ou

Reuni algumas dúvidas enviadas por leitores nos últimos dias e resolvi responder em forma de comentário para ajudar outras pessoas que possam ter as mesmas dúvidas também.

Projetos e outlines no Toodledo

“Estou tentando implementar o GTD e ainda sinto algumas dificuldades. Talvez, por trabalhar na área acadêmica eu tenha estranhado um pouco a terminologia, por exemplo: “projeto”, usamos muito para outra coisa. Enfim, vou errando aqui, acertando ali e sempre seguindo em frente.
Estou usando o Toodledo+Evernote e no Toodledo vi que existe a função outlines, aliás muito parecido com o workflow, como posso usar esta função?” – Letícia

Letícia, o conceito de projeto no GTD é bem mais simples mesmo que o acadêmico ou corporativo. O David considera projeto tudo aquilo que leva mais de um passo para ser concluído e dura até um ano, mais ou menos. Essa diferenciação entre projeto e tarefa é essencial no GTD para conseguir trabalhar sem procrastinação. Se você não destrinchar as ações de um projeto, é muito provável que ele acabe ficando de lado durante muito tempo, porque você nunca terá pique, vontade ou ânimo para trabalhar nele.

Sobre a guia Outlines no Toodledo, eu costumo usar para checklists.

Pastas suspensas

“Olá Thais,
Bom, acompanho o blog já há algum tempo, aplicando várias dicas de organização ao meu dia a dia. Porém, mais recentemente, após ler o seu livro, resolvi comprar o livro do David Allen e tentar aplicar o método GTD à minha vida. Ainda o estou estudando e aprendendo, e apanhando (rsrsrs), mas deixa eu aproveitar o comentário e te perguntar o porque do David criticar as pastas suspensas? Pois eu, infelizmente, não consigo visualizar nenhuma outra estrutura para implementação da sistemática…
As pastas que ele fala, que ficam em pé sozinhas na gaveta, sustentadas por chapa móvel, você tem ideia que pastas seriam essas?
Obrigado e abraço!” – Danniel

São manila folders, pastas que são vendidas apenas nos Estados Unidos. Mais ou menos assim:

manila-folder

Não se prenda a isso. Não é que ele é contra – é que a maioria das pessoas usa errado. A gente vê aquele monte de pastas em arquivos entupidos de papéis. Fica difícil de atualizar, manusear. O importante é você conseguir montar um arquivo que seja prático para você – ou seja, você consegue atualizar sem problemas, consegue criar novas pastas sem obstáculos, o arquivamento faz sentido etc.

Tanto meu arquivo físico de referência quanto meu tickler estão em formato de pastas suspensas.

Tickler para quem tem pouco espaço

“Primeira vez que comento por aqui e já tenho que te agradecer por compartilhar sempre que pode dicas tão boas para nos organizar! Obrigada!
Então, eu gosto bastante do método GTD e estou tentando aplicá-lo na minha rotina, porém gostaria de sugestões para o uso de um tickler. Não tenho espaço suficiente no meu quarto (ambiente de trabalho/estudo) para ele no momento. Você tem alguma sugestão?” – Beatriz

Bia, quando eu não tinha espaço, providenciei uma caixa para pastas suspensas que ficava em um cantinho e não ocupava quase nada do espaço que eu tinha. No último post da série Aprenda GTD, coloquei uma foto de um modelo que pode servir. Não ocupa mais do que 50x30cm.

Projetos x objetivos

“Olá Thais. Primeiramente, parabéns pelo blog. Eu acompanho faz tempo, apesar de ser a primeira vez a postar algum comentário!rs. Pois bem, estou empolgada a implementar o GTD junto com o seu acompanhamento, porém estou com uma dúvida cruel sobre projetos e como consequência as ferramentas para gerenciar. Nao consigo identificar o que seja um projeto e como que vou gerenciar isso, entende ? Por exemplo, qndo penso em algo que quero da minha vida, acho que caio mais em objetivos (pois são de longo prazo).
Será que vc poderia me dar alguns exemplos e como seria gerenciar tal projeto ??” – Jéssica

Jéssica, vou falar bastante sobre esse temas em próximos postas da série Aprenda GTD. Caso queira estudar a respeito antes disso, recomendo os seguintes passos:

  • Ler o livro do GTD inteiro
  • Estudar o capítulo sobre Processar e o fluxo do processamento até ficar claro
  • Estudar os capítulos 3 e 10, específicos sobre projetos

Espero que ajude!

Demandas do dia

“Estou acompanhando o seu blog e quase terminando de ler o livro do David e me surgiu uma dúvida a respeito do processo de coleta. Normalmente, antes de ler a respeito do método GTD, eu processava imediatamente as tarefas que chegavam até mim em vez de deixar em uma caixa de entrada. A minha dúvida é o que faço, por exemplo, com as demandas que chegam e precisam ser feitas no mesmo dia, mas que não posso concluir no momento em que elas chegam. Qual solução você sugere?? Jogar na caixa de entrada e processar a mesma todo dia? Criar uma lista para tarefas do dia?? Só quero uma alternativa, que como li no livro, me faça confiar no sistema.” – Rhayana

Rhayana, seguir o fluxo do processamento não tem erro. Se leva menos de 2 minutos, faça na hora. Se leva mais, e é para o mesmo dia, coloque na sua agenda ou calendário. Trabalhe com seu calendário aberto, usando-o como guia para execução. Essa é a recomendação do GTD.

Obrigada a todos que sempre enviam comentários e trazem a oportunidade de esclarecer dúvidas como estas do post de hoje. Caso tenha perguntas, por favor, poste nos comentários!

Thais Godinho
10/06/2015
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  1. Helder 10/06/2015

    Dúvida: colocar as tarefas do dia, agenda ! A orientação no livro seria não incluir tarefas na Agenda . Poderia comentar ?

    • Thais Godinho respondeu Helder 11/06/2015

      Agendar significa atribuir data a algo. Atenção! Pode ser no seu calendário, agenda ou app de tarefas que atribui data. Não se recomenda atribuir data ao que não tem (no GTD). Se tem data, deve estar refletida na sua ferramenta, seja qual for. ;D

  2. Kátia 10/06/2015

    Bom dia,
    Comecei a acompanhar o seu blog e tenho amado as coisas que você posta. Comprei o livro GTD, e estou lendo, porém até o momento tenho achado confuso. Achei legal suas explicações, mas fico na dúvida de como aplicar os conceitos na minha vida real.
    Abraços, Kátia.

    • Thais Godinho respondeu Kátia 11/06/2015

      Na verdade temos problemas com a tradução.
      Foi lançada a nova versão agora em março (por enquanto só em inglês), que provavelmente ficará mais simples também quando lançada em português.
      Mas eu aprendi por essa que você está lendo… é um caminho, implemente aos poucos. Siga o guia aqui no blog que pode te ajudar.
      Obrigada pelo comentário.

  3. Nay 10/06/2015

    Muito bom!

  4. Diego Lima 10/06/2015

    Oi, Thais! Tenho uma dúvida que acho ser a mesma dúvida da Rhayana, do último tópico deste post. Sobre a parte de coleta no dia a dia. Se estou em alguma atividade no trabalho e recebo uma ligação, alguém me chama ou surge alguma outra demanda, qual a melhor forma de lidar com essa situação? Fazer a captura dessa demanda na caixa de entrada e processá-la de acordo com a necessidade (no meu caso processo a caixa de entrada várias vezes ao dia), ou deixar de lado o que estou fazendo e executar a tarefa solicitada? Gostaria de melhorar o foco e a produtividade, sem perder de vista as várias demandas.
    Obrigado e forte abraço!

    • Thais Godinho respondeu Diego Lima 11/06/2015

      Eu uso e recomendo fortemente o fluxograma do GTD.

      Coleto.

      Demanda ação? Sim. Beleza, se leva menos de 2 minutos, faço na hora. Se não, ações diversas:

      – delego
      – coloco na agenda para o dia que tem que ser feito (pode ser hoje)
      – coloco na lista de acordo com o contexto

      • Diego Lima respondeu Thais Godinho 11/06/2015

        As vezes o dia me força a ser reativo demais e tenho feito a coleta e o processamento simultaneamente para organizar o quanto antes o que foi capturado. Estou acompanhando esta série com dedicação! Obrigado pelas recomendações! Abraço!

        • Thais Godinho respondeu Diego Lima 11/06/2015

          Procure fazer o processamento com mais foco para ter mais clareza da ação.

  5. Jéssica 10/06/2015

    Thais, obrigada. Irei comprar o livro do David e estudar os pontos que você frisou, enquanto espero ansionsamente pelos proximos posts !! (rs!).
    Ps.: Estou adorando essa série! Vc passando exercícios e passo a passo para implementarmos o GTD em nossas vidas. Veio na hora certa! =)
    Abraços, Jéssica.

  6. Pergunta perfeita a da Letícia! Sempre me questiono em relação às diferenças de projetos e tarefas, e estava para tirar a dúvida por aqui, mesmo. Por exemplo, se tenho uma prova no dia 15, segunda-feira… O correto segundo o método seria, então, adicioná-la à agenda, e consideraria os estudos para a prova um projeto (visto que teriam tarefas individuais, como ler 2 textos que faltam, revisar os já lidos e fazer anotações sobre eles)?

  7. Tatiana Fragoso 10/06/2015

    Amei o post e as dúvidas…são minhas tambéem rs

    Estou amando essa serie Thais, está me ajudando muito a implementar o GTD.

    (-:

  8. GD 10/06/2015

    Thais,

    Eu estou começando no GTD e também tenho problemas de espaço como a Beatriz. Antes mesmo de você sugerir no post anterior (que eu só vi hoje), tentei montar um tickler file neste arquivo da Ordene que você mencionou. Infelizmente não ficou legal. Até couberam as 43 pastas, mas ficou muito apertado, como pode ser visto na foto abaixo.

    https://www.dropbox.com/s/c6v8nkz8qpoesoa/tickler%20fail.jpg?dl=0

    Como não tinha jeito de expandir, agrupei os dias em pares e está funcionando bem. De certa forma eu até gostei de ser “forçado” a olhar os assuntos do dia seguinte. O meu Tickler ficou assim (foto de hoje!):

    https://www.dropbox.com/s/x1lhi1e44yytqkv/tickler%20ok.jpg?dl=0

    Só me falta imprimir umas etiquetas mais bonitas. Está no “um dia/talvez”… 🙂

    • Thais Godinho respondeu GD 11/06/2015

      Eu usava 12 pastas para os meses e, para as 31 dos dias, usava divisórias de fichário (dentro da pasta do mês).

  9. Vilma 10/06/2015

    Quando você diz eu digitalizo o máximo possível? como você faz? que ferramenta usa?

  10. Letícia Moraes 11/06/2015

    Que orgulho, minha pergunta sendo a primeira!! *.* hahahha <3 <3

    Muito amor pelo GTD!

  11. RAFAEL 11/06/2015

    Thais boa tarde,

    Hoje você utiliza o Evernote, Toodledo e o Google Calander como base para aplicar o GTD? Minha pergunta vem por que eu acabei de ler seu livro, estou no meio do livro do David e quero começar a aplicar o GTD na minha vida.

    Hoje tenho certos controles, mas que devido a mudanças grandes na minha vida pessoal e profissional, estão ficando defasados para controlar minhas necessidades.

    Obrigado pelo blog que tem me ajudado bastante e pelo livro que é fantástico.
    Rafael

  12. Alícia Henriques Coan Delazari 12/06/2015

    Olá, Thaís.

    Sou leitora do seu blog a muito tempo e sempre procurei implementar algumas dicas no meu dia-a-dia.
    Está série sobre o GTD está ótima, parabéns. Acho que agora, finalmente, vou conseguir implementá-lo.
    Quanto à ferramenta para criar listas, posso usar uma caderneta? Você irá, no decorrer da série, e quando chegar o momento oportuno, falar sobre essa opção? Pois não gosto de utilizar ferramentas digitais.
    Se não me engano, um tempo atrás (bastante tempo, na verdade) você fez alguns posts sobre como implementar o GTD utilizando-se de uma agenda ou caderneta (ou alguma coisa do tipo). Como faço para reler esses posts?

    Desde já agradeço a atenção e mais uma vez parabéns pelo blog!

    • Thais Godinho respondeu Alícia Henriques Coan Delazari 12/06/2015

      Olá Alicia, tudo bem?

      No último post da série, falei sobre ferramentas. Por favor, dê uma olhada. Lá falo sobre essa questão de usar papel. Ao longo de toda a série, sempre falarei sobre a implementação nas duas opções.

      Para ver outros posts já publicados sobre GTD, basta acessar via menu, na categoria correspondente, ou utilizar a busca do blog.

      Obrigada!

  13. Ana Moreira 17/06/2015

    Olá Thaís, bom dia!
    Antes de mais nada, parabéns pelo blog. Você escreve de uma forma muito clara e acessar o blog já faz parte da minha rotina 😉
    Eu já uso o GTD na minha vida profissional, mas na pessoal, não achei um jeito certo de fazer funcionar.
    Precisei separar, porque muitas informações usadas na empresa são sigilosas, e misturar poderia gerar problemas. Eu uso o caderno como caixa de entrada, o google keep para processar e agenda do google para lembrar de tudo. As pastas também não implantei por questões da empresa, já que o arquivo aqui é unificado e todas as informações contidas em um servidor único. Já uso a um ano e me ajuda muito. Eu sou mega ansiosa e processo muitas informações por dia, o GTD tem tornado tudo mais fácil e até as horas extras diminuíram.
    Só que na vida pessoal, não consegui replicar a metodologia. Reli o livro, testei o evernote, comprei as pastas, comprei caderno grande, depois um pequeno para ter sempre na bolsa a caixa de entrada, processei no caderno, no keep, evernote, mas não funcionou. Me sinto sufocada com tantas coisas que esqueço, e não consigo achar uma solução. Cada nova tentativa gera mais frustração, será que preciso rever a minha escolha de separar o profissional e pessoal, ou será que só preciso de ferramentas diferentes nos dois?
    Desde já agradeço pela sua atenção e novamente parabéns pelo blog!

    • Thais Godinho respondeu Ana Moreira 18/06/2015

      Ana, no geral a gente deixa tudo junto porque não existe pessoal e profissional, mas áreas de foco diferentes, e elas se misturam. Por ex: uma viagem a trabalho deve estar no seu sistema pessoal ou profissional, se envolve deixar seus filhos com a avó, por exemplo?

      Eu procuraria deixar tudo no mesmo sistema, MAS também não é um bicho de 7 cabeças manter os dois. Vá testando e promovendo melhorias de acordo com seu aprendizado.

  14. Ana 12/08/2015

    Oi Thais. Onde você compra essas “manila folders”? Queria a dica de um site confiável….