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Para aprender a implementar o GTD, vou começar pela tecnologia mais simples, que é o papel. Pretendo montar guia semelhante para diversas ferramentas, aos poucos.

A melhor maneira de implementar o GTD no papel é utilizar um sistema que seja fácil de tirar e colocar folhas novas, como fichários, pastas, cadernos arc ou planners tipo Filofax.

Filofax

Filofax

Caderno arc

Caderno arc

Lembre-se que, além de um “caderno” com seu sistema corrente, você pode querer ter uma maneira de arquivar as páginas que não estiver usando mais. Fica a seu critério. Você também pode digitá-las.

Sugiro as seguintes divisórias para o caderno corrente:

Divisória: Caixa de entrada

Tenha páginas em branco onde possa fazer anotações e depois remover facilmente, ao processar.

Ou você pode ter um caderno apenas para esta finalidade. Como você vai querer levar sempre com você, escolha um pequeno, como blocos de nota e moleskines.

Para reuniões e brainstorms, use folhas de sulfite para ter mais espaço.

Divisória: Calendários

  • Calendário mensal (do mês atual em diante, não do ano corrente apenas) para inserir aniversários, lembretes, férias, feriados. Tudo o que você insere com data antes de fazer a revisão semanal, para ter uma visão geral de cada mês.
  • Calendário para cada uma das 52 semanas para montar seu planejamento a cada revisão semanal, com compromissos.
  • Calendário diário para inserir pormenores do seu dia, como menu, finanças, log de atividades e rotinas.

Existem agendas com visualização mensal e semanal, ou mensal e diária. Uma boa alternativa é escolher uma agenda diária e inserir as visualizações que não vêm nela como padrão, com papéis avulsos anexados.

Divisória: Próximas ações

Tenha uma página por contexto para inserir suas próximas ações. Deve ser fácil excluir e adicionar novas páginas, para não carregar peso desnecessariamente.

Ou você pode ter uma caderneta pequena apenas para próximas ações, para carregar com você e aproveitar seu tempo onde você estiver.

Divisória: Aguardando resposta

Crie listas para todas as ações que você estiver aguardando resposta.

Anote assim: “Nome da pessoa – Ação que está aguardando resposta – desde dd/mm/aa”.

Se usar um caderno para próximas ações, pode ter uma divisória dentro dele para este status.

Divisória: Agendas

Crie uma página para cada pessoa com a qual você frequentemente tem assuntos a tratar e lista ali tudo o que precisa falar com essa pessoa. Ex: Seu chefe.

Crie também uma página para cada reunião periódica que você tenha. Ex: Reunião semanal de equipe.

Você pode ter um caderno específico para reuniões, com uma divisória por pessoa ou reunião.

Divisória: Referência

Utilize esta divisória para inserir suas notas de referência. Pode inserir checklists, suas rotinas (diária, semanal, mensal etc), checklist de viagens, checklists diversas que ajudem no seu dia a dia. Uma boa ideia de checklist são os passos da sua revisão semanal. Insira também contatos aqui.

Para referência que não precisa estar sempre com você, utilize pastas ou cadernos por assunto.

Divisória: Projetos

Utilize uma página para o plano de cada projeto. Em cada página, você pode inserir:

  • Propósito do projeto
  • Resultado desejado
  • Princípios
  • Informações de suporte ao projeto
  • Organização do projeto -> aqui geralmente eu recomendo uma “lista do que precisa ser feito”, o que é diferente de próximas ações
  • Próximas ações definidas

Uma vez por semana você vai revisar seus projetos. Passe as próximas ações definidas que você poderá trabalhar naquela semana para a lista de próximas ações por contextos (sim, duplicando) ao fazer a revisão semanal.

A DAC (David Allen Company) recomenda uma divisória para projetos e outra para planos de projetos e notas de suporte. Fica a seu critério. Particularmente, gosto de ter uma única divisória e guardar os arquivos de suporte a projeto em separado, levando comigo apenas se for viajar ou trabalhar no projeto fora de casa (levo em pastas).

Você também pode ter um caderno apenas para projetos.

Divisória: Algum dia / Talvez

Crie uma página por categoria de ideias para algum dia / talvez, como livros para ler, viagens para fazer, passeios para fazer etc. No livro do GTD ele dá uma série de ideias.

Você também pode ter uma divisória para ela dentro do seu caderno de projetos, se usar um caderno para este fim.

A DAC não recomenda esta divisória em particular. A divisória recomendada é “Projects / Goals”.

Divisória: Big picture

  • Página com o ano corrente para anotar marcos, aprendizados, cursos realizados, frases e momentos que marcaram. A ideia é criar uma a cada ano, como um histórico da sua vida.
  • Página com suas áreas de foco.
  • Página para seus objetivos de curto prazo (de 0 a 2 anos).
  • Página com sua visão para alguns anos adiante.
  • Página com seus valores, princípios e propósito de vida.

Boas maneiras de criar seu planner é baixar templates prontos da Internet (existem milhares de opções no Google e no Pinterest) ou montar os seus personalizados para imprimir sempre que precisar de novos.

A David Allen Co. oferece alguns templates também. São pagos, mas baratos (cerca de 10 dólares). Precisam de cartão internacional. A vantagem é que são arquivos oficiais do David Allen. Aqui.

Eu já usei o GTD no papel e acho muito bom. Fiz com fichas 3×5, folhas de sulfite, cadernos e fichários. O legal do GTD é que pode ser aplicado em qualquer ferramenta, podendo ser customizado pelo usuário.

Lembre-se que uma das coisas mais legais ao se usar um planner de papel são as possibilidades de cores, adesivos, washi tape, marcadores e outros acessórios diferentes poderem ser usados sempre, então divirta-se!

Thais Godinho
17/08/2015
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