leitura do livro do GTD.

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