ou

Para aprender a implementar o GTD, vou começar pela tecnologia mais simples, que é o papel. Pretendo montar guia semelhante para diversas ferramentas, aos poucos.

A melhor maneira de implementar o GTD no papel é utilizar um sistema que seja fácil de tirar e colocar folhas novas, como fichários, pastas, cadernos arc ou planners tipo Filofax.

Filofax

Filofax

Caderno arc

Caderno arc

Lembre-se que, além de um “caderno” com seu sistema corrente, você pode querer ter uma maneira de arquivar as páginas que não estiver usando mais. Fica a seu critério. Você também pode digitá-las.

Sugiro as seguintes divisórias para o caderno corrente:

Divisória: Caixa de entrada

Tenha páginas em branco onde possa fazer anotações e depois remover facilmente, ao processar.

Ou você pode ter um caderno apenas para esta finalidade. Como você vai querer levar sempre com você, escolha um pequeno, como blocos de nota e moleskines.

Para reuniões e brainstorms, use folhas de sulfite para ter mais espaço.

Divisória: Calendários

  • Calendário mensal (do mês atual em diante, não do ano corrente apenas) para inserir aniversários, lembretes, férias, feriados. Tudo o que você insere com data antes de fazer a revisão semanal, para ter uma visão geral de cada mês.
  • Calendário para cada uma das 52 semanas para montar seu planejamento a cada revisão semanal, com compromissos.
  • Calendário diário para inserir pormenores do seu dia, como menu, finanças, log de atividades e rotinas.

Existem agendas com visualização mensal e semanal, ou mensal e diária. Uma boa alternativa é escolher uma agenda diária e inserir as visualizações que não vêm nela como padrão, com papéis avulsos anexados.

Divisória: Próximas ações

Tenha uma página por contexto para inserir suas próximas ações. Deve ser fácil excluir e adicionar novas páginas, para não carregar peso desnecessariamente.

Ou você pode ter uma caderneta pequena apenas para próximas ações, para carregar com você e aproveitar seu tempo onde você estiver.

Divisória: Aguardando resposta

Crie listas para todas as ações que você estiver aguardando resposta.

Anote assim: “Nome da pessoa – Ação que está aguardando resposta – desde dd/mm/aa”.

Se usar um caderno para próximas ações, pode ter uma divisória dentro dele para este status.

Divisória: Agendas

Crie uma página para cada pessoa com a qual você frequentemente tem assuntos a tratar e lista ali tudo o que precisa falar com essa pessoa. Ex: Seu chefe.

Crie também uma página para cada reunião periódica que você tenha. Ex: Reunião semanal de equipe.

Você pode ter um caderno específico para reuniões, com uma divisória por pessoa ou reunião.

Divisória: Referência

Utilize esta divisória para inserir suas notas de referência. Pode inserir checklists, suas rotinas (diária, semanal, mensal etc), checklist de viagens, checklists diversas que ajudem no seu dia a dia. Uma boa ideia de checklist são os passos da sua revisão semanal. Insira também contatos aqui.

Para referência que não precisa estar sempre com você, utilize pastas ou cadernos por assunto.

Divisória: Projetos

Utilize uma página para o plano de cada projeto. Em cada página, você pode inserir:

  • Propósito do projeto
  • Resultado desejado
  • Princípios
  • Informações de suporte ao projeto
  • Organização do projeto -> aqui geralmente eu recomendo uma “lista do que precisa ser feito”, o que é diferente de próximas ações
  • Próximas ações definidas

Uma vez por semana você vai revisar seus projetos. Passe as próximas ações definidas que você poderá trabalhar naquela semana para a lista de próximas ações por contextos (sim, duplicando) ao fazer a revisão semanal.

A DAC (David Allen Company) recomenda uma divisória para projetos e outra para planos de projetos e notas de suporte. Fica a seu critério. Particularmente, gosto de ter uma única divisória e guardar os arquivos de suporte a projeto em separado, levando comigo apenas se for viajar ou trabalhar no projeto fora de casa (levo em pastas).

Você também pode ter um caderno apenas para projetos.

Divisória: Algum dia / Talvez

Crie uma página por categoria de ideias para algum dia / talvez, como livros para ler, viagens para fazer, passeios para fazer etc. No livro do GTD ele dá uma série de ideias.

Você também pode ter uma divisória para ela dentro do seu caderno de projetos, se usar um caderno para este fim.

A DAC não recomenda esta divisória em particular. A divisória recomendada é “Projects / Goals”.

Divisória: Big picture

  • Página com o ano corrente para anotar marcos, aprendizados, cursos realizados, frases e momentos que marcaram. A ideia é criar uma a cada ano, como um histórico da sua vida.
  • Página com suas áreas de foco.
  • Página para seus objetivos de curto prazo (de 0 a 2 anos).
  • Página com sua visão para alguns anos adiante.
  • Página com seus valores, princípios e propósito de vida.

Boas maneiras de criar seu planner é baixar templates prontos da Internet (existem milhares de opções no Google e no Pinterest) ou montar os seus personalizados para imprimir sempre que precisar de novos.

A David Allen Co. oferece alguns templates também. São pagos, mas baratos (cerca de 10 dólares). Precisam de cartão internacional. A vantagem é que são arquivos oficiais do David Allen. Aqui.

Eu já usei o GTD no papel e acho muito bom. Fiz com fichas 3×5, folhas de sulfite, cadernos e fichários. O legal do GTD é que pode ser aplicado em qualquer ferramenta, podendo ser customizado pelo usuário.

Lembre-se que uma das coisas mais legais ao se usar um planner de papel são as possibilidades de cores, adesivos, washi tape, marcadores e outros acessórios diferentes poderem ser usados sempre, então divirta-se!

Thais Godinho
17/08/2015
Veja mais sobre:
Série: Aprenda GTD
51
Como você se engaja com os seus pensamentos?
Aprenda GTD: Passo 1 – Capturar
FLY Lady e GTD: Missões

 

  1. CamilaP 17/08/2015

    Apesar de ser fascinada pela GTD e de usar algumas coisas no meu dia-a-dia, eu nunca implementei de vez o sistema. Acho que pelo fato de eu não ser uma pessoa com muitas tarefas e projetos paralelos.
    E analisando esse post, vejo que se eu vir a necessidade de implementar de verdade, nunca escolheria o papel. Não que eu seja uma pessoa 100% digital porque amo o Bullet Journal, mas não me vejo 100% analógica também. Ainda mais para arquivos de referência. Estou chegando às 1000 notas no Evernote.
    Acho que o meio termo é minha opção.
    Ótimo post para ajudar a definir qual a melhor ferramenta
    Bjo

    • Thais Godinho respondeu CamilaP 17/08/2015

      Muito legais suas considerações.
      Obrigada por comentar.

    • Aline Rodrigues respondeu CamilaP 19/08/2015

      Eu gosto muito de papel e caneta no momento do planejamento. Então, mesmo usando Evernote e Google Agenda, as revisões, as estruturações de projeto, são feitas à mão. Depois as notas e tarefas são transferidas para os aplicativos.

  2. Thais, uma curiosidade. Você saiu do papel para testar outras possibilidades ou por preferir as ferramentas que usa atualmente? No segundo caso, prefere por que?
    Eu tenho a impressão de que, por motivos de perfeccionismo, eu tendo a me manter longe do papel (eu me ocuparia em deixar tudo bonitinho, provavelmente). E além da maior praticidade de levar o celular para onde eu for, ver nas listas apenas os itens que precisam ser realizados é mais agradável pra mim.
    Sei que cada um tem suas preferências por inúmeros motivos mais pessoais, mas fiquei curiosa em relação ao seu caso.

  3. Sofia 17/08/2015

    O Post que eu esperava! Obrigadão! Um beijinho enorme (Obrigada por me fazer pensar que tenho sonhos, por me ajudar com as ferramentas para ir atrás deles e por me dar alento nos dias menos bons!; Mesmo sem te conhecer, sinto que existe uma grande conexão entre nós, afinal sou mais alguém que faz parte do Teu propósito de vida, mais alguém que precisa de se organizar! Grata por Tudo o que tem feito por mim, pelo seu esforço diario, por Toda a ajuda que tem dado!)

  4. Dalva 17/08/2015

    Thais comprei meu ARC em junho e estou desde então tentando implementar o GTD no papel. Já fiz algumas coisas, montei meu modelo de planner mas vc, como sempre, ilumina as nossas mentes 🙂

    Sou apaixonada pelo Arc pois não me adapto com as redfax da vida. Mas mandei fazer uma capinha de tecido com bolso pra ele, assim protege e ganho mais espaço pra guardar as coisas!

  5. Carlos 17/08/2015

    Muito bom!

    Já tava pensando em lhe pedir isso.

    O GTD muitas vezes perde um pouco da essência nessa discussão entre quais apps utilizar.

    Eu continuo achando que flue melhor no papel.

  6. Michelle 17/08/2015

    Amo papel! Esse é o post que eu tava precisando. Há algum tempo venho estruturando meu planner e penso em fazer exatamente assim! Obrigada, Thais!

  7. Fernanda 17/08/2015

    Estou amando essa série. Espero ansiosamente por cada post.

    https://www.youtube.com/channel/UCXYZhMFvIjTGBr8D8Xs-9hQ

  8. Cassia 17/08/2015

    Excelente!

  9. Roseane 18/08/2015

    Gostaria de uma explicação melhor sobre um calendario para cada uma das 52 semanas.

  10. Clayton 18/08/2015

    Parabéns! Estou começando e o seu blog traz bastante ajuda. Continue assim! rs.

  11. Ines 19/08/2015

    Muito útil este post! O facto de ser escrito numa linguagem simples mas clara e detalhada ajuda a compreender que, afinal de contas, parece fácil implementar este método no papel. Já que sou fã da velha guarda vou experimentar 🙂 Obrigada mil vezes!

  12. Lucas 19/08/2015

    Boa tarde, Thais. Eu não entendi muito bem a divisória dos calendários (tem a ver com o Tickler?) e onde entraria o “ler/revisar” nessas divisórias?

    • Thais Godinho respondeu Lucas 19/08/2015

      “Ler/Revisar” é uma pasta, estante, compartimento onde você guarda textos que precisa revisar. Em um caderno ou agenda de papel, fica muito volumoso e não é recomendado usar junto, mas separado.

      A divisória dos calendários é só para facilitar a visualização.

      • Lucas respondeu Thais Godinho 20/08/2015

        Obrigado pela resposta, Thais! Sou um grande fã seu. E no caso do Tickler também seria separado então?

        • Thais Godinho respondeu Lucas 20/08/2015

          O tickler é uma ideia, não uma ferramenta específica. Você pode usar com 43 pastas, em um calendário, com tags etc. ;D

  13. geu 19/08/2015

    Obrigadissima!
    Sou da turma do papel e estava ansiosa esperando vc falar sobre isto mas fiquei sem entender a diferença entre proximas acoes definidas e listar tudo o q precisa ser feito no tópico q trata de projetos

    • Thais Godinho respondeu geu 19/08/2015

      Exemplo:

      Projeto: Organizar viagem para a praia

      O que precisa ser feito

      – passagens
      – hospedagem
      – passeios
      – alimentação

      Próximas ações

      – Pesquisar preço das passagens no Decolar.com
      – Pesquisa no Google Maps restaurantes ao redor do hotel
      – Contatar pessoas que vai cuidar dos cachorros no final de semana

  14. Léslie Ferreira Lansky Santos Pereira Silva (Léslie Lansky SPS) 24/08/2015

    Thais,

    Sou da turma do papel e estava precisando desse post!
    Fiquei com várias dúvidas, vou colocar aqui.

    1. Na divisória Agendas. Em que momento eu insiro uma informação ali? Na hora que eu lembro ou depois?
    Na hora que eu lembro algo pra tratar com uma pessoa específica devo inserir na entrada e só insiro nesta seção específica depois ou já coloco direto na página da pessoa?

    2. Ao falar da divisória Algum dia/talvez, vc citou que o livro tem várias ideias e fui conferir.
    Aí reli partes do capítulo e achei a parte que ele fala das “listas de verificação”, e aí fiquei confusa sobre o que entra onde, também em relação à divisória Referência.
    Alguns exemplos que fiquei em dúvida:
    Tenho uma checklist “Mala para viagem à praia”, isso vai na divisória Referência, certo?
    Já “Livros para ler” vai no Algum dia/talvez?
    E a lista “Livros que estou lendo”, entraria em qual divisória?
    Tenho outras listas como: “Playlist para o parto”, “Músicas que ouvi e gostei”, em que divisória entrariam?

    3. Costumo fazer algumas anotações relacionadas a Finanças (não o orçamento em si, anotações de apoio, geralmente para conferências). Onde eu poderia inserir isto?
    Mesma coisa para Saúde. Costumo anotar no final da agenda situações de saúde, tenho uma página para cada membro da família, onde anoto a data em que teve tal coisa, sintomas, o remédio prescrito, etc, para ter um histórico médico. Onde inserir estas informações no sistema que vc propõe?

    4. Última dúvida. Na divisória Projetos. Como seria a divisão com uma divisória para Projetos e outra para Planos de Projetos? O que entraria em cada uma?

    Admiro muito seu trabalho.
    Muito obrigada desde já!

    • Thais Godinho respondeu Léslie Ferreira Lansky Santos Pereira Silva (Léslie Lansky SPS) 24/08/2015

      Oi Léslie!

      1 – Em qualquer lugar, vc insere suas informações ao processá-las.

      2 – Checklist é referência.

      3 – Referência.

      4 – Aqui não cabe no comentário! Seriam todas as informações sobre os seus projetos + projetos.

      Obrigada!

  15. Maria 24/08/2015

    Thais bom dia! Sempre aguardo na expectativa sobre os proximos post do GTD.
    Uma dúvida, o Evernote é uma ferramenta que você acha que dá certo substituir o papel?
    Ou pra quem está começando é melhor o papel mesmo?

    Obrigada.

    • Thais Godinho respondeu Maria 24/08/2015

      Depende de cada um, de verdade! Você se dá melhor com papel ou com tecnologia?

      • Maria respondeu Thais Godinho 25/08/2015

        Thais acho o MAXIMO que você responde os post! Leio todas suas respostas! rs

        Então ….para Caixa de Entrada e Calendario prefiro papel e o restante o evernote! Pode isso? Misturar duas ferramentas ou será que fica ainda mais confuso? rs

        Desculpa tantas duvidas, mas você não sabe a força que tenho feito para ser mais organizada e mudar meus habitos. Vejo que é bem no dia a dia de poquinho mesmo.

        • Thais Godinho respondeu Maria 25/08/2015

          Eu também prefiro coletar no papel! Pode misturar sim, você só tem que estar confortável com o processo.

          Pode me escrever sempre. 🙂

  16. SILVIA 24/08/2015

    EU PRECISAVA VER UM EXEMPLO PRATICO, TIPO UMA FOTO ALGO ASSIM, AINDA É UAM BAGUNÇA NA MINHA MENTE, PRECISO ANOTAR PEQUENAS TAREFAS ???

    • Thais Godinho respondeu SILVIA 24/08/2015

      Tire tudo da mente. 🙂

      Leia a parte sobre a coleta, pode ajudar.

      • SILVIA respondeu Thais Godinho 25/08/2015

        Thais obrigada pela gentileza de responder 🙂 eu to tentando, eu juro…aos 38 anos resolvi mudar minha vida, me organizar, emagrecer e ter diciplina tem sido meu objetivo. Tenho muitas demandas diarias, sou enfermeira no serviço público a 18 anos, sempre fui assistêncial (cuidado direto ao paciente) nos ultimos 3 anos me tornei um enfermeiro administrativo o que mudou a trajetoria da minha carreira, pois começei a lidar com demandas totalmente diferentes, no assistêncial lidamos diretamente com pacientes já aqui é papel, números e muita burocracia, mas dependemos dela para melhorar a vida das pessoas. Trabalho com atendimento de alta complexidade, o que gera muito estres tive que aprender a trabalhar tudo isso, to aprendendo ainda, e tenho 3 filhos e muitos sonhos…O que quero te falar é da importancia do seu trabalho! Aqui na minha reparetição todos mundo conhece seu trabalho, pois passei seu blog para todos, estamos aqui as portas de realizar uma grande mudandça na forma como trabalhamos, como atendemos as pessoas e muitas informações sobre o processo de organização eu sugeri em reunião e serão aplicadas e elas sairam do seu blog!!! Então eu comprei o livro, mas ainda não consegui ler, mas veja bem, mesmo não lendo estamos aqui aplicando coisas que aprendemos contigo, eu sou uma pessoa que amo meu trabalho e amo minha profissão e suas reflexões a cerca da importancia de se fazer o que gosta me influenciaram a entender o quanto eu amo o que faço…Agora para entender:
        Thais escreve no blog – Silvia leu o blog e gostou muito e pensou que tinha muitas coisas legais – Silvia compartilhou com os colegas da repartição pública que atende pessoas com demandas de saúde importantes – o pessoal achou muito legal – resolvemos mudar o setor e melhorar a qualidade do atendimento da vida – a equipe reuniu-se e esta aplicando várias coisas do blog da Thais – dia 1ª de Setembro será implantado o novo sistema – vai melhorar a qualidade de vida das pessoas pois vai agilizar os atendimento- ou seja, Thais parabéns pelo seu trabalho pois ele esta ajudando as pessoas, em uma escala muito maior do que vc imagina…Embora eu aidna tenho dificuldades de entender, acho que o primeiro passo já foi dado…Thais ai está seu legado, influenciar pessoas positivamente, ou como nós evangelicos falamos, seu ministerio…no futuro te mando foto e dou noticias de como ficou aqui na repartição…
        Grande abraço, Deus te abençoe poderosamente

        Silvia Leticia

        • Thais Godinho respondeu SILVIA 30/08/2015

          Obrigada, Silvia.

          Não se cobre tanto! Vá se organizando aos pouquinhos, seguindo as dicas diariamente aqui no blog.

  17. Jaira 28/08/2015

    Oi Thais.

    Acompanho seu blog tem tempo, já li seu livro e gostei bastante. Tenho tentado me organizar na vida e como gosto mais dessa coisa de agenda, de escrever no papel. Vou tentar essas dicas que você deu, eu sempre começo na tentativa de me organizar, mas com minha rotina louca de trabalho, dois cursos diferente na faculdade, curso de inglês, blog (tenho um de literatura) e mais outro milhão de coisas, ufa fica complicado.
    Você poderia falar no blog ou dá dicas para pessoas nessa situação (como a minha), que não tem essa questão de tempo e quando tem é bem curto. Eu ficaria super feliz de vê algo aqui assim, se já tiver eu ainda não vi.

    bjisss

    @JairaLine

    • Thais Godinho respondeu Jaira 30/08/2015

      Já comentei algumas vezes (se não me engano, tem até um tempo especificamente voltado para quem trabalha E estuda). Tem que ter em mente que a situação é provisória e, durante, focar no essencial. Isso significa não investir tempo em atividades que não sejam essenciais.

  18. Lúbina 10/09/2015

    Oi Thais, Bom dia! 🙂
    Estou no nivel Ground e, depois desse post, já estou com meu planner ativo e operante! A sensação de “ter tudo a mão”, facilitou muito a minha adesão às etapas do GTD. No processo de migração do toodledo (que eu alimentei mas não utilizava), fiz uma seré de correções e percebi a importância de algo que você sempre afirma: a atençao à Coleta, para destinar de forma apropriada cada elemento analisaado. Estou mais atenta a partir de agora!

    Imprimi seu post que fala sobre como você faz suas revisões (coloquei nas referências) e estudndo o mesmo surgiram algumas dúvidas, principalmente pensando no gtd no papel:

    Quando você sugere o uso de TAG´s (diariamente, quinzenalmente, mensalmente), no papel a ideia seria criar uma lista para cada uma dessas frequências? em que aba elas se encaixariam? Próximas ações, talvez? as ações dessas “tag/listas” podem ficar apenas nessa lista ou o ideia é que também sejam separadas por contexto?

    Quando você fala, na sua revisão diária,para chegar a tag diariamente e priorizar de acordo com o log, não entendi o que deve ser feito. Não está claro para mim o que é o log e como fazê-lo.

    Também em relação à tag´s, prioridades (alta, média, baixa) aqui seria um ponto onde se faria a duplicação da informação? ex: algo que está no contexto @on line e tambem numa lista de prioridade Alta, por exemplo?
    Grande abraço e parabéns pelo excelente trabalho! :*

    • Thais Godinho respondeu Lúbina 10/09/2015

      Lúbina, tudo bem?

      O Guia para Evernote é para usuários avançados de GTD, justamente porque trata de alguns princípios que alguns usuários mais iniciantes não estão familiarizados.

      No mais, ele foi criado em outro momento. Recomendo que você siga a série Aprensa, que traz todos os conceitos que eu aprendi com o próprio David lá em Amsterdam. Vai ter bastante coisa diferente do guia.

      Obrigada por comentar!!!

  19. […] post anterior, eu ensinei a implementar o GTD no papel. Pode ser uma boa se você ainda não começou a […]

  20. Meire 06/10/2015

    Thais, não localizei o post: Aprenda GTD – parte 08.

    Você me ajuda a localizar??

    Muito obrigada!!

    Um abraço!

  21. […] post anterior, eu ensinei a implementar o GTD no papel. Pode ser uma boa se você ainda não começou a […]

  22. Daniela Alvarenga 10/12/2015

    Leio seu blog há muitos anos e me inspira muito. Minha maior frustação foi não conseguir implementar o GTD na minha vida, mesmo após várias tentativas com ferramentas. Comprei um caderno arc há um mês e comecei pequeno: calendário mensal e to-do-list. Evoluí para uma página semanal e uma guia com uma página para cada projeto. Baixei um template e já estava pensando nas divisões para iniciar o ano… tudo aos poucos pq se eu começar com muito não faço nada… seu post resumiu tudo q tinha na minha cabeça mas eu não conseguia por no papel… agora vou arrasar!!! Obrigada 🙂

  23. ursula katty silva rodrigues 12/01/2016

    Muito bom !!!! É a direção e o caminho certo para quem quer se organizar…..

  24. Cris 24/04/2016

    Vc colocou nos itens que entram no calendário diário rotinas, da um exemplo de rotinas que podem entrar nesse calendário. Obg

    • Thais Godinho respondeu Cris 24/04/2016

      Processar e-mails, fazer revisão semanal etc.

  25. Cris 25/04/2016

    Qual seria a diferença entre rotinas que entram no calendário diário e as que entram na divisoria “referências”. Fiquei confusa nesta parte. Obg

    • Thais Godinho respondeu Cris 26/04/2016

      Uma coisa é algo que você precisa lembrar, outra é algo que você faz no piloto automático e precisa apenas checar se não faltou nada.

      A diferença é sutil.

  26. Camila Martins 12/05/2016

    Thais,
    Não estou conseguindo achar todos os conteudos da série Aprenda GTD, do passo 4 vai para o 8, não estou entendendo, pode me ajudar por favor?