ou

Reuni algumas dúvidas enviadas por leitores nos últimos dias e resolvi responder em forma de comentário para ajudar outras pessoas que possam ter as mesmas dúvidas também.

Projetos e outlines no Toodledo

“Estou tentando implementar o GTD e ainda sinto algumas dificuldades. Talvez, por trabalhar na área acadêmica eu tenha estranhado um pouco a terminologia, por exemplo: “projeto”, usamos muito para outra coisa. Enfim, vou errando aqui, acertando ali e sempre seguindo em frente.
Estou usando o Toodledo+Evernote e no Toodledo vi que existe a função outlines, aliás muito parecido com o workflow, como posso usar esta função?” – Letícia

Letícia, o conceito de projeto no GTD é bem mais simples mesmo que o acadêmico ou corporativo. O David considera projeto tudo aquilo que leva mais de um passo para ser concluído e dura até um ano, mais ou menos. Essa diferenciação entre projeto e tarefa é essencial no GTD para conseguir trabalhar sem procrastinação. Se você não destrinchar as ações de um projeto, é muito provável que ele acabe ficando de lado durante muito tempo, porque você nunca terá pique, vontade ou ânimo para trabalhar nele.

Sobre a guia Outlines no Toodledo, eu costumo usar para checklists.

Pastas suspensas

“Olá Thais,
Bom, acompanho o blog já há algum tempo, aplicando várias dicas de organização ao meu dia a dia. Porém, mais recentemente, após ler o seu livro, resolvi comprar o livro do David Allen e tentar aplicar o método GTD à minha vida. Ainda o estou estudando e aprendendo, e apanhando (rsrsrs), mas deixa eu aproveitar o comentário e te perguntar o porque do David criticar as pastas suspensas? Pois eu, infelizmente, não consigo visualizar nenhuma outra estrutura para implementação da sistemática…
As pastas que ele fala, que ficam em pé sozinhas na gaveta, sustentadas por chapa móvel, você tem ideia que pastas seriam essas?
Obrigado e abraço!” – Danniel

São manila folders, pastas que são vendidas apenas nos Estados Unidos. Mais ou menos assim:

manila-folder

Não se prenda a isso. Não é que ele é contra – é que a maioria das pessoas usa errado. A gente vê aquele monte de pastas em arquivos entupidos de papéis. Fica difícil de atualizar, manusear. O importante é você conseguir montar um arquivo que seja prático para você – ou seja, você consegue atualizar sem problemas, consegue criar novas pastas sem obstáculos, o arquivamento faz sentido etc.

Tanto meu arquivo físico de referência quanto meu tickler estão em formato de pastas suspensas.

Tickler para quem tem pouco espaço

“Primeira vez que comento por aqui e já tenho que te agradecer por compartilhar sempre que pode dicas tão boas para nos organizar! Obrigada!
Então, eu gosto bastante do método GTD e estou tentando aplicá-lo na minha rotina, porém gostaria de sugestões para o uso de um tickler. Não tenho espaço suficiente no meu quarto (ambiente de trabalho/estudo) para ele no momento. Você tem alguma sugestão?” – Beatriz

Bia, quando eu não tinha espaço, providenciei uma caixa para pastas suspensas que ficava em um cantinho e não ocupava quase nada do espaço que eu tinha. No último post da série Aprenda GTD, coloquei uma foto de um modelo que pode servir. Não ocupa mais do que 50x30cm.

Projetos x objetivos

“Olá Thais. Primeiramente, parabéns pelo blog. Eu acompanho faz tempo, apesar de ser a primeira vez a postar algum comentário!rs. Pois bem, estou empolgada a implementar o GTD junto com o seu acompanhamento, porém estou com uma dúvida cruel sobre projetos e como consequência as ferramentas para gerenciar. Nao consigo identificar o que seja um projeto e como que vou gerenciar isso, entende ? Por exemplo, qndo penso em algo que quero da minha vida, acho que caio mais em objetivos (pois são de longo prazo).
Será que vc poderia me dar alguns exemplos e como seria gerenciar tal projeto ??” – Jéssica

Jéssica, vou falar bastante sobre esse temas em próximos postas da série Aprenda GTD. Caso queira estudar a respeito antes disso, recomendo os seguintes passos:

  • Ler o livro do GTD inteiro
  • Estudar o capítulo sobre Processar e o fluxo do processamento até ficar claro
  • Estudar os capítulos 3 e 10, específicos sobre projetos

Espero que ajude!

Demandas do dia

“Estou acompanhando o seu blog e quase terminando de ler o livro do David e me surgiu uma dúvida a respeito do processo de coleta. Normalmente, antes de ler a respeito do método GTD, eu processava imediatamente as tarefas que chegavam até mim em vez de deixar em uma caixa de entrada. A minha dúvida é o que faço, por exemplo, com as demandas que chegam e precisam ser feitas no mesmo dia, mas que não posso concluir no momento em que elas chegam. Qual solução você sugere?? Jogar na caixa de entrada e processar a mesma todo dia? Criar uma lista para tarefas do dia?? Só quero uma alternativa, que como li no livro, me faça confiar no sistema.” – Rhayana

Rhayana, seguir o fluxo do processamento não tem erro. Se leva menos de 2 minutos, faça na hora. Se leva mais, e é para o mesmo dia, coloque na sua agenda ou calendário. Trabalhe com seu calendário aberto, usando-o como guia para execução. Essa é a recomendação do GTD.

Obrigada a todos que sempre enviam comentários e trazem a oportunidade de esclarecer dúvidas como estas do post de hoje. Caso tenha perguntas, por favor, poste nos comentários!

Thais Godinho
10/06/2015
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