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“Até você ter capturado tudo o que tem a sua atenção, uma parte sua não vai confiar totalmente que você está trabalhando com uma visão geral do seu mundo.”. – David Allen

Em outras palavras: você precisar tirar da cabeça aquilo que está te preocupando de alguma forma, para poder lidar com isso sem que essa ideia fique pipocando na sua mente de tempos em tempos (além de você correr o risco de esquecê-la).

Quando ele fala que a nossa mente é para ter ideias, não para armazená-las, significa basicamente o seguinte:

  • Você já se pegou tendo grandes ideias enquanto está tomando banho, tirando férias ou tentando dormir? Isso acontece porque sua mente está em um estado de relaxamento. Durante o dia, isso não acontece porque você tem sempre muitas preocupações na sua cabeça. O que buscamos, ao fazer a coleta, é esse estado de relaxamento que nos permita pensar durante o dia também.
  • Se você conseguir obter controle no seu nível mais básico de atividades, não precisa gastar conhecimento cognitivo nelas – e pode deixar sua mente liberada para pensar estrategicamente. Ou seja: como você pode conseguir se dedicar a um projeto importante se você está preocupado com a sua caixa de entrada de e-mails cheia de demandas esperando sua resposta?

Quando a gente fala em coletar, muitas pessoas pensam: “Credo, mas vou escrever tudo o que está na minha cabeça? Vou ficar maluco”. Em primeiro lugar, não, você não vai escrever tudo (vou explicar mais para a frente o que você vai escrever). E em segundo, as coisas não deixam de existir apenas porque você não quis escrevê-las e tirar da cabeça. Quando você faz isso, você consegue ter uma ideia da dimensão de coisas que você precisa fazer e cuidar, apenas, o que pode te dar a sensação de tranquilidade por não confiar na sua mente para isso. Você só consegue ficar tranquilo sobre aquilo que não está fazendo quando tem noção do que não está fazendo, e a única maneira de fazer isso é coletando esse material. Nossa mente não tem outra mente interna fazendo essas divisões.

Claro, porque você já deve ter percebido que nem a pessoa com a melhor memória do mundo consegue guardar todas as informações necessárias na cabeça. E a outra questão – a mais importante, no meu ver – é que não precisa. Você não precisa usar a sua cabeça para armazenar informações. É isso o que o David quer dizer quando recomenda que a gente use a cabeça para pensar, não para armazenar. Quando a gente armazena, a cabeça fica muito cheia para pensar.

O que você deve capturar?

No geral, tudo aquilo que chama sua atenção. Você pode estar divagando durante a aula de Economia III na faculdade e reparar que o teto pintado de azul é bonito. Precisa capturar isso? Não. Mas é claro que, se você olhar para o teto azul e descobrir que, um dia, quando tiver sua casa dos sonhos, gostaria de ter um teto azul, pode ser legal não perder essa ideia. Entendem a diferença? Tudo gira em torno da atenção.

Minha regra pessoal é a seguinte: se eu penso em uma coisa que eu sei que não posso esquecer, eu anoto. É mais simples assim! Mesmo que depois eu decida que é uma bobagem, prefiro anotar a esquecer.

De onde vêm essas informações que precisamos coletar?

  • Reuniões
  • Mensagens
  • Telefonemas
  • Anotações
  • Notas em sala de aula
  • Correspondência
  • Pessoas falando
  • E-mails
  • Ideias
  • Navegando na Internet
  • Etc!

 

Ideias podem surgir o tempo todo no nosso cotidiano e não é legal perdê-las. Então, no dia a dia, desde o momento que a gente acorda (já pensando em mil coisas), até chegar no trabalho, conversar com o colega e saber uma novidade sobre um projeto, abrir a caixa de entrada com 112 e-mails novos, ir para a reunião, lembrar de coisas para comprar no mercado, solicitações do chefe, nós estamos recebendo informações. Se não coletarmos aquilo que precisaremos lembrar, podemos fatalmente esquecer algumas delas – por melhor que seja a sua memória. Por isso, a recomendação do GTD é que, se você receber algum tipo de informação que precise ser lembrada, anote em algum lugar.

Onde capturar

No post anterior você já viu algumas sugestões de ferramentas para coleta. Particularmente, eu gosto de coletar no papel, por achar mais rápido escrever que digitar no computador ou no celular. Lembre-se também que não é para processar direto essa informação – passar pelo passo da coleta é importante porque o processar, que veremos no próximo post, deve ser feito com atenção, e não de qualquer jeito. (Veja aqui os principais erros de quem começa a aplicar o GTD)

Algumas ferramentas, como o Todoist e o Evernote, podem ser usadas também como caixa de entrada. Fica totalmente a seu critério escolher o que for melhor para você. O que eu recomendo é que você tenha uma ferramenta digital e outra física para coleta, para nunca ficar na mão. Eu costumo levar meu bloquinho de papel para todo lado mas, se por acaso ele faltar, certamente estarei com meu celular, e então posso coletar (eu uso o Evernote para isso).

Durante muito tempo, usei um único caderno (físico) como caixa de entrada e anotava nele, uma coisa embaixo da outra, tudo aquilo que não poderia esquecer. O problema de fazer assim – percebi com o tempo – é que você não consegue se concentrar em um único item ao processá-lo – o de baixo pode chamar mais atenção e por aí vai. Quando eu coleto em um único papel, consigo me concentrar em cada item coletado e o processamento se torna mais preciso. Quando o David recomendou isso no livro imaginei que fosse um absurdo, anti-ecológico, mas agora entendo o por quê. E, para economizar papel, basta usar folhas de rascunho, reaproveitar os papéis e tudo o mais. Dá na mesma.

A importância de ter uma caixa de entrada

A caixa de entrada é aquele lugar onde você vai centralizar todos os papéis que chegam até você. A ideia é que, se você precisar de alguma informação que ainda não tiver sido processada e organizada, você sabe que fatalmente ela estará na sua caixa de entrada. No outro post, anterior, eu falei mais sobre a importância de ter uma caixa de entrada (e, na verdade, várias, e como fazer).

Na prática, funciona assim: você passará o dia coletando ideias e, quando coletar cada uma, colocará o papel na sua caixa de entrada (se você usar uma caixa de entrada digital, adapte o conceito à sua ferramenta). Depois, você vai processar o que coletou. No post sobre o processamento vou comentar sobre a frequência dele.

A primeira coleta

Quando você começa a implementar o GTD, pode perceber que vai fazer uma coleta bem grandona. O David tem algumas recomendações:

  • Comece pelo seu espaço físico. Olhe para a sua mesa e veja o que você tem de papéis, contas jogadas, post-its, recibos, anotações diversas. Veja um por um para ver a necessidade de coletar. Lembre-se que é muito mais fácil deixar as coisas como estão do que tomar alguma decisão com relação a elas – e isso vale para tudo na vida! O que o GTD faz é, pouco a pouco, solucionar essas coisas. Se você tem uma mesa quebrada no seu escritório, você precisa coletar essa ideia para decidir depois o que vai fazer com ela. E é claro que, se for algo gigantesco como um móvel, você não vai colocar na sua caixa de entrada, mas anotar em um pedaço de papel “mesa quebrada” e colocar na caixa de entrada. Ao processar, você vai se fazer algumas perguntas que vão te ajudar a lidar com aquilo.
  • Depois da sua mesa, vá para as suas gavetas. Depois, as superfícies do seu escritório. Armários, estantes. Como você pode ver, a primeira coleta pode ser trabalhosa. O David recomenda que você tire dois dias para fazer. O que eu particularmente recomendo é que você colete um pouco hoje, um pouco amanhã e por aí vai, porque isso faz parte da minha filosofia de organização – fazer tudo aos pouquinhos, desde que evolua. Depende realmente do que funciona melhor para você. Quando eu comecei a usar o GTD, eu fiz a coleta grandona toda de uma vez e, vez ou outra, gosto de refazer. Ajuda bastante a verificar se falta tomar algum tipo de providência.
  • Aplique a coleta em toda a sua casa. Ande pelos cômodos e veja se algo chama a sua atenção. Comprar um móvel, pintar uma parede, arrumar os cabos atrás do rack. Certamente você coletará muitas ideias.

Fazendo a coleta mental

Uma vez que você tenha feito a coleta física, parta para a coleta mental. E aqui eu já digo que vale muito mais a pena coletar a mais que deixar faltar algo – tenha isso em mente ao capturar ideias. Não é hora de pensar “isso é demais” – se achar importante, colete.

Para fazer a coleta mental, utilize o livro do GTD (“A arte de fazer acontecer”), a partir da página 90, quando ele traz uma lista de possíveis veios abertos na sua vida para inspirar essa coleta.

Depois da coleta

Se você coletou tudo, provavelmente sua cabeça está vazia e sua caixa de entrada está cheia. Depois de coletar, você vai processar esse material. Nosso próximo post será apenas daqui a duas semanas, explicando o processamento, e é provável que você tenha ali coisas que não podem esperar. Eu sugiro que você processe sozinho, seguindo as recomendações do livro e, quando o post novo chegar, você vai refinando seu processamento com o que foi coletando ao longo dos dias. Não deixe sua caixa de entrada acumular, senão processar se tornará chato. E ah, processe aos poucos, senão você vai ficar horas fazendo isso da primeira vez.

Lembre-se que isso deve se tornar um hábito no seu dia a dia. Lembrou de alguma coisa que não pode esquecer, colete! Se esse negócio voltar à sua mente pela segunda vez, é porque você não coletou da primeira – exercite mais.

Boas práticas da coleta

  • Coloque a data em que você coletou aquela informação. Pode ser útil ter essa informação ao processar uma demanda que você tenha que cobrar de alguém, por exemplo, ou para tarefas semelhantes cuja única diferença é o dia que entraram. Na verdade, é um bom hábito datar tudo o que você escreve, não só as coletas do GTD.
  • Se você for coletar algo que é evidentemente lixo, já jogue fora. Não vale a pena colocar na caixa de entrada e só jogar fora ao processar. Isso pode ser especialmente útil para e-mails que são spam.
  • Seja consistente na coleta. Se deixar de coletar uma vez, as coisas já voltam para a sua cabeça e a bagunça se instaura novamente.
  • Coletar ajuda você a lidar com interrupções. Você pode estar trabalhando em um documento importante e lembrar de algo que precisa fazer – em vez de parar e ir fazer, você anota para não esquecer e continua o que está fazendo. O mesmo vale para um telefone que toca ou o chefe que vem na sua mesa e pede um monte de coisas. Se for o contrário e você tiver que parar para atender uma solicitação, consegue coletar onde parou no documento e voltar nele com tranquilidade logo depois de cumprir a demanda.
  • Não insira diretamente a coleta no seu sistema organizado. Insira na caixa de entrada e processe depois com calma. Se processar errado, sua execução falhará. É necessário passar por todos os passos para ser feito da maneira certa.
  • Colete antes que aquilo se torne urgente. Você pode achar besteira coletar algo como “ir ao dentista” mas, quando você estiver morrendo de tanta dor e isso se tornar urgente, vai se arrepender de não ter coletado e lidado com aquilo antes. Isso vale para muitas outras situações em nossa vida, especialmente na vida pessoal, que podemos ter o péssimo hábito de deixar para lá.

Quando você começa a fazer a captura no GTD, na verdade você está dando o primeiro passo para transformar a sua “tralha” em algo que demanda qualquer tipo de ação ou não. Quando você não decide sobre as coisas que aparecem na sua vida, elas ficam ocupando seu espaço mental e te perturbando mesmo que você não saiba.

Percorrer todos os cinco passos do GTD é MUITO importante porque, muitas vezes, as listas que as pessoas têm de coisas a fazer nada mais são do que listas de coisas incompletas, que não foram pensadas, e que continuam ali como um lembrete do que deve ser pensado ainda. Isso não te tira do lugar e você não sabe por quê. O que o GTD faz é tornar a execução de todas as coisas na vida muito mais fáceis para você.

Dúvidas? Poste nos comentários. 🙂

Thais Godinho
06/07/2015
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