ou

Frequentemente eu costumo escrever um post mostrando como estou aplicando o GTD porque mudo constantemente. Você pode conferir todos os posts já publicados sobre esse assunto na tag: Meu uso do GTD.

Faz parte do meu trabalho testar diversas formas de fazer o GTD funcionar e também é parte do caminho da maestria no GTD buscar sempre melhorias no seu sistema. Eu vivo procurando maneiras de simplificar cada vez mais o que faço, ou pelo menos sempre trazer sentido ao gerenciamento da minha vida. Quando algo não está funcionando muito bem, sei que é hora de mudar. Quando a mudança é significativa, eu escrevo este post no blog. 🙂

Desta vez o que motivou a mudança foi perceber que eu estava acessando muitos sistemas de uma só vez, sem um processo claro entre eles. Como minha cabeça já funciona em “modo GTD”, isso é ok, mas sempre acho que posso simplificar mais. Por isso, decidi, como regra geral, utilizar a seguinte indicação para as ferramentas:

  • Todoist, Google Calendar e e-mails: para acessar todos os dias, gerenciando meu workflow diário
  • Evernote: para acessar semanalmente, revisando projetos e checklists necessárias, ou sempre que preciso consultar algo no meu arquivo de referência, sem frequência definida – sob demanda
  • Mind Meister: para acessar com frequência maior (um mês, 3 meses, 6 meses, 1 ano), revisando os horizontes mais altos do GTD

Essa indicação foi baseada nos três níveis do aprendizado no GTD (1: Fundamental, 2: Projetos e prioridades e 3: Foco e direção). Você pode ler mais sobre isso no capítulo 15 do novo livro do GTD em português (“A arte de fazer acontecer”, Ed. Sextante).

O objetivo é precisar olhar menos ferramentas no meu dia a dia, para não me distrair com o que não precisa (não quero ficar olhando para projetos e objetivos sendo que tenho coisas no nível mais mundano de todos para focar antes). Isso também direcionou a organização de cada um desses sistemas, que vou mostrar a seguir.

Calendário

O Google Calendar continua seguindo o meu hack de duas cores (mostrado aqui). Em vez de duas cores, uso duas agendas com cores diferentes (Agenda – Thais e Tickler). O motivo para usar duas agendas é apenas porque meu marido acessa a minha agenda principal e não quero confundí-lo com um monte de informações que ele não precisa ver. Se não fosse por isso, usaria apenas uma agenda (o que inclusive recomendo). A regra que eu sigo para o que entra em uma ou em outra está explicada no post linkado acima.

E-mails

Tenho várias contas de e-mails por ter trabalhos diferentes e já me conformei com isso. Para facilitar, aplico o mesmo padrão de pastas em todas as contas, a saber:

  • Inbox – Onde ficam todos os e-mails novos e ainda não processados
  • @ Action – E-mails que podem ser resolvidos dentro do próprio e-mail (e levam mais de 2 minutos); trabalho diariamente nessa pastinha
  • @ Action Support – E-mails que demandam alguma ação que leve mais de 2 minutos mas que eu prefiro gerenciar nas minhas listas de ações – ou porque penso serem mais importantes, ou porque preciso nomear adequadamente a ação (e o e-mail não deixa isso claro) ou porque fazem parte de um projeto
  • @ Waiting for – E-mails que estou aguardando resposta e não precisam de acompanhamento adicional além de aguardar a resposta no próprio e-mail ou cobrar as respostas uma vez por semana (ex: envio de convites ou respostas rápidas)
  • @ Waiting for support – Mesmo raciocínio da pasta @ Action support, mas para e-mails que estão aguardando resposta
  • Reference – Todos os e-mails que não demandam qualquer tipo de ação mas eu acho melhor guardar para referência futura

Esse padrão não é invenção minha, mas recomendação da David Allen Company.

Workflow diário

No Todoist entram próximas ações, que reviso diariamente de acordo com seus contextos, checklists importantes para verificar no dia a dia, assuntos a tratar (agendas) em reuniões ou com pessoas específicas, ações que estão aguardando resposta ou situações diversas e listas de compras que posso resolver no meu dia a dia, como mercado, farmácia, papelaria etc.

Tirei um print de cada categoria para ficar mais claro:

Captura de tela 2015-10-26 10.30.19

Estou organizando os contextos como se fossem listas, em vez de etiquetas, porque acho a visualização melhor e o manuseio mais simples. Também pode ser aplicado por quem tem a versão gratuita do programa, pois não depende de etiquetas (disponíveis apenas na versão paga). Como embaixadora da ferramenta, acho importante democratizar o seu uso.

Captura de tela 2015-10-26 10.31.43

Também simplifiquei meus contextos ao máximo para simplificar o meu dia a dia. Geralmente se um contexto tem mais de 40 ou 50 ações, eu já busco destrinchar mais.

Captura de tela 2015-10-26 10.33.23

Captura de tela 2015-10-26 10.33.32

As checklists não são listas de próximas ações – elas são listas de referência, para você verificar (por isso o nome – check – list) procedimentos, padrões, tarefas diversas que precisam ser feitas e, a partir dessa verificação, definir próximas ações ou não. Muitas vezes, uma checklist serve apenas para você ler e ficar esperta(o). Outras deixam de existir quando determinadas ações se tornam hábitos. O David fala mais sobre elas no livro novo e também existe um livro chamado “Checklist” (Atul Gawande) que é apenas sobre esse assunto.

Eu tenho checklists também em outros lugares mas, no Todoist, mantenho apenas aquelas que uso no dia a dia – esse é o objetivo. Isso também me ajuda a verificar sempre o que tem ali. Antes eu deixava todas no Evernote e não lembrava de verificar sempre. Sabendo que as checklists do dia a dia estão no Todoist, isso me força a verificar sempre o que tem por lá.

Por exemplo, as checklists com tarefas diárias e semanais eu vejo sempre, mas a checklist com coisas para fazer quando eu quiser me sentir criativa eu acesso apenas se estiver nessa situação.

Eu não “ticko” essas tarefas das checklists – elas estão ali apenas para verificação, ao contrário das próximas ações.

Captura de tela 2015-10-26 10.34.24

Aqui eu tenho duas listas: uma para acompanhar ações que estão aguardando resposta de terceiros e outra para listar ações que preciso fazer mas dependem de situações diversas (exemplo: preciso agendar uma reunião com Fulano, mas só depois que eu voltar de viagem). Eu poderia inserir esse lembrete no meu calendário (o GTD recomenda as duas formas), mas para mim funciona melhor assim nesse momento.

Captura de tela 2015-10-26 10.35.03

Sem muito segredo, apenas listo assuntos a tratar em reuniões periódicas ou com pessoas específicas (nível pessoal e profissional). Isso facilita quando estou em determinada reunião ou conversando com aquela pessoa, presencialmente ou via telefone.

Captura de tela 2015-10-26 10.35.30

Aqui listo apenas as compras que posso fazer no meu dia a dia, como mercado, farmácia, cosméticos, artigos para casa, papelaria e livros. Tenho outras listas de compras que ficam no Evernote e acesso apenas regularmente (por exemplo: coisas para comprar quando for para os Estados Unidos – não preciso ver isso no meu dia a dia porque não faz parte da minha rotina diária ir para o outro país – ao mercado, sim).

Evernote

Vou postar um print dos meus cadernos atuais no Evernote para ficar mais fácil de explicar coisa por coisa:

Captura de tela 2015-10-28 17.40.52

A minha pasta “Ler / Revisar” virtual fica no Evernote porque coleto muitos textos via Evernote Web Clipper, um aplicativo de captura do próprio Evernote (clique aqui para conhecer e baixar a extensão para o seu navegador). Esse caderno costuma ficar offline no meu tablet e celular e o acesso sempre que estou em alguma fila ou situação de espera do tipo. Apesar de guardar muitos textos, dou bastante vasão à ela. São textos interessantes que acho pela web e quero ler com calma, mas não no momento que o salvei.

O caderno @ Posts em rascunho foi criado apenas porque muitas vezes estou offline (por exemplo: viajando de avião) e quero escrever algum texto, post para o blog, trecho para algum livro, e prefiro ter isso no Evernote que salvar no Word e em outro lugar, por exemplo. É apenas um caderno de ação – por isso o uso do @ na nomenclatura. Gerencio semanalmente o que estiver ali porque jogo do rascunho para o WordPress, por exemplo, para já criar os posts no blog para aquela semana.

Tenha essa pilha @ Verificar semanalmente onde estão a caixa de entrada do Evernote (um caderno chamado . Inbox), Agendas e conversas arquivadas e Checklists.

Captura de tela 2015-10-28 17.42.08

Na caixa de entrada do Evernote eu jogo apenas arquivos de referência que, no geral, não precisam ser processados a cada 24 horas e posso levar até uma semana para processar.

No caderno de Agendas e conversas arquivadas eu mantenho um histórico de todas as reuniões e assuntos tratados ao longo da semana. Tenho um índice (uma nota com link para outras notas) para cada pessoa ou reunião e, assim, mantenho um histórico do que foi conversado nessas situações. Aprendi isso com o Daniel e acho o máximo ter esse registro. Acredito que sirva bem para médicos e vendedores que trabalham com histórico de clientes, mas para qualquer pessoa no geral também.

Em Checklists eu mantenho checklists diversas que eu verifico na minha revisão semanal, para identificar próximas ações possíveis. Além desse caderno, também tenho a tag “Checklists”, onde ficam as checklists de referência, que não precisam ser acessadas semanalmente, mas em situações esporádicas, tais como:

  • Compras para fazer nos Estados Unidos
  • O que fazer se alguém da família falecer
  • Da próxima vez em Curitiba…
  • O que levar em uma viagem internacional
    E por aí vai.

Na pilha Arquivo de referência geral, não tem muito segredo: arquivo tudo aquilo que não demanda nenhum tipo de ação, mas acho valioso guardar. Dentro dessa pilha tenho os seguintes cadernos: Arquivos correntes (para contas, prontuário médico e tudo aquilo que não é “arquivo morto”), Arquivos permanentes (tudo o que não mexo mais, está apenas como referência mesmo), Clipping de matérias legais (para reportagens arquivadas ou digitalizadas), Diário (onde registro fatos legais do meu dia a dia, escrevo, faço diários de viagens etc), Índices (estou montando essa ação do mesmo jeito que faço o registro das agendas, mas com assuntos – ainda em construção) e um caderno chamado Todoist Archive, que arquiva todas as ações concluídas no Todoist (via receita do site IF).

Captura de tela 2015-10-28 17.43.04

Evernote – Projetos

Logo abaixo vêm as pilhas de projetos, que organizo como faz sentido para mim em cada momento. Atualmente, organizo pelas áreas de foco que me chamam mais a atenção, não todas as áreas (percebam a diferença). Saúde, Casa e Família e Finanças são áreas que estou focando bastante no momento, então elas não ficam dentro da pilha Pessoais, por exemplo, que tem projetos em áreas como Espiritualidade, Hobbies etc.

PS – Até a publicação deste post, eu resolvi voltar a ter apenas uma pilha de cadernos com projetos, mas resolvi deixar a explicação acima porque acho que a indicação pode ser válida para algumas pessoas.

Tenho um caderno por projeto e estou fazendo algo diferente na nomenclatura de cada um deles, que é alocar o ano ou o ano-mês que vou ou pretendo concluir o projeto em si. Assim: 2015-10 – Concluir projeto X.

Isso me dá uma direção e, quando quero visualizar todos os projetos que preciso terminar este mês, por exemplo, vou na busca de cadernos do Evernote e digito 2015-10. Aí aparecem todos os projetos para terminar em outubro de 2015. Se eu digitar apenas 2015, aparecem todos os projetos para terminar ainda este ano. O mesmo vale para os projetos com prazo em 2016. Isso tem sido um hack bem legal que tenho usado muito para ter foco na minha revisão semanal. Eu reviso todos os projetos, claro, mas isso me ajuda a ver se não tenho coisas demais para um mesmo mês ou se algo demanda mais atenção que outro nesse momento.

Captura de tela 2015-10-28 17.44.09

Dentro de cada caderno, estou fazendo exatamente como expliquei no post: Como estou organizando meus projetos no GTD atualmente.

Eu gosto de gerenciar os projetos por cadernos porque o manuseio das notas é mais fácil que por tags, mas fica muito a critério de cada um. O conceito é o mesmo, sinceramente.

Por fim, tenho um caderno com Projetos delegados, que confiro semanalmente para ver se algo precisa da minha atenção, além de uma pilha com projetos e ideias para algum dia / talvez, que também reviso semanalmente. Aliás, tirando o caderno de leitura e os de referência geral, tudo o que está no Evernote é porque precisa ser revisado semanalmente.

Captura de tela 2015-10-28 17.45.47

Busco sempre simplificar essa lista e ela vive mudando. No momento, está assim. A “Lista de incubação” é nova e tem a ver com o coaching de GTD que estou fazendo com o pessoal da David Allen Company. Fiz um teste de personalidade para ver que sistemas e técnicas funcionam para mim e essa lista de incubação é importante para ideias que eu realmente preciso maturar antes de decidir onde vão.

Não preciso tirar print das etiquetas, que uso basicamente para o arquivo de referência geral, por assunto, em ordem alfabética, sem outra classificação. Então está mais ou menos assim:

Captura de tela 2015-10-28 17.46.50

Mind Meister

Eu cheguei a usar o aplicativo Free Mind durante um tempo porque ele gera mapas mentais com a extensão “universal” para mapas .mm, mas voltei a usar o Mind Meister porque gosto mais dos seus recursos. Mind Meister é um aplicativo na nuvem para criação e gerenciamento de mapas mentais e eu o estou usando para mapas mentais de referência e gerenciamento dos níveis mais altos do GTD.

Acho que esta parte do post é a mais legal para mim porque traz muitas coisas diferentes que eu já gerenciava em outros lugares mas nunca tinha mostrado aqui. Todas elas são fruto dos últimos cursos que fiz em Amsterdam e meus estudos recentes do GTD.

Captura de tela 2015-10-28 17.47.49

Eu organizo as pastas com dois critérios do GTD: horizontes e frequência de revisão.

A primeira pasta é H2 – Para revisar mensalmente e tem:

Captura de tela 2015-10-28 17.48.41

Seguem as outras pastas:

Captura de tela 2015-10-28 17.49.32

Captura de tela 2015-10-28 17.50.31

Captura de tela 2015-10-28 17.51.03

Tudo isso está em eterna construção. Novos mapas entram, alguns mapas saem, renomeio, mas acredito que dê para captar a ideia.

Muito do que a DAC ensina é: o que é necessário para tirar isso da sua cabeça? E sua resposta pode ser: se eu revisar isso aqui uma vez por ano, é ok para mim. Aí você pode se organizar dessa maneira. É o que eu tenho feito.

Bom, eu acredito que o post tenha ficado bem completo mas, se você tiver alguma dúvida, por favor, poste nos comentários.

Acho que o mais importante a dizer aqui é que não se trata de uma estrutura que se copia, mas muito pessoal. O que faz a coisa toda funcionar não é ter as listas feitas, mas você entender para que cada uma delas serve e acessá-las no seu dia a dia ou sempre que precisar do que tem dentro delas.

Eu acho que de todas as configurações da VIDA, desde que comecei a usar o GTD, esta é a que realmente me atende melhor. Não tem absolutamente nenhum furo, apesar de sempre ter algo a melhorar, claro. Estou bastante confortável com meu sistema e mal pensando nele, o que é o melhor sinal de que funciona.

Eu gosto de deixar os nomes das listas e pastas bem didáticos porque isso me ajuda a entender e a explicar.

Thais Godinho
11/11/2015
61
Algo que tem me ajudado MUITO a trabalhar nos meus projetos atualmente
Como usar GTD™
Aprenda GTD: Introdução