ou
Ser organizado nada mais é do que colocar as coisas certas nos lugares certos.
No post de hoje, vamos falar sobre o terceiro passo do método GTD, que é o organizar. Muitos usuários iniciantes do método confundem o esclarecer (passo 2) com o organizar (passo 3), e eles são muito interligados mesmo. Porém, totalmente diferentes.

O passo 2 é quando esclarecemos o que aquilo que coletamos significa – se demanda ação ou não. Somente após essa definição é que vamos organizar as informações que restaram.

GTD não é só sobre organização

“Eu me concentrei em alcançar resultados específicos ao tirar as coisas da minha cabeça e fazê-las acontecerem de forma fácil em vez de me concentrar em ‘me organizar’.” – David Allen
Muitas pessoas costumam dizer que o GTD é um método de organização (e, dentro do que eu considero organização, ligado à coerência da vida, ele é sim), mas na verdade é um método de produtividade, cuja organização é um dos passos. Tanto que o David, meio já cansado de esclarecer isso, escreveu um texto em seu segundo livro (“Ready for anything”, não publicado em português – Capt. 41 – Too controled is out of control), em que ele fala sobre os fãs da organização (“organization groupies”), que são justamente aquelas pessoas tão preocupadas em organizar o sistema que acabam não executando nada.

Um erro comum que as pessoas cometem é organizar sem antes ter esclarecido as informações. Vejo muitos usuários dizendo que algo é um projeto sem mesmo ter processado aquela informação. Ou então, que considera as disciplinas da faculdade um projeto cada uma, ou que a leitura de um livro não é um projeto nunca. Como saber? Cada item deve ser processado individualmente e não devemos “achar” que algo é isso ou aquilo sem antes termos esclarecido, processado.

E aí a consequência disso é que as listas de próximas ações das pessoas na verdade são apenas listas de coisas incompletas que elas não conseguem executar porque, toda vez que abrem a lista, precisam repensar o que precisa ser feito. O negócio não foi esclarecido antes de entrar lá. O organizar não deve nunca vir antes do esclarecer, senão você corre o risco de prejudicar toda a sua execução.

Também é importante dizer que a organização não é algo que você faz de uma vez (ex: implementar o sistema) e nunca mais mexe. No! A organização é algo vivo e, sempre que você identificar possíveis melhorias, é legal fazê-las. Não se preocupe em criar o sistema perfeito, porque, para começar, ele não existe! Segundo, porque ele ainda vai mudar muito, e isso é normal. Faz parte da construção e da adaptação dele à sua vida.

As 4 listas primárias do GTD

Se você pegar o fluxograma do GTD, verá que existem seis alternativas para todos os itens que você coleta:

workflow-map-pessoal

Se não demanda ação: lixo, incubar ou referência.

Se demanda ação: fazer na hora, delegar ou adiar para fazer depois.

Todos os itens do fluxograma, a qualquer momento, podem desencadear projetos. Acaba sendo um raciocínio que nos ajuda quando a gente define a próxima ação. Se ela se encerra em si mesma, é apenas uma ação. Se faz parte de algo maior, se o resultado desejado é maior que aquela única ação, pode se tratar de um projeto.

Por isso o GTD apresenta quatro listas primárias para lidar com essas ações. São elas:

  • Projetos
  • Próximas ações
  • Aguardando resposta
  • Calendário

Nós ainda vamos ter (falaremos em outros posts):

  • Uma lista de Algum dia / Talvez para o que for incubado
  • Material de referência
  • Arquivos de suporte

Essas categorias precisam ser mantidas separadas, fisicamente, visualmente e psicologicamente, para promover claridade.  Se você negligenciar essa categorização, vai se perder.

Organizando as categorias

“Quando eu me refiro a ‘lista’, tenha em mente que eu me refiro a nada mais que um grupo de itens com características similares.” – David Allen
Aí o David diz que tudo o que a gente precisa para organizar essas categorias são listas e pastas.

Listas para:

  • Algum dia / talvez
  • Aguardando resposta
  • Próximas ações
  • Calendário
  • Projetos

Pastas para:

  • Material de referência
  • Arquivos de suporte
  • Arquivos ligados a datas (tickler)

Vejam como, com essa definição, fica fácil aplicar essa estrutura a absolutamente qualquer ferramenta ou material que você quiser, seja usando papéis ou meios eletrônicos.

 

Questões a se considerar ao escolher ferramentas

  • O que seria mais fácil para que você use hoje? Quais as ferramentas que você utiliza na empresa em que trabalha (ex: Outlook) ou está mais familiarizada(o) em sua vida pessoal? (ex: Gmail)
  • Onde está o seu e-mail? Não que isso seja necessário, mas uma conta de e-mail em uma ferramenta específica pode ajudar a escolher a ferramenta para inserir todo o resto.
  • Você gosta mais de usar papel ou dispositivos eletrônicos?
  • Se você gosta de usar mais papel, você se sente confortável carregando uma agenda pesada ou um fichário todos os dias com você?
  • Se você gosta mais de usar dispositivos eletrônicos, como é a sua conexão com a Internet?
  • Segurança é uma questão importante? Você compartilha informações? Seu computador pode ser acessado por outras pessoas? Seu dispositivo é de uso corporativo?
  • Você tem um processo estabelecido de backup de informações? Suas ferramentas sincronizam com outras?
  • Você está disposto a pagar para usar alguma ferramenta?

Por que o David Allen não indica ferramentas?

Você deve ter notado que nada no livro do GTD (“A arte de fazer acontecer”) faz referência a Outlook, Omni Focus, Todoist, Google Calendar, filofax e outras ferramentas. Isso porque o GTD é um método totalmente desvinculado de qualquer uma delas, que pode ser adaptado para a vida de cada um. Ferramentas vem e vão, mas o método de fazer as coisas acontecerem não. Entenda quais são as diferentes categorias, e você saberá aplicar em qualquer ferramenta. Isso é o necessário de saber.

Você não precisa ter uma única ferramenta para tudo, assim como não precisa ter uma ferramenta para cada coisa. Realmente, depende de você, do seu gosto, das suas necessidades. O que importa é saber o que cada categoria significa e como acessá-las nos momentos certos.

Uma vez que você entenda o método GTD, todo esse drama de escolha das ferramentas vai se tornar insignificante. A única coisa que eu recomendo é: se você está aprendendo GTD, não queira começar a implementá-lo em uma ferramenta que você não conhece, senão você vai se confundir tanto com o aprendizado do método quanto da ferramenta em si.

Algumas considerações sobre o processo de organização no GTD antes de encerrar:

  • Quando você consegue se organizar e ter seu dia a dia sob controle, você fica livre para ser mais criativo(a). Muitas pessoas pensam que estruturar e organizar as faz perder tempo, mas geralmente quem diz isso são pessoas pouco produtivas ou desorganizadas. Quem tem um sistema que consegue acessar facilmente e usa para tomar boas decisões de execução sabe qual a importância de se ter algo assim. Quando você experimentar a sensação de não ter absolutamente nada te preocupando e você puder simplesmente fazer o que precisa ser feito, você entenderá o poder do GTD.
  • Uma coisa é você ter suas informações organizadas, outra coisa é tê-las organizadas em função de seus objetivos e propósito. É o que você vai alcançar com o uso do GTD ao longo do tempo.
  • Seu sistema precisa ser melhor que a sua mente para você desencanar de guardar as coisas na cabeça. Se o sistema estiver complicado ou chato, você vai deixá-lo de lado. Por isso, no GTD é muito importante você usar para organizar algo que seja fácil e dedutivo para você – que seja um caderno. Tentar usar uma ferramenta X só porque todo mundo usa não ajudará em nada, a não ser que você goste da ferramenta também. O outro ponto é que, quando você começa a coletar tudo e a inserir essas informações no seu sistema (seja qual for), você fica mais tranquilo(a) porque sabe onde encontrar as informações quando precisar delas – e sua mente estará livre.
  • Se houver inconsistência, nem o melhor sistema do mundo funcionará. Isso significa que o GTD não faz milagres e que você precisa fazer a sua parte – coletando, esclarecendo, organizando, refletindo e engajando. Se você inserir hoje todas as informações no seu sistema e só olhá-lo novamente daqui a um mês, qual a efetividade disso?
  • Você sabe que seu sistema está funcionando bem quando você não pensa sobre ele. É profunda essa!
  • Sua execução será facilitada por um sistema que funcione direito. Se você quer fazer ginástica, precisa colocar uma roupa apropriada. O que você precisa fazer para tirar algo da sua cabeça? Como fazer com que seu trabalho seja executado da mesma forma que, ao colocar uma roupa de ginástica, isso e estimula a ir fazer uma atividade física? Ou então, o que te faz lembrar que precisa levar algo para o trabalho só porque deixou essa coisa junto com a sua carteira, na entrada de casa? Esses pequenos “gatilhos cerebrais” funcionam. O que estamos buscando aqui é transformar seu sistema nessa mesma espécie de gatilho, que você usa naturalmente e te ajuda a executar porque você confia no que está ali.
  • O problema não é ter muita coisa para fazer – o problema é ter um monte de coisas para fazer mas não ter ideia de quais são, vivendo à deriva, sob demanda. Você pode ter muita coisa para fazer mas, a partir do momento que tem controle sobre elas, pode tomar boas decisões. Se você tiver essas informações organizadas, fica fácil de comparar uma com a outra e identificar prioridades. Um sistema organizado ajuda nisso.
  • Se você não tem um sistema com as suas informações organizadas, você ficará preocupado(a) com elas o tempo todo, e a sua mente não estará livre para criar, pensar, resolver problemas, trabalhar.
  • Veja todas as ferramentas que você tem e não está usando e pense em uma maneira de eliminá-las. Nesse momento, especialmente se você estiver começando a se organizar no GTD, menos é mais. Escolha uma boa ferramenta para cada categoria (ou uma para várias categorias, a seu critério) e foque nelas até o GTD começar a fluir. Você pode até trocar de ferramenta ou inserir outras depois, se isso não for complicar o seu processo. Por hora, simplifique. Aliás, mesmo para usuários avançados essa é uma excelente prática. Simplifique sempre que puder. E o legal é que, com a prática do GTD, você vai simplificando mais mesmo, porque já “entrou no ritmo”.
  • Organize sob demanda. Crie listas à medida que processar seu material e identificar a necessidade.
  • A complexidade do seu sistema é inversamente proporcional ao horizonte de foco que você está gerenciando. No nível Ground, que é o seu dia a dia, é natural tudo ser mais detalhado e você ter que revisar diariamente, ter mais controle, justamente porque ele é o nível mais baixo e onde a maioria das pessoas “perde o jogo”. À medida que você vai subindo os horizontes, a complexidade vai diminuindo. É por isso que as pessoas têm entre 150 a 200 próximas ações e cerca de 2 ou 3 objetivos, por exemplo.

Você é a única pessoa jogando o jogo da sua vida. Já assumiu o controle?

Dúvidas, já sabem: postem nos comentários. 🙂

Thais Godinho
05/10/2015
Veja mais sobre:
Série: Aprenda GTD
38
Lidando com e-mails
Como fazer: planejamento de projetos no GTD
Resumo do método GTD em 11 minutos

 

  1. Cassia 05/10/2015

    Excelente e cada vez melhor, mas não estou conseguindo achar a parte 8 da série…

  2. Hugo Cravo 05/10/2015

    Excelente post, Thaís!

    “Também é importante dizer que a organização não é algo que você faz de uma vez (ex: implementar o sistema) e nunca mais mexe. No! A organização é algo vivo e, sempre que você identificar possíveis melhorias, é legal fazê-las. Não se preocupe em criar o sistema perfeito, porque, para começar, ele não existe! Segundo, porque ele ainda vai mudar muito, e isso é normal. Faz parte da construção e da adaptação dele à sua vida”.

    Esse parágrafo é um verdadeiro ensinamento sobre como viver: que é verbo de constante mudança, adaptação, dissociado do que é perfeito.

    Gostaria de compartilhar algo: recentemente adquiri um tablet cuja tela tem boa precisão para o uso de uma stylus. Isso supriu minha carência de papel. Sentia falta não do papel, mas da ação de escrever.

    Agora uso no máximo duas caixas de entrada: o aplicativo de notas do tablet (para usra com a stylus) e o wunderlist. Tem sido ótimo! Ainda não consegui utilizar apenas uma caixa porque, quando quero registrar algo mais rapidamente, prefiro escrever com a stylus que digitar a tarefa para salvar no wunderlist.

    Já que você compartilha tanta coisa boa, gostaria de deixar um sugestão aqui também! O livro “Mastery”, do Robert Greene, traz coisas interessantes sobre como encontrar nosso propósito e alcançá-lo! =)

    • Thais Godinho respondeu Hugo Cravo 09/10/2015

      Muito legal, Hugo, obrigada por comentar.
      Esse livro parece ótimo – já anotei aqui.

  3. João di'Caetano 05/10/2015

    Bom eu acompanho seu blog a um bom tempinho, consegui organizar algumas coisas, mudar outras mas sempre acabo me perdendo. Acho que nunca vi nenhum homem se manifestar por aqui e também nunca me manifestei, mas eu queria sua ajuda pra poder organizar minha vida. Ela tá uma zona e eu não sei nem por onde começo. Só consigo ver o tempo passando e ver cada dia menos objetivos se realizando e cada vez mais me sentindo um fracasso.

    • Thais Godinho respondeu João di'Caetano 05/10/2015

      João, não se cobre tanto. A vida é uma construção diária.

      Obrigada por confiar em mim para pedir ajuda assim.

      Eu recomendo que você acesse a seção “Comece a se organizar” ali em cima e vá lendo e implementando aos poucos o que ler ali.

      Não existe jeito certo de começar – o certo é começar.

      Boa sorte.

      • João di'Caetano respondeu Thais Godinho 05/10/2015

        Obrigado Thais , vou tentar começar e me ajeitar.
        Qualquer coisa eu vou te gritar rsrs

        Um abraço e parabéns pelo seu trabalho e dedicação 🙂

        • Nayara respondeu João di'Caetano 05/10/2015

          Há muitos comentários de homens neste blog. Aliás, um dia a Thais contou uma que me surpreendeu – que o público masculino é numericamente mais expressivo no Vida Organizada. E está aí o porquê: tema como este, que envolve “jogar o grande jogo da vida”, é para todos nós, não importa a idade, sexo, profissão e outras variáveis.

          E boa sorte no seu jogo! Estar por aqui já é um grande sinal de que está disposto a vencer!

  4. Karol 05/10/2015

    Boa noite, sempre acompanho o blog e está me ajudando nessa mudança de estilo de vida. Não encontrei a parte 8 do APRENDA GTD, poderia me ajudar e postar link.

  5. Robênia Lopes 05/10/2015

    Caramba! Muito bom, Thais! Tá cada vez melhor essa série! Estou bastante empolgada pra por em prática o GTD. Você traz muita informação boa, de qualidade! Parabéns por seu trabalho no blog!

  6. Nayara 06/10/2015

    Mais um post abalador das estruturas. Ler GTD de você nunca é chover no molhado.

    Obrigada!!!!

  7. Regiane 06/10/2015

    Thais, inspirada pelos seus posts, um dos meus projetos para 2016 é implementar o GTD. Estou lendo a série Aprenda GTD e vou comprar o livro novo do David Allen assim que sair. Parabéns pelo trabalho e pela dedicação! Acho que o blog está retomando o ritmo e ficando mais animado! Beijos

  8. Simone Menezes 06/10/2015

    GTD não é só sobre organização, GTD com a Thais é amor, gente!

    Obrigada, Thais!
    Estou implementando de acordo com os seus esclarecimentos e a cada post do “Aprenda GTD” tudo fica mais simples e muito mais claro.
    Tenho acompanhado o grupo GTD Brasil no Facebook e muitas vezes você responde dúvidas importantes aos membros do grupo, às vezes são detalhes, e essas resposta também têm me ajudado muito. Um dos meus projetos é fazer um curso com você ano que vem, vamos ver se vai ser aqui no Rio ou em São Paulo.

    Parabéns pelo trabalho impecável! <3

    Obrigada! Beijos!

  9. Érica B. 06/10/2015

    Que post completo! Eu mal tive tempo de ter uma dúvida, já vinha a resposta em seguida. Ainda não tomei coragem de implantar o GTD, mas estou colhendo informações sobre, pois quero parar de repetir “nossa, tenho tanta coisa pra fazer”. Acho isso tão chato de ouvir, e eu mesma repito várias vezes. Hoje baixei o Todoist, vamos ver se funciona para mim. Estou lendo toda a série sobre GTD. Eu estava lendo pelos e-mails, mas o visual aqui no blog está 10. Vale a pena vir aqui para ler. Parabéns pelo trabalho, muito inspirador e bem feito.

  10. Elisângela 12/10/2015

    A minha maior dificuldade é a continuidade, como sempre confiei na memória, não me “apego” tanto na agenda, nas tarefas, e isso tem atrapalhado a implementação do GTD. Nunca perdi um compromisso ou esqueci uma tarefa, então não tem sido fácil deixar a mente vazia e ter as anotações certinhas e ficar olhando, ainda confio muito na minha memória, ao invés de olhar eu executo.

  11. Hernane 23/10/2015

    Obrigado Thais por fazer esse guia de como usar o GTD.
    Não sei como eu consegui viver todos esses anos com minha vida tão desorganizada e agora a somente uma semana usando o GTD tudo ja parece querer entrar nos eixos.
    Obrigado novamente.
    Agora estou aguardando a parte 10…
    T.:F.:A.:

  12. Indiara 22/11/2015

    Oi Thais,
    Fiz seu curso em Curitiba, li seu livro, estou lendo o do GTD em inglês (estou adorando), mas ainda estou no começo da implementação do GTD. Até comprei um smartphone e baixei o Evernote e o Todoist, que não conhecia e ainda não aprendi a usar. Pretendia usá-las na implementação. Mas agora com sua dica de não implementar numa ferramenta que não conhece, fiquei na dúvida. Será que é melhor implementar no papel e depois ir aprendendo a usar as ferramentas com suas séries e ir mudando pras ferramentas? Outra ideia é começar tudo no papel e depois continuar no papel com as coisas do trabalho, e mudar para Evernote e Todoist somente as coisas pessoais, de vida, será que funcionaria dessa forma? Obrigada!!!

  13. […] Aprenda GTD – Parte 9: A organização no GTD […]

  14. ADRIANO BG 18/06/2016

    Nos seus projetos em andamento, você faz sequenciamento de próximas ações para o projeto andar caso seja necessário? E subprojetos? Se sim, como faz?

    Eu estou usando o Wunderlist, mas nem sei se o problema é com a ferramenta. Acho que estou ficando perdido é no GTD mesmo:

    – Há ações dentro de um projeto que precisam ser executadas em sequência para que este seja realizado, então preciso que estas apareçam em sequência dentro do meu sistema, assim como há ações que identifiquei como subprojetos, onde as aninho e, caso necessário, as coloco em ordem sequencial também. Isso está previsto no GTD?

    Está rolando um stress pra organizar os projetos dessa forma, apesar de, imagino eu, estar aplicando o método de planejamento natural.

    • Thais Godinho respondeu ADRIANO BG 19/06/2016

      Oi Adriano, tudo bem?

      Um projeto no GTD deve ter essencialmente, pelo menos, duas coisas definidas: seu resultado desejado e pelo menos uma próxima ação. Pode ter mais de uma, obviamente.

      Dentro disso, existe todo o planejamento do projeto, que preenche o “gap” entre o resultado e a próxima ação. E isso pode ser um mundo de coisas. Para isso existe o Modelo de Planejamento Natural.

      Dentro do MPN, existe a parte da Organização do projeto, onde você pode listar as fases, ações futuras, se existem sub-projetos etc.

      Acredito que seja essa a resposta da sua pergunta mas, se não for, me fale, que esclarecemos mais.

      Obrigada por comentar!

      • ADRIANO BG respondeu Thais Godinho 20/06/2016

        Eu assisti o seu webinar sobre MPN, mas não me lembro de você ter falado sobre como aparecem tarefas sequenciais no sistema – por sinal, vou assistir mais vezes, pois tem muita informação preciosa ali que não devo peguei bem rs.

        Por exemplo: digamos que fazer um bolo seja um projeto. Muitas tarefas para fazer o bolo precisam ser sequenciais. Eu explicito a sequência de tarefas que precisam ser feitas?

        • Thais Godinho respondeu ADRIANO BG 26/06/2016

          Entraria na parte da Organização do projeto. 🙂

  15. Karla da Silva Rocha 17/01/2017

    Olá! Eu me chamo Karla. Eu sou uma pessoa conhecida por ser desastrada, desorganizada, distraída, desleixada, desajeitada… Ano passado comecei a aplicar o minimalismo na vida e destralhar. Desde de dezembro estou com a meta de organizar, espaços físicos dá casa, estudos, vida financeira, rotina de cuidados com a casa, etc. Então, ainda estou no processo, me desfazendo de coisas e criando espaços para guardar e armazenar o que realmente preciso. Como foram 29 anos de pura desordem, não é um processo simples e agora estou acompanhando seus vídeos e posts sobre GTD. Antes do GTD eu usava Google agenda (depois que comecei no processo dá organização) e Evernote. Antes de investir em organizacao usava o keep do Google para fazer listas e deleta-las conforme usava. Agora, conheço o todoist e tenho um caderninho minúsculo com uma caneta para quando a bateria acaba ou o celular não está perto onde capturo ideias. Enfim, estou com excesso de ferramentas e tentando fazer tudo ao mesmo tempo, me organizar e entender para por em prática o GTD. Sei que o GTD é um processo que quando aplicado me levará a organização, mas nesse meio tempo o que eu faço para não piorar com tanta ferramenta. Atualmente, estou arquivando coisas no Evernote. Tenho listas de tarefas com prazos e capturas no todoist. Organização da semana e lembretes no Google agenda. Capturas menores no caderninho. E listas para checklists ou listas de compras no keep. Como eu simplifico? Obrigada desde já.

    • Thais Godinho respondeu Karla da Silva Rocha 30/01/2017

      Na verdade não importa tanto quantas ferramentas você usa, desde que esteja claro para você o que você revisa quando, qual a função de qual etc. É normal usar várias ferramentas. Querer colocar tudo em uma, nessa caso, pode mais engessar que facilitar.

  16. Thiago 24/03/2017

    Oi Thaís,

    Tudo bem?
    Eu vinha suas postagens sobre o metódo GTD por aquele roteiro dos post do seu blog , mas no momento não está aparecendo.
    Sabe me dizer onde localizo? Ou foi retirado?

    Parabéns pelo blog!

    • Thais Godinho respondeu Thiago 24/03/2017

      De modo geral, se você buscar GTD na busca aparecem todas. Ficou mais fácil assim porque alguns links internos estão dando erro. Obrigada.

  17. Pedro 17/08/2017

    Bom dia, Thais. Fiquei com uma dúvida porque neste exato momento eu estou aqui lendo seu texto, mas estou um pouco preocupado porque tenho que ir tomar banho para ir trabalhar logo, logo… como fazer com essas pequenas coisas? Não acho que vale a pena colocar na sua lista de próximas ações ou no calendário uma coisa tão simples como um “banho”; “ir para o trabalho”. Qual a sua sugestão?

    Obrigado!

    • Thais Godinho respondeu Pedro 17/08/2017

      Capturar na sua caixa de entrada e processar mais tarde. 😉

  18. Paulo 01/09/2017

    Thais, bom dia, bom começo de setembro haha… Uma perguntinha: você aplica o GTD em tudo na sua vida? Por exemplo, imagine que você tenha uma pasta no seu computador de filmes, séries e vídeos diversos baixados. Como você organizaria? Usaria o GTD pra isso? Obrigado.

    • Thais Godinho respondeu Paulo 05/09/2017

      Claro! Só que cada item é uma coisa. Eu processo individualmente. Tem vídeo que quero assistir, outro é só referência etc.

      • Paulo respondeu Thais Godinho 06/09/2017

        Daí você cria esse esquema de pastas no seu PC (Próximas ações, Referência), ou coloca isso por escrito no seu sistema já pronto (Evernote, exemplo) e só anota onde o vídeo está?

        • Thais Godinho respondeu Paulo 07/09/2017

          Arquivo de referência é algo amplo e que engloba diversas ferramentas, inclusive as pastas do computador.