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A fim de melhorar o aprendizado dos usuários e interessados pelo método GTD, o David Allen (autor do método) dividu o aprendizado em três níveis. A saber:

  1. Nível 1: Fundamentos do GTD – Aqui você aprenderá o básico sobre o GTD para implementar os cinco hábitos para controlar seu fluxo de trabalho.
  2. Nível 2: Projetos e Prioridades – Aqui você aprenderá como identificar suas prioridades e trabalhar em seus projetos.
  3. Nível 3: Foco e Direção – Aqui você aprenderá como encontrar coerência em todos os âmbitos da sua vida, de modo que seus objetivos, projetos, ações se conversem.

Essa divisão é relativamente nova. Começou a ser implementada em 2014 e, desde então, as franquias oficias ao redor do mundo estão se capacitando e implementando aos poucos o novo formato. Aqui no Brasil, existe a Call Daniel, onde eu coordeno esse trabalho, e por isso fui algumas vezes para Amsterdam para estudar essas certificações. A certificação do Nível 3 ainda não está disponível – temos como previsão que será lançada apenas em 2017. Há um longo caminho a ser percorrido até lá, tanto para quem ensina quanto para quem aprende.

Por que eu quis comentar sobre essa divisão do GTD em três níveis? Porque ela vai delinear muito esta série que vou postar aqui no blog. O GTD é uma habilidade para toda a vida, com níveis múltiplos de maestria.

O fundamental do GTD, que começaremos a ver hoje, diz respeito ao controle do seu workflow (fluxo de trabalho) atual: agenda, compromissos, interrupções, e-mails, tarefas, rotinas. É tão a base de tudo que o David chama de ground (solo) – ou seja, não adianta você ter objetivos mais elevados se não consegue pensar neles porque sua mente está ocupada com o e-mail que você deveria ter enviado na sexta-feira. Logo, você precisa colocar primeiro esse nível em ordem, para depois focar no resto.

Vamos conhecer os cinco hábitos do GTD então:

Passo 1: Capturar

Colete o que tem a sua atenção. Use uma caixa de entrada, um caderno, um bloco de notas ou meios digitais (Evernote, e-mails) para capturar 100% daquilo que tem sua atenção. O objetivo aqui é tirar as coisas da sua cabeça para que ela fique livre para pensar. Pequenas coisas, grandes coisas, pessoais e profissionais.

Passo 2: Esclarecer

Tome uma decisão com relação a cada item que você coletou. Pegue cada item capturado e pergunte-se: isso demanda algum tipo de ação? Se não, jogue fora, incube para referência futura ou arquive. Se sim, decida qual é a próxima ação requerida. Se levar menos de 2 minutos, faça na hora. Se não, delegue se puder. Se você mesmo tiver que fazer, coloque em sua lista de tarefas ou de projetos, se tiver mais de um passo para ser concluído.

Passo 3: Organizar

Coloque cada coisa em seu lugar. Nada de deixar post-its no projetor. Crie listas em categorias que façam sentido para você. Por exemplo: ligações para fazer, coisas para resolver na rua, e-mails para enviar etc. Organize seu arquivo de referência (ex: documentos). Suas informações devem ser organizadas de modo que sejam fáceis de ser encontradas. Perceba que Organizar é apenas um dos passos do GTD. GTD não é uma metodologia de organização, mas de produtividade.

Passo 4: Refletir

Revise frequentemente suas listas para definir prioridades. Assim, você nunca perderá nada de vista. Faça uma revisão semanal para se planejar, atualizar suas listas e recuperar seu foco.

Passo 5: Engajar

Simplesmente execute. Use seu sistema confiável para executar com tranquilidade, sabendo que o que está fazendo é realmente a coisa certa na hora certa. Todo o GTD é voltado para a execução com significado.

Ao longo da série, vamos explorar com calma todos esses cinco passos.

Thais Godinho
06/05/2015
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Série: Aprenda GTD
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Em 2014, eu agradeço por…
Que agenda usar em 2015?
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