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Ser organizado nada mais é do que colocar as coisas certas nos lugares certos.
No post de hoje, vamos falar sobre o terceiro passo do método GTD, que é o organizar. Muitos usuários iniciantes do método confundem o esclarecer (passo 2) com o organizar (passo 3), e eles são muito interligados mesmo. Porém, totalmente diferentes.

O passo 2 é quando esclarecemos o que aquilo que coletamos significa – se demanda ação ou não. Somente após essa definição é que vamos organizar as informações que restaram.

GTD não é só sobre organização

“Eu me concentrei em alcançar resultados específicos ao tirar as coisas da minha cabeça e fazê-las acontecerem de forma fácil em vez de me concentrar em ‘me organizar’.” – David Allen
Muitas pessoas costumam dizer que o GTD é um método de organização (e, dentro do que eu considero organização, ligado à coerência da vida, ele é sim), mas na verdade é um método de produtividade, cuja organização é um dos passos. Tanto que o David, meio já cansado de esclarecer isso, escreveu um texto em seu segundo livro (“Ready for anything”, não publicado em português – Capt. 41 – Too controled is out of control), em que ele fala sobre os fãs da organização (“organization groupies”), que são justamente aquelas pessoas tão preocupadas em organizar o sistema que acabam não executando nada.

Um erro comum que as pessoas cometem é organizar sem antes ter esclarecido as informações. Vejo muitos usuários dizendo que algo é um projeto sem mesmo ter processado aquela informação. Ou então, que considera as disciplinas da faculdade um projeto cada uma, ou que a leitura de um livro não é um projeto nunca. Como saber? Cada item deve ser processado individualmente e não devemos “achar” que algo é isso ou aquilo sem antes termos esclarecido, processado.

E aí a consequência disso é que as listas de próximas ações das pessoas na verdade são apenas listas de coisas incompletas que elas não conseguem executar porque, toda vez que abrem a lista, precisam repensar o que precisa ser feito. O negócio não foi esclarecido antes de entrar lá. O organizar não deve nunca vir antes do esclarecer, senão você corre o risco de prejudicar toda a sua execução.

Também é importante dizer que a organização não é algo que você faz de uma vez (ex: implementar o sistema) e nunca mais mexe. No! A organização é algo vivo e, sempre que você identificar possíveis melhorias, é legal fazê-las. Não se preocupe em criar o sistema perfeito, porque, para começar, ele não existe! Segundo, porque ele ainda vai mudar muito, e isso é normal. Faz parte da construção e da adaptação dele à sua vida.

As 4 listas primárias do GTD

Se você pegar o fluxograma do GTD, verá que existem seis alternativas para todos os itens que você coleta:

workflow-map-pessoal

Se não demanda ação: lixo, incubar ou referência.

Se demanda ação: fazer na hora, delegar ou adiar para fazer depois.

Todos os itens do fluxograma, a qualquer momento, podem desencadear projetos. Acaba sendo um raciocínio que nos ajuda quando a gente define a próxima ação. Se ela se encerra em si mesma, é apenas uma ação. Se faz parte de algo maior, se o resultado desejado é maior que aquela única ação, pode se tratar de um projeto.

Por isso o GTD apresenta quatro listas primárias para lidar com essas ações. São elas:

  • Projetos
  • Próximas ações
  • Aguardando resposta
  • Calendário

Nós ainda vamos ter (falaremos em outros posts):

  • Uma lista de Algum dia / Talvez para o que for incubado
  • Material de referência
  • Arquivos de suporte

Essas categorias precisam ser mantidas separadas, fisicamente, visualmente e psicologicamente, para promover claridade.  Se você negligenciar essa categorização, vai se perder.

Organizando as categorias

“Quando eu me refiro a ‘lista’, tenha em mente que eu me refiro a nada mais que um grupo de itens com características similares.” – David Allen
Aí o David diz que tudo o que a gente precisa para organizar essas categorias são listas e pastas.

Listas para:

  • Algum dia / talvez
  • Aguardando resposta
  • Próximas ações
  • Calendário
  • Projetos

Pastas para:

  • Material de referência
  • Arquivos de suporte
  • Arquivos ligados a datas (tickler)

Vejam como, com essa definição, fica fácil aplicar essa estrutura a absolutamente qualquer ferramenta ou material que você quiser, seja usando papéis ou meios eletrônicos.

 

Questões a se considerar ao escolher ferramentas

  • O que seria mais fácil para que você use hoje? Quais as ferramentas que você utiliza na empresa em que trabalha (ex: Outlook) ou está mais familiarizada(o) em sua vida pessoal? (ex: Gmail)
  • Onde está o seu e-mail? Não que isso seja necessário, mas uma conta de e-mail em uma ferramenta específica pode ajudar a escolher a ferramenta para inserir todo o resto.
  • Você gosta mais de usar papel ou dispositivos eletrônicos?
  • Se você gosta de usar mais papel, você se sente confortável carregando uma agenda pesada ou um fichário todos os dias com você?
  • Se você gosta mais de usar dispositivos eletrônicos, como é a sua conexão com a Internet?
  • Segurança é uma questão importante? Você compartilha informações? Seu computador pode ser acessado por outras pessoas? Seu dispositivo é de uso corporativo?
  • Você tem um processo estabelecido de backup de informações? Suas ferramentas sincronizam com outras?
  • Você está disposto a pagar para usar alguma ferramenta?

Por que o David Allen não indica ferramentas?

Você deve ter notado que nada no livro do GTD (“A arte de fazer acontecer”) faz referência a Outlook, Omni Focus, Todoist, Google Calendar, filofax e outras ferramentas. Isso porque o GTD é um método totalmente desvinculado de qualquer uma delas, que pode ser adaptado para a vida de cada um. Ferramentas vem e vão, mas o método de fazer as coisas acontecerem não. Entenda quais são as diferentes categorias, e você saberá aplicar em qualquer ferramenta. Isso é o necessário de saber.

Você não precisa ter uma única ferramenta para tudo, assim como não precisa ter uma ferramenta para cada coisa. Realmente, depende de você, do seu gosto, das suas necessidades. O que importa é saber o que cada categoria significa e como acessá-las nos momentos certos.

Uma vez que você entenda o método GTD, todo esse drama de escolha das ferramentas vai se tornar insignificante. A única coisa que eu recomendo é: se você está aprendendo GTD, não queira começar a implementá-lo em uma ferramenta que você não conhece, senão você vai se confundir tanto com o aprendizado do método quanto da ferramenta em si.

Algumas considerações sobre o processo de organização no GTD antes de encerrar:

  • Quando você consegue se organizar e ter seu dia a dia sob controle, você fica livre para ser mais criativo(a). Muitas pessoas pensam que estruturar e organizar as faz perder tempo, mas geralmente quem diz isso são pessoas pouco produtivas ou desorganizadas. Quem tem um sistema que consegue acessar facilmente e usa para tomar boas decisões de execução sabe qual a importância de se ter algo assim. Quando você experimentar a sensação de não ter absolutamente nada te preocupando e você puder simplesmente fazer o que precisa ser feito, você entenderá o poder do GTD.
  • Uma coisa é você ter suas informações organizadas, outra coisa é tê-las organizadas em função de seus objetivos e propósito. É o que você vai alcançar com o uso do GTD ao longo do tempo.
  • Seu sistema precisa ser melhor que a sua mente para você desencanar de guardar as coisas na cabeça. Se o sistema estiver complicado ou chato, você vai deixá-lo de lado. Por isso, no GTD é muito importante você usar para organizar algo que seja fácil e dedutivo para você – que seja um caderno. Tentar usar uma ferramenta X só porque todo mundo usa não ajudará em nada, a não ser que você goste da ferramenta também. O outro ponto é que, quando você começa a coletar tudo e a inserir essas informações no seu sistema (seja qual for), você fica mais tranquilo(a) porque sabe onde encontrar as informações quando precisar delas – e sua mente estará livre.
  • Se houver inconsistência, nem o melhor sistema do mundo funcionará. Isso significa que o GTD não faz milagres e que você precisa fazer a sua parte – coletando, esclarecendo, organizando, refletindo e engajando. Se você inserir hoje todas as informações no seu sistema e só olhá-lo novamente daqui a um mês, qual a efetividade disso?
  • Você sabe que seu sistema está funcionando bem quando você não pensa sobre ele. É profunda essa!
  • Sua execução será facilitada por um sistema que funcione direito. Se você quer fazer ginástica, precisa colocar uma roupa apropriada. O que você precisa fazer para tirar algo da sua cabeça? Como fazer com que seu trabalho seja executado da mesma forma que, ao colocar uma roupa de ginástica, isso e estimula a ir fazer uma atividade física? Ou então, o que te faz lembrar que precisa levar algo para o trabalho só porque deixou essa coisa junto com a sua carteira, na entrada de casa? Esses pequenos “gatilhos cerebrais” funcionam. O que estamos buscando aqui é transformar seu sistema nessa mesma espécie de gatilho, que você usa naturalmente e te ajuda a executar porque você confia no que está ali.
  • O problema não é ter muita coisa para fazer – o problema é ter um monte de coisas para fazer mas não ter ideia de quais são, vivendo à deriva, sob demanda. Você pode ter muita coisa para fazer mas, a partir do momento que tem controle sobre elas, pode tomar boas decisões. Se você tiver essas informações organizadas, fica fácil de comparar uma com a outra e identificar prioridades. Um sistema organizado ajuda nisso.
  • Se você não tem um sistema com as suas informações organizadas, você ficará preocupado(a) com elas o tempo todo, e a sua mente não estará livre para criar, pensar, resolver problemas, trabalhar.
  • Veja todas as ferramentas que você tem e não está usando e pense em uma maneira de eliminá-las. Nesse momento, especialmente se você estiver começando a se organizar no GTD, menos é mais. Escolha uma boa ferramenta para cada categoria (ou uma para várias categorias, a seu critério) e foque nelas até o GTD começar a fluir. Você pode até trocar de ferramenta ou inserir outras depois, se isso não for complicar o seu processo. Por hora, simplifique. Aliás, mesmo para usuários avançados essa é uma excelente prática. Simplifique sempre que puder. E o legal é que, com a prática do GTD, você vai simplificando mais mesmo, porque já “entrou no ritmo”.
  • Organize sob demanda. Crie listas à medida que processar seu material e identificar a necessidade.
  • A complexidade do seu sistema é inversamente proporcional ao horizonte de foco que você está gerenciando. No nível Ground, que é o seu dia a dia, é natural tudo ser mais detalhado e você ter que revisar diariamente, ter mais controle, justamente porque ele é o nível mais baixo e onde a maioria das pessoas “perde o jogo”. À medida que você vai subindo os horizontes, a complexidade vai diminuindo. É por isso que as pessoas têm entre 150 a 200 próximas ações e cerca de 2 ou 3 objetivos, por exemplo.

Você é a única pessoa jogando o jogo da sua vida. Já assumiu o controle?

Dúvidas, já sabem: postem nos comentários. 🙂

Thais Godinho
05/10/2015
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