ou

Regularmente eu escrevo um post mostrando para vocês como eu estou usando meu GTD atualmente. Esta é a versão de julho 2015 (quase agosto) e é um bom momento para escrevê-la porque, depois de algumas mudanças, me sinto bastante confortável com o modelo atual.

Vou descrever então o que eu estou usando e, na medida do possível, detalhes do “como”. Para conhecer a metodologia como um todo, clique aqui.

Estou tentando ficar o mais fiel possível às recomendações da David Allen Company depois de fazer o curso para tirar a certificação, então simplifiquei muito o meu sistema. Tem funcionado lindamente!

Calendário

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Ferramenta utilizada: Google Calendar (Veja dicas para usar a agenda do Google aqui)
Agendas criadas: Agenda – Thais, Tickler, Log

Na agenda principal, insiro meus compromissos com data e hora e tempos de deslocamento. Ou seja, minha real disponibilidade. Como meu marido tem acesso a essa agenda, facilita para ele saber os horários em que estarei disponível ou não, consultar meus compromissos futuros etc.

A agenda em cinza eu costumava chamar antes de Thais – Funcional, mas mudei para Tickler. Nela, agora eu coloco prazos, atividades que posso deslocar e lembretes. (Leia mais sobre o uso do Tickler aqui)

Criei uma nova agenda chamada Log, onde registro minhas atividades. Isso tem sido legal porque consigo ver o que fiz ao longo dos dias. Não coloquei print por ser bem particular, mas a cor dela é um cinza mais escuro. Eu uso apenas para fazer análises, e não no dia a dia.

Quando eu inicio o meu dia, a primeira coisa que eu faço é abrir o meu calendário para verificar se tenho compromissos, prazos, lembretes e outras informações. Ao final do dia, também gosto de ver o que me espera no dia seguinte, para eu me preparar psicologicamente.

O calendário é alimentado à medida que eu processo as minhas informações (saiba mais sobre o processamento aqui). Durante a revisão semanal, faço o planejamento dos compromissos e insiro os tempos de deslocamento. Coleto providências do que preciso fazer (ex: preparar pauta para reunião X ou fazer check-in um dia antes do vôo Y) para depois processar.

Segue minha checklist para planejamento da semana no calendário que tenho na minha revisão semanal:

  • Inserir horários nos compromissos que ainda não estão com o horário
  • Verificar calendário da Call Daniel para treinamentos e reuniões
  • Inserir tempos de deslocamento ao longo da semana
  • Inserir tempo para CLARIFY toda manhã depois de treinamentos, reuniões e compromissos externos
  • Garantir que há tempo para descansar, dormir 8h por dia, fazer atividades de lazer
  • Coletar providências para os eventos da semana
  • Checar calendário para as próximas 6 semanas para capturar qual será meu foco e atenção
  • Checar calendário para os próximos meses para ter uma visão e coletar algumas providências

E-mails

Ferramenta utilizada: Gmail (principal)

Consegui centralizar a maioria dos meus e-mails em minha conta do Gmail e agora acesso menos contas. Como tenho contas específicas do blog para gerenciar (e que são acessadas também por outras pessoas), elas acabam ficando separadas. Comento isso porque foi um grande ganho de produtividade fazer assim.

Hoje eu tenho uma rotina de checagem de e-mails duas vezes por dia. Funciona muito bem. No geral, checo meus e-mails depois do almoço e antes do final do horário comercial. Quando fico fora o dia inteiro, checo meus e-mails na manhã do dia seguinte.

A minha configuração geral de pastas (aplicada a todas as contas de maneira igual) é:

Captura de tela 2015-07-30 11.29.23

No Gmail as pastas são chamadas de marcadores. O print acima é do Gmail.

@ Action Support – Demandas que chegaram por e-mail e eu capturei para inserir na minha lista de próximas ações. Eu já tentei usar uma pasta chamada @ Action, para gerenciar as demandas no próprio e-mail, mas prefiro fazer assim hoje em dia. A recomendação da DAC é que seja optado por um desses dois caminhos que citei, de acordo com o que funciona melhor para cada um.

@ Just reply with calm – Este marcador não é recomendação da DAC – é coisa minha mesmo. Recebo muitos e-mails com dúvidas de leitores e participantes de treinamentos e cursos que precisam apenas da minha concentração para responder com calma, pois geralmente são e-mails grandes. Eu não recomendo criar uma pasta dessas no seu e-mail se você não tem essa demanda, pois a tendência pode ser acumular e-mails. Eu tenho um processo para responder um pouco todos os dias.

@ Waiting for – Muitas vezes eu envio e-mails que espero resposta, mas não é necessário capturar essa informação e jogar em outro lugar – a própria pasta por si só é suficiente para organizar esses e-mails. Então coloco aqui.

@ Waiting for Support – Quando envio e-mails solicitando alguma coisa ou delego alguma atividade, se ela for mais substanciosa ou ligada a um projeto, eu gosto de capturar (no papel) essa informação e depois processar para o meu sistema.

Archive 2015 – Como a busca do Gmail é muito boa, eu arquivo por ano. No e-mail comercial do blog, eu arquivo por pastas com o nome de clientes, marcas e lojas que entram em contato.

Próximas ações

Ferramenta utilizada: Todoist

Vira e mexe eu gosto de trocar o meu sistema e usar outro durante um tempo para poder montar um guia para uso dos leitores (fiz isso com o Evernote). Desta vez, já faz algum tempo que eu estou testando o Todoist. Para implementar o GTD em um novo sistema, o David Allen recomenda a verticalização (ou seja, começar do nível mais básico, que são as próximas ações), e depois inserir projetos, áreas de foco etc. Por isso, por enquanto eu tenho utilizado o Todoist para gerenciar o meu workflow, apenas.

Captura de tela 2015-07-30 11.39.31

Versão expandida:

Captura de tela 2015-07-30 11.40.17

Próximas ações avulsas – Todas as próximas ações que precisam ser feitas mas não estão vinculadas a nenhum projeto específico.

Próximas ações de projetos – Todas as próximas ações ligadas a projetos.

Tarefas recorrentes – Ainda não passei todas as tarefas recorrentes para ele porque estou organizando sob demanda. Ou seja, sem “inventar moda” e inserir muitas atividades sem necessidade.

Todas as próximas ações acima podem ser acessadas no dia a dia através das listas de contextos, que gerencio com etiquetas.

Captura de tela 2015-07-30 11.43.43

São os contextos que eu estou usando atualmente e que funcionam para mim.

Tentei usar outras etiquetas nesse processo (inserindo a duração da tarefa, por exemplo, assim como o nível de energia), mas achei que estava complicando e deixei apenas o contexto. Tem funcionado muito bem porque, estando no contexto adequado, posso fazer escolhas com base no tempo e energia disponíveis.

Aguardando resposta avulsos – Lista de tudo o que estou esperando resposta de outras pessoas e que não está associado a nenhum projeto. Eu insiro na lista assim:

Captura de tela 2015-07-30 11.47.08

Essa NÃO foi uma indireta para o meu querido gerente do banco

Essa recomendação foi da DAC e acho super simples e eficaz. Os elementos são basicamente os seguintes:

  • Você insere no início o nome da pessoa ou área de quem está aguardando a resposta;
  • Você insere o “RE:” se isso foi uma solicitação sua. Muitas vezes não precisa, porque foi algo que a pessoa disse que te enviaria;
  • Você insere a data desde quando está esperando. Isso é importante porque, na revisão semanal, você consegue identificar quem precisa de uma leve lembrança.

Aguardando resposta de projetos – Mesma função da lista acima, mas com atividades que eu estou aguardando resposta ligada a projetos que tenho em andamento.

Agendas – Listo o que preciso falar com pessoas específicas ou em reuniões recorrentes. Tentei migrar essa lista para o Evernote, mas gosto de mantê-la aqui (acho mais prático). No momento, estou nessa definição. No Evernote, fica bem legal o registro de toda a conversa e todas as reuniões já realizadas.

Compras – Listo as compras diversas, de livros a mercado (lista que compartilho com o marido, mas ele ainda prefere o papel mesmo). Também me questiono se vale a pena manter essa lista aqui ou no Evernote. Por enquanto estou mantendo aqui, mas sinto que não “encaixou”, sabem esse sentimento?

No dia a dia, clico na guia “Hoje” e vejo as próximas ações que preciso fazer no dia. Trabalho nelas e, quando acabo, passo para a etiqueta de contextos, para próximas ações sem data.

Utilizo o recurso “Caixa de entrada” apenas quando não tenho uma ferramenta de captura tradicional (papel) e estou só com o celular.

Insiro as próximas ações de projetos no Todoist semanalmente. Tenho preferido gerenciar os projetos como um todo (por enquanto) no Evernote.

Vale dizer que utilizo a versão Premium do Todoist. No geral, qualquer ferramenta que você use bastante, é recomendável o uso de Premium.

Projetos

Ferramenta utilizada – Evernote

Antes eu estava organizando meu sistema no Toodledo através das áreas de foco. Hoje, prefiro simplificar. Todos os meus projetos estão no Evernote em uma pilha chamada “Current projects” (meu sistema está metade em inglês e metade em português por causa do curso, da certificação, do coaching com o pessoal da DAC, que é em inglês, além do meu próprio treino pessoal mesmo – essa mistura não me atrapalha).

Dentro da pilha “Current projects”, tenho um caderno para cada projeto em andamento.

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Atualmente, tenho 44 projetos. O David diz que a média das pessoas é entre 30 e 60.

Eu tenho aprendido muito sobre projetos no GTD nos últimos meses e tenho aplicado tudo isso no meu sistema. Vale a pena um post mais aprofundado, que prometo fazer na série Aprenda GTD.

Gosto de ter um caderno por projeto porque as informações ficam todas juntas. Dentro de cada caderno, tenho a nota master do projeto, que é o que o David chamada de “plano de projeto”, onde insiro todas as informações relevantes para o projeto em questão.

Na revisão semanal, eu vejo cada nota de cada projeto e vejo se todos eles têm uma próxima ação definida. Se percebo que preciso dar mais atenção a um projeto específico, essa pode ser uma próxima ação com relação a ele.

Quando eu defino uma (ou mais) próximas ações de um projeto, eu insiro na lista “Próximas ações de projetos” no Todoist. Não é automático e é bastante semelhante a aplicar o GTD no papel. Não me atrapalha em nada e posso dizer que nunca tive meus projetos tão bem encaminhados como hoje em dia.

No dia a dia, acesso apenas minhas listas de próximas ações (recomendação da DAC). Isso faz os projetos andarem muito rapidamente. Acesso um projeto apenas para processar informações ou quando estou trabalhando especificamente nele. Não vale a pena revisar todos os projetos todos os dias, senão enlouquecemos e ficamos sobrecarregados.

Na revisão semanal, por exemplo, eu reviso todos os prazos (que devem estar no calendário) e tomo providências específicas. Por exemplo:

31 de julho – Prazo final para enviar relatório para não sei quem (Informação que está no meu calendário)

Eu não vou deixar para ver isso no dia 31. Na revisão semanal, vejo todos os prazos não apenas da minha semana, mas das próximas seis. Logo, se eu tiver que antecipar algo, eu coleto e processo com prazo próprio da próxima ação. Se você fizer o processamento direitinho, não precisa ficar olhando o projeto o tempo todo. Isso MUDOU a minha vida.

Outra tática importante que tem me ajudado é definir apenas as próximas ações da semana. Ou seja, existem muitas próximas ações que podem esperar mais uma revisão semanal. Se isso acontecer, jogo apenas as próximas ações da semana no Todoist. Isso garante que o sistema não se sobrecarregue e eu consiga focar no que for importante e prioridade para a semana em questão. Está ó: funcionando que é uma beleza.

No Evernote, também tenho um caderno chamado “Coming soon projects” para todos os projetos que preciso revisar semanalmente porque logo precisam entrar no radar. Workshops futuros, cursos que preciso iniciar o planejamento só daqui a seis ou oito meses e por aí vai. Isso também não é recomendação da DAC, mas minha. A recomendação do David é inserir esse tipo de projeto na lista de “Algum dia / Talvez”. (Segundo ele, algum dia / talvez significa simplesmente “não agora” – eu chego lá). Por enquanto, assim tem funcionado para mim.

Ainda sobre projetos, quando um projeto é concluído, eu analiso todas as notas que estão dentro do seu caderno correspondente e vejo o que é necessário manter (e aí arquivo com tags por assunto, no caderno “Reference”). Posso mesclar notas, excluir ou editá-las. Reviso a nota master do projeto para ver se ela tem as informações completas sobre o projeto que foi concluído, insiro o ano de conclusão no título (ex: “2015 – Projeto X”) e a tag “Projetos concluídos”. Vai para o caderno “Reference” também. Afinal, um projeto concluído é isso mesmo – apenas referência. Esse procedimento tem me ajudado a organizar melhor as notas no Evernote, porque antes eu jogava tudo meio sem filtro lá.

Outros cadernos usados no Evernote para o GTD

Tenho uma pilha chamada “GTD” com alguns cadernos específicos, a saber:

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Em *Inbox (caderno padrão) entra tudo o que eu envio para o Evernote via e-mail, WebClipper ou manualmente. São sempre notas de referência (não adiciono ações nunca aqui) que vou processando bemmm lentamenteee, um pouco por dia ou sob demanda, e sem pressa. Digitalizo muitas revistas e reportagens e isso leva bastante tempo para processar. Meu compromisso é todos os dias trabalhar um pouco no que tem ali, mas vai facilmente para mais de 100 notas toda vez que me animo a digitalizar e fazer pesquisas. Não dá para adiar esse processamento se você insere tarefa no Evernote.

Em Agendas, como falei, estou testando aqui e no Todoist para ver o que funciona melhor. Tenho uma nota por pessoa ou reunião.

Em Big Picture, tenho uma nota para cada ano de vida (com marcos e acontecimentos) e outras notas com a minha missão pessoal, valor e princípios etc.

Em Checklists, tenho minhas checklists do GTD.

Expliquei acima o caderno Coming soon projects.

Em Read / Review, insiro reportagens, notícias etc que quero ler com mais atenção. Como trabalho com conteúdo, sempre tenho bastante coisa aqui. Mantenho esse caderno offline para sempre conseguir ler alguma coisa quando estou viajando, por exemplo. Depois que leio, ou jogo fora ou arquivo como referência (se for interessante).

Em Recurrent projects, tenho uma lista de projetos que acontecem sempre (todo mês, todo ano), apenas para me programar. Está quase em desuso porque tenho usado mais prazos no calendário para me lembrar. É provável que eu me livre desse caderno nos próximos dias.

Em Reference, guardo todo o meu arquivo de referência. É o maior caderno do Evernote, com mais de 9 mil notas.

Em Someday maybe, guardo todas as ideias e atividades que quero fazer um dia, mas não estão no radar agora. Estou em um trabalho atual de unificar notas (ex: uma nota só para viagens que eu quero fazer, em vez de ter uma nota por atividade, o que torna a revisão mais lenta.

Todo o meu arquivo de referência é organizado por tags sem hierarquia específica. Crio sob demanda quando preciso identificar um assunto e insiro a tag na nota, mudando-a para o caderno “Reference”. Regularmente reviso as tags para ver se posso juntar algumas informações em uma só e, assim, diminuir a quantidade. Não tem muito segredo e eu sigo a recomendação da DAC para arquivos de referência: acessível e intuitivo, em ordem alfabética.

Quando comento que estou com essa estrutura no Evernote,sempre tem alguém que me pergunta: “Mas Thais, você não usa mais a estrutura do Guia?”. Pessoal, eu usei aquela estrutura durante mais de um ano apenas para montar o guia para o blog. O meu papel é esse: sempre mudar e testar, e vou mudar sempre que achar isso interessante ou necessário. Por isso posto regularmente um post como este aqui no blog, para mostrar como estou fazendo. Eu posto no blog as recomendações para que cada um conheça as possibilidades que existem e possam ter tutoriais e passo-a-passos que ajudem e apliquem de acordo com as suas próprias necessidades.

Os outros horizontes

Ferramenta utilizada: Mind Meister

Os outros horizontes do GTD (áreas de foco, objetivos, visão, propósito) eu gosto de organizar através de mapas mentais e a ferramenta utilizada para isso é o Mind Meister. É a minha preferida para mapas mentais já há algum tempo.

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Tenho um mapa mental para cada nível, que gosto de revisar de acordo com as recomendações do David:

Áreas de foco: Uma vez por mês ou sempre que sentir necessidade de equilibrar melhor essas áreas
Objetivos: A cada 4 meses ou sempre que quiser sentir que estou no caminho certo para alcançar o que desejo
Visão: Uma vez por ano ou sempre que precisar de inspiração a médio e longo prazo
Propósito e objetivos de vida: Uma vez por ano ou sempre que eu precisar tomar decisões importantes

Os mapas mentais servem para brainstorm e análise, então não tenho filtros ao inserir as informações ali. Quando reviso cada um deles, gosto de inserir qualquer tipo de informação que me ajude a pensar sobre aquele tema em específico. É muito comum fazer uma grande coleta ao analisar esses mapas, porque eles dão ideias e direcionamento sobre o que eu quero ou preciso fazer.

Captura

Ferramenta utilizada: Papel e caneta

Gosto de coletar em papel porque acho mais rápido e acessível. Todos os papéis que coleto no dia, coloco na minha caixa de entrada que fica na mesa do escritório (em casa). Tenho também a caixa de entrada do Evernote e a do Todoist, além das caixas de entrada de e-mails, cujo uso expliquei acima.

Considero a pasta “Transferências” do meu computador como uma caixa de entrada para tudo que salvo, especialmente imagens e documentos. Ela é processada como as outras.

Também tenho uma pasta para coletar papéis quando estou em trânsito, que mostrei em um vídeo (clique aqui para ver).

Arquivos de referência

Ferramentas utilizadas: Arquivo físico com pastas suspensas, Evernote, Dropbox e Google Drive

Como uso muitos arquivos de referência em diferentes formatos, é necessário manter o mesmo padrão em todos para não enlouquecer. O padrão da DAC foi o que comentei acima: acessível e dedutivo, em ordem alfabética. Sem complicações.

O arquivo físico para pastas suspensas uso mais para documentos, certidões e outros papéis que ainda prefiro manter. A maioria das coisas vai para o Evernote. Arquivos em uso ou mais pesados vão para o Dropbox. O Google Drive é usado pela Call Daniel, então arquivo algumas coisas por lá também.

Não é necessário usar uma única ferramenta (além de a busca por esse ideal ser contraproducente). Use boas ferramentas que te atendam naquilo que você precisa. Essa recomendação também é do próprio David. 🙂

Dúvidas? Poste nos comentários. 🙂

Thais Godinho
30/07/2015
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Como eu me organizo: Fran Guarnieri
Menu semanal para 6 a 12 de outubro
Menu semanal para 2 a 7 de setembro

Hoje, vamos ao passo 2: esclarecer, que é quando processamos nossas caixas de entrada (física, e-mails e outras). Na versão antiga do livro, o David chamava esse segundo passo de “processar”.

O que é e para que serve o processamento?

Processar é pegar o primeiro item da sua caixa de entrada e tomar uma decisão com relação a ele. Você vai se perguntar: O que é isto? Demanda algum tipo de ação? E, a partir daí, encaminhar a informação para o lugar certo.

Este passo é muito importante porque, se ele for feito com pressa ou sem foco, isso certamente vai te prejudicar na execução. Não deixe que suas listas de próximas ações seja uma lista de coisas incompletas, que ainda não foram pensadas. Elas têm que ser pensadas no processamento.

Por que o David mudou o nome do passo de “processar” para “esclarecer”?

O David mudou o nome dos cinco passos porque achou que todos estavam muito mecânicos e menos relacionados aos processos da mente. Agora eles estão mais ligados ao intelectual. No caso específico do processar, acredito que a mudança seja importante porque “processar” parece algo mecânico mesmo. Quando falamos em “esclarecer”, fica mais claro mesmo do que se trata esse processo. Nós analisamos item a item para esclarecer o que é cada um deles.

Como processar?

O David oferece um fluxograma para facilitar a nossa vida ao processar.

Basicamente, ao pegar um item da sua caixa de entrada, você tem SEIS, e apenas seis, opções sobre o que fazer com ele.

Você vai perguntar:

O que é isto?

Demanda algum tipo de ação?

Se NÃO

Lixo – Delete, recicle, jogue fora
Incube – Não demanda ação agora, mas você gostaria de rever isso em outra ocasião, pois pode demandar futuramente
Arquive – Guarde em seu arquivo de referência

Se SIM

Faça na hora – Se levar menos de 2 minutos
Delegue – Se você não for a melhor pessoa para fazer isso (e tiver para quem delegar)
Adie – Para fazer o mais breve possível

Confira o mapa do fluxograma abaixo:

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O mapa acima mostra todo o fluxo do processamento e para que lugar deve ir cada informação.

Perceba que qualquer item do fluxo pode desencadear um projeto. Você pode descobrir, ao pensar sobre a próxima ação, que a ação faz parte de algo maior ou leva mais de um passo para ser concluída. Logo, para o GTD, isso é um projeto. Nós vamos usar muito o fluxograma acima durante toda a nossa série. Eu inclusive recomendo que você imprima para consultar sempre que quiser.

Vamos examinar os itens que NÃO demandam ação

O que vai para o lixo?

David é bem catedrático nesta questão: na dúvida, guarde; na dúvida, jogue fora. Não existem regras ou padrões e o que você descarta é muito pessoal. Para ajudar, faça a si mesmo(a) a seguinte pergunta: “Isto aqui é realmente necessário ou útil para que eu mantenha, ou eu posso confiar que essa informação pode ser encontrada facilmente na Internet ou em outra fonte depois, caso eu precise?”. Muitas coisas vão para o lixo, se você pensar dessa forma.

O que será incubado?

Provavelmente você encontrará alguns itens na sua caixa de entrada que te levarão a pensar: “Puxa, isto não demanda ação agora, mas eu gostaria de voltar nisto futuramente, só não quero perder a ideia!”. Alguns exemplos:

  • Acontecerá um café-da-manhã em um cliente, mas será apenas daqui a três semanas, e você não tem certeza se poderá confirmar até uma semana antes, pois terá mais noção das suas prioridades a seguir.
  • Você recebeu um material para ser usado em um treinamento que acontecerá apenas daqui a um mês e precisa guardá-lo em algum lugar.
  • Você comprou ingressos para um show que acontecerá apenas daqui a seis meses e precisa guardá-lo em algum lugar.
  • Na próxima semana acontecerá uma reunião importante e você recebeu a pauta.
  • Enquanto você assistia a um filme no cinema, teve a ideia de viajar para um lugar. Você não tem como viajar agora, mas não gostaria de esquecer dessa vontade para planejar futuramente.

O que você faz com esse tipo de informações? Existem duas alternativas:

  1. Inserir em uma lista chamada “Algum dia / Talvez”, que você revisará semanalmente
  2. Colocar um lembrete em seu calendário em datas específicas ou em um tickler

É ok você não decidir sobre algo neste momento, contanto que você esteja tranquilo(a) sobre isso.

O que vira referência?

Existem informações que não demandam qualquer tipo de ação, mas você acha importante guardar pois podem servir como referência futura para seus projetos, atividades ou mesmo lembrança pessoal. Documentos, referências bibliográficas de trabalhos, contas pagas e uma sorte de outras informações. Criar um arquivo de referência que seja fácil de arquivar e acessar é passo fundamental no GTD.

E agora vamos conhecer os itens que SIM, demandam ação

Faça na hora… se levar menos de 2 minutos

A regra de ouro do GTD é fazer na hora tudo o que leva menos de 2 minutos, para que nada vire um gargalo em você. Essa regra é mágica e muda a vida de muitas pessoas. Fazer em menos de 2 minutos significa desde responder um e-mail a lavar o copo que você deixaria na pia. Você ficará surpreso(a) com a quantidade de coisas que você pode fazer em menos de 2 minutos.

Delegue

Se você não for a pessoa mais adequada para fazer, delegue a ação. Você pode acompanhar o que está aguardando resposta de outras pessoas através de uma lista com todas essas ações que foram delegadas. Uma boa prática é inserir a data desde quando você delegou, para ter controle do tempo. Por exemplo, na sua lista de “Aguardando resposta”, pode ter um item assim:

“Nome da pessoa – Fazer tal ação – desde 12/04/15”

Adie

Se uma ação não pode ser feita em menos de dois minutos nem pode ser delegada, ela fica para depois, mas é importante frisar que é para ser feita assim que puder, o mais rápido possível, para não parecer que se trata de procrastinação. E aqui nós temos duas opções, que dizem respeito às ações que têm prazo e às ações que não têm prazo. Fica assim:

  1. Se tiverem prazo, você insere a data na ação. Todos os programas de tarefas têm a possibilidade de atrelar uma data à ação. Algumas pessoas gostam de colocar a ação com prazo na agenda. Fica a seu critério. O que facilita mais para você?
  2. Se não tiverem prazo, você organiza sua lista de próximas ações como achar conveniente. O David Allen recomenda organizar por contexto.

E projetos?

Qualquer item do seu fluxograma pode servir como um gatilho para desencadear projetos.

Projeto no GTD é tudo aquilo que leva mais de um passo para ser concluído e pode ser feito no período de até um ano.

Se você identificar um projeto, insira-o em sua lista de projetos. Veremos mais no próximo post, sobre organização do sistema.

Existe uma hora específica do dia em que devemos processar?

Não existem regras. Você pode querer dedicar um tempo exclusivo e com foco para essa atividade. Algumas pessoas gostam de processar aos poucos ao longo do dia, enquanto outras gostam de reservar um tempo uma vez por dia para o processamento. Eu já fiz das duas formas e, atualmente, eu gosto de reservar um tempo, no começo ou no final de cada dia, para esclarecer essas informações.

Boas práticas do processamento

  • Não pode devolver nenhum item para a caixa de entrada.
  • Não fique escolhendo o que vai processar. Pegue o primeiro e mande ver.
  • Dedique energia e concentração a esse processo.
  • Não “processe direto” em seu sistema. As informações precisam desse tempo de maturação na caixa de entrada para que você possa tomar as decisões corretas ao processar.

A relação entre o processar e o organizar

Muitos usuários iniciantes têm dúvidas sobre o processar e o organizar, pois eles parecem ser muito parecidos. Processar é esse processo de pensar e tomar decisões. Organizar é quando você coloca as informações nos lugares certos, configura o seu sistema etc. Essa é a diferença.

Dúvidas? Poste nos comentários.

Thais Godinho
28/07/2015
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Meu sistema GTD atual: Listas do “Ground” (Julho 2017)
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Nosso tema do mês é Conheça a si mesmo e, por isso, hoje eu gostaria de oferecer algumas dicas que podem ajudar você nesse caminho. Veja então algumas maneiras de se conhecer um pouco mais:

  1. Encontre algo que goste de fazer e invista mais tempo nessa atividade. Desde um hobby a uma segunda profissão.
  2. Pergunte a uma pessoa que seja do seu convívio como pode ajudá-la hoje.
  3. Faça uma caminhada.
  4. Inscreva-se em uma palestra sobre qualquer tema e preste atenção em como o palestrante se empodera no palco, como lida com o nervosismo e a dispersão das pessoas.
  5. Pergunte-se qual sua maior preocupação em sua vida no momento e anote-a em um papel. Defina uma próxima ação para ela. O que pode ser feito nesse momento? A primeira coisa que pode ser feita?
  6. Faça uma lista de tudo aquilo que incomoda na sua vida no momento. Veja se existe algo que você pode tirar de alguma maneira.
  7. Agradeça por tudo o que conseguiu até hoje na vida – todas as oportunidades que teve, todas as pessoas que te ajudaram, todas as suas conquistas.
  8. Puxe conversa com alguma pessoa em um lugar público.
  9. Aceite um convite que geralmente você não aceita no seu dia a dia, como sair com um amigo que sempre te chama e você nunca tem tempo.
  10. Veja algo engraçado e que te faça rir.
  11. Ligue para o seu melhor amigo ou amiga só para conversar e perguntar se ele(a) está bem.
  12. Organize sua mesa de trabalho.
  13. Crie um mural para se inspirar.
  14. Sempre que cometer um erro pela segunda vez, ou agir de uma maneira que te incomoda pela segunda vez, tente obter um aprendizado disso. Como posso fazer diferente da próxima vez?
  15. Feche os olhos e apenas respire durante 2 minutos enquanto estiver trabalhando, em casa ou quando estiver no ônibus, por exemplo.
  16. Aprenda a diferenciar o medo real, aquele da intuição que te diz que uma coisa não é legal, daquele medo de mudanças, de algo que pode trazer coisas novas e boas para você.
  17. Ouça o disco inteiro de um artista que você gosta.
  18. Troque a frase “Eu mereço mais do que isso” para “Vou fazer melhor do que isso”. Não terceirize a responsabilidade.
  19. Encontre alguém em quem se inspirar. Pegue algumas frases dessa pessoa e deixe ao seu redor – em seu mural, agenda, caderno, ou em um simples post-it.
  20. Passe mais tempo com pessoas que pensem como você.
  21. Faça algum trabalho manual.
  22. Olhe-se no espelho e preste atenção nos pontos que acha bonitos em você.
  23. Planeje alguma coisa.
  24. Lembre-se do que você queria ser quando crescer quando era criança.
  25. Pergunte-se: Como posso aproveitar melhor a minha vida?

Organização tem a ver com realização pessoal e qualidade de vida. Pensar sobre os pontos acima pode te ajudar a ter uma vida mais organizada e mais feliz.

Thais Godinho
24/07/2015
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