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Continuamos hoje com a série de implementação do GTD no Todoist. Ela servirá como exemplo de aprendizado da parte Organização da série Aprenda GTD. Ou seja, você que vem acompanhando a série, aprenderá agora a organizar todo o seu sistema com o exemplo do Todoist. Hoje nós vamos ver Como usar a caixa de entrada e organizar suas listas.

Acompanhe todos os posts desta série através da tag Guia GTD e Todoist.
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Por gentileza, leia antes o post Como usar o GTD no Todoist – uma introdução, que traz conceitos básicos sobre a ferramenta. Para conhecer o GTD, recomendo que leia todos os posts da série Aprenda GTD até aqui, pois é onde abordo didaticamente todos os conceitos do método. Nossa série abordará a implementação direta, sem esclarecer conceitos básicos que já foram vistos nesses posts anteriores.

Nosso guia será montado para quem utiliza a versão gratuita do Todoist, mas também darei dicas para quem usa a versão paga. Você pode conhecer e comparar todos os recursos aqui.

Utilizando a caixa de entrada do Todoist

A caixa de entrada é o primeiro link da sua lista lateral no Todoist.

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Acredite ou não, mesmo os mais sofisticados profissionais ainda tentam manter coisas em sua cabeça. A sua cabeça é para ter ideias, não armazená-las. Por isso, é importante que você tire da cabeça tudo aquilo que, de certa forma, chama sua atenção ou te incomoda a ponto de você se lembrar uma, duas vezes…

Quando você captura externamente tudo aquilo que chama sua atenção (pessoal e profissional), você sente que sua mente está livre para atividades mais importantes, como pensar e se concentrar na atividade que você precisa executar – sem se preocupar com outras coisas que deveria estar fazendo.

A caixa de entrada é uma excelente ferramenta para lidar com distrações e interrupções. Lembrou que precisa comprar uma cadeira nova para o escritório? Sem problemas! Anote em sua caixa de entrada em vez de parar o que está fazendo para navegar no site de uma loja virtual de móveis.

Você nunca sabe quando terá boas ideias, e nossas melhores ideias para o trabalho não acontecem enquanto estamos no trabalho. Elas vêm quando estamos nos sentando com a pipoca no cinema, quando estamos descansando no parque, quando estamos deitando para dormir. Não perca suas ideias. Registre-as na caixa de entrada.

Uma grande vantagem do Todoist é justamente ter esse espaço já pré-definido para que você capture as suas ideias. Lembrou de algo? Anote ali.

Agora, por que é tão importante capturar uma ideia? À medida que a gente evolui e cresce dentro do trabalho e na vida pessoal, a frequência e o volume de informações potencialmente relevantes cresce pra caramba, assim como o número de compromissos que fazemos com nós mesmos e com outras pessoas. Manter nossa mente limpa e não perder nenhuma informação é algo extremamente crítico, que todos devem buscar para manter a sanidade e conseguir se concentrar naquilo que é mais importante.

Algumas pessoas acham que é besteira anotar tudo o que vem à mente porque não precisam disso – sua cabeça funciona bem. Não duvido disso! Porém, será que precisa? Lembre-se da célebre frase do David Allen: sua mente é para ter ideias, não para armazená-las. Você está fazendo bom uso da sua mente?

Você pode ler mais sobre a prática da coleta no post da série Aprenda GTD específico sobre esse assunto clicando aqui.

Como lidar com essas informações depois?

Você irá esclarecer o que cada um desses itens coletados na sua caixa de entrada significam. Este passo é essencial para o GTD porque, se feito incorretamente, vai prejudicar sua execução. Pensar sobre o que precisa ser feito é a mágica que faz com que a execução se torne rápida e fluída.

Para saber como esclarecer cada item da caixa de entrada, é fundamental que você leia agora este texto: Aprenda GTD – Como fazer o processamento. Não continue sem antes lê-lo! Se você já leu um dia, leia novamente. 🙂

Lendo o texto acima, você entendeu para que serve e como processar cada item da sua caixa de entrada. O ideal é que você processe pelo menos uma vez por dia o que estiver lá. A caixa de entrada não é repositório – é um espaço de transição.

Depois de processar, você vai colocar esses itens nos seus lugares certos. É aqui que entram as listas do GTD, que nós vamos ver agora como organizar no Todoist.

Organizando suas listas no Todoist

Por gentileza, leia o post Aprenda GTD – A organização no GTD antes de continuar. Essa leitura é fundamental para continuarmos a partir daqui.

A DAC (David Allen Company) oferece guias oficiais de aplicação do GTD em ferramentas específicas e para todas elas existe um padrão que vou aplicar aqui também. Portanto, o que vocês estão recebendo aqui é orientação da DAC, para usarem como ponto de partida e, depois customizarem como quiserem. No final da série, posso até dar dicas para essa customização mas, sinceramente, o modelo simples é o que funciona para todos para aprender GTD, e o próprio David Allen utiliza listas simples.  Vamos ver como vamos fazer então.

O Todoist tem três tipos de listas, a saber:

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Portanto, quando eu falar sobre “Projetos”, com as aspas, estarei me referindo a essa aba “Projetos” do Todoist. “Etiquetas” e “Filtros” são recursos disponíveis apenas para usuários Premium, por isso não abordaremos *oficialmente* neste guia. Ao final, darei dicas para esses usuários, mas o guia em si não será prejudicado para quem não tem esses recursos. Esses são recursos adicionais que fazem parte da customização que vocês poderão fazer a partir deste guia. O guia foi montado para atender todos os tipos de usuários.

O Todoist chama de “Projeto” todas as listas criadas nessa aba correspondente. Isso não significa que sejam projetos do GTD. É importante ficar clara essa diferenciação.

Todo o GTD precisa apenas de listas e pastas para ser gerenciado. Nós vamos criar então as seguintes listas nesta aba de “Projetos” do Todoist. Para isso, clique em – na sua barra lateral:

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Esses são os “Projetos” que você vai adicionar agora:

  • Próximas ações
  • Agendas ou Assuntos a tratar (o significado é o mesmo)
  • Aguardando resposta
  • Projetos
  • Algum dia / talvez

Nós podemos adicionar novas listas mais adiante, mas inicialmente são esses os “projetos” que você deve criar.

O que vai em cada uma dessas listas

  • Próximas ações – Ações definidas que você pode fazer, que não dependem da execução de mais nada antes (são ações imediatas, próximas ações mesmo). A única coisa que dependem para sua execução é de você estar no contexto adequado – e é por isso que o David Allen recomenda organizar as listas de próximas ações por contextos, como veremos agora.
  • Agendas ou Assuntos a tratar – Aqui vamos listar assuntos que temos a tratar em reuniões periódicas ou com pessoas específicas. As pessoas e reuniões funcionam como contextos, praticamente. Imagine que você esteja com o seu chefe e ele diz que tem 5 minutinhos para resolver qualquer pendência que você precise resolver com ele. Em vez de ter que ficar lembrando, você abre seu Todoist e vê o que está listado ali. É bastante prático e objetivo.
  • Aguardando resposta – Nesta lista, vamos inserir tudo aquilo que delegamos ou pedimos para outras pessoas fazerem. A ideia é ter um inventário de tudo o que solicitamos para outras pessoas, para termos controle e podermos cobrar, se necessário.
  • Projetos – Aqui vamos inserir todos os resultados desejados que você quer alcançar em algumas semanas ou meses e que leva mais de um passo para ser concluído.
  • Algum dia / talvez – Aqui vamos inserir todos aqueles projetos ou ações que queremos fazer, mas não são nosso foco agora. Não queremos ou não podemos investir tempo nisso nesse momento.

Vamos ver agora como organizar cada uma dessas listas.

Organizando: Próximas ações

David Allen recomenda organizar as próximas ações da seguinte maneira: crie uma lista de próximas ações. Se você tiver poucas (até 30, mais ou menos), você não precisa criar listas de contextos, porque tem poucas ações para revisar diariamente e escolher o que fazer. Agora, se sua lista estiver ficando grande, você pode escolher dividí-la por contextos.

Os contextos mais comuns são: em casa, ao computador, na rua (em trânsito), no escritório, ao telefone, em qualquer lugar. O David Allen sugere o uso de um @ antes de cada contexto porque, nos Estados Unidos, “at” (semelhante ao nosso “ao”) é muitas vezes substituído pelo símbolo @. Portanto, convencionou-se o uso do @ nos contextos do GTD.

Como nosso guia é para usuários da versão gratuita do Todoist, vou sugerir que vocês criem novos “projetos” para cada um dos contextos. Mas lembrem-se: crie contextos apenas se for necessário. Para isso, clique em “Adicionar projeto” e arraste esse novo “projeto” para “dentro” de Próximas ações. Ele deverá ficar assim:

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Para arrastar, passe o mouse sobre o “projeto” e, à sua esquerda, o mouse muda o cursor, indicando que ele pode ser arrastado. Quando você fizer isso, o “projeto” master, digamos assim, ficará com uma flechinha apontando para baixo (como na imagem acima), que você pode expandir ou retrair de acordo com o que deseja ver.

Se você passar o mouse sobre o “projeto” novamente, verá três pontinhos do seu lado direito. Ao clicar nele, aparece uma série de opções. Se clicar em “Editar projeto”, pode renomeá-lo, por exemplo. Uma das coisas legais que você pode fazer ao editar é clicar na bolinha e alterar a cor. Essa é uma das coisas mais bonitinhas do Todoist. 🙂

Quem utiliza a versão Premium pode usar as etiquetas para inserir os contextos. Fica totalmente a critério de quem está usando. Atenção: não utilize dois contextos para uma ação. Ela deve ter apenas o contexto mínimo necessário para sua realização – por isso o exercício de usar “Projetos” é interessante – você se obriga a definir esse contexto.

Uma pergunta que alguns usuários avançados me fazem frequentemente é se vale a pena inserir também etiquetas com o tempo de execução e o nível de prioridade. O David Allen não recomenda isso. Isso são estratégias de execução, não de organização. Especialmente porque, ao processar uma ação, você pode não ter muita noção de quanto tempo vai realizá-la. As prioridades mudam dia a dia. Isso é uma análise que você faz na hora, com base no contexto em que está. Portanto, ao inserir ações nas listas, você deve apenas selecionar o contexto, e todo o resto deve ser avaliado no momento da execução. Vou falar mais sobre isso na Parte 4 desta série. Foi um aprendizado que eu mesma só tive este ano. Antes eu também queria inserir tudo, mas perde-se um tempão e o sistema não fica sustentável, fica complicado. Devemos simplificar o máximo possível.

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O fundamental aqui é que sua próxima ação esteja descrita da forma mais clara possível para você. Não adianta inserir aí “mãe” sendo que a próxima ação é “ligar para a minha mãe para pegar o telefone do dentista”. Tem que ser o mais claro possível, senão você terá que ficar pensando e repensando cada vez que olhar suas listas. Não! Esse “pensar” deve ser feito apenas uma vez: no processamento.

Organizando: Agendas

Aqui você deverá fazer o mesmo procedimento para criar “sub-projetos”, assim como fez no item anterior mas, em vez de contextos, vai criar “projetos” para reuniões e pessoas. Assim:

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E, dentro destes, poderá personalizar de acordo com a quantidade de reuniões periódicas que você tem e as pessoas com as quais frequentemente tem assuntos a tratar. Por exemplo:

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E então, sempre que for processar algum item que seja um assunto a tratar nas reuniões periódicas ou com pessoas específicas, você pode inserir nessas listas.

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À medida que for conversando esses assuntos, basta clicar na bolinha e ir “tickando” cada um dos itens.

Organizando: Aguardando resposta

Esta lista não precisa de sub-categorização na maioria dos casos. Algumas pessoas gostam de diferenciar ações delegadas de ações aguardando resposta, assim como outras gostam de ter uma lista de aguardando resposta para itens que dependem do acontecimento de situações específicas. Para simplificar, manteremos apenas uma lista de aguardando resposta.

Dentro dessa lista, recomendamos que você registre tudo aquilo que estiver aguardando resposta no seguinte formato (recomendação da DAC):

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Vejam como é muito simples. Uma vez por semana, vamos verificar essa lista, mas veremos isso com mais detalhes na Parte 4 da série. Por enquanto, estamos apenas aprendendo como organizá-la.

Organizando: Projetos

Na Parte 6 deste guia, vou falar especificamente sobre manuseio de projetos e algum dia / talvez. Portanto, hoje, vou mostrar apenas como você pode organizá-los.

O que é importante saber é que a versão gratuita do Todoist tem alguns limites. Na versão gratuita, você pode inserir até 80 “projetos” (as listas que estamos criando), enquanto que, na versão Premium, você pode inserir até 200 “projetos”.

No geral, uma pessoa pode ter de 30 a 100 projetos no GTD e o Todoist serve para gerenciá-los normalmente. Porém, caso você atinja esse limite, pode ser interessante buscar outra maneira de organizar seus projetos. Como se trata de uma exceção, não será o escopo do nosso guia.

A recomendação para organização dos projetos no Todoist é criar um “projeto” para cada projeto (ficou engraçada essa frase, rs). Assim:

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Dentro de cada projeto, você pode inserir diversas informações (como veremos na Parte 6) mas, por hora, insira apenas as ações do projeto. Isso já vai te ajudar a se organizar.

Organizando: Algum dia / talvez

No “projeto” Algum dia / talvez, não recomendo fazer dessa forma por causa do limite para o número de “projetos”. Recomendo inserir os itens dentro do “projeto”.

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Mais uma vez, siga a recomendação do David: se sua lista começar a ficar muito grande, você pode categorizá-la. No livro do GTD (A arte de fazer acontecer) você encontra algumas sugestões, mas podem ser listas como: cursos a fazer, lugares para visitar, receitas para fazer etc. Aí, para organizar essas categorizações, em vez de criar “projetos”, você pode criar sub-tarefas. Assim:

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O procedimento é o mesmo que para “projetos” – arrastar.

Fique atento(a) ao limite do número de “tarefas” dentro de cada “projeto”. Na versão gratuita são 150 itens por “projeto” e, na versão Premium, 200. É bem difícil chegar a esse número, no entanto.

Na Parte 4 desta série, vamos ver como organizar o workflow diário, que é basicamente o manuseio de tudo isso que vimos acima + a organização super importante do calendário, que envolve prazos e informações relacionadas a datas. Precisamos falar sobre ela antes de falar sobre o workflow, o que faremos na Parte 3.

Caso tenha qualquer dúvida, por favor, deixe um comentário. Obrigada.

Thais Godinho
18/11/2015
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