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Continuando a nossa série Aprenda GTD, hoje vou falar um pouco sobre os níveis do GTD e como isso influencia na sua prática e no seu aprendizado.

O GTD tem seis níveis, que o David Allen chama de horizontes de foco. Os níveis servem como orientação para ajudar você a se organizar com o GTD – dá um caminho a ser seguido.

Isso significa, na prática, uma ordem para você começar a se organizar. Primeiro você organiza isso. Depois que essa primeira fase estiver ok, você começa a organizar o próximo passo. E assim vai.

E quais são esses níveis?

Nível Ground (“pé no chão”)

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Este nível do GTD é responsável por colocar sua vida em ordem. É quando você domina o caos. Ajusta seus prazos, lista o que precisa fazer, organiza seus horários – te ensina a ter um dia a dia mais tranquilo, sabendo que tudo está em seu lugar. É o momento que você pode aproveitar para destralhar sua casa, organizar seu espaço físico e sua mesa de trabalho como parte do processo. Ou seja: tudo o que comumente é ensinado sobre organização e gestão do tempo por aí se resume ao primeiro passo do GTD (rs). Muitas pessoas já se beneficiam inteiramente apenas deixando esse nível sob controle.

O que você deve organizar aqui: 

Próximas ações (tarefas), calendário (compromissos), e-mails, rotinas, reuniões, arquivos de referência, seu workflow, espaço físico.

Para fazer:

– Entender o que é o GTD
– Ler o livro
– Saber como funcionam os 5 passos
– Organizar um arquivo de referência
– Organizar seu espaço de trabalho
– Encontrar as ferramentas legais para implementar
– Fazer uma primeira coleta
– Organizar listas de próximas ações por contexto
– Inserir compromissos com data e hora, lembretes e prazos no calendário
– Organizar as demandas que chegam por e-mail
– Organizar rotinas
– Desenvolver checklists
– Organizar o espaço físico
– Revisar diariamente o que precisa ser feito, utilizando o calendário como guia, depois tarefas por contexto

Somente depois de deixar esse nível sob controle é que você pode começar a se preocupar com a organização do próximo. Na prática, significa apenas que não adianta você quebrar a cabeça com projetos sendo que não consegue domar seus e-mails na caixa de entrada! Você não ficou desorganizado da noite para o dia e não ficará milagrosamente organizado do dia para a noite. Tudo é um processo. Mesmo assim, apenas por tomar algumas providências com relação a este nível, você já verá diferenças significativas na sua vida.

Nível 1: Projetos

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Você provavelmente consegue identificar projetos em andamento na sua vida pessoal e no seu trabalho. No GTD, você vai aprender que a definição de projetos é muito mais simples e facilita a execução de tarefas que até então estávamos procrastinando ou não sabíamos por onde começar. A ideia é que você comece a pensar nisso apenas depois de organizar o Nível Ground, mas é claro que a vida acontece à medida que você está vivendo. Suas demandas não esperam você se organizar, então é necessário que você “se vire”. Porém, confie em mim: só pelo fato de você organizar o Nível Ground, muitos pratinhos vão deixar de cair. Confie no caminho que você está trilhando e faça as coisas com calma, até mesmo para consolidá-las.

O que você deve organizar aqui: 

Tudo o que demanda mais de um passo para ser concluído e pode ser feito no prazo de uma semana a um ano, em média.

Para fazer:

– Construir uma lista com projetos em andamento
– Fazer toda semana a revisão semanal do GTD
– Aprender a definir prioridades para a semana em questão
– Saber diferenciar projetos em andamento de “algum dia / talvez”

Quando você tiver seus projetos em ordem, poderá passar para o nível seguinte, que é onde você presta conta a outras pessoas – do seu chefe ao seu filho.

Nível 2: Áreas de foco

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O que você deve organizar aqui: 

Áreas da sua vida em que você tem diversos tipos de responsabilidades: finanças, família, casa, trabalho etc.

Para fazer:

– Construir um mapa mental com as áreas de foco e responsabilidade (os chapéus que você usa)
– Verificar as áreas que precisam da sua atenção imediata e pensar em projetos para elas
– Usar a lista de projetos para negociar prioridades com o chefe e outras pessoas com as quais se relaciona e presta contas
– Trabalhar aos poucos para garantir que velhos problemas de cada área de foco estão encaminhados para a solução
– Revisar as áreas de foco mensalmente, pelo menos

Nível 3: Objetivos de 0 a 2 anos

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É engraçado pensar que os objetivos devem vir apenas depois de termos organizado nosso workflow, nossos projetos e nossas áreas de foco. Porém, acaba fazendo sentido. De que adianta termos objetivos se não temos tempo para trabalhar neles? E isso não se organiza facilmente – é um processo. Significa o seguinte: antes de pensar em objetivos, vamos organizar a vida, colocar as coisas em ordem, entregar demandas no prazo, antecipar projetos, equilibrar as áreas da vida. Sem isso, como poderíamos saber até mesmo o que a gente quer em curto prazo? Conseguimos tomar melhores decisões. Aí os objetivos deixam de ser resoluções de ano novo aleatórias e passam a ser algo muito mais palpável, porque sua simples definição já veio de um trabalho mais substancioso que você começou a fazer anteriormente! É uma construção.

O que você deve organizar aqui: 

Tudo aquilo que você está trabalhando para alcançar e gera projetos nesse meio tempo.

Para fazer:

– Verificar que projeto ficou maior do que o esperado e pode se dividir em vários sub-projetos – resultando em um objetivo de curto prazo
– Verificar o que deve ser feito no prazo de hoje a 2 anos que contribua para a evolução em algumas áreas de foco
– Verificar se cada objetivo de 0 a 2 anos tem projetos relacionados
– Revisar o andamento desses objetivos a cada 3 ou 4 meses

Nível 4: Visão de 3 a 5 anos

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O que você deve organizar aqui: 

Estimativas que você pode fazer alguns anos a frente, para saber se seus objetivos condizem com onde você quer chegar.

Para fazer:

– Analisar as áreas de foco atuais e refletir sobre o que pretende para cada uma delas nos próximos 3 a 5 anos
– Verificar se o que você tem como visão bate com os objetivos de curto prazo
– Revisar anualmente, pelo menos

Muitas pessoas dizem ter dificuldade em pensar a médio prazo – “ai, não sei o que vou comer amanhã, imagina o que vou fazer daqui a 5 anos”. Ninguém sabe o que vai acontecer amanhã, de fato! Mas nós precisamos trabalhar com uma estimativa que, sim! pode mudar ao longo do tempo. Nada está escrito em pedra. Mas de que adianta eu trabalhar buscando alcançar um objetivo de curto prazo se ele não tem nada a ver com o que eu espero para a minha vida daqui a alguns anos? Estamos perdendo tempo? Então essa reflexão é necessária apenas para que você esteja vivendo uma vida legal para você, de acordo com o que você quer para ela.

Nível 5: Propósito / Vida

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O que você deve organizar aqui: 

Por que você existe? Suas tarefas, projetos, objetivos, áreas de responsabilidade refletem seus valores?

Para fazer:

– Descobrir sua missão pessoal
– Tomar decisões com base no propósito, sempre
– Analisar anualmente o que foi feito e a previsão para os próximos anos

Aqui o GTD te leva longe. Na prática, significa que a reunião que você tem agendada para hoje à tarde está alinhada com seus objetivos de vida, seus valores, sua missão pessoal. Tudo o que você faz é coerente – você não perde tempo com iniciativas nada a ver, nem com relacionamentos, coisas, empregos, cursos, atividades que não dizem respeito a quem você é de verdade, mas sem deixar de lado suas obrigações e responsabilidades.

E o mais legal é que, quando você chegar lá, pode sempre revisitar os níveis abaixo para promover melhorias. Sabe por quê? Porque a vida muda! E isso é maravilhoso! Agora, imagine se não existisse um “caminho a seguir” e, a cada mudança, sua vida voltasse para o caos? O GTD promove essa estabilidade – o estado de mente tranquila como água.

Os passos citados acima nos tópicos “Para fazer” são os assuntos que pretendo tratar nesta série. Nós vamos começar pelo Nível Ground. Logo, suas lições de casa até aqui são:

No próximo post, nós prosseguiremos com os tópicos seguintes.

Qualquer dúvida, por favor, poste nos comentários. Vocês estão conseguindo acompanhar?

Obrigada por tudo, pessoal. 🙂

Thais Godinho
28/05/2015
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