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No geral, a maioria das pessoas fica com receio de jogar coisas fora. Algumas já foram desapegadas até precisarem de algum papel que nunca mais encontraram, provavelmente porque se desfizeram dele. Qual o meio-termo, então? Veja neste post algumas dicas para armazenar seus documentos.

O que deve ser guardado

Via de regra, devem ser guardados:

  • Garantias de produtos e serviços enquanto forem válidas;
  • Recibos da declaração do Imposto de Renda;
  • Comprovantes de contas pagas até 5 anos – algumas companhias emitem um certificado anual de quitação que substitui os 12 comprovantes mensais;
  • Documentos assinados no geral;
  • Certidões.
Retirado do site Pense Imóveis:

Guardar por cinco anos:
– os tributos ( IPTU, IPVA, Imposto de Renda e outros);
– contas de água, luz, telefone e gás;
– recibos de assistência medica;
– recibos escolares;
– pagamento de cartões de créditos;
– recibos de pagamentos a profissionais liberais;
– pagamento de condomínios.

Guardar por três anos:
– os recibos de pagamentos de aluguel;
– recibos de diárias de hotéis;
– recibos de pagamento de restaurante.

Guardar pelo período do contrato:
– comprovante de pagamento financiamento imobiliário.

Dar atenção redobrada aos comprovantes abaixo (manter por…):
– seguros em geral (vida, veículos, saúde, residência etc): 1 ano após o término da vigência
– extratos bancários: 1 ano
– recibos de pagamento de aluguéis: 3 anos
– taxas e Impostos Municipais e Estaduais (Lixo, IPTU, IPVA, etc.): 5 anos
– contas de água, luz, gás, telefone (inclusive celulares): 5 anos
– condomínio: 5 anos
– mensalidades escolares: 5 anos
– faturas de cartões de crédito: 5 anos
– contratos e recibos de serviços de profissionais liberais como advogados, médicos, dentistas, etc.: 5 anos
– plano de saúde 5 anos
– declaração de Imposto de Renda e documentos anexados: 6 anos
– comprovantes de pagamento de financiamentos de bens como carros e imóveis até o término do pagamento de todas as parcelas ou após a entrega da escritura definitiva (imóveis) e/ou documento que oficialize a quitação (consórcio)
– notas fiscais até o término da garantia do produto
– documentos comprobatórios para aposentadoria junto ao INSS: 20 anos

Como armazenar

Tenha um sistema de arquivo do tamanho necessário para você. Não adianta comprar um arquivo pequeno para pastas suspensas se você vai utilizar pastas e mais pastas em outro ambiente.

Eu tenho um arquivo para pastas suspensas com três gavetas, onde duas são para arquivos e uma para o tickler do GTD e contas pagas correntes.

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O arquivo geral está em ordem alfabética e crio as pastas da maneira mais intuitiva possível. Isso é bastante pessoal e não existem regras. Nomeie suas pastas de acordo com o que fizer sentido para você.

Você também pode utilizar pastas com elástico, pastas catálogo e fichários. Particularmente, não gosto de deixar alguns papéis em contato com plástico, pois eles podem estragar. Uma alternativa ao arquivo (o móvel) é usar caixas em estantes, por categorias e usando etiquetas para identificar seu conteúdo.

Vale digitalizar?

Sim. Mesmo os documentos que você precise manter em formato de papel valem a pena ter uma cópia digital para consulta e eventualidades diversas. Tudo aquilo que pode ser mantido apenas digitalizado (manuais, apostilas, entre tantos outros) eu tenho o formato digitalizado e descarto o físico. Só mantenho aquilo que realmente precisa estar em formato papel.

Como você organiza seu arquivo de documentos?

Thais Godinho
25/05/2015
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