No geral, a maioria das pessoas fica com receio de jogar coisas fora. Algumas já foram desapegadas até precisarem de algum papel que nunca mais encontraram, provavelmente porque se desfizeram dele. Qual o meio-termo, então? Veja neste post algumas dicas para armazenar seus documentos.

O que deve ser guardado

Via de regra, devem ser guardados:

  • Garantias de produtos e serviços enquanto forem válidas;
  • Recibos da declaração do Imposto de Renda;
  • Comprovantes de contas pagas até 5 anos – algumas companhias emitem um certificado anual de quitação que substitui os 12 comprovantes mensais;
  • Documentos assinados no geral;
  • Certidões.
Retirado do site Pense Imóveis:

Guardar por cinco anos:
– os tributos ( IPTU, IPVA, Imposto de Renda e outros);
– contas de água, luz, telefone e gás;
– recibos de assistência medica;
– recibos escolares;
– pagamento de cartões de créditos;
– recibos de pagamentos a profissionais liberais;
– pagamento de condomínios.

Guardar por três anos:
– os recibos de pagamentos de aluguel;
– recibos de diárias de hotéis;
– recibos de pagamento de restaurante.

Guardar pelo período do contrato:
– comprovante de pagamento financiamento imobiliário.

Dar atenção redobrada aos comprovantes abaixo (manter por…):
– seguros em geral (vida, veículos, saúde, residência etc): 1 ano após o término da vigência
– extratos bancários: 1 ano
– recibos de pagamento de aluguéis: 3 anos
– taxas e Impostos Municipais e Estaduais (Lixo, IPTU, IPVA, etc.): 5 anos
– contas de água, luz, gás, telefone (inclusive celulares): 5 anos
– condomínio: 5 anos
– mensalidades escolares: 5 anos
– faturas de cartões de crédito: 5 anos
– contratos e recibos de serviços de profissionais liberais como advogados, médicos, dentistas, etc.: 5 anos
– plano de saúde 5 anos
– declaração de Imposto de Renda e documentos anexados: 6 anos
– comprovantes de pagamento de financiamentos de bens como carros e imóveis até o término do pagamento de todas as parcelas ou após a entrega da escritura definitiva (imóveis) e/ou documento que oficialize a quitação (consórcio)
– notas fiscais até o término da garantia do produto
– documentos comprobatórios para aposentadoria junto ao INSS: 20 anos

Como armazenar

Tenha um sistema de arquivo do tamanho necessário para você. Não adianta comprar um arquivo pequeno para pastas suspensas se você vai utilizar pastas e mais pastas em outro ambiente.

Eu tenho um arquivo para pastas suspensas com três gavetas, onde duas são para arquivos e uma para o tickler do GTD e contas pagas correntes.

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O arquivo geral está em ordem alfabética e crio as pastas da maneira mais intuitiva possível. Isso é bastante pessoal e não existem regras. Nomeie suas pastas de acordo com o que fizer sentido para você.

Você também pode utilizar pastas com elástico, pastas catálogo e fichários. Particularmente, não gosto de deixar alguns papéis em contato com plástico, pois eles podem estragar. Uma alternativa ao arquivo (o móvel) é usar caixas em estantes, por categorias e usando etiquetas para identificar seu conteúdo.

Vale digitalizar?

Sim. Mesmo os documentos que você precise manter em formato de papel valem a pena ter uma cópia digital para consulta e eventualidades diversas. Tudo aquilo que pode ser mantido apenas digitalizado (manuais, apostilas, entre tantos outros) eu tenho o formato digitalizado e descarto o físico. Só mantenho aquilo que realmente precisa estar em formato papel.

Como você organiza seu arquivo de documentos?

32 Comentários

  1. Bom Dia! Amei, mas fiquei com uma dúvida, o que eu posso digitalizar e o que realmente precisa estar em formato papel? Não sou muito fã de papel. Atualmente digitalizo tudo.

  2. Legal! Uma dúvida: por falta de espaço eu tenho guardado os comprovantes somente em PDF. Existe algum que não tenha valor se não for guardado o papel?

  3. Mesmo as prestadoras de serviço como luz, água etc que não fornecem o comprovante de quitação anual, geralmente tem a opção de listar no site o que já foi pago, está em aberto etc. Eu imprimia uma lista de tudo o que estava quitado (ou gerava só o pdf) e jogava a papelada fora. Como o pagto era sempre feito por débito automático as contas no papel não tinham autenticação de pagamento então não acho que serviriam pra alguma coisa. Não sei se era o certo, como nunca precisei dos papéis pra resolver problemas, estava funcionando pra mim, rs.

  4. Bom dia,

    como você mencionou não gostar de deixar os documentos em contato com plástico, como são as pastas suspensas que você usa e como? Não tinha considerado isso de que podem estragar em contato com o plástico.

    Obrigada

  5. Oi, Thaís!

    Minha contribuição:

    Note que em muitos itens de sua lista está a palavra “comprovante(s)”. Se você paga algo pelo internet banking, não precisa imprimir para arquivar o papel. Nesses casos, é muito mais seguro salvar o comprovante em formato digital (gerando um PDF, por exemplo) no Evernote ou Dropobox (ou nos dois – e no HD externo, para garantir).

    Da mesma forma, atualmente tanto a declaração de imposto de renda quanto seu recibo estão em formato eletrônico, então é assim que precisam ser guardados.

    E sugiro que cada um consulte seu advogado sobre outros tipos de documentos: na maioria dos processos, basta encartar uma cópia simples deles (são raros os casos em que cópias autenticadas são solicitadas), então manter o original em papel também é dispensável.

    Dessa forma, só é necessário manter em papel comprovantes que tenham sido assinados por outras pessoas (recibos, contratos, certidões, etc…), reduzindo muito o volume a ser guardado e facilitando a revisão anual.

    Afinal, o que foi para o Evernote não será descartado nunca, certo? 😉

    Um abraço!

  6. Eu guardo os comprovantes em papel em uma pasta daquelas sanfonadas. Para as contas da casa(aluguel, condomínio,luz,etc) uso 1 ou 2 abas pra cada ano,dependendo da necessidade e, vou separando os meses com clips, identificando cada mês. Outras contas (carro, imposto de renda, documentos importantes para o trabalho) tem uma aba separada para cada um. Como pago muita coisa pela internet, sempre salvo os comprovantes e tenho uma pasta no computador pra cada item também. Pra mim funciona muito e sempre que preciso encontro os documentos rapidamente.

  7. Thais existe uma diferença entre contas e comprovantes. A conta em si, a que vem detalhada de água, luz, telefone, cartão de crédito, devemos guardar mesmo ou apenas seus comprovantes de pgto? Sempre tenho essa dúvida.

    Guardar por 3 anos recibo de diária de hotel e de restaurante, precisa mesmo? Fui lá paguei a conta do restaurante e guardo o recibo por 3 anos? Achei um pouco sem sentido… o que você acha? 🙂

  8. Oi, Thais, sempre gosto muito destes seus posts com dicas específicas de organização! Tenho uma dúvida qdo vc digitaliza e descarta o papel, vc deixa no computador mesmo ou usa o Evernote ou alguma cloud para evitar perder arquivos no caso de problemas no HD?
    Estou iniciando essa semana um projeto de blog em medicina e coloquei um link para seu post de organização de exames médicos! https://draliviaandrade.wordpress.com/2015/05/22/organizando-exames-e-outros-documentos-sobre-sua-saude/
    Mais uma vez obrigada, seu livro não só organizou minha vida como me ajudou a sair de uma depressão. Obrigada por ser uma inspiração no meu dia a dia. =)

  9. Considerando a existência dessas empresas de cobrança de créditos abutres, que por vezes cobram dívidas já pagas e que já vi vários problemas se alongarem por falta de papel (sou advogada): se for jogar fora, digitalize e salve em algum lugar de confiança (evernote, dropbox) para sempre. Sim, tenha um arquivo morto digital de tudo.

    Vocês não imaginam hoje, mas podem precisar do IR de 1983 em 2025 para questões não tributárias (prova em processo cível por exemplo) e nem a Receita Federal tem mais . Um probleminha vira um problemão. Nesse “vai que” é melhor ter tudo e usar um documento só ao menos uma vez do que não ter nenhum documento só porque acabou o prazo de guarda legal. Depois do prazo de guarda legal a digitalização já é o suficiente.

    Tenha ao menos cópias digitalizadas de tudo que envolva coisas que possam dar problema ou servir de prova para fatos importantes no futuro. Façam seus advogados felizes, eles agradecem rs!

    Beijos

  10. Gostei do post, Thais. É importante guardar esses papéis. Os que guardo com prazer são os comprovantes de pagamento de conta de energia, celular e cartão de crédito. Imagine algo acontecer e ter de pagar novamente?! rsrs Jamais.

    Ah, amei o novo layout.

  11. Oi !

    Tenho digitalizado tudo, mas não guardo rsrs…

    Só guardo impostos (IPTU, IPVA, Imposto de Renda).

    Acho que não faz muito sentido guardar extratos de banco e cartão de crédito, estão todos disponíveis on-line. Se precisar é só entrar na conta e consultar. Cancelei as versões impressas.

    Aliás, acho que essa é a dica: cancelar versões impressas !!

    Bjs

  12. Eu os tenho em pastas plásticas, mas fiquei chocada quando vi que era para guardar o comprovante de pagamento de restaurante por três anos! kkkkkkkkkkkkk como assim? Acho que o meu comprovante de que comi no restaurante deve durar no máximo dois dias, muito raramente!!!! hahahahha
    Com relação aos demais, achei muito bom saber os tempos, pois sempre guardei por cinco anos a maioria das coisas, exceto os das garantias específicas de produtos!
    Obrigada!

  13. Documentos do imposto de renda e IPTU, devem se guardados por cinco anos, mas faturas de cartão de crédito eu acho desnecessário,,como contas de água e luz, carnês, a probabilidade é mínima de se cobrarem uma conta desta depois de um ano

  14. Eu estou digitalizando minhas contas pagas. Tenho uma dúvida: É necessário guardar o boleto também, ou apenas o comprovante gerado após o pagamento?
    Em casos de cartões de crédito, por exemplo, que demonstra uma determinada compra feita, preciso guardar a fatura?

    Muito obrigado.

  15. Boa tarde… Estou meio atrasado nos comentários mas essa dúvida me bateu essa semana. Eu faço meus pagamentos todos online, então meus comprovantes são todos em arquivo PDF. Preciso guardar a conta que chega via correio, visto que não dá nenhuma informação de pagamento nela?

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