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Este post não faz exatamente parte da série Aprenda GTD, mas está relacionado. Eu utilizo a agenda do Google no meu sistema GTD e criei este post com dicas para utilizá-la de acordo com a metodologia. Veja como:

1. Configure a visualização semanal

No GTD, o planejamento é feito semanalmente. Logo, faz sentido você visualizar sua semana corrente ao acessar sua agenda. Para fazer isso, vá em Configurações > Visualização padrão > Semana.

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2. Use duas cores

Já dei essa dica aqui, e a ideia é a seguinte: utilize uma cor padrão de destaque para os compromissos com data e hora e uma cor com menos destaque para inserções que podem ser modificadas (uma tarefa que você precisa fazer naquele dia, mas pode ser qualquer horário, por exemplo). Isso ajuda você a bater o olho na sua agenda e ver o que pode ser alterado caso alguém ligue querendo agendar uma reunião com você, por exemplo. Você pode usar essa cor de menos contraste para tarefas e a cor principal para compromissos.

Para alterar, basta clicar no seu compromisso e então em Cor do evento.

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3. Planeje seus compromissos semanalmente

Uma vez por semana, insira as datas e horas exatas dos compromissos que têm essa configuração e pergunte-se: o que tenho que providenciar para cada um desses compromissos? Eu começo no domingo e vou planejando a minha semana até o sábado seguinte.

Por exemplo, se no domingo eu vou pegar um vôo às 16:35, eu insiro o compromisso com a duração exata. Antes dele, insiro o tempo do embarque e, antes ainda, calculo quanto tempo demoro para chegar. Nesse intervalo, insiro o compromisso “em trânsito” para sinalizar que horas preciso sair de casa. Isso é muito útil porque, se não colocar, vou precisar fazer os cálculos no dia e posso me atrapalhar, além de ser mais estressante. Isso também serve como guia para eu poder planejar as outras atividades do meu dia, que preciso fazer antes.

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Dentro do compromisso do vôo, também insiro todas as informações que possam ser úteis, como o número do mesmo, endereço certinho, portão (se já tiver), terminal do aeroporto e por aí vai.

Além de inserir os períodos em trânsito no meu planejamento, eu gosto de inserir também minha rotina matinal, quando acordo, tomo café-da-manhã e me arrumo para sair (bloqueio meia hora no calendário sempre que tenho algum compromisso externo; quando trabalho em casa não preciso), além da quantidade de horas de sono necessária em cada dia. Como estou comprometida a descansar melhor, bloqueio as 8 horas de sono para saber se estou indo dormir no horário certo de acordo com a hora que preciso acordar pela manhã.

Eu também gosto de inserir, semanalmente, algumas atividades de rotina que sei que me requerem tempo, como processar meus e-mails na manhã seguinte a um dia cheio de compromissos (e que eu sei que não vou ver meus e-mails) ou processar com calma as minhas recentes anotações da caixa de entrada.

4. Use a agenda como tickler digital

Pouca gente sabe, mas você pode anexar arquivos aos seus compromissos na agenda do Google. Por isso, se precisar de alguma imagem ou qualquer outro tipo de arquivo em determinado dia, basta anexar no compromisso clicando nele e, depois, em Anexo > Adicionar anexo.

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Saiba mais sobre o tickler e como funciona.

Além dos anexos, você pode simplesmente inserir links para notas no Evernote na descrição, por exemplo, ou as próprias informações diretamente ali, para facilitar.

5. Insira lembretes, prazos e notificações

Não só de compromissos vive a agenda, então você pode inserir vencimento de contas, lembretes para tomar remédios, aviso de quando seu chefe estará de férias, aniversários importantes, entre outros. Para isso, ao criar um evento, marque como dia inteiro e veja como ele aparece no topo do seu dia, sem bloquear seus horários.

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É claro que, se for um lembrete dentro de um horário específico (ligar para alguém, tomar um remédio), vale a pena inserir o horário e uma notificação para alguns minutos antes. Procure não usar notificações para ocasiões diferentes destas.

Para adicionar uma notificação, clique no seu compromisso e em Notificações > Adicionar uma notificação. Particularmente, gosto de selecionar e-mail ou SMS, pois a pop-up já falhou comigo algumas vezes.

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Apesar de ser um post sobre o Google Calendar, a maioria das dicas acima pode ser utilizada em outras ferramentas de calendário eletrônico – algumas até com mais especificidades, como o calendário do Outlook. Vale a pena explorar a agenda que você usa para descobrir ideias legais que podem ajudar muito no seu dia a dia com o GTD.

Thais Godinho
26/05/2015
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Como estou organizando meus projetos atualmente no GTD – Setembro 2015
Rapidinhas: Post-its para marcar livros
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  1. Gabriela 26/05/2015

    Não uso a agenda do Google, uso o aplicativo Sunrise, mas adorei as dicas. http://www.alemdolookdodia.com

    • Camila respondeu Gabriela 28/05/2015

      Eu uso os dois, Gabriela!
      O Sunrise sincroniza com a agenda do Google com perfeição e posso acessar do micro do trabalho (onde não consigo instalar o Sunrise).
      Foi a maneira que eu encontrei pra sincronizar tudo podendo acessar dos lugares onde mais estou☺
      Bjo,
      Camila

  2. Milena 26/05/2015

    Ótimas dicas Thais!!!Adorei!!!
    Obrigada, Milena.

  3. Davi Dalben 26/05/2015

    Ótimas dicas, Thais! Tenho certeza que vou me assustar quando colocar na minha agenda o tempo de sono e a rotina pré-sono. 😉

    Um abraço!

  4. Dalva 26/05/2015

    Thais, vc leu meus pensamentos. Nesta semana comecei a usar o GTD no Google Calendar e fiz quase igual! Só as cores que acabei usando mais de uma. Obrigada! 🙂

  5. Katia 26/05/2015

    Adorei!!! =D

  6. Denise Castro 26/05/2015

    Adorei as dicas. Sugiro relembrar a possibilidade de uso de várias agendas em uma só, o compartilhamento de cada agenda com quem desejarmos e o uso da opção de tarefas do Gmail, além dos apps para uso nos mobiles.

  7. Abe Gomes 26/05/2015

    Obrigada pelo post, Thais!
    Me ajudou muito!! beijos

  8. Tales 26/05/2015

    Boa tarde!

    Parabéns pelo site.
    Gostaria de entender melhor o que você quis dizer com a expressão: “Procure não usar notificações para ocasiões diferentes destas.”.
    Obrigado!

    • Thais Godinho respondeu Tales 26/05/2015

      Quis dizer literalmente isso! Não entendi a dúvida! Poderia explicar melhor, por favor?

      • Tales respondeu Thais Godinho 26/05/2015

        Gostaria de entender melhor em que tipo de ocasiões você recomenda usar as notificações da agenda e em quais não. Por exemplo, associando às cores, você coloca notificação nas cores de menor contraste (tarefas) ou só nos compromissos? Hoje eu utilizado uma notificação padrão de 15 minutos e as vezes acredito que tenho notificações desnecessárias. Gostaria de uma sugestão de onde colocar notificações na agenda.

        Gostei da dica das cores. Eu sempre arrumava uma confusão e nem lembrava mais que cor era pra quê.

        Obrigado!

        • Thais Godinho respondeu Tales 26/05/2015

          Menor contraste somente naquilo que posso mover. Geralmente não são os compromissos.

          Eu só uso notificação quando sei que vou esquecer mesmo. No geral, não uso nenhuma e trabalho com a agenda aberta. 🙂
          Mas vai de cada um… tenho um amigo que coloca notificações para os remédios que toma.

          Obrigada por comentar!

          • Camila respondeu Thais Godinho 28/05/2015

            Idem Thais!
            Meu default é zero notificações!
            Quando sei que precisarei, coloco. E vou consultando a agenda conforme chegam a breaks dos pomodoros. Foi assim que consegui me organizar sem distrações.

  9. Patrícia 26/05/2015

    Oi Thais, eu uso já algum tempo o GTD na agenda do google e deixo aqui outra dica: as tarefas por contexto e as tarefas recorrentes eu marco como compromisso para o dia inteiro e para repetir diariamente, a mesma coisa com as rotinas semanais e por aí vai…assim eles aparecem logo acima dos compromissos com hora marcada. Exemplo do que faço dessa forma: @telefone, @computador, @rua, Rotina diária, Toda segunda … fora mensagens de motivação que acabo colocando em dia X em função da atividade que vai acontecer no dia. Sou sua leitora assídua, abraço!

  10. Patrícia 26/05/2015

    No meu caso ficam sete espaços preenchidos, cada um equivalente a meia hora. Então tá tranquilo. Por exemplo eu coloco @telefone como nome do evento e na descrição vou listo para quem preciso ligar e assim com todos os contextos, assim ocupa menos espaço na visualização da semana.Talvez para quem tenha muitas atividades não dê certo.

    • Thais Godinho respondeu Patrícia 26/05/2015

      Entendi, o importante é que funcione para você! Parece ótimo como você fez.

  11. Fénelon Sampaio 27/05/2015

    Eu uso o esquema de lembretes do evernote para prazos de contas, projetos, tarefas, etc. até porque gerencio minhas tarefas por lá.

    • Camila respondeu Fénelon Sampaio 28/05/2015

      Minhas contas tbm vão para o Evernote, acho mais fácil de resgatar depois.

  12. Rosana Henn 27/05/2015

    Thaís, uso a agenda no Google mas para mim não aparece a opção de adicionar anexo! Voce sabe como incluir essa opção?

  13. Thais 28/05/2015

    Eu tenho a agenda do google também, mas ultimamente ela está um pouco de lado. Vou retomá-la e conciliar com o caderninho que estou utilizando em vez de agenda normal. No caderno, anoto todos os dias os objetivos diários e as refeições também, para, no final da semana ver como fui. Aliás, já sei que esta semana não está sendo muito certinha na alimentação… hehe…

  14. Jess 28/05/2015

    bacana.
    Tá aí uma coisa que preciso aprender: a usar agenda digital. tenho muita preguiça de ficar editando, acho que porque já passo muito tempo no computador, acabo preferindo a agenda de papel.
    mas é tão mais prática essa forma que estou cogitando a mudança.

    obrigada por compartilhar.

  15. Cláudia 26/06/2015

    Lembrando (quem usa já deve ter visto) que o Google vai encerrar as notificações via SMS, o que eu acho péssimo… Serão feitas somente por pop-ups. Espero que funcione tão bem na versão mobile quanto os SMSs funcionavam pra mim!

  16. Cláudia de Lucca 26/06/2015

    A propósito, uma coisa que me incomoda muito na Agenda do Google é não ter a função de indicar atividades/itens concluídos. Seria uma funcionalidade muito útil pra mim!!

  17. Mateus Garcia 08/07/2015

    Cláudia,

    Há uma maneira de simular a conclusão de um compromisso de dia inteiro (utilizado como uma tarefa). Basta se auto convidar (em Adicionar convidados) e após concluir a tarefa (compromisso de dia inteiro), marcar a opção ‘Não’ no campo ‘Vai?. Após isso, o título do compromisso aparecerá riscado.

    Espero ter ajudado.

  18. Márcia 06/10/2015

    Oi Thais, no livro Vida Organizada você utiliza um esquema diferente para as cores. Você poderia explicar os motivos da mudança? Obrigada

    • Thais Godinho respondeu Márcia 07/10/2015

      Vivo mudando. Faz parte do meu trabalho fazer testes. ;D

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