ou

Frequentemente eu costumo escrever um post mostrando como estou aplicando o GTD porque mudo constantemente. Você pode conferir todos os posts já publicados sobre esse assunto na tag: Meu uso do GTD.

Faz parte do meu trabalho testar diversas formas de fazer o GTD funcionar e também é parte do caminho da maestria no GTD buscar sempre melhorias no seu sistema. Eu vivo procurando maneiras de simplificar cada vez mais o que faço, ou pelo menos sempre trazer sentido ao gerenciamento da minha vida. Quando algo não está funcionando muito bem, sei que é hora de mudar. Quando a mudança é significativa, eu escrevo este post no blog. 🙂

Desta vez o que motivou a mudança foi perceber que eu estava acessando muitos sistemas de uma só vez, sem um processo claro entre eles. Como minha cabeça já funciona em “modo GTD”, isso é ok, mas sempre acho que posso simplificar mais. Por isso, decidi, como regra geral, utilizar a seguinte indicação para as ferramentas:

  • Todoist, Google Calendar e e-mails: para acessar todos os dias, gerenciando meu workflow diário
  • Evernote: para acessar semanalmente, revisando projetos e checklists necessárias, ou sempre que preciso consultar algo no meu arquivo de referência, sem frequência definida – sob demanda
  • Mind Meister: para acessar com frequência maior (um mês, 3 meses, 6 meses, 1 ano), revisando os horizontes mais altos do GTD

Essa indicação foi baseada nos três níveis do aprendizado no GTD (1: Fundamental, 2: Projetos e prioridades e 3: Foco e direção). Você pode ler mais sobre isso no capítulo 15 do novo livro do GTD em português (“A arte de fazer acontecer”, Ed. Sextante).

O objetivo é precisar olhar menos ferramentas no meu dia a dia, para não me distrair com o que não precisa (não quero ficar olhando para projetos e objetivos sendo que tenho coisas no nível mais mundano de todos para focar antes). Isso também direcionou a organização de cada um desses sistemas, que vou mostrar a seguir.

Calendário

O Google Calendar continua seguindo o meu hack de duas cores (mostrado aqui). Em vez de duas cores, uso duas agendas com cores diferentes (Agenda – Thais e Tickler). O motivo para usar duas agendas é apenas porque meu marido acessa a minha agenda principal e não quero confundí-lo com um monte de informações que ele não precisa ver. Se não fosse por isso, usaria apenas uma agenda (o que inclusive recomendo). A regra que eu sigo para o que entra em uma ou em outra está explicada no post linkado acima.

E-mails

Tenho várias contas de e-mails por ter trabalhos diferentes e já me conformei com isso. Para facilitar, aplico o mesmo padrão de pastas em todas as contas, a saber:

  • Inbox – Onde ficam todos os e-mails novos e ainda não processados
  • @ Action – E-mails que podem ser resolvidos dentro do próprio e-mail (e levam mais de 2 minutos); trabalho diariamente nessa pastinha
  • @ Action Support – E-mails que demandam alguma ação que leve mais de 2 minutos mas que eu prefiro gerenciar nas minhas listas de ações – ou porque penso serem mais importantes, ou porque preciso nomear adequadamente a ação (e o e-mail não deixa isso claro) ou porque fazem parte de um projeto
  • @ Waiting for – E-mails que estou aguardando resposta e não precisam de acompanhamento adicional além de aguardar a resposta no próprio e-mail ou cobrar as respostas uma vez por semana (ex: envio de convites ou respostas rápidas)
  • @ Waiting for support – Mesmo raciocínio da pasta @ Action support, mas para e-mails que estão aguardando resposta
  • Reference – Todos os e-mails que não demandam qualquer tipo de ação mas eu acho melhor guardar para referência futura

Esse padrão não é invenção minha, mas recomendação da David Allen Company.

Workflow diário

No Todoist entram próximas ações, que reviso diariamente de acordo com seus contextos, checklists importantes para verificar no dia a dia, assuntos a tratar (agendas) em reuniões ou com pessoas específicas, ações que estão aguardando resposta ou situações diversas e listas de compras que posso resolver no meu dia a dia, como mercado, farmácia, papelaria etc.

Tirei um print de cada categoria para ficar mais claro:

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Estou organizando os contextos como se fossem listas, em vez de etiquetas, porque acho a visualização melhor e o manuseio mais simples. Também pode ser aplicado por quem tem a versão gratuita do programa, pois não depende de etiquetas (disponíveis apenas na versão paga). Como embaixadora da ferramenta, acho importante democratizar o seu uso.

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Também simplifiquei meus contextos ao máximo para simplificar o meu dia a dia. Geralmente se um contexto tem mais de 40 ou 50 ações, eu já busco destrinchar mais.

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As checklists não são listas de próximas ações – elas são listas de referência, para você verificar (por isso o nome – check – list) procedimentos, padrões, tarefas diversas que precisam ser feitas e, a partir dessa verificação, definir próximas ações ou não. Muitas vezes, uma checklist serve apenas para você ler e ficar esperta(o). Outras deixam de existir quando determinadas ações se tornam hábitos. O David fala mais sobre elas no livro novo e também existe um livro chamado “Checklist” (Atul Gawande) que é apenas sobre esse assunto.

Eu tenho checklists também em outros lugares mas, no Todoist, mantenho apenas aquelas que uso no dia a dia – esse é o objetivo. Isso também me ajuda a verificar sempre o que tem ali. Antes eu deixava todas no Evernote e não lembrava de verificar sempre. Sabendo que as checklists do dia a dia estão no Todoist, isso me força a verificar sempre o que tem por lá.

Por exemplo, as checklists com tarefas diárias e semanais eu vejo sempre, mas a checklist com coisas para fazer quando eu quiser me sentir criativa eu acesso apenas se estiver nessa situação.

Eu não “ticko” essas tarefas das checklists – elas estão ali apenas para verificação, ao contrário das próximas ações.

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Aqui eu tenho duas listas: uma para acompanhar ações que estão aguardando resposta de terceiros e outra para listar ações que preciso fazer mas dependem de situações diversas (exemplo: preciso agendar uma reunião com Fulano, mas só depois que eu voltar de viagem). Eu poderia inserir esse lembrete no meu calendário (o GTD recomenda as duas formas), mas para mim funciona melhor assim nesse momento.

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Sem muito segredo, apenas listo assuntos a tratar em reuniões periódicas ou com pessoas específicas (nível pessoal e profissional). Isso facilita quando estou em determinada reunião ou conversando com aquela pessoa, presencialmente ou via telefone.

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Aqui listo apenas as compras que posso fazer no meu dia a dia, como mercado, farmácia, cosméticos, artigos para casa, papelaria e livros. Tenho outras listas de compras que ficam no Evernote e acesso apenas regularmente (por exemplo: coisas para comprar quando for para os Estados Unidos – não preciso ver isso no meu dia a dia porque não faz parte da minha rotina diária ir para o outro país – ao mercado, sim).

Evernote

Vou postar um print dos meus cadernos atuais no Evernote para ficar mais fácil de explicar coisa por coisa:

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A minha pasta “Ler / Revisar” virtual fica no Evernote porque coleto muitos textos via Evernote Web Clipper, um aplicativo de captura do próprio Evernote (clique aqui para conhecer e baixar a extensão para o seu navegador). Esse caderno costuma ficar offline no meu tablet e celular e o acesso sempre que estou em alguma fila ou situação de espera do tipo. Apesar de guardar muitos textos, dou bastante vasão à ela. São textos interessantes que acho pela web e quero ler com calma, mas não no momento que o salvei.

O caderno @ Posts em rascunho foi criado apenas porque muitas vezes estou offline (por exemplo: viajando de avião) e quero escrever algum texto, post para o blog, trecho para algum livro, e prefiro ter isso no Evernote que salvar no Word e em outro lugar, por exemplo. É apenas um caderno de ação – por isso o uso do @ na nomenclatura. Gerencio semanalmente o que estiver ali porque jogo do rascunho para o WordPress, por exemplo, para já criar os posts no blog para aquela semana.

Tenha essa pilha @ Verificar semanalmente onde estão a caixa de entrada do Evernote (um caderno chamado . Inbox), Agendas e conversas arquivadas e Checklists.

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Na caixa de entrada do Evernote eu jogo apenas arquivos de referência que, no geral, não precisam ser processados a cada 24 horas e posso levar até uma semana para processar.

No caderno de Agendas e conversas arquivadas eu mantenho um histórico de todas as reuniões e assuntos tratados ao longo da semana. Tenho um índice (uma nota com link para outras notas) para cada pessoa ou reunião e, assim, mantenho um histórico do que foi conversado nessas situações. Aprendi isso com o Daniel e acho o máximo ter esse registro. Acredito que sirva bem para médicos e vendedores que trabalham com histórico de clientes, mas para qualquer pessoa no geral também.

Em Checklists eu mantenho checklists diversas que eu verifico na minha revisão semanal, para identificar próximas ações possíveis. Além desse caderno, também tenho a tag “Checklists”, onde ficam as checklists de referência, que não precisam ser acessadas semanalmente, mas em situações esporádicas, tais como:

  • Compras para fazer nos Estados Unidos
  • O que fazer se alguém da família falecer
  • Da próxima vez em Curitiba…
  • O que levar em uma viagem internacional
    E por aí vai.

Na pilha Arquivo de referência geral, não tem muito segredo: arquivo tudo aquilo que não demanda nenhum tipo de ação, mas acho valioso guardar. Dentro dessa pilha tenho os seguintes cadernos: Arquivos correntes (para contas, prontuário médico e tudo aquilo que não é “arquivo morto”), Arquivos permanentes (tudo o que não mexo mais, está apenas como referência mesmo), Clipping de matérias legais (para reportagens arquivadas ou digitalizadas), Diário (onde registro fatos legais do meu dia a dia, escrevo, faço diários de viagens etc), Índices (estou montando essa ação do mesmo jeito que faço o registro das agendas, mas com assuntos – ainda em construção) e um caderno chamado Todoist Archive, que arquiva todas as ações concluídas no Todoist (via receita do site IF).

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Evernote – Projetos

Logo abaixo vêm as pilhas de projetos, que organizo como faz sentido para mim em cada momento. Atualmente, organizo pelas áreas de foco que me chamam mais a atenção, não todas as áreas (percebam a diferença). Saúde, Casa e Família e Finanças são áreas que estou focando bastante no momento, então elas não ficam dentro da pilha Pessoais, por exemplo, que tem projetos em áreas como Espiritualidade, Hobbies etc.

PS – Até a publicação deste post, eu resolvi voltar a ter apenas uma pilha de cadernos com projetos, mas resolvi deixar a explicação acima porque acho que a indicação pode ser válida para algumas pessoas.

Tenho um caderno por projeto e estou fazendo algo diferente na nomenclatura de cada um deles, que é alocar o ano ou o ano-mês que vou ou pretendo concluir o projeto em si. Assim: 2015-10 – Concluir projeto X.

Isso me dá uma direção e, quando quero visualizar todos os projetos que preciso terminar este mês, por exemplo, vou na busca de cadernos do Evernote e digito 2015-10. Aí aparecem todos os projetos para terminar em outubro de 2015. Se eu digitar apenas 2015, aparecem todos os projetos para terminar ainda este ano. O mesmo vale para os projetos com prazo em 2016. Isso tem sido um hack bem legal que tenho usado muito para ter foco na minha revisão semanal. Eu reviso todos os projetos, claro, mas isso me ajuda a ver se não tenho coisas demais para um mesmo mês ou se algo demanda mais atenção que outro nesse momento.

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Dentro de cada caderno, estou fazendo exatamente como expliquei no post: Como estou organizando meus projetos no GTD atualmente.

Eu gosto de gerenciar os projetos por cadernos porque o manuseio das notas é mais fácil que por tags, mas fica muito a critério de cada um. O conceito é o mesmo, sinceramente.

Por fim, tenho um caderno com Projetos delegados, que confiro semanalmente para ver se algo precisa da minha atenção, além de uma pilha com projetos e ideias para algum dia / talvez, que também reviso semanalmente. Aliás, tirando o caderno de leitura e os de referência geral, tudo o que está no Evernote é porque precisa ser revisado semanalmente.

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Busco sempre simplificar essa lista e ela vive mudando. No momento, está assim. A “Lista de incubação” é nova e tem a ver com o coaching de GTD que estou fazendo com o pessoal da David Allen Company. Fiz um teste de personalidade para ver que sistemas e técnicas funcionam para mim e essa lista de incubação é importante para ideias que eu realmente preciso maturar antes de decidir onde vão.

Não preciso tirar print das etiquetas, que uso basicamente para o arquivo de referência geral, por assunto, em ordem alfabética, sem outra classificação. Então está mais ou menos assim:

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Mind Meister

Eu cheguei a usar o aplicativo Free Mind durante um tempo porque ele gera mapas mentais com a extensão “universal” para mapas .mm, mas voltei a usar o Mind Meister porque gosto mais dos seus recursos. Mind Meister é um aplicativo na nuvem para criação e gerenciamento de mapas mentais e eu o estou usando para mapas mentais de referência e gerenciamento dos níveis mais altos do GTD.

Acho que esta parte do post é a mais legal para mim porque traz muitas coisas diferentes que eu já gerenciava em outros lugares mas nunca tinha mostrado aqui. Todas elas são fruto dos últimos cursos que fiz em Amsterdam e meus estudos recentes do GTD.

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Eu organizo as pastas com dois critérios do GTD: horizontes e frequência de revisão.

A primeira pasta é H2 – Para revisar mensalmente e tem:

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Seguem as outras pastas:

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Tudo isso está em eterna construção. Novos mapas entram, alguns mapas saem, renomeio, mas acredito que dê para captar a ideia.

Muito do que a DAC ensina é: o que é necessário para tirar isso da sua cabeça? E sua resposta pode ser: se eu revisar isso aqui uma vez por ano, é ok para mim. Aí você pode se organizar dessa maneira. É o que eu tenho feito.

Bom, eu acredito que o post tenha ficado bem completo mas, se você tiver alguma dúvida, por favor, poste nos comentários.

Acho que o mais importante a dizer aqui é que não se trata de uma estrutura que se copia, mas muito pessoal. O que faz a coisa toda funcionar não é ter as listas feitas, mas você entender para que cada uma delas serve e acessá-las no seu dia a dia ou sempre que precisar do que tem dentro delas.

Eu acho que de todas as configurações da VIDA, desde que comecei a usar o GTD, esta é a que realmente me atende melhor. Não tem absolutamente nenhum furo, apesar de sempre ter algo a melhorar, claro. Estou bastante confortável com meu sistema e mal pensando nele, o que é o melhor sinal de que funciona.

Eu gosto de deixar os nomes das listas e pastas bem didáticos porque isso me ajuda a entender e a explicar.

Thais Godinho
11/11/2015
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FLY Lady e GTD: Relação entre control journal e sistema
Meu setup de GTD hoje no Todoist – Dezembro 2016
Meu sistema GTD atual – Março 2017

 

  1. Cris Rezende 11/11/2015

    Oi Thais,
    Tudo bem? Estou com uma dúvida sobre organização que nunca li aqui no blog. Não sei se já falou sobre isso, mas tem a ver com esse post. Todos recebemos regularmente indicações de blogs que temos vontade de seguir, de sites interessantes, de profissionais que um dia podem ser úteis, de lojas interessantes. Mas na hora que a gente precisa, não se lembra o nome ou onde anotou. Você tem alguma dica para organizar essas informações? Como você faz?
    Obrigada!
    bjs,
    Cris Rezende

  2. Ana Carolina 12/11/2015

    Thaís, tenho uma dúvida! Na primeira categoria de ações no Todoist (a bolinha verde), sobre as próximas ações, você organizar elas por alguma sub-área específica? Ou pões todas juntas, sem diferença? Obrigada MESMO por esse post, me deu inúmeras idéias ótimas.

    • Thais Godinho respondeu Ana Carolina 12/11/2015

      Só os contextos. Faltou o print no post – vou editar. Obrigada!

  3. Michele 12/11/2015

    Entendo que é o seu trabalho testar novas ferramentas, mas considero totalmente fora GTD isso, David recomenda não mudar tanto de sistema, o sistema tem que ser confiável, fora que a cada mudança se perde algum dado. Focar na produtividade e não no sistema em si. É só um opinião, agradeço sua post.

    • Thais Godinho respondeu Michele 12/11/2015

      O objetivo desse tipo de post é mostrar como eu faço, apenas por curiosidade. Acredito que uma das coisas que eu mais fale aqui no blog é justamente que o foco do GTD é no método e a escolha da ferramenta é obsoleta. Veja mais aqui: http://vidaorganizada.com/gtd/serie-aprenda-gtd/aprenda-gtd-parte-9-a-organizacao-no-gtd/

      Sobre o que você disse sobre o David, não está correto. Ele inclusive diz que, ao trocar de ferramenta, você se obriga a processar tudo de novo, e isso faz você destralhar o sistema, repensar e esclarecer diversas coisas.

      Mas particularmente, não recomendo trocar tanto, porque não é produtivo. O legal é a gente escolher boas ferramentas e começar, depois promovendo mudanças quando achar necessário. Com qualquer ferramenta dá para usar o GTD, já que apenas gerenciamos listas. Eu mesma já estou usando essas mesmas ferramentas há anos – só o Todoist mudei há uns 6 meses.

      Obrigada por comentar.

  4. Alice 12/11/2015

    Adoro quando você publica esse tipo de post, Thais!! Sempre me faz refletir sobre o meu sistema também e me da vontade instantânea de fazer varias mudanças! rs

  5. Caroline Rocha 12/11/2015

    Bom dia Thais, que bacana, ficou extremamente esclarecedor, só que eu achei que tem um monte de coisas, parece meio confuso, as vezes, mas como cada pessoa é um mundo, acho que outra pessoa também se perderia no meu mundo. Enfim, vou testar já tentei usar algumas vezes o To Do, e não consegui, mas vou tentar mais uma vez.
    Forte abraço e boa semana.

    • Thais Godinho respondeu Caroline Rocha 12/11/2015

      Lembre-se que eu uso GTD há quase dez anos… para mim tudo é muito natural o processo, não importando a quantidade de coisas. O David até comenta isso – que algumas pessoas vêem o sistema dele e acham absurdo ter tanta coisa… ele fala que o importante é que tudo esteja sob controle. 🙂

  6. Camilla 12/11/2015

    Olá, Thais!

    Adoro quando faz posts desse tipo! É sempre muito bom ver como outras pessoas se organizam pois ajuda a refletir sobre nossa própria organização. E me deu vontade de acrescentar várias coisas ao meu sistema, rs, como as checklists.

    Uma pergunta, você conhece o Workflowy? Acho ele ótimo para criar listas e checklist. Prefiro inclusive aos mapas mentais.

    Beijo grande!

    • Thais Godinho respondeu Camilla 12/11/2015

      Conheço sim, mas nunca testei com profundidade!

      Obrigada!

  7. Renan 12/11/2015

    Olá Thais!

    Fantástico. Me ajudou muito a ter idéias para o Todoist, estou transferindo para lá todo meu “chão”. Só ficou uma dúvida. Eu utilizava um modelo baseado nas suas indicações do GTD no EVENOTE e lá existia as etiquetas de “duração da tarefa” (1 hora, 30 minutos, 15 minutos). Como isso poderia ser aplicado também no Todoist? Ou você não considera mais a duração da tarefa no momento do Processamento?

    Só pra constar as ferramentas que uso hj:
    – Todoist: Chão
    – Evernote: 10, 20, 30, 40 e 50.000 ft (Só utilizo mapas mentais para esboço de Projetos)
    – OneDrive: Arquivo de Referência Geral (isso pq minha esposa não utiliza Evernote e muitas – vezes precisa de algum documento ou buscar algo arquivado, caso contrário utilizaria também o Evernote para isso).
    – Gmail
    – Google Calendar para Agenda

    • Thais Godinho respondeu Renan 12/11/2015

      Ótima pergunta, Renan.

      Eu não estou mais inserindo o tempo ao processar uma tarefa porque percebi que isso era uma análise de execução. Dependendo do momento, eu posso levar mais ou menos tempo para uma ação. Também complica muito estimar o tempo para ações, porque nem sempre sabemos. Hoje eu coloco apenas contextos.

      Uma solução, no Todoist, caso você queira colocar, é inserir via etiquetas.

      Obrigada por compartilhar.

      PS – O One Note é muito bacana e visualmente super atrativo.

  8. Jane 12/11/2015

    Oi Thais!

    Amo quando você compartilha seu atual sistema, pois me inspira a fazer modificações imediatamente!

    Tenho uma pergunta, que pode parecer coisa de doido, ou de gente paranoica…rs… Mas como vc também tem uma lista sobre “o que fazer quando alguém morrer”, criei coragem de perguntar rs.

    Minha preocupação é ter um sistema que as pessoas entendam caso eu morra de repente. Que eles possam ter acesso as informações que precisarem e tal…Me preocupo com o meu trabalho, caso eu morra como saberão detalhes sobre o andamento das coisas? Tenho essa preocupação como responsabilidade, mesmo na minha ausência ou inconsciência sabe?

    Eu concentro tudo no evernote tbm..pessoal e profissional e só eu tenho a senha.

    Você tem alguma neura parecida?
    Obrigada e tudo de bom para você e para os seus!

    • Thais Godinho respondeu Jane 12/11/2015

      Jane, sua pergunta é super pertinente. Tenho sim. Tenho um checklist “Para quando alguém morrer”. Pesquisei tudo o que é necessário fazer, onde tem que ligar, inseri os telefones.

      Agora, caso EU morra… Sim. Tenho uma pasta com tudo, para o meu marido pegar. Mas também já conversei com ele sobre isso.

      Uma coisa que fiz recentemente foi ter meu prontuário médico em um planner de papel, justamente por causa das senhas.

      O tema é legal. Vale um post.

      • Dalva respondeu Thais Godinho 13/11/2015

        eu já falei pro meu marido tudo q ele precisa fazer quando eu morrer, em relação aos meus clientes. mas tive a ideia de escrever em algum lugar mas vou aguardar um post. Mta gente acha mórbido mas só quem já passou por situações assim sabe o qto ter tudo organizado ajuda mto na hora da dor. Não quero deixar problemas pra ninguém!

  9. Cris 12/11/2015

    Uauuuu Thais!!! Ainda não li o post, mas dei um passar de olhos…sabe aqueles posts que te dão borboletas no estomago…então!!! Vou deixar para lê-lo calmamente, no aconchego do meu lar, com um bloquinho de anotações do lado…pq eu tenho certeza que esses é mais um dos maravilhosos posts que vc faz com tanto carinho. Obrigada mesmo! Amo posts longos, com exemplos e figuras…tenho certeza que vou amar, mesmo antes de lê-lo <3

    • Thais Godinho respondeu Cris 12/11/2015

      Obrigada. <3 Eu levo bastante tempo para fazer um post assim, mas acho que vale a pena. Obrigada por reconhecer esse trabalho.

  10. Bia 12/11/2015

    Oi Thais!

    Espero que você esteja se sentindo melhor. Adoro seus posts mostrando sua estrutura, me ajuda em muitas dúvidas práticas.

    Pra variar estou repensando meu sistema por aqui, mas só pra simplificar e deixar o mais à mão possível mesmo.

    Uma coisa que eu percebi depois de acompanhar o webinar de planejamento de projetos (muito ótimo, obrigada!) foi que eu precisava simplificar a estrutura de alguns projetos. Organizo no evernote por cadernos, mas isso “sobrava” para alguns projetos que já estavam mais engatilhados nas próximas ações. Resolvi criando um caderno chamado “projetos menores” e colocando uma nota para cada projeto e pronto. Menores em tamanho e estrutura, não em importância, mas me ajudou a diminuir a trabalheira pra processar coisas que já tinham sido esclarecidas na minha cabeça =D

    Minha meta é ter a menor quantidade de ferramentas possíveis, mas às vezes não dá. Por exemplo, tenho dois calendários e três contas de email e não há nada que eu possa fazer a respeito. No escritório eu uso Mac e em casa Windows só pra ajudar ainda mais rs

    No meu caso eu preciso ter algum tipo de controle em papel – não necessariamente as listas de próximas ações, que daí é melhor controlar por contexto com as tags do evernote, mas principalmente o planejamento semanal, orçamento, calendário e listas de compras. Já tentei tirar tudo do papel mas pra mim não dá de jeito nenhum. Agora estou em busca do planner perfeito. Falta opção decente, mas eu não perco a fé

    Todoist não existe para Windows Phone então não existe para mim!

    Sim gente, existe quem usa celular da Microsoft. Eu uso porque não gosto do android, não quero escravizar criancinhas chinesas e também porque não quis pagar o salário de um pai de família para conseguir ter bons componentes de hardware. Uma escolha que afeta diretamente as ferramentas que tenho disponíveis, que são poucas para esse tipo de aparelho por desinteresse dos desenvolvedores, mas tendo o Evernote e emails pra mim já é meio caminho andado.

    Eu gosto de rabiscar coisas e tal mas nunca consegui me organizar visualmente com mapas mentais, costumo fazer aquelas listas em cascata mesmo. Tem algum livro bem introdutório sobre mindmaps pra indicar? Vou dar uma olhada no tema.

    Como sempre obrigada!

    beijo

    • Thais Godinho respondeu Bia 13/11/2015

      Sua solução parece ótima. Obrigada por compartilhar. Tem projetos que têm apenas próximas ações mesmo porque são muito simples.

      Eu também preciso lidar com várias contas e calendários. Você pode fazer essa junção (ver todos e alinhá-los) na revisão semanal.

      Eu também gosto de usar papel para algumas das coisas que você falou. Recomendo usar um Moleskine ou um daqueles planners com argolas tipo fichário. No Brasil a gente tem a Tilifax, da Tilibra. Dá para tirar e colocar páginas. Também tem o caderno Arc da Staples (uma papelaria, vende online).

      O Todoist em breve sai para o Windows Phone! Meu marido também tem esse celular e gosta muito.

      Sobre mapas mentais, recomendo o livro base: Mapas mentais – Tony Buzan.

      Obrigada pelo rico comentário!

    • Fabíola de Andrade Borges respondeu Bia 13/11/2015

      Oi!
      Também uso Windows Phone, porque acho o sistema maravilhoso (super fluido e por um preço acessível), além de integrar com o Windows do computador. Utilizo o OneNote + Outlook (para integrar e gerenciar as contas de email) + Poki (um cliente do Pocket, muito bom para ler os textos que envio pra lá).
      Para as ações, por enquanto uso o Wunderlist (já que funciona bem no pc e windows phone), mas assim que surgir o app oficial do Todoist pretendo testar e ver se migro para ele 🙂
      Enquanto ainda não tem, eles compraram o TaskCrunch como alternativa. Já testou?

    • Dalva respondeu Bia 13/11/2015

      Bia, pq vc não monta seu planner com as suas necessidades? A Thais indicou algumas marcas boas e o refil vc pode criar. Eu fiz isso usando um ARC.

    • Larissa respondeu Bia 16/11/2015

      Oi Bia!

      Sugestão: monta o seu planner no One Note e depois imprime. No programa tem como configurar o tamanho da folha e a impressão.Depois que você imprimir pode tanto usar os sistemas já citados quanto um fichário pequeno com divisórias.

      Boa semana

  11. Jane 12/11/2015

    Oi Thais!

    Obrigada pela resposta! Será um excelente post com certeza!
    Bjs

  12. Gabriel de Oliveira 12/11/2015

    Thais!

    Ótimo post como de costume.
    Estou migrando todo o chão para o todoist, realmente é mais lógico.
    Ficou uma dúvida. Se está trabalhando em tarefas de um projeto e lembrou de algo que tem que ser feito nele mesmo mas quer deixar pra lembrar outra hora mas na mesma semana, como você faz? Pois pelo que entendi, você copia do evernote e cola as próximas ações no todoist na revisão semanal.

    Abração.

  13. Isabela 12/11/2015

    Adoro esse tipo de post! É muito pessoal e esclarecedor!
    Um abraço!

  14. Eduardo 12/11/2015

    Olá Thais,

    Tento colocar minha cabeça no lugar para começar a utilizar o método, mas ainda não é hoje o dia. Então, gostaria de agradecer aos posts que você publica. Leio sempre. Sei como dá um trabalhão montar um post deste tamanho. Obrigado.

  15. Mariana 12/11/2015

    Oi Thais, excelente post, me esclareceu várias dúvidas. Na verdade estou começando e ainda tenho dificuldades para entender e dar andamento em projetos, meu nível é básico e acabei de decidir que vou trabalhar com o calendário do outlook + lista de tarefas para o dia a dia e o evernote para anotações, diário, referências, listas de livros, etc. Vamos ver se funciona rs. Hoje em dia fico evitando receber e classificar uma nova tarefa porque não consegui me organizar e as minhas listas acabavam ficando esquecidas, quando olho já fiz várias coisas delas sem passar ali. Enfim, neste momento estou: estudando para aprender mais sobre o evernote, simplificando o uso do outlook e planejando meu dia a dia mais realista para não me frustrar em não conseguir completá-lo. Conheci o GTD e o seu blog esse ano, em Maio e minha meta é pelo menos finalizar 2015 com uma base mais sólida para ter um ano de 2016 mais organizado e subir o nível. Parabéns pelo seu trabalho!! É admirável ver alguém fazer o ama, muito naturalmente bem feito! Beijos

    • Thais Godinho respondeu Mariana 13/11/2015

      Eu recomendo a série Aprenda GTD aqui no blog, que é justamente para quem está começando, e também acompanhar a série no Todoist que iniciou semana passada. Pode ajudar. 🙂

      Obrigada por comentar!

  16. Ana Barbalho 13/11/2015

    Thaís,

    Parabéns pelo post, ele está incrível, melhor que imaginei!

    Você é uma inspiração para os (des)organizados de plantão!!

    Estou sempre procurando melhorar.

    Obrigada!

  17. Vladimir C. Ambrosio 14/11/2015

    Thais, te acompanho a bastante tempo e teu blog ja esta no topo das minhas consultas (quase todo dia dou uma passadinha lá). Moro na regiao metropoplitana de Curitiba e tenho, como voce, me dedicado a testar ferramentas e métodos de gerenciamento. Como meu trabalho é de consultoria a micro e pequenas empresas busco conciliar o método e as ferramentas em minha vida profissional e mostrar aos pequenos empresários a importancia de organizar-se para, no fim, ter mais lucratividade em seus pequenos negócios. Meu foco de estudo hoje é: Buscar um conjunto de ferramentas que aliado ao método GTD possa ser aplicado rapidamente (com treinamento e acompanhamento) ao dia-a-dia das micros e pequenas empresas. Vou aproveitar-se deste teu post para incrementar meu “kit”.
    Uma coisa que achei que faltou foi um exemplo do mapa mental com a estrutura básica…
    Obrigado!

    • Thais Godinho respondeu Vladimir C. Ambrosio 21/11/2015

      É que não existe estrutura básica em mapa mental… cada um é diferente. 🙂

      Obrigada por comentar!

  18. Nay 14/11/2015

    Thais, estava esperando ansiosamente por este post, e, quando ele saiu, fiz questão de guardá-lo para o fim de semana, para ler com toda a calma e atenção.
    E como valeu, quantos insights maravilhosos!!!
    Amei a proposta dos mapas mentais para os planos superiores do nosso planejamento. Com certeza vou implementá-la!
    Adoraria ver um exemplo de mapa seu! 🙂
    Obrigada, mais uma vez, pelo incrível trabalho!

  19. Camille 15/11/2015

    Oi, Thais! Espero que esteja melhor! Então, você poderia falar um pouco sobre valores? É algo que venho refletindo há um tempo e queria saber como você os coloca no seu sistema. Seria pedir demais? Desde já obrigada 🙂

  20. Diego 20/11/2015

    Oi Thais,

    Tenho uma dúvida que até hoje não sei se você já esclareceu (realmente) em outro tópico ou que eu não li.
    Não entendo porque você migrou do toodledo (razões palpáveis, tirando o patrocínio) para o todoist, já usei os dois e me adaptei melhor ao toodledo (apesar de não utilizá-lo mais atualmente).
    Apesar de não utilizar as versões pagas dos dois(lembro que você utilizava) fiquei com essa dúvida.
    Ficarei grato se respondesse (se não já o fez) fazendo um quadro comparativo das necessidade e melhores soluções de cada um.

    P.S.: Atualmente estou usando uma ferramenta mais focada em lembrete de tarefas) baseado em gps, e que quando eu passo no lugar já pré-definido, e se eu tiver com tempo, posso realizá-la). Não é gtd à risca, mas me ajuda.

    • Thais Godinho respondeu Diego 21/11/2015

      Eu não tenho patrocínio do Todoist – fui convidada a virar embaixadora depois que comecei a usar a ferramenta.

      Na verdade eu sempre indicava o Todoist nos meus cursos, pois quando indicava o Toodledo, todo mundo achava muito complicado. Eu já vinha querendo migrar justamente para mostrar que eu mesma podia usar a ferramenta que indicava como simples e suficiente.

      Além disso, quando fiz as certificações da David Allen Company, quis simplificar meus sistema ao máximo e, no Toodledo, a visualização estava muito complicada e eu queria colocar tudo lá, o que estava me distraindo e atrapalhando.

      Ainda acho que é uma ferramenta excelente, mas foi um mix de coisas a mudança.

      Obrigada por comentar.

  21. […] eu comentei no post sobre como estou organizando meu GTD ultimamente (clique aqui para ver – novembro 2015), estou usando um hack para priorizar projetos com base na data de conclusão, que pode ser o prazo […]

  22. Suzana Pitol 26/11/2015

    Olá Thais Td bem? Amei seu post, é isso, essas dicas funcionam para mim algo como….não fique pensando no projeto x e tarefa diária, ou check list de trabalho…faça acontecer!Parabéns eu implementei o GTD no evernote a 1 semestre e me sinto muito mais confortável e segura em saber que meus projetos, proximas ações etão no mesmo local…, pois me peguei com uma dúvida: Tem hora que preciso desenhar uma espécie de Mapa mental…e você trouxe a Dica incrível aqui…não conhecia esse app, muito obrigada! Pq as vezes funciono assim para saber qual ação posso tomar baseado em visualização Macro! Só confesso estou com dificuldades para saber realizar Proxima ação…(baseando em tarefas de Projetos) com o que pipoca no dia a dia…dai tenho Caderno >> Nivel 1-Projetos >>abro e tenho a Lista descrita assim: Projetos Nivel 1 – Site e marketing , >>Projetos Nivel 1 – Campanhas mensal , isso tá certo? Porque notei q cada um tem “n” tarefas…fora do dia e do Proxima Ação…q entram do dia a dia tmb…please help me! Beijo e parabénsss!

  23. Suzana Pitol 26/11/2015

    ainda …no meu post quero continuar…pois esqueci de dizer, preciso sentir que conclui um projeto como se fosse algo visual…como uma barra de porcentagem que vai aumentando conforme faço tarefas desse Projeto…Geral e os Sub Projetos..poderiam implentar isso no Evernote o que acham? Assim quem trabalha com Evernote baseado em projetos…TI. Vendas…seria uma fucionalidade e tanto não seria?
    Bjs Suzana!

  24. Ulisses Godinho 28/11/2015

    Oi Thais!
    Tentei organizar meu email por pastas como no livro, mas depois que descobri como utilizar as estrelas para organizar achei a idéia incrível.
    Só funciona para Gmail mas já faz uns 2 anos que mudei meu sistema de organização e achei que funcionou melhor, pois fica tudo na tela principal, assim fica fácil a visualização.
    Segue link de onde copiei a idéia.
    http://klinger.io/post/71640845938/dont-drown-in-email-how-to-use-gmail-more

    Obrigado pelo post me ajudou muito.

  25. Vanessa 04/12/2015

    Oi Thais, eu ganhei uma conta premium no Evernote e foi bem na época que conheci o seu blog. Desde então tentei estruturar o Evernote com todas as suas dicas e tentando adaptar a minha rotina. Mas não consegui. Estou usando o OneNote que já usava para minhas anotações de aulas. Agora estou usando para meus projetos. Aliado ao Wunderlist + Calendário Google. Obrigada pelas dicas!

  26. Lameck Oliveira 23/12/2015

    Thaís, você usa o Todoist em conjunto com o Evernote?

    • Thais Godinho respondeu Lameck Oliveira 24/12/2015

      Como assim em conjunto?

      • Lameck respondeu Thais Godinho 06/02/2016

        Thaís, entendi o uso. A dúvida foi de um momento em que meu sistema estava com o Evernote para gerenciar o próximas ações. Mas já fiz a migração, e agora o próximas ações está no Todoist (muito mais prático). E os projetos estão no Evernote. Para os mapas mentais, estou usando o Mindmeister, mas tô testando o Free Mind, porque eu sempre deixo o arquivo .mm no Brainstorm da Nota Master do Projeto e pra acessar acaba sendo mais fácil. Sabe de alguma solução que o MindMeister tenha pra isso?

        • Thais Godinho respondeu Lameck 06/02/2016

          Você pode colocar o link para o Mind Meister OU salvar o arquivo como .mm e subir no Evernote.

  27. LEONARDO OROFINO 30/12/2015

    Olá Thais!
    Implementei o GTD no Evernote utilizando suas dicas valiosas e, como estou tendo dificuldade na execução, estou avaliando a migração de parte do GTD para o Todoist. Mas uma dúvida que persiste é: quando usar o Calendário e quando usar o Tickler. Uso o tickler no Evernote, segundo orientou, mas também o Google Agenda para alguns compromissos que não estão no Evernote, e está evidente que não é a melhor forma. No que o tickler se diferencia do calendário?
    Obrigado, Parabéns e um ano de 2016 de muito sucesso!!!

    • Thais Godinho respondeu LEONARDO OROFINO 30/12/2015

      O tickler na verdade é um sistema que pode ser operacionalizado de diversas maneiras, inclusive em um calendário. 🙂

  28. Gustavo Justo 04/01/2016

    Uso o mindmeister muito tempo, é ótimo.
    Aproveitei tua dica e reorganizei, “destralhei” e revisei.
    Ficou bem melhor.

  29. Maria Amélia Santos Miranda 08/06/2016

    Oi Thais, tudo bem?
    Estou relendo alguns de seus posts e como sempre fico agradecida por você disponibilizar tanta coisa legal pra gente. Uma coisa que me saltou aos olhos foi a pasta “Tickler do Paul até os 18 anos”. Sei que é extremamente pessoal e entendo você não querer dar detalhes. Minha dúvida é: seria algo como cartas para o filho ler no futuro? Desculpe se eu estiver sendo intrometida, é que já vi projetos semelhantes pela internet e é algo que eu colocaria nos meus projetos de algum dia/talvez quando eu tiver um filho. Você poderia fazer um post sobre isso se essa for a idéia. Só uma sugestão! 🙂 Obrigada!

    • Thais Godinho respondeu Maria Amélia Santos Miranda 09/06/2016

      Não, na verdade eu leio bastante coisa que servirá como referência apenas quando ele tiver certa idade, como por exemplo “livros para ler com 12 anos” e coisas do tipo, e não gostaria de perder esse material. 🙂

      • Maria Amélia Santos Miranda respondeu Thais Godinho 09/06/2016

        Muito legal a idéia! Adorei! Obrigada por responder. Beijos

  30. Daniel Almeida 13/09/2016

    “Na caixa de entrada do Evernote eu jogo apenas arquivos de referência que, no geral, não precisam ser processados a cada 24 horas e posso levar até uma semana para processar.”

    E os que precisam ser processados no decorrer da semana, onde os guarda até o momento do processamento?

    • Thais Godinho respondeu Daniel Almeida 14/09/2016

      Todas as minhas caixas de entrada são processadas diariamente ou em até 48 horas, caso eu esteja o dia todo em evento ou viagens.

      Eu uso diversas ferramentas de captura, mas todas são processadas. 🙂