ou

Regularmente eu escrevo um post mostrando para vocês como eu estou usando meu GTD atualmente. Esta é a versão de julho 2015 (quase agosto) e é um bom momento para escrevê-la porque, depois de algumas mudanças, me sinto bastante confortável com o modelo atual.

Vou descrever então o que eu estou usando e, na medida do possível, detalhes do “como”. Para conhecer a metodologia como um todo, clique aqui.

Estou tentando ficar o mais fiel possível às recomendações da David Allen Company depois de fazer o curso para tirar a certificação, então simplifiquei muito o meu sistema. Tem funcionado lindamente!

Calendário

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Ferramenta utilizada: Google Calendar (Veja dicas para usar a agenda do Google aqui)
Agendas criadas: Agenda – Thais, Tickler, Log

Na agenda principal, insiro meus compromissos com data e hora e tempos de deslocamento. Ou seja, minha real disponibilidade. Como meu marido tem acesso a essa agenda, facilita para ele saber os horários em que estarei disponível ou não, consultar meus compromissos futuros etc.

A agenda em cinza eu costumava chamar antes de Thais – Funcional, mas mudei para Tickler. Nela, agora eu coloco prazos, atividades que posso deslocar e lembretes. (Leia mais sobre o uso do Tickler aqui)

Criei uma nova agenda chamada Log, onde registro minhas atividades. Isso tem sido legal porque consigo ver o que fiz ao longo dos dias. Não coloquei print por ser bem particular, mas a cor dela é um cinza mais escuro. Eu uso apenas para fazer análises, e não no dia a dia.

Quando eu inicio o meu dia, a primeira coisa que eu faço é abrir o meu calendário para verificar se tenho compromissos, prazos, lembretes e outras informações. Ao final do dia, também gosto de ver o que me espera no dia seguinte, para eu me preparar psicologicamente.

O calendário é alimentado à medida que eu processo as minhas informações (saiba mais sobre o processamento aqui). Durante a revisão semanal, faço o planejamento dos compromissos e insiro os tempos de deslocamento. Coleto providências do que preciso fazer (ex: preparar pauta para reunião X ou fazer check-in um dia antes do vôo Y) para depois processar.

Segue minha checklist para planejamento da semana no calendário que tenho na minha revisão semanal:

  • Inserir horários nos compromissos que ainda não estão com o horário
  • Verificar calendário da Call Daniel para treinamentos e reuniões
  • Inserir tempos de deslocamento ao longo da semana
  • Inserir tempo para CLARIFY toda manhã depois de treinamentos, reuniões e compromissos externos
  • Garantir que há tempo para descansar, dormir 8h por dia, fazer atividades de lazer
  • Coletar providências para os eventos da semana
  • Checar calendário para as próximas 6 semanas para capturar qual será meu foco e atenção
  • Checar calendário para os próximos meses para ter uma visão e coletar algumas providências

E-mails

Ferramenta utilizada: Gmail (principal)

Consegui centralizar a maioria dos meus e-mails em minha conta do Gmail e agora acesso menos contas. Como tenho contas específicas do blog para gerenciar (e que são acessadas também por outras pessoas), elas acabam ficando separadas. Comento isso porque foi um grande ganho de produtividade fazer assim.

Hoje eu tenho uma rotina de checagem de e-mails duas vezes por dia. Funciona muito bem. No geral, checo meus e-mails depois do almoço e antes do final do horário comercial. Quando fico fora o dia inteiro, checo meus e-mails na manhã do dia seguinte.

A minha configuração geral de pastas (aplicada a todas as contas de maneira igual) é:

Captura de tela 2015-07-30 11.29.23

No Gmail as pastas são chamadas de marcadores. O print acima é do Gmail.

@ Action Support – Demandas que chegaram por e-mail e eu capturei para inserir na minha lista de próximas ações. Eu já tentei usar uma pasta chamada @ Action, para gerenciar as demandas no próprio e-mail, mas prefiro fazer assim hoje em dia. A recomendação da DAC é que seja optado por um desses dois caminhos que citei, de acordo com o que funciona melhor para cada um.

@ Just reply with calm – Este marcador não é recomendação da DAC – é coisa minha mesmo. Recebo muitos e-mails com dúvidas de leitores e participantes de treinamentos e cursos que precisam apenas da minha concentração para responder com calma, pois geralmente são e-mails grandes. Eu não recomendo criar uma pasta dessas no seu e-mail se você não tem essa demanda, pois a tendência pode ser acumular e-mails. Eu tenho um processo para responder um pouco todos os dias.

@ Waiting for – Muitas vezes eu envio e-mails que espero resposta, mas não é necessário capturar essa informação e jogar em outro lugar – a própria pasta por si só é suficiente para organizar esses e-mails. Então coloco aqui.

@ Waiting for Support – Quando envio e-mails solicitando alguma coisa ou delego alguma atividade, se ela for mais substanciosa ou ligada a um projeto, eu gosto de capturar (no papel) essa informação e depois processar para o meu sistema.

Archive 2015 – Como a busca do Gmail é muito boa, eu arquivo por ano. No e-mail comercial do blog, eu arquivo por pastas com o nome de clientes, marcas e lojas que entram em contato.

Próximas ações

Ferramenta utilizada: Todoist

Vira e mexe eu gosto de trocar o meu sistema e usar outro durante um tempo para poder montar um guia para uso dos leitores (fiz isso com o Evernote). Desta vez, já faz algum tempo que eu estou testando o Todoist. Para implementar o GTD em um novo sistema, o David Allen recomenda a verticalização (ou seja, começar do nível mais básico, que são as próximas ações), e depois inserir projetos, áreas de foco etc. Por isso, por enquanto eu tenho utilizado o Todoist para gerenciar o meu workflow, apenas.

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Versão expandida:

Captura de tela 2015-07-30 11.40.17

Próximas ações avulsas – Todas as próximas ações que precisam ser feitas mas não estão vinculadas a nenhum projeto específico.

Próximas ações de projetos – Todas as próximas ações ligadas a projetos.

Tarefas recorrentes – Ainda não passei todas as tarefas recorrentes para ele porque estou organizando sob demanda. Ou seja, sem “inventar moda” e inserir muitas atividades sem necessidade.

Todas as próximas ações acima podem ser acessadas no dia a dia através das listas de contextos, que gerencio com etiquetas.

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São os contextos que eu estou usando atualmente e que funcionam para mim.

Tentei usar outras etiquetas nesse processo (inserindo a duração da tarefa, por exemplo, assim como o nível de energia), mas achei que estava complicando e deixei apenas o contexto. Tem funcionado muito bem porque, estando no contexto adequado, posso fazer escolhas com base no tempo e energia disponíveis.

Aguardando resposta avulsos – Lista de tudo o que estou esperando resposta de outras pessoas e que não está associado a nenhum projeto. Eu insiro na lista assim:

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Essa NÃO foi uma indireta para o meu querido gerente do banco

Essa recomendação foi da DAC e acho super simples e eficaz. Os elementos são basicamente os seguintes:

  • Você insere no início o nome da pessoa ou área de quem está aguardando a resposta;
  • Você insere o “RE:” se isso foi uma solicitação sua. Muitas vezes não precisa, porque foi algo que a pessoa disse que te enviaria;
  • Você insere a data desde quando está esperando. Isso é importante porque, na revisão semanal, você consegue identificar quem precisa de uma leve lembrança.

Aguardando resposta de projetos – Mesma função da lista acima, mas com atividades que eu estou aguardando resposta ligada a projetos que tenho em andamento.

Agendas – Listo o que preciso falar com pessoas específicas ou em reuniões recorrentes. Tentei migrar essa lista para o Evernote, mas gosto de mantê-la aqui (acho mais prático). No momento, estou nessa definição. No Evernote, fica bem legal o registro de toda a conversa e todas as reuniões já realizadas.

Compras – Listo as compras diversas, de livros a mercado (lista que compartilho com o marido, mas ele ainda prefere o papel mesmo). Também me questiono se vale a pena manter essa lista aqui ou no Evernote. Por enquanto estou mantendo aqui, mas sinto que não “encaixou”, sabem esse sentimento?

No dia a dia, clico na guia “Hoje” e vejo as próximas ações que preciso fazer no dia. Trabalho nelas e, quando acabo, passo para a etiqueta de contextos, para próximas ações sem data.

Utilizo o recurso “Caixa de entrada” apenas quando não tenho uma ferramenta de captura tradicional (papel) e estou só com o celular.

Insiro as próximas ações de projetos no Todoist semanalmente. Tenho preferido gerenciar os projetos como um todo (por enquanto) no Evernote.

Vale dizer que utilizo a versão Premium do Todoist. No geral, qualquer ferramenta que você use bastante, é recomendável o uso de Premium.

Projetos

Ferramenta utilizada – Evernote

Antes eu estava organizando meu sistema no Toodledo através das áreas de foco. Hoje, prefiro simplificar. Todos os meus projetos estão no Evernote em uma pilha chamada “Current projects” (meu sistema está metade em inglês e metade em português por causa do curso, da certificação, do coaching com o pessoal da DAC, que é em inglês, além do meu próprio treino pessoal mesmo – essa mistura não me atrapalha).

Dentro da pilha “Current projects”, tenho um caderno para cada projeto em andamento.

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Atualmente, tenho 44 projetos. O David diz que a média das pessoas é entre 30 e 60.

Eu tenho aprendido muito sobre projetos no GTD nos últimos meses e tenho aplicado tudo isso no meu sistema. Vale a pena um post mais aprofundado, que prometo fazer na série Aprenda GTD.

Gosto de ter um caderno por projeto porque as informações ficam todas juntas. Dentro de cada caderno, tenho a nota master do projeto, que é o que o David chamada de “plano de projeto”, onde insiro todas as informações relevantes para o projeto em questão.

Na revisão semanal, eu vejo cada nota de cada projeto e vejo se todos eles têm uma próxima ação definida. Se percebo que preciso dar mais atenção a um projeto específico, essa pode ser uma próxima ação com relação a ele.

Quando eu defino uma (ou mais) próximas ações de um projeto, eu insiro na lista “Próximas ações de projetos” no Todoist. Não é automático e é bastante semelhante a aplicar o GTD no papel. Não me atrapalha em nada e posso dizer que nunca tive meus projetos tão bem encaminhados como hoje em dia.

No dia a dia, acesso apenas minhas listas de próximas ações (recomendação da DAC). Isso faz os projetos andarem muito rapidamente. Acesso um projeto apenas para processar informações ou quando estou trabalhando especificamente nele. Não vale a pena revisar todos os projetos todos os dias, senão enlouquecemos e ficamos sobrecarregados.

Na revisão semanal, por exemplo, eu reviso todos os prazos (que devem estar no calendário) e tomo providências específicas. Por exemplo:

31 de julho – Prazo final para enviar relatório para não sei quem (Informação que está no meu calendário)

Eu não vou deixar para ver isso no dia 31. Na revisão semanal, vejo todos os prazos não apenas da minha semana, mas das próximas seis. Logo, se eu tiver que antecipar algo, eu coleto e processo com prazo próprio da próxima ação. Se você fizer o processamento direitinho, não precisa ficar olhando o projeto o tempo todo. Isso MUDOU a minha vida.

Outra tática importante que tem me ajudado é definir apenas as próximas ações da semana. Ou seja, existem muitas próximas ações que podem esperar mais uma revisão semanal. Se isso acontecer, jogo apenas as próximas ações da semana no Todoist. Isso garante que o sistema não se sobrecarregue e eu consiga focar no que for importante e prioridade para a semana em questão. Está ó: funcionando que é uma beleza.

No Evernote, também tenho um caderno chamado “Coming soon projects” para todos os projetos que preciso revisar semanalmente porque logo precisam entrar no radar. Workshops futuros, cursos que preciso iniciar o planejamento só daqui a seis ou oito meses e por aí vai. Isso também não é recomendação da DAC, mas minha. A recomendação do David é inserir esse tipo de projeto na lista de “Algum dia / Talvez”. (Segundo ele, algum dia / talvez significa simplesmente “não agora” – eu chego lá). Por enquanto, assim tem funcionado para mim.

Ainda sobre projetos, quando um projeto é concluído, eu analiso todas as notas que estão dentro do seu caderno correspondente e vejo o que é necessário manter (e aí arquivo com tags por assunto, no caderno “Reference”). Posso mesclar notas, excluir ou editá-las. Reviso a nota master do projeto para ver se ela tem as informações completas sobre o projeto que foi concluído, insiro o ano de conclusão no título (ex: “2015 – Projeto X”) e a tag “Projetos concluídos”. Vai para o caderno “Reference” também. Afinal, um projeto concluído é isso mesmo – apenas referência. Esse procedimento tem me ajudado a organizar melhor as notas no Evernote, porque antes eu jogava tudo meio sem filtro lá.

Outros cadernos usados no Evernote para o GTD

Tenho uma pilha chamada “GTD” com alguns cadernos específicos, a saber:

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Em *Inbox (caderno padrão) entra tudo o que eu envio para o Evernote via e-mail, WebClipper ou manualmente. São sempre notas de referência (não adiciono ações nunca aqui) que vou processando bemmm lentamenteee, um pouco por dia ou sob demanda, e sem pressa. Digitalizo muitas revistas e reportagens e isso leva bastante tempo para processar. Meu compromisso é todos os dias trabalhar um pouco no que tem ali, mas vai facilmente para mais de 100 notas toda vez que me animo a digitalizar e fazer pesquisas. Não dá para adiar esse processamento se você insere tarefa no Evernote.

Em Agendas, como falei, estou testando aqui e no Todoist para ver o que funciona melhor. Tenho uma nota por pessoa ou reunião.

Em Big Picture, tenho uma nota para cada ano de vida (com marcos e acontecimentos) e outras notas com a minha missão pessoal, valor e princípios etc.

Em Checklists, tenho minhas checklists do GTD.

Expliquei acima o caderno Coming soon projects.

Em Read / Review, insiro reportagens, notícias etc que quero ler com mais atenção. Como trabalho com conteúdo, sempre tenho bastante coisa aqui. Mantenho esse caderno offline para sempre conseguir ler alguma coisa quando estou viajando, por exemplo. Depois que leio, ou jogo fora ou arquivo como referência (se for interessante).

Em Recurrent projects, tenho uma lista de projetos que acontecem sempre (todo mês, todo ano), apenas para me programar. Está quase em desuso porque tenho usado mais prazos no calendário para me lembrar. É provável que eu me livre desse caderno nos próximos dias.

Em Reference, guardo todo o meu arquivo de referência. É o maior caderno do Evernote, com mais de 9 mil notas.

Em Someday maybe, guardo todas as ideias e atividades que quero fazer um dia, mas não estão no radar agora. Estou em um trabalho atual de unificar notas (ex: uma nota só para viagens que eu quero fazer, em vez de ter uma nota por atividade, o que torna a revisão mais lenta.

Todo o meu arquivo de referência é organizado por tags sem hierarquia específica. Crio sob demanda quando preciso identificar um assunto e insiro a tag na nota, mudando-a para o caderno “Reference”. Regularmente reviso as tags para ver se posso juntar algumas informações em uma só e, assim, diminuir a quantidade. Não tem muito segredo e eu sigo a recomendação da DAC para arquivos de referência: acessível e intuitivo, em ordem alfabética.

Quando comento que estou com essa estrutura no Evernote,sempre tem alguém que me pergunta: “Mas Thais, você não usa mais a estrutura do Guia?”. Pessoal, eu usei aquela estrutura durante mais de um ano apenas para montar o guia para o blog. O meu papel é esse: sempre mudar e testar, e vou mudar sempre que achar isso interessante ou necessário. Por isso posto regularmente um post como este aqui no blog, para mostrar como estou fazendo. Eu posto no blog as recomendações para que cada um conheça as possibilidades que existem e possam ter tutoriais e passo-a-passos que ajudem e apliquem de acordo com as suas próprias necessidades.

Os outros horizontes

Ferramenta utilizada: Mind Meister

Os outros horizontes do GTD (áreas de foco, objetivos, visão, propósito) eu gosto de organizar através de mapas mentais e a ferramenta utilizada para isso é o Mind Meister. É a minha preferida para mapas mentais já há algum tempo.

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Tenho um mapa mental para cada nível, que gosto de revisar de acordo com as recomendações do David:

Áreas de foco: Uma vez por mês ou sempre que sentir necessidade de equilibrar melhor essas áreas
Objetivos: A cada 4 meses ou sempre que quiser sentir que estou no caminho certo para alcançar o que desejo
Visão: Uma vez por ano ou sempre que precisar de inspiração a médio e longo prazo
Propósito e objetivos de vida: Uma vez por ano ou sempre que eu precisar tomar decisões importantes

Os mapas mentais servem para brainstorm e análise, então não tenho filtros ao inserir as informações ali. Quando reviso cada um deles, gosto de inserir qualquer tipo de informação que me ajude a pensar sobre aquele tema em específico. É muito comum fazer uma grande coleta ao analisar esses mapas, porque eles dão ideias e direcionamento sobre o que eu quero ou preciso fazer.

Captura

Ferramenta utilizada: Papel e caneta

Gosto de coletar em papel porque acho mais rápido e acessível. Todos os papéis que coleto no dia, coloco na minha caixa de entrada que fica na mesa do escritório (em casa). Tenho também a caixa de entrada do Evernote e a do Todoist, além das caixas de entrada de e-mails, cujo uso expliquei acima.

Considero a pasta “Transferências” do meu computador como uma caixa de entrada para tudo que salvo, especialmente imagens e documentos. Ela é processada como as outras.

Também tenho uma pasta para coletar papéis quando estou em trânsito, que mostrei em um vídeo (clique aqui para ver).

Arquivos de referência

Ferramentas utilizadas: Arquivo físico com pastas suspensas, Evernote, Dropbox e Google Drive

Como uso muitos arquivos de referência em diferentes formatos, é necessário manter o mesmo padrão em todos para não enlouquecer. O padrão da DAC foi o que comentei acima: acessível e dedutivo, em ordem alfabética. Sem complicações.

O arquivo físico para pastas suspensas uso mais para documentos, certidões e outros papéis que ainda prefiro manter. A maioria das coisas vai para o Evernote. Arquivos em uso ou mais pesados vão para o Dropbox. O Google Drive é usado pela Call Daniel, então arquivo algumas coisas por lá também.

Não é necessário usar uma única ferramenta (além de a busca por esse ideal ser contraproducente). Use boas ferramentas que te atendam naquilo que você precisa. Essa recomendação também é do próprio David. 🙂

Dúvidas? Poste nos comentários. 🙂

Thais Godinho
30/07/2015
79
O que eu aprendi sobre produtividade com Tim Ferriss – Parte 5
6 tarefas para fazer à noite e aliviar o estresse de manhã
Minha vida com o GTD e de que forma o método me ajuda a manter a vida organizada

 

  1. Desirée 30/07/2015

    Thaís, estava pensando hoje sobre a questão ”trabalhar em casa”.
    Estou próxima de tocar minha agência juntamente com meu marido e fiquei na dúvida sobre o que seria mais produtivo, listar as tarefas do dia separadas por ”trabalho” e ”pessoal” ou juntar todas e apenas delimitar os horários em que vou cuidar de cada coisa.
    Pode me dar tua opinião?
    Obrigada!

    • Thais Godinho respondeu Desirée 30/07/2015

      Eu uso o GTD, então minha recomendação será como descrevi no post! =/

  2. TADEU MOTTA 30/07/2015

    Descobri o GTD através de você, e desde então tenho seu trabalho como inspiração. Parabéns pelo conjunto da obra, e particularmente por este post, imperdível.

    • Thais Godinho respondeu TADEU MOTTA 30/07/2015

      Que legal seu comentário, Tadeu. Fico muito feliz e sempre acompanho seu trabalho.
      Espero fazer um curso seu de arquivos em breve. 🙂
      Obrigada por comentar!

  3. Carol 30/07/2015

    Thais,
    Você percebeu vantagens em usar um caderno para cada projeto no lugar de usar uma tag para cada projeto (como no Guia)?

    bjo

  4. Paula 30/07/2015

    Uau! Qdo crescer quero ser igual a vc! Vc sempre foi assim ou é uma desorganizada nata q se regenerou? Rsrs

    • Thais Godinho respondeu Paula 30/07/2015

      Conto um pouquinho sobre a minha história no “Sobre” do blog, Paula, e em alguns posts. Procuro partilhar um pouco da minha experiência ao longo dos anos. 🙂

  5. Vanessa Gomes 30/07/2015

    Oi, Taís! Tu costuma fazer backup do Toodledo? Pergunto porque eu já tentei utilizar o Todoist, mas como o backup dele não guarda as tarefas realizadas, eu acabei voltando para o Toodledo. Esa parte de backup é importante para ti?

  6. Rodrigo Damacena 30/07/2015

    Muito bacana o post, boas dicas.
    Sobre o Todoist, acha melhor do que o Toodledo ou está usando por um tempo somente para ter certeza que o Toodledo é o melhor mesmo?
    Curiosidade: Já usou o OmniFocus e o Things App para iOS? Se sim o que achou?

    • Thais Godinho respondeu Rodrigo Damacena 30/07/2015

      Eu estava cansada do visual do Toodledo e achando que ele tinha muita informação.

      É uma excelente ferramenta, construída para o GTD, com muitos recursos. Mas às vezes dá vontade de mudar. O que eu sinto, quando uso o Toodledo, é que tenho a tendência de inserir informações demais na ferramenta.

      Eu baixei o OmniFocus no Mac e nunca achei nada de mais. Sei que tem muitos recursos, mas ainda não explorei.

      Nunca gostei do Things, acho bem incompleto.

      Obrigada por comentar!

      • Jéssica Costa respondeu Thais Godinho 31/07/2015

        Thais,

        Obrigada por compartilhar conosco seu sistema! Interessante isso que vc falou do Toodledo – eu saí de lá pelo mesmo motivo, acabava inserindo informação d+!

        Tô com algumas dúvidas!

        – Essas agendas adicionais que você cita, são contas diferentes no Google ou agendas diferentes na mesma conta?
        – Vc ainda usa o esquema de duas cores, né? Pra atividades recorrentes, porém cruciais pra organização (revisão semanal, por ex) vc deixa em cinza ou em verde? Aliás, vc bloqueia um tempo na agenda para execução de tarefas ou não acha necessário?
        – Na revisão semanal vc disse que costuma checar os próximos meses. Mas é só um overview, certo? Costuma levar qtos minutos?
        – Read/Review: conhece ou já usou o Pocket? Apesar de eu ter Evernote premium, ando cada vez mais apaixonada pelo aplicativo! Ainda mais depois q eles lançaram a ferramenta “audio” 🙂

        Obrigada de novo! 🙂

        • Thais Godinho respondeu Jéssica Costa 02/08/2015

          Olá! Obrigada por comentar!

          1 – São agendas diferentes na mesma conta.

          2 – Sim mas, como comentei, uso mais para tickler hoje em dia que para atividades no geral. Não gosto no momento de inserir “tarefas” na agenda.

          3 – Depende, mas é bem rápido, coisa de 5 ou 10 minutos.

          4 – Conheço e prefiro o Evernote porque depois salvo tudo como referência e acho mais fácil.

          Abs

  7. Milena 30/07/2015

    Oi Thais, e sobre outros cadernos do evernote: aqueles de documentos, contas, consultas de pediatra,desenhos dos filhos etc. Estão com tags no caderno de referência ou você tem cadernos para cada grupo? O máximo de cadernos na conta premium são 250, certo?
    Bjs,
    Milena.

    • Thais Godinho respondeu Milena 30/07/2015

      Tudo em referência mesmo! Organizo os assuntos por tags.

  8. Ana Carolina Souto Maior Bernini 30/07/2015

    Thais,

    Obrigada pelo post. Vou testar o Mind Meister para meus objetivos, áreas de foco, visão e objetivos de vida. Atualmente eles ficam em uma pasta no Evernote e não tem funcionado direito.

    Eu gostaria de saber como você faz com o suporte a projeto físico. Tenho mantido uma pasta sanfonada para tal, mas não estou 100% satisfeita com ela.

    Ah, mais uma coisa: acredito que seria bem interessante levar essa pauta para o próximo happy-hour. Cada um falaria como está seu GTD atualmente, inclusive ressaltando o que acha q está funcionando legal, algo que gostaria de melhorar em seu sistema. Na minha opinião, seria uma troca enriquecedora.

    Abraços

    • Thais Godinho respondeu Ana Carolina Souto Maior Bernini 03/08/2015

      Eu tenho uma pasta chamada “Action support” para arquivos desse tipo.

      Já usei fichários também. E pastas. Acho legal ter várias pastinhas à disposição.

      Curti sua sugestão para o happy. Obrigada! 🙂

  9. Mariana 30/07/2015

    Thais, seu trabalho é maravilhoso!
    Sempre que entro aqui pra conferir novos posts, sinto que dá uma super revigorada nas energias depois de ler sabe?
    Tenho um restaurante a 2 anos e apesar de ser formada em gastronomia sempre trabalhei administrando mesmo, desde o inicio do ano eu entrei pra cozinha e minha vida nunca ficou tão bagunçada, chego a passar 10 horas dentro de uma cozinha e sinto uma dificuldade imensa em coletar idéias, quando consigo são coisas tão pequenas que as vezes acabo fazendo antes mesmo de conseguir processar.
    Acabei de ler o post e me senti super animada pra de repente dar uma guinada e começar a me organizar de novo.
    Alguma dica de coleta pra quem está sempre com as mãos ocupadas? Abraços!

  10. Milena 30/07/2015

    Surgiu mais uma duvida; com relação as “ações de projetos” no todoist. Elas tem tag do projeto a que pertencem? Ou ficam todas misturadas e você só faz essa associação lá no evernote?

    • Thais Godinho respondeu Milena 31/07/2015

      Tudo misturadas. Na verdade eu não preciso ver por projeto, só por contexto. Vou concluindo ao longo da semana e, na revisão, eu “ticko” nos projetos no Evernote.

  11. Dalva 30/07/2015

    Ufa! Qta informação boa, consegui enxergar mta coisa que posso aplicar no meu.. Uma dúvida q eu tenho é q uso um sistema no escritório de acompanhamento processual (sou advogada). Lá eu puxo relatório de prazos mas nunca sei como aplicar o GTD nele pois é uma demanda q não tenho mto controle. Cada dia é uma surpresa… Nos meus processos pessoais (que eu cuido no tempo vago) eu tenho conseguido gerenciar melhor mas sinto meu dia no escritório mtas vezes escorrer pelas mãos… 🙁 Estou mto inclinada a me inscrever na turma aberta da Call Daniel que vai ter no RJ em setembro pois preciso dessa “luz”…

    • Thais Godinho respondeu Dalva 02/08/2015

      Oi Dalva, tudo bem?

      Não se sinta só – acho que o trabalho de quase todo mundo hoje em dia é assim também! O GTD é excelente para administrar tudo isso.

      Você pode se sentir confusa e sobrecarregada porque está pensando em resolver tudo de uma vez. Eu recomendo que você processe item por item e insira as informaç˜øes no lugar certo. Prazos no calendário, ações na lista de ações e por aí vai.

      Pode parecer muito mas, se você sempre fizer assim, terá controle e o tamanho de itens a processar diminuirá.

      Com a revisão semanal você consegue ver os prazos e tomar providências antecipadas.

      Tenho certeza que você aproveitaria bastante a turma aberta da Call Daniel.

      Qualquer outra dúvida me escreva. Obrigada por comentar!

  12. Olga 31/07/2015

    Olá Thaís
    Desde o dia 27/07 que não recebo as actualizações do Vida Organizada por email. Deixou de ter este serviço?

    • Thais Godinho respondeu Olga 02/08/2015

      Não… verifique se não está indo para a caixa de spam.

  13. Olga 31/07/2015

    Obrigada e muitos parabéns por este excelente trabalho
    Olga

  14. Juliana Rosse Drovette 31/07/2015

    Acho que a melhor palavra que define este post é: ESCLARECEDOR!
    O post me “Clarify” demais!!!! 😉

    Thaís vc é fonte de inspiração.
    Um beijo!

  15. Jane 31/07/2015

    Olá Thais,

    Obrigada por compartilhar. Sobre o caderno someday maybe, você não separa com tags os assuntos, como “assistir”, “ouvir”, etc. ?

    Bjs.

    • Thais Godinho respondeu Jane 02/08/2015

      Tenho algumas notas como “filmes para assistir”, “cursos para fazer” – a maioria das sugestões que ele dá no livro.

      Se for ação entra na minha lista por contexto.

      Obrigada!

  16. Ana Carolina 01/08/2015

    Muito obrigada por compartilhar a sua experiência, Thais. Me ajudou pra caramba.

    Tenho uma dúvida: a coleta que você faz (no papel) é processada nas notas dos projetos do Evernote e, só depois, se tornam ações no Todoist? Ou você joga direto as tarefas pro Todoist?

    Eu uso o Todoist para tudo atualmente, mas a ideia de manter cadernos para administrar os projetos parece boa.

    • Thais Godinho respondeu Ana Carolina 02/08/2015

      Eu processo e organizo na nota do projeto no Evernote.

      No Todoist só tenho as próximas ações que vou focar naquela semana – definidas por mim na revisão semanal.

      A exceção é quando a ação processada precisa ser feita na mesma semana – aí coloco em ambos.

      Mantenho um “log” delas no Evernote porque para mim é importante manter o histórico do projeto inteiro como referência depois que ele for concluído.

      Obrigada por comentar.

  17. Postagem incrível! Me deu uma iluminada em muitos aspectos 🙂
    Estou começando a implementar de fato o GTD. Estive lendo bastante sobre, inclusive li grande parte do livro já, mas observando sua prática ele fica bem mais esclarecido em relação à praticidade depois de melhor estabelecido o sistema.
    Porém, uso o Windows Phone e há um tempo e, assim, utilizo o Outlook e o OneNote. Tenho visto sua aplicação e tentado transformá-la para se adequarem a minhas ferramentas, apesar de estar quebrando um pouco a cabeça. Se souber de alguma pessoa que utilize seu sistema há um tempo com o OneNote e puder me recomendar (site, vídeo, etc.), ficaria muito agradecida! Já vi os vídeos da Call Daniel e li alguns textos do site, mas nenhum é totalmente direcionado para a questão dos arquivos de referência.
    Ah, e se puder escrever uma postagem mais direcionada à organização do seu arquivo de referência digital atual, com algumas imagens que esclareçam melhor, seria ótimo!

    Agradeço desde já pela atenção e peço desculpas por algum inconveniente.

  18. Nay 03/08/2015

    Mais um post incrível da nossa musa GTD!!
    Também sou amante do método, mas ainda não passei muito além da faixa branca.rsrs
    Uso o Todoist, e crio uma “bolinha” para cada projeto, o que facilita a visualização, mas depois de muitos projetos a coisa toda fica meio poluída. Por isso gostei da forma como você fez, somente com o Workflow! E saber que está funcionando lindamente é um baita incentivo para testar!
    Perguntas:
    – não dá trabalho criar uma nota master de projeto com todas as tarefas no EN e depois replicá-las no todoist?
    – vc não tem definido tarefas mais importantes de cada dia (na revisão semanal ou no próprio dia)?
    Obrigada mais uma vez! Seus posts são pura luz em nosso caminho!

    • Thais Godinho respondeu Nay 05/08/2015

      Na verdade não, tem sido ótimo fazer assim! Porque mesmo marcando como feitas no Todoist eu ainda tenho a oportunidade de revisar no Evernote e manter um log lá.

      Eu vivo fazendo testes sobre isso. No momento não.

      Obrigada por comentar!

  19. Rodrigo 05/08/2015

    Thais, como sempre, muito bom acompanhar suas publicações. Obrigado por sempre compartilhar.
    Lembro que, quando utilizada todo o GTD no evernote, você tinha uma pasta de ações concluídas, neste formato esta pasta se mantem? Como você faz isso?
    Um abraço, sucesso sempre!

    • Thais Godinho respondeu Rodrigo 05/08/2015

      Tenho uma tag chamada “Projetos concluídos”.
      Para ações não precisa – estão no Todoist.

      Obrigada por comentar!

  20. Eli 06/08/2015

    Olá, estava relendo seu livro e percebi que as agendas mudaram.
    No livro fala sobre quatro agendas de cores diferentes:

    compromissos, atividades de rotina, Lembretes e prazos, atividades pontuais

    Fiquei com algumas dúvidas:

    1 – Você não coloca mais atividades pontuais na agenda (verde)?
    2- Na agenda tickler vc coloca os lembretes e prazos e atividades que pode deslocar (poderia dar um ex de atividade que pode deslocar?)
    3 – Se insiro o vencimento de uma conta (lembretes e prazos) na agenda, preciso criar uma tarefa para ela no todoist, quando vejo que está chegando a data? Ou simplesmente executo sem adicionar no todoist?
    4 – Eu não entendi pra que serve o AGENDA no todoist. Possui outros níveis? Quais?
    5 – O tickler com as 42 pastas não é mais utilizado? Lembro que tinha as 42 labels no evernote.

    Muito obrigado Thais 😉

    • Thais Godinho respondeu Eli 06/08/2015

      Olá Eli,

      1 – Na verdade o formato é o mesmo. Se você vai inserir em uma agenda ou criar outra diferente, tanto faz.

      2 – Exemplo: Revisão semanal.

      3 – Depende do que é suficiente para te deixar tranquilo com relação àquela conta. Se para você basta ver na agenda e pagar no Internet Banking, ok. Se para você o controle é melhor com uma ação no Todoist, coloque lá.

      4 – Agendas são “assuntos a tratar” com pessoas, “agendas de reuniões” etc.

      5 – São 43. Uso sim, físico. Usava no Evernote quando montei o guia para uso dentro do Evernote, para quem preferir usar o programa.

      Obrigada!

  21. Daniel 07/08/2015

    Ola Thaís, tenho um dúvida. Na guia “Hoje” o que deve aparecer? Ações do calendário(com dia exato e por isso apareceria em “hoje”) ou as ações recorrentes?

    • Thais Godinho respondeu Daniel 08/08/2015

      O que tem data para hoje, qualquer tipo de ação.
      Não tem calendário no Todoist.

      • Daniel respondeu Thais Godinho 11/08/2015

        Obrigado Thais, ainda fiquei com algumas dúvidas.
        1- Sobre projetos, eles devem ser destrinchados no evernote e devemos fazer uma revisão semanal para ir colocando os passos a serem feitos na próxima semana no todoist, certo?
        2- Aprendemos que um projeto é tudo aquilo que possui mais de um passo para ser realizado. Você aconselha colocar até os pequenos projetos nos cadernos do evernote para só então passar pro todoist?
        3- Ainda sobre a aba “hoje” do todoist. O que diferencia as tarefas que eu colocarei data no app todoist para as tarefas que colocarei data no calendário? Sei que tarefas recorrentes devem ser colocadas no app. Mas enquanto as outras? Quando colocarei no calendário ou no app com data?
        Muito obrigado.

        • Thais Godinho respondeu Daniel 11/08/2015

          Oi Daniel!

          Obrigada por comentar. Por favor, me fale se não conseguir esclarecer:

          1 – Os projetos são organizados todos no Evernote. O Todoist é usado apenas para acessar as próximas ações no dia a dia.

          2 – O conceito no GTD atual é um pouco mais substancioso. O David diz que projeto é tudo aquilo com múltiplos passos que pode ser concluído em até 12 ou 18 meses e que você deve revisar semanalmente. Você pode ter várias próximas ações relacionadas a um mesmo assunto sem que isso seja um projeto.

          3 – O David não recomenda inserir tarefas no calendário, mas em uma lista de tarefas onde você possa colocar data naquelas que tenham prazo.

          Abs

  22. Nathália Pontes 10/08/2015

    Olá Thais, tudo bem? Boa tarde!

    Meu nome é Nathália e eu faço graduação em administração. Estou começando a formular o projeto do meu TCC e gostaria de fazer um trabalho sobre o GTD como processo organizacional visando a parte de consultoria de indústrias.
    Gostaria de saber, por onde deveria começar a aprofundar os meus estudos. Já li o livro mas quero aprofundar didaticamente e como forma de pesquisa acadêmica.

    Desde já, agradeço a atenção!

    • Thais Godinho respondeu Nathália Pontes 11/08/2015

      Oi Nathália, acredito que uma das maneiras seja pesquisar os artigos que o David cita no livro lançado em 2015 e acompanhar as indicações no site gettingthingsdone.com

  23. Rita 10/08/2015

    Olá Thais, tenho a mesma dúvida da Silvana (você não chegou a responder) Sei que sua função é testar ferramentas, mas o fato de os projetos serem no Evernote e a tarefas no Todoist não dificulta a organização geral dos projetos? Ou por que não organizar pelo Google Calendar? Pode me explicar quais os “furos” que o Evernote ou G. Calendar tem que te fez não querer ou não achar melhor controlar tarefas-próximas ações por eles? Li seus posts, mas não ficou claro para mim. Abs
    Grata!

    • Thais Godinho respondeu Rita 11/08/2015

      Oi Rita,

      Não dificulta em nada a organização dos projetos, pelo contrário. Os projetos estão organizados no Evernote. Apenas as próximas ações estão no Todoist – são as próximas ações que acessamos todos os dias, não os projetos. Então tem sido inclusive mais saudável estar em uma ferramenta diferente, porque a velocidade de execução aumenta.

      O calendário é apenas para informações bastante específicas com data e hora. Recomendo a leitura do livro do GTD, onde ele explica bem.

      Acredito que as dúvidas sejam conceituais de GTD mesmo. Você já leu o livro? Utiliza a metodologia?

      Obrigada!

      • Rita respondeu Thais Godinho 11/08/2015

        Olá Thais, obrigada. Ainda não li o livro. Deve ser por isso. Ainda vou ler. Baixei ontem o Todoist, está ficando mais claro o que você escreveu, mas agora ficou ainda mais. Como já disse em outras ocasiões, repito: agradeço por mudar minha vida. Mas se não for abusar muito, coloca nas suas tarefas um post para você escrever sobre programas e talvez uma breve explicação para se fazer imagens e frases para Redes Sociais (num sentido mais profissional). Gostaria de entender mais sobre isso. Seu blog é muito bonito e funcional. Agradeço. Abs

        • Thais Godinho respondeu Rita 12/08/2015

          Obrigada pela compreensão, Rita. Muitos dos conceitos das suas perguntas têm respostas no livro, por isso perguntei. Creio que a leitura ajudará bastante.

  24. Grazziela 12/08/2015

    Oi Thais, tudo bem?

    Graças a sua boa influência venho usando o Evernote a algum tempo (basicamente como referência, diários, check list, planejamento, etc.).

    Porém tenho enfrentado dois problemas para os quais gostaria de sua ajuda. Antes eu pesquisei na NET mas não achei nada e tentei mandar e-mail pro suporte do Evernote a partir do próprio programa mas sempre dava erro (a propósito, você sabe o e-mail do suporte?).

    1- Baixa memória. O Evernote foi instalado no meu celular e, constantemente, aparece o aviso de baixa memória. Tem como instala-lo no cartão de memória do celular? Pois assim teria mais espaço disponível.

    2- Abrir notas off line. Eu não consigo abrir algumas notas grandes quando estou off line. Isso seria possível? Como se faz?

    Desde já agradeço sua atenção

    • Thais Godinho respondeu Grazziela 12/08/2015

      Seria legal contatar o suporte do Evernote para essas dúvidas mais técnicas!

  25. Livia Gabos 13/08/2015

    Olá Thais,

    Só queria dizer que para mim foi muito útil você fazer essa postagem sobre seu início usando o Todoist.
    Uso ele faz um tempo, mas lendo seu post vejo que estava pulando passos e preciso revisar o livro do GTD.
    Acho que vou comprar o novo para clarear as ideias.

    Muito obrigada 🙂

  26. Anat Cohen 17/08/2015

    Olá, Thaís. Muito esclarecedor seu post e me deu algumas ideias para implementar o sistema (minha maior dificuldade no momento). Algumas dúvidas:
    – Você abandonou completamente o Toodledo ou ainda deixa algumas tarefas lá? Se sim, pq? Estava relendo seu post sobre ele e o achei bem completo, até configurei a ferramenta para entender como funciona. Só depois vi esse post aqui onde você fala que usa agora o Todoist, então me surgiu essa dúvida.
    – Não acha mais fácil deixar tudo no Evernote? Afinal ele tem o recurso de listas também.

    Obrigada pelas dicas preciosas.
    Abraços

    • Thais Godinho respondeu Anat Cohen 17/08/2015

      Faz parte do meu trabalho testar diversas ferramentas, então vivo mudando.
      Não estou usando o Toodledo atualmente.
      Não curto o Evernote para tarefas, mas já curti. Tudo é questão de momento e necessidades. 🙂

  27. Lorrene 19/08/2015

    Thaís, só uma dica no todoist: você pode cadastrar periodicidade no prazo das tarefas, exemplo, a cada segunda-feira, uma vez por mês, etc, nesse link tem mais detalhes: https://todoist.com/Help/DatesTimes

    Depois disso você pode fazer as buscas por período e encontrar as tarefas recorrentes. Uso assim, acho que fica mais prático. O que acha?

  28. Pedro 19/08/2015

    Olá, Thais. Gostei das dicas do post. Estou mudando do Toodledo para o Todoist. No início, fiquei meio receoso, por achar o Toodledo mais detalhado. Mas é justamente a simplicidade do Todoist que tem me atraído.
    Você já testou o Sunrise Calendar? Comecei a usar e achei bem bacana. Lá vejo os compromissos da minha agenda do Google, consigo ver as tarefas do Todoist que coloco data/hora e ainda os lembretes com data/hora das notas do Evernote. Tenho usado como um meio de unificar a visualização de compromissos, tarefas e pendências.
    Um abraço.

    • Thais Godinho respondeu Pedro 19/08/2015

      O problema do Toodledo é realmente o visual e também o fato de não ter em português. Eu acabava não indicando para as pessoas porque nem todo mundo sabe o idioma.

      Já testei o Sunrise sim e tive problemas de sync. Não uso mais.

      No geral, eu prefiro fazer a sincronização “manual” de tudo o que eu uso porque no automático a chance de algo se perder é maior. Além do que, polui a visualização, porque nem sempre preciso ver tudo.

      Obrigada por comentar!

  29. Ricardo Ono 19/08/2015

    Oi, Thais! Acha viável usar somente o Todoist para fazer o método GTD? Eu conseguia usando o Omnifocus (na época que eu usava iPhone, agora tenho um Moto Maxx). Obrigado! ps.Não tenho necessidade de catalogar clientes e muitas coisas relacionadas a um trabalho normal (sou roteirista da Globo). pps.Adoro seu blog.

    • Thais Godinho respondeu Ricardo Ono 20/08/2015

      Dá sim. Eu vou fazer um post sobre isso em breve.

      Obrigada por comentar!

  30. Marcelo 21/08/2015

    Thais!
    Também estou utilizando o Evernote e Todoist no meu sistema GTD, apenas o calendário que preferi o Sunrise Calendar.

    Para controle das ações, quais são os filtros que você adotou no Todoist?

  31. […] O Todoist é um aplicativo de tarefas, o melhor que existe em português, e já há alguns meses venho utilizando para gerenciar meu workflow no GTD. Falei sobre isso em um post sobre como estou organizando meu sistema GTD atualmente. […]

  32. Laís 06/09/2015

    Adorei esse.
    Estou em um momento de imersão no seu Blog, hahaha. Tentando descobrir tudo o possível e entender tudo o possível de GTD pra já começar de uma maneira que faça sentido pra mim. Abri esse post para ler agora e está bem parecido com o que eu pretendo fazer. A única diferença é que eu usarei o Toodledo.

    Já vi você comentar (aqui e em outros posts) sobre esses Checklists do GTD e eu não entendi do que se trata. Deixei até a pergunta como nota pra fazer depois, caso não descobrisse. rs.

    Obrigada! <3

    • Thais Godinho respondeu Laís 06/09/2015

      Vou fazer um post como parte da série Aprenda GTD. 🙂

      Obrigada por comentar.

      • Simone Menezes respondeu Thais Godinho 23/09/2015

        Esse episódio do Aprenda eu não perco por nada! 🙂

        Obrigada <3 <3 <3

  33. Fernanda Guerra 22/09/2015

    Oi, Thais!

    Qual a diferença das suas caixas de entrada no Todoist e no Evernote? Que tipo de informações armazena em cada uma delas?

    Bj e obrigada.

  34. Rafael Aguiar 25/09/2015

    Olá Thais, por coincidência encontrei o livro do David Allen “A arte de fazer acontecer” iniciei um leitura sem compromisso e terminei por me envolver com esse método, que está aprovadíssimo como eficiente.

    Comecei a implementar o método no Evernote, porém, resolvi testar o Todoist com ele, e cheguei as seguinte dúvidas:

    1) Nas notas de tarefas do Todois você escrever alguma referência ao projeto ao qual está ligada aquela tarefa?

    2) No Evernote você deixa cópia (notas) das tarefas dos projetos que estão aguardando serem executadas no Todoist?

    3) Quando cria um projeto no Evernote você já cria todas as tarefas para sua execução ou cria uma executa e depois cria a outra?

    Estou iniciando agora meus estudos sobre como aumentar a produtividade.Gostei bastante do seu blog, parabéns pelo trabalho.

    Obrigado!

    • Thais Godinho respondeu Rafael Aguiar 26/09/2015

      Oi Rafael, seguem as respostas:

      1) Não acho necessário. Busco sempre simplificar meu sistema.

      2) Sim, crio primeiro lá.

      3) Depende. Se já tenho uma próxima ação definida, ou várias, já coloco.

      Espero poder ajudar!

  35. […] para gerenciar próximas ações, tarefas delegadas e agendas. Para mais informações, veja o último post que eu criei sobre como estou usando o método GTD atualmente (versão de julho 2015). Lá, falo sobre todas as ferramentas e explico direitinho como eu […]

  36. Maria 13/11/2015

    Olá Thais,
    O blog e você são muito inspiradores, parabéns!
    Estou começando a utilizar o todoist e estou um pouco emperrada na lista “aguardando resposta”.
    Eu não gostaria de desvincular a ação do projeto ao movê-la para esta lista. E mover o projeto inteiro também acho que não seria uma boa solução, pois posso ter um tópico que vai para aguardando resposta mas ainda ter ações a exectuar. O projeto estaria ativo neste período.
    A única solução que penso seria usar contextos para “aguardando resposta”. Porém para mim ainda não seria ideal pois acho que prejudicaria um pouco a organização da minha revisão semanal.
    Não sei se fui clara, desculpe a confusão.. hehehe
    Você tem alguma sugestão?
    Obrigada pela grande contribuição dada para a sociedade com este blog.
    Um abraço,
    Maria

  37. Maria 13/11/2015

    Usar contexto não, desculpe. Usar etiquetas.
    Edit na resposta:
    A única solução que penso seria usar etiquetas para ações “aguardando resposta”.

    • Thais Godinho respondeu Maria 13/11/2015

      Deixe no projeto mesmo. Você pode usar essa lista para coisas que estão aguardando resposta avulsas.

      Claro que, se precisar cobrar em uma data específica, vale a pena inserir isso no calendário, por ex.