ou

Esta foi uma questão levantada em um webinar de perguntas e respostas feito em 2012 com o David Allen e, como ouvi recentemente, quis compartilhar a visão dele com vocês.

Alguns temas postados aqui podem parecer GTD avançado, mas na verdade são apenas reflexões sobre o nosso workflow e qualquer pessoa, mesmo que não use o GTD, pode se beneficiar delas.

Uma dúvida comum entre os usuários de GTD é se as ações com prazo devem entrar no calendário ou na lista de ações por contexto. A resposta do David foi a seguinte:

“Quando eu faço minha revisão semanal ou vejo meu calendário, eu não quero ficar pensando no que está ali. Eu quero ver que o que está no meu calendário é o que eu tenho que fazer naquele dia, e não ter que ficar confuso repensando naquilo.

Se você coloca na sua lista de próximas ações uma ação que você precisa fazer e pode fazê-la apenas em um dia específico, sempre que você olhar para ela em sua lista (e não puder executá-la), isso gera um processo mental de “repensamento” que te confunde. Se você só pode executar essa ação em um determinado dia, faz mais sentido que ela esteja em seu calendário.

Agora, é claro que você pode ter uma próxima ação com prazo que pode ser executada antes. Nesse caso, faz sentido inserir a ação em uma lista de próximas ações por contexto (com o prazo atrelado a ela), porque você pode visualizar e executar antes.

Outra alternativa é inserir os prazos sempre no calendário e, a cada revisão semanal, estabelecer próximas ações de acordo com os prazos que estão ali. Mas, para isso, sua revisão semanal precisa ser uma constante e você precisa confiar no seu sistema.”

Eu achei essa questão pertinente porque muitas vezes me vi nessa situação de não querer inserir ações no calendário, mas penso que às vezes pode ser necessário para tirar as coisas da cabeça. Da mesma maneira, é chato ficar olhando para ações na minha lista por contexto que eu não posso resolver agora.

O que vocês acham? Como vocês manuseiam ações com prazos específicos?

Thais Godinho
27/08/2015
53
Uma tarefa por dia
Checklist para mudanças
Conte às pessoas

 

  1. As atividades com um dia específico eu tenho colocado no calendário, mesmo. Agora, essa questão de atividades com prazos que podem ser realizadas antes de tal dia vinha me trazendo dúvidas. Até cogitei comentar perguntando para você heheh
    Na faculdade, os professores passaram as listas com os textos a serem lidos no semestre e o dia para cada um. Resolvi seguir a forma como você demonstrou na postagem sobre seu sistema de GTD atual – colocar os prazos da as leituras no calendário. Mas, realmente, é necessária uma boa revisão semanal para estar sempre adicionando a leitura de tais textos nas listas de próximas ações. Acabei me perdendo por não ter revisado muito bem, atrasado alguns textos por ter começado a ler no dia e não ter conseguido terminar e etc.
    Uso o Wunderlist para tais listas e é possível colocar prazo em cada item, então provavelmente nesse caso teria sido melhor, pois estaria mais na minha cara.
    O legal é ir testando para descobrir o que é mais válido pra gente, né? 🙂
    A postagem veio em um ótimo momento!

    • De repente pode valer a pena inserir as deadlines das leituras no calendário e, semanalmente, se programar para ler com as próximas ações.

    • Camila respondeu Fabíola de Andrade Borges 28/08/2015

      Fabíola, o wunderlist sincroniza com o Sunrise (que prega os dados da agenda Google) e mostra as due dates das tarefas do wunderlist no calendário. Acho isso sensacional e ajuda muito.

    • ADRIANO respondeu Fabíola de Andrade Borges 02/06/2016

      No Wunderlist tem como colocar o prazo final e uma data de lembrete. Quando a data do lembrete chega, sei que precisarei priorizar essa tarefa, então coloco na minha lista de Próximas Ações – que no caso do Wunderlist, uso as Estrelas, conseguindo ver todas as Próximas Ações que preciso fazer separadas por Lista.

      É bom ver que tem mais gente usando o Wunderlist. Meu único problema com ele é ter de criar uma Lista nova para cada Projeto e não poder deixá-las invisíveis após concluídas, mas a limpeza da interface, facilidade e rapidez de adicionar novas tarefas e sua flexibilidade para organizar meu sistema da forma que acho melhor o deixa imbatível.

      • Thais Godinho respondeu ADRIANO 02/06/2016

        Tem duas coisas que eu não gosto no Wunderlist: a interface (e isso é super pessoal) e o não poder aplicar tags nas ações. De resto é uma ótima ferramenta. Teve problemas com perda de dados no passado, mas parece que hoje está bem estável.

        • ADRIANO respondeu Thais Godinho 02/06/2016

          Quantos às tags, pode-se usar hashtags, que são clicáveis, fazendo uma busca e retornando as tarefas com a respectiva tag.

          Então, por exemplo, pode-se ter Contextos como #@telefone ou #@supermercado escritos no começo da tarefa – ou em qualquer outro lugar, mas uso assim pra melhor organização. Daí faço uma Lista na raiz chamada CONTEXTOS (logo abaixo da Lista Inteligente Semana) onde há tarefas nomeadas com apenas a hashtag que estou usando para pesquisa rápida. É o substituto que achei para uma lista de tags, tal como há no Todoist, e tem funcionado muito bem, sem contar que acho mais rápido, pois, ao invés de procurar uma lista de tags para relacionar à tarefa, já escrevo a tag nesta.

          Há uma outra Lista logo abaixo chamada TAGS, que funciona da mesma forma que a lista CONTEXTOS, mas com outras tags que achei interessante usar, tal como #estudos e #esportes.

          • Thais Godinho respondeu ADRIANO 03/06/2016

            Bom comentário. Obrigada por compartilhar.

  2. Rodrigo Damacena 27/08/2015

    Atualmente uso sim data e hora em tarefas, essas quais estão pra mim entre tarefas e compromissos.
    Como assim?
    Exemplo: Toda terça-feira tenho que cadastrar as fotos de umas obras no site da empresa que trabalho, um encarregado tira as fotos na segunda e me entrega a tarde, eu tenho que na terça cadastra-las mas não tem um horário específico, tem que ser na terça, preferencialmente pela manhã.
    Então crio uma tarefa com recorrência para esse dia da semana com hora e alarme para as 11:00 horas, com isso se eu não tiver cadastro ainda sou lembrado e tento executar ainda pela manhã, não sei se segue o conceito GTD mais funciona.

    Eu não acho que é um compromisso, acho que é uma tarefa para um dia específico, então não cadastro na agenda porque pode acontecer até de ter algo mais urgente na terça-feira e eu executar primeiro e essa tarefa ficar para de tarde, sem problemas, é aceitável.

    Concordam ou nada?

    • Thais Godinho respondeu Rodrigo Damacena 27/08/2015

      Se seu prazo é terça, isso deve estar no seu calendário. Se você pode enviar ATÉ 11h, basta colocar um lembrete em cima dos horários, pois você pode fazer antes das 11h.

  3. Ana 27/08/2015

    Tem dois meses que estou usando o GTD e esse é um problema que me apareceu logo no início. Trabalho muito com prazos e se não me programo, acabo atrasando todo o meu processo. Já tinha lido a respeito e resolvi implementar anotar o prazo final na agenda e as próximas ações por contexto. Tem dado muito certo. Sempre coloco lembretes também, o que me ajuda muito. Sempre coloco em destaque o prazo final na nota, no Evernote.

  4. Paula Ayumi 27/08/2015

    Oi Thais, achei super legal a questão. Acompanho diariamente o blog e já faz mais de 1 ano que utilizo o GTD graças a você e percebi uma grande diferença no rendimento dos meus dias. Ainda não sou faixa preta, mas pretendo chegar lá! Desde já parabéns e muito obrigada.

    Admiro sua humildade pois, apesar de super experiente, você sempre apresenta suas próprias dúvidas e novas possibilidades sobre a questão da organização. Mas com foco na questão, com os ensinamentos que venho aprendendo, geralmente quando uma ação tem prazo específico mas tenho a possibilidade de me antecipar, coloco “Último dia para entrega x” no calendário, só para me atentar. Assim, tento não deixar para o último dia colocando nas minhas próximas ações como prioridade média ou alta, tento me planejar um dia na semana para resolver a questão.

    Agora quando o prazo só pode ser resolvido em um dia específico, coloco no apenas no calendário e quando chegar o dia em questão, o resolvo.

    Gostaria de saber se tem um jeito mais eficiente, mas de qualquer forma me fez parar pra pensar e resolvi postar por aqui. Obrigada! Um beijo

    • Thais Godinho respondeu Paula Ayumi 27/08/2015

      Oi Paula, obrigada pelo que escreveu.

      Você está fazendo certinho colocando uma deadline no calendário e se programando com as próximas ações.

  5. Davi Dalben 27/08/2015

    No momento que estou vivendo, sou radical na separação: se tem hora para começar e terminar, é um compromisso e vai para o calendário; se não tem, vai para a lista de tarefas.

    Para cada tarefa, marco a data em que deve começar a ser executada como “due date” e a data de entrega no texto da tarefa. Explico:

    Um compromisso, quando não executado, precisa ser cancelado e reagendado. Torna-se outro compromisso (ou não, quando simplesmente é cancelado), mas não terei que me preocupar com ele até que a nova data chegue. Preparar-se para uma reunião ou estudar para uma prova são tarefas associadas a compromissos, mas não são os compromissos, ok? Então, nestes casos, tenho uma entrada para a tarefa e outra para o compromisso em ferramentas diferentes, que se mesclam depois.

    Uma tarefa, por outro lado, não tem momento certo para ser executada e, mesmo atrasada, precisa ser feita (com raras exceções). Se eu colocar a tarefa na agenda, no dia da entrega, provavelmente será tarde demais para iniciá-la; se eu colocar no dia do início, terei que ficar ajustando a agenda para passar a tarefa para o dia seguinte até terminá-la, ou ela pode simplesmente sumir da visão dos “compromissos do dia” e eu esquecer de fazê-la. E não gosto de colocar compromissos com duração de vários dias (que seria uma opção).

    Entao, se coloco na minha agenda “Tarefas do Escritório” em determinado horário, posso, quando esse horário chegar, abrir o gerenciador de tarefas no contexto “Escritório” e ver o que tem para ser feito, independentemente da data em que tem que ser entregue. E as tarefas que ainda não preciso começar a fazer ficam fora dessa visão e da minha mente.

    Sim, preciso confiar muito no método, mas tem funcionado bem para mim.

    Um abraço, Thais!

    • Thais Godinho respondeu Davi Dalben 27/08/2015

      Muito legal. Obrigada por compartilhar, Davi!

    • ADRIANO respondeu Davi Dalben 02/06/2016

      Também sou a favor dessa distinção clara entre tarefas e compromissos.

      A diferença é que, no caso das Tarefas, Prazo Final (due date) é a data limite para fazer a ação, enquanto o lembrete me lembra de quando essa tarefa se tornará prioritária e irá para a lista de Próximas Ações. O Prazo Final também aparece no meu Calendário, ao importá-los do Wunderlist para o Google Agenda. Aparece no campo Outras Agendas como “Wunderlist tasks and reminders”.

      Ainda tenho dificuldade de unir meu sistema no Wunderlist com o Google Agenda quando as tarefas são de um mesmo projeto. Estou pensando em usar hashtags específicas para cada Projeto, assim, imagino eu, que será mais fácil fazer essa ligação. Pena que as hashtags não são clicáveis no Google Agenda, senão seria muito mais fácil ver todos os compromissos ligados a um projeto no meu calendário.

      • Thais Godinho respondeu ADRIANO 02/06/2016

        Por isso o David recomenda você ter planos para os seus projetos. no plano você coloca todas as informações sobre o projeto, então mesmo que as coisas estejam distribuídas, você tem uma visão geral de tudo o que está acontecendo ali. Não precisa duplicar informações, mas dá para ter um panorama. É bem interessante, vale a pena explorar.

        • ADRIANO respondeu Thais Godinho 02/06/2016

          Excelente, Thais! Acho que já tenho uma ideia de como fazer isso no Evernote. Imagino que assim será possível pensar no GTD nos níveis mais altos de forma mais clara. Vou tentar. Obrigado.

          PS: como faz para assinar os comentários no email? É possível? Foi pura sorte ainda estar com a aba aberta nessa página para ver sua resposta.

          • Thais Godinho respondeu ADRIANO 03/06/2016

            É um recurso automático que aparece embaixo da caixinha de comentários. O blog teve um bug no servidor esses dias e perdi um monte de recursos que já estavam automáticos, e estou reestruturando, mas ele existe – daqui a pouco volta, hehe.

  6. Fénelon Sampaio 27/08/2015

    Melhor a fazer com prazos é deixar nas próximas ações. Sempre com o prazo atrelado como o David falou.

    Usando o evernote eu deixo as ação com prazo na lista de próximas ações e coloco uso a função de lembrete para atrelar esse prazo dela.

    O evernote cria uma no topo da lista de notas uma lista separada com os lembretes os quais vejo imediatamente a data final e o mais incrível é que quando filtro por contexto ele também mostra essa lista de lembretes filtrada por contexto e me ajuda muito a saber o que irei fazer primeiro pois resolvo logo o que tem prazo e depois o restante e nunca mais perdi prazo nenhum por isso.

  7. Rodrigo Damacena 27/08/2015

    Então vai uma receita para não precisar usar o Calendário.

    1. Usando o Toodledo.com coloque datas no que for compromisso que também posso chamar de tarefas com datas.
    2. Crie tarefas e use o Status Next Action para saber quais são as próximas a serem executadas.
    3. Use e abuse das opções de repetição.
    4. Aplique o tipo de vencimento necessário: Due by, Due On, Due After ou Optiolnally On.

    E pronto, visualizando tudo pelo Hotlist você vai selecionar o contexto do momento e tudo acontece, as tarefas com datas aparecem em primeiro, depois as Next Action, sem falar na prioridade… o Toodledo faz o cálculo e lista automaticamente o que deve ser feito primeiro em primeiro lugar =)

    Pronto, assim nem precisa de calendário.

    • Thais Godinho respondeu Rodrigo Damacena 28/08/2015

      A importância do calendário não é apenas controlar datas, mas visualizar sua disponibilidade de tempo ao longo da semana. ;D

  8. Camila 28/08/2015

    Thais, eu não uso o GDT completamente, mas sigo muitos passos dele. Ações com prazo sempre foram pro meu calendário, é algo bem automático pra mim.
    Mas na tarefa em si eu gosto de colocar dois dias de antecedência, pra não ter risco de imprevisto.
    Na verdade eu tenho um agenda no Google só pra deadlines, isso me ajuda a visualizar só o que é prazo final.

    • Thais Godinho respondeu Camila 28/08/2015

      Não tem problema colocar para fazer antes, mas o prazo real também deve estar lá, senão confunde.

      • CamilaP respondeu Thais Godinho 28/08/2015

        No calendário vai o prazo real e no gerenciador de tarefas eu coloco uns dias antes. Não deixo dois prazos no calendário não pode deixar 🙂

    • suzana pitol respondeu Camila 16/03/2016

      Caaamila vc por aqui? que legal…bjs sds

  9. aline 28/08/2015

    thais,
    voce pode dar exemplos? nao sei se consegui visualizar como colocar isso em pratica.
    obrigada

    • Thais Godinho respondeu aline 28/08/2015

      O próximo post da série “Aprenda GTD” será especial sobre calendário – acredito que fique mais claro e terá prints. 🙂

  10. George 23/09/2015

    O faço justamente o contrário do que é sugerido pelo David. Eu faço a captura de tudo como tarefa e SÓ QUANDO priorizo aquela tarefa para a semana (ou dia seguinte) é que ela entra na minha agenda. Justamente para proporcionar o que David menciona: poder olhar para o calendário do dia e saber exatamente tudo o que tem para fazer.

    George.

  11. […] Ações para fazer em dias específicos – Existem coisas que precisamos fazer em um determinado dia, mas podem ser feitas em qualquer horário. Por exemplo, você pode ter que cobrar uma pessoa que vai te enviar um relatório na quinta, mas ela não terá terminado o relatório até quarta, então você coloca um lembrete na quinta para cobrá-la. Aqui entra um conceito muito interessante, que é a diferenciação entre o que deve ir no calendário e o que deve ir na lista de próximas ações com prazo (veja um post explicando isso com detalhes). […]

  12. […] entender a diferença entre ação pontual e próxima ação, leia este texto. […]

  13. […] é trabalhar nas suas listas de próximas ações, nas tarefas cujo prazo vencem no dia. Lembre-se: ações pontuais são diferentes de próximas ações – leia a explicação aqui. Quando terminar todas, compartilhe com seus seguidores no Twitter que conseguiu cumprir suas metas […]

  14. […] Em “Calendar – Tickler”, coloco lembretes, prazos e ações pontuais. Veja aqui a diferença entre ação pontual e próxima ação. […]

  15. Hugo 20/06/2016

    Thais, estou com uma dúvida. Entendi que devo estabelecer as próximas ações para cada projeto, como, por exemplo “Passar em tal concurso”, “Aprender a tocar violão”… Mas as ações atreladas a coisas que não fazem parte de um projeto? Como cortar o cabelo? Comprar presente para fulano? Eu teria que ter uma aba de próximas ações genéricas eu uma de próximas ações para cada projeto? Obrigado!

    • Thais Godinho respondeu Hugo 20/06/2016

      Você deve definir uma próxima ação e organizar em uma lista apropriada.

      Exemplo: “Cortar o cabelo”.

      Qual é a próxima ação?

      Pode ser: “Ligar para o salão e agendar com a cabeleleira”, então entraria em uma lista de próximas ações para fazer isso quando estiver com seu @telefone. Se tivesse um prazo, você colocaria um prazo.

      Poderia ser: “Passar na barbearia do Manoel para cortar o cabelo”, então você coloca também em uma lista de próximas ações para fazer quando estiver na @rua. Se tiver que fazer em um dia específico, você aloca em um calendário.

      Tudo depende do processamento, e o processamento depende de cada pessoa, de cada momento, de uma série de variáveis. 😉

      Próximas ações são próximas ações, sendo avulsas ou de projetos.

      • Hugo Cravo respondeu Thais Godinho 21/06/2016

        Ahhh, agora eu entendi! Muito obrigado pela atenção, Thais! )

      • ADRIANO BG respondeu Thais Godinho 24/06/2016

        Thais, eu uso uma lista de Miscelâneas, que são as ações fechadas em si. Todas estão com os Contextos apropriados, então pesco algumas coisas a fazer a partir destes. No livro o David diz que tem repulsa por esse tipo de lista, mas ele provavelmente estava falando daquelas pessoas que deixam essas ações amontoadas sem uma organização, certo? Quando li essa parte, já imaginei um monte de papel embolado… imagino que meu sistema dá certo porque é digital e tem suporte a tags para os Contextos.

  16. ADRIANO BG 22/06/2016

    Oi Thais, sou o Adriano dos comentários acima sobre usar o GTD com Wunderlist.

    Bem, minha dúvida agora é outra: quando se fala de rotina de estudos, me parece ser uma boa ideia colocá-la no calendário, já que esta rotina seria um compromisso que terei comigo mesmo. É uma boa ideia? Atualmente deixo no Projeto as ações referentes ao estudo, mas me dão a ideia que farei quando bem entender, daí acabo nem estudando… Você teria algum texto sobre rotina de estudos?

    PS: acima falei que uso as Estrelas do Wunderlist como Próximas Ações, mas, na verdade, quis dizer que são as tarefas que quero engajar por serem prioritárias. Ainda não estou fluente na linguagem do GTD, mas vou aprendendo.. rsrs.

  17. Hélio Santos 30/08/2016

    Thais, ótimo post parabéns.
    Em relação a Próximas Ações, quando eu estou num Projeto, deixo como uma sub-tarefa no próprio Projeto, onde tenho tarefas executadas e outras a executar, assim tenho uma visão ampla no Todoist.
    Gostaria de sua opinião a respeito.

  18. Ana Paula 14/09/2016

    Thais, eu estou começando a aicar o gtd no meu dia a dia. Já uso o evernote para arquivar coisas maiores, mas para o dia a dia não acho funcional. Por isso passei a usar recentemente o aplicativo de lembretes do iPhone pra coletar todas as demandas e ali mesmo estou organizando-as por ordem de assunto/importante/urgente (F 2.5….).
    Você acha que é válido trabalhar dessa forma?

    • Thais Godinho respondeu Ana Paula 03/10/2016

      Sim, o sistema de cada um é muito pessoal e deve atender as necessidades particulares.

  19. Ligia Lemos de Castro 13/10/2016

    Thais, em primeiro lugar, parabéns pelo seu excelente trabalho! Suas dicas têm me ajudado demais! Graças a você comecei a usar o Todoist para os projetos do meu trabalho e, agora, uso também para qualquer tarefa pessoal, desde “pagar fatura” até “fazer 30 minutos de exercício” rsrs.
    Minha dúvida no momento é sobre integrar ou não o Google Calendar com o Todoist. O app IFTTT consegue sincronizar os dois, inserindo minhas novas tarefas do Todoist na visualização do Google Calendar, mas tenho dúvida se isso é efetivo ou não.
    Qual a sua experiência? Você sincroniza esses dois apps?

    Abraços!

  20. Oi Thais!
    Achei muito interessante essa forma de pensar: Não colocar na lista de tarefas, mas sim em um calendário todas as ações que não temos como antecipar, pois devem ocorrer em momento específico. Acredito que essa forma de pensar vai me mostrar uma lista de tarefas bem mais “clean”, me dando sensação de maior controle sobre as próximas ações.
    Grande abraço e muito obrigado por todo esse compartilhamento de informações!

  21. […] Por enquanto, leia mais: O que entra no calendário X o que entra no Todoist. […]

  22. […] Para agenda, eu não utilizo o Todoist, e sim o Google Calendar. Prefiro a forma de visualização. Eu ainda coloco ações com prazo no Todoist e explico a diferenciação direitinho aqui. […]

  23. Jefferson Lemos 15/01/2017

    E no caso de existirem ações a serem realizadas, sem uma data específica, mas que eu queria colocar data para controle meu?

    • Thais Godinho respondeu Jefferson Lemos 16/01/2017

      Pode colocar, mas não é o que o David recomenda porque justamente isso é que as pessoas já fazem e não dá certo. Sobrecarrega, te tira a noção do que é realmente prazo etc.

  24. Thiago 25/03/2017

    Bacana, Thais!
    Uma dúvida que tenho a seguinte: se você tem uma próxima ação no Todoist e, de repente, ela precisa virar um compromisso por qualquer razão (suponhamos que agora ela precise ser realizada exclusivamente amanhã), como você faria? Ela seria mantida no Todoist e você acrescentaria este compromisso na agenda do Google? Caso seja mantida, imagino que você não colocaria data nessa tarefa no contexto do Todoist, pois não se trataria mais de uma próxima ação, que poderia ter um prazo, mas sim de um compromisso.
    Não sei se ficou claro.
    Agradeço desde já!

    • Thais Godinho respondeu Thiago 27/03/2017

      Puxa, depende muito. Mas não tem problema algum em mudar.

      • Thiago respondeu Thais Godinho 27/03/2017

        Hum… então você poderia excluí-la do Todoist, adicionando um novo compromisso na agenda?

        • Thais Godinho respondeu Thiago 28/03/2017

          Sim, sem problemas.

          • Thiago respondeu Thais Godinho 29/03/2017

            Obrigado!