ou

O leitor Gabriel enviou uma dúvida por comentário e achei que a resposta geraria um bom post, pois traz muitos conceitos interessantes. Vamos lá!

Olá, Thais. Boa tarde.

Estou saindo do nível ground para o nível de projetos. Entretanto, tenho uma dificuldade: preciso quebrar o projeto em tarefas que caibam nas listas de “Next Actions” ou “Someday”?

Pegando o meu exemplo prático: tenho o objetivo de tocar um instrumento musical (bateria… :D). Criei um projeto de 6 meses para ir acompanhando a minha evolução, mas entendo que é uma coisa que “não tem fim”. Ou seja, a cada 6 meses, terei de ter um projeto para esse objetivo. A operacionalização que adotei foi reservar uns horários na minha semana para praticar um pouco. Você acha que assim funcionará ou poderei me perder com o tempo?

Obrigado!

Gabriel, é muito interessante a sua pergunta porque o que justamente diferencia um projeto (Horizonte 1) de uma área de foco (Horizonte 2) é que as áreas de foco não têm fim. O projeto tem sempre um fim e você sabe que chegou nele quando define o resultado desejado e o alcança.

No seu caso, você quer aprender a tocar bateria. Hobbies, música, bateria são áreas de foco. Nós cuidamos das áreas de foco através de projetos e próximas ações. Você pode sim ter um projeto relacionado que queira concluir em seis meses, mas precisa definir um resultado desejado.

Pense: O que quero com relação a “bateria” daqui a 6 meses? Você pode ter algumas ideias, como “tocar a música ‘The Rhythm Method’ do Rush”. Isso é um resultado desejado, que vira o seu projeto. Com base nele, você pode definir próximas ações. “Baixar a versão X da música para ir ouvindo” ou “Procurar na Internet escolas de músicas no meu bairro”.

Um projeto deve ser revisado semanalmente. Existem algumas coisas que caracterizam um projeto no GTD:

  • Múltiplos passos para ser concluído
  • Pode ser concluído em até 12 meses, em média (alguns coachs da DAC costumam levar até 18 meses, mas o David fala 12)
  • Tem que revisar semanalmente
  • Tem fim, com base em um resultado desejado
  • Tem pelo menos uma próxima ação definida

Você também pode perceber que não tem nenhum projeto, mas apenas próximas ações relacionadas à sua área de foco.

O que caracteriza uma próxima ação é que ela é a próxima ação física a ser realizada que não depende de nada, a não ser que você esteja no contexto apropriado (e é por isso que o David separa as listas de próximas ações por contextos).

Eu não sei há quanto tempo você já toca bateria, se é iniciante ou se já toca regularmente, para poder te ajudar mais do que isso. Mas o GTD tem uma gama de ideias para ajudá-lo a organizar o que você quer fazer, de próximas ações, passando por projetos, áreas de foco, objetivos. Claro que tudo isso é apenas semântica e o que importa é que você faça o que tem que ser feito. No entanto, essas definições ajudam bastante na hora de executar com mais significado.

Espero ter ajudado.

Thais Godinho
30/08/2015
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  1. Monica Banderas 30/08/2015

    Thais, eu só peço a Deus que você continue a ser essa pessoa generosa que você é. Que você tenha muita saúde, ideias e motivos para continuar. Você não tem noção do tanto que os seus textos me ajudaram a caminhar. Estou lendo o seu livro pela 6ª vez e sempre encontro uma novidade. Você é a diva da organização!
    Obrigada,
    Mônica Banderas

  2. Tatiane Francetto 31/08/2015

    Nossa, eu também tinha exatamente essa dúvida!
    Nunca havia entendido completamente a diferença entre área de foco e projetos, isso me ajudou muito
    Obrigada, Thais 😀

  3. Simone Menezes 31/08/2015

    Gente, eu quero emoldurar esse post e colocar na parede! Obrigada Thais, você consegue descrever os processos com uma clareza incrível!
    Estou implementando o GTD com a ajuda da série Aprenda GTD e estou amando, claro, não tem como não amar, mas só agora percebi que já estou no horizonte 1, e não no ground como eu pensava.
    Não sei se já está na hora de “verticalizar”, mas posso dizer que estou gostando muito do resultado.
    Como fã do Rush, mãe de baterista e apaixonada por GTD, só tenho a te agradecer sempre Thais! <3

  4. Fénelon Sampaio 31/08/2015

    Post perfeito! Ajudou bastante por aqui.

  5. CamilaP 04/09/2015

    Thais, finalmente estou implementando o GTD vertical. Não está fácil, mas ok. Bora lá!
    Estou destrinchando meus objetivos em projetos e me deparei com um que não sei como tratar.
    Objetivo: ser uma consumidora consiente e gastar menos
    Projeto: conseguir ficar sem comprar roupas, sapatos e acessórios até 31 de dezembro.
    Esse projeto está linkado a um objetivo (ok!), ele tem um prazo (ok!), ele tem um resultado esperado (conseguir ou não! ou menos reduzir as compras), mas ele não tem próximas ações 🙁
    Entendeu a minha dúvida? Ou eu ainda não entendi o que são projetos no GTD? Ou esse é mesmo um projeto que não tem próximas ações e, por mais que seja esquisito, pode ser assim tbm?
    Já vi muitas dúvidas vão surgir nesse meu processo de implementação do GTD.
    Bjo

    • Thais Godinho respondeu CamilaP 10/09/2015

      Camila, não sei se isso é bem um objetivo. Quando você pode considerá-lo concluído? Está mais para área de foco!

      O projeto parece ok, mas é necessário definir uma próxima ação.

      Se você não consegue, acredito que o foco esteja na sua área de foco mesmo e em revisá-la ocasionalmente para garantir que esteja ok.

  6. Tiago 08/09/2015

    Oi, Thais! Antes de tudo, parabéns pelo seu trabalho e generosidade de compartilhar seus conhecimentos em GTD. Esse tópico é realmente um divisor de águas. Tenho uma dúvida: trabalho para 3 organizações e costumava dividir minhas áreas de responsabilidade profissional por organização. Porém, para cada uma delas coordeno determinadas iniciativas que “não tem fim”. Ex.: dentro de uma organização coordeno grupos de trabalho, eventos bimestrais, participo de comitês permanentes com vários projetos relacionados, etc. Até então, tratava cada uma dessas iniciativas como projetos, mas notei que os projetos na verdade são desmembramentos dessas iniciativas. Pelo reflexão que você apresentou, tenho pensado em criar áreas de responsabilidade para cada uma das iniciativas “sem fim”. O que me preocupa é que, se agir dessa forma, terei muitas áreas de responsabilidade, mais de 50. Vc vê algum problema nisso? Muito obrigado.

    • Thais Godinho respondeu Tiago 08/09/2015

      Tiago, não vejo problema algum. O horizonte 2 (áreas de foco) é uma lista de verificação onde você analisa e busca equilíbrio, vê se tem algum projeto que precisa ser engatilhado dali etc. São standards que você quer garantir sempre.

      Muitas pessoas criam mind maps para áreas de foco. Eu também gosto de fazer assim, justamente porque elas não têm fim e são zilhões. Se deixar, a gente desmembra enormemente cada área de foco. Ela serve como ferramenta de análise mesmo.

      Qual seu papel (ou papéis) dentro da sua organização? Qual a descrição do seu cargo? O que você faz?
      De cada um desses papéis, você pode desmembrar essas atividades que deve “cuidar”.

      Logo ao fazer isso, certamente você já identificará datas, tarefas, projetos e outras ideias que gostaria de lembrar com relação a cada uma delas. Isso é um sinal que você está começando a usar bem seu GTD. 🙂

      Espero ter ajudado.

  7. Carol 09/09/2015

    Putz! Explodiu minha mente esse post!
    Esses projetos “sem fim” sempre me incomodaram.
    Ao ler tb sua resposta ao Tiago percebi que deveria transformar muita coisa em áreas de foco. O exemplo dele me ajudou nas dúvidas relacionadas ao trabalho, mas só para ter certeza de que entendi… se participo /gerencio alguns blogs cada um deveria ser uma área de foco, né? E não ter uma área “Blogs” com projetos de cada um já que não teriam fim nunca. Procede?
    Obrigada por tudo!

  8. Lourdes 09/09/2015

    Que legal! Também tinha a mesma dúvida, mas não tinha conseguido nem elaborar a pergunta. Adorei! Ajudou a simplificar alguns projetos como “ler um livro” em que eu dividia os capítulos para leitura como projeto e não como tarefa. Adorei! Obrigada Thais, obrigada Gabriel!

  9. Cristiane 14/09/2015

    Oi Thais, então, acho que minha dúvida está nessa categoria, não sei se é a mesma solução. Na verdade, são mais atividades recorrentes. Por exemplo, a manutenção do carro. Tenho que trocar óleo, fazer revisão, calibrar, trocar pneus, etc. Como eu coloco essas tarefas (que eu chamo de avulsas) já que um projeto tem que ter fim, o que não é o caso delas?

    • Thais Godinho respondeu Cristiane 15/09/2015

      Você tem que processar cada um desses itens individualmente e cada item pode ter tanto prazos, quanto próximas ações, quanto ser um projeto etc. Depende! ;D

  10. Ismael Vidal 24/11/2016

    Parabens pelo post. Me ajudou muito com relação às áreas de foco.

    o que seria coachs da DAC ???

    • Thais Godinho respondeu Ismael Vidal 06/12/2016

      David Allen Company