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Chegou o último dia do mês e, com ele, o resumo do que aconteceu no blog e relacionado a ele neste post. O tema de maio no blog foi Descanse e, juro gente: esse foi o meu LEMA este mês. Passei por duas semanas com muitos compromissos em maio e o descanso foi a minha prioridade para conseguir sobreviver. Eu também consegui acertar a questão do meu sono, que acho que é uma coisa que eu venho tentando fazer desde os meus 17 anos… E finalmente consegui! Isso para mim é uma conquista muito importante porque a qualidade do sono influencia muito na produtividade e no próprio bem-estar mesmo. Então eu termino este mês com a sensação de dever cumprido e um objetivo para cumprir até setembro: tirar uma semana de férias!

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No blog

Para saber mais sobre o tema do mês, leia o editorial de maio. Eu reli e acho que a reflexão sobre o blog que desenvolvi ali me tomou todo o mês e se expandiu para atividades profissionais como um todo. Eu pretendo falar um pouco mais sobre isso no editorial de junho, que entra no ar amanhã.

Também testei um novo modelo de checklist, mais baseado no GTD. Alguns leitores gostaram e outros não, mas parece que a maioria sim.

No geral, todos os textos tiveram esse foco do tema Descanse, mesmo que esse verbo não estivesse no título. Eu tentei passar, em cada um deles, a oportunidade de como fazer para se organizar para ter mais tempo para descansar, cuidar de si mesmo/a e fazer outras atividades de lazer.

Outros posts interessantes foram orientações sobre os novos planos do Evernote e um post onde os leitores participaram enviando a principal dica de organização que aprenderam com suas mães no Dia das Mães. <3

A série Aprenda GTD teve novos posts e fico muito contente pela receptividade de todos com relação a ela. Estou montando esse material com muito carinho. <3

Eu sempre fico com receio de “falar muito sobre GTD” no blog, mas quando faço esses resumos eu percebo que não falo tanto assim. Está sob controle!

Outras atividades

Meu foco este mês tem sido o planejamento do workshop de junho, que será feito em parceria com a Ana, do blog Hoje Vou Assim OFF. Nós estamos conversando muito, trocando ideias sobre estilo e organização, e o workshop todo está ficando incrível. É muito legal ver como o tema “construa seu estilo” tem TUDO a ver com viver uma vida coerente e organizada. Nós faremos o workshop no Rio e em SP. Clique aqui se quiser saber mais a respeito. Estou muito feliz por finalmente fazer um workshop no Rio!

Ainda com relação aos workshops, eu decidi tirar alguns da minha pipeline justamente para ter mais tempo para a minha família e focar minhas atividades (não tem sido fácil produzir um material todo novo todo mês – o workshop de maio teve praticamente um livro como apostila). No entanto, estou planejando ir a outros estados  no segundo semestre, começando por Curitiba em agosto (inscrições já abertas). Esses workshops têm sido uma oportunidade incrível para mim de conhecer os leitores de perto e discutir ao vivo os temas que venho falando ao longo dos últimos nove anos aqui neste blog.

Falando sobre eventos, este mês eu ministrei uma palestra no Shopping D&D, que foi uma oportunidade legal para muitas pessoas que ainda não me conheciam. Fiz o workshop Organize sua casa, que foi mais um dia incrível, com pessoas maravilhosas e um assunto necessário quando se fala de organização.  Eu viajei para o Rio, para Brasília, para BH e para Curitiba este mês fazendo treinamentos de GTD em empresas como Siemens, Amil e Banco Central. Infelizmente fico muito pouco tempo para fazer qualquer coisa nessas cidades, mas sempre são muito produtivas essas viagens porque leio, escrevo e descanso bastante sempre que tenho oportunidade.

(Foto: Karina Vitângelo)

Eu no Banco Central (Foto: Karina Vitângelo)

Fechei o mês de maio participando do II happy-hour GTD, que aconteceu ontem, em Pinheiros. Tem sido muito legal esse grupinho que a gente está formando com pessoas que amam o GTD. Me sinto privilegiada por poder falar sobre isso com pessoas tão bacanas. Nós criamos um grupo no Facebook chamado GTD Brasil que tem sido muito legal de fazer parte também.

Carol, Karina, eu, Silvia, Márcio, Milena e Luis. Obrigada por irem! (Foto: Milena Teles)

Carol, Karina, eu, Silvia, Márcio, Milena e Luis. Obrigada por irem! (Foto: Milena Teles)

E esse foi o resumo de um mês de maio intenso – mas isso porque vocês ainda não sabem o que vai acontecer em junho! Deixo a novidade para amanhã. 🙂

Thais Godinho
31/05/2015
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O poder do algum dia / talvez
Não se trata só de “dicas práticas”
Consultoria de organização com o método GTD

Algumas dicas pontuais para organizar bolsas:

Uma maneira muito comum de se organizar bolsas é pendurando em cabides de porta ou ganchos no guarda-roupa:

Imagem: http://deliciouslyorganized.com

Imagem: http://deliciouslyorganized.com

Imagem: http://luchasentevive.com

Imagem: http://luchasentevive.com

Imagem: http://allegro.pl

Imagem: http://allegro.pl

No entanto, essa alternativa não é tão boa para armazenamento permanente, pois pode danificar a alça delas (o ferrinho ou cola que junta a alça com a bolsa, sabe?). Se for para pendurar de um dia para o outro, ainda que não recomendável, não dá tanto problema. Uma alternativa é pendurar apenas sacolas de pano, daquelas tipo totem, mas sempre vazias.

Imagem: http://www.lilikoijoy.com

Imagem: http://www.lilikoijoy.com

Na minha opinião, a melhor maneira de guardar as bolsas é uma ao lado da outra, em uma prateleira. Elas ficam fáceis de visualizar e de pegar. Para manter o seu formato, você pode colocar jornal amassado dentro delas. Outra alternativa é guardar até mesmo bolsas menores dentro, como clutches, carteiras e necéssaires.

Imagem: http://www.bagbiddy.com

Imagem: http://www.bagbiddy.com

Imagem: http://neatlydesigned.com

Imagem: http://neatlydesigned.com

Lembre-se: destralhar e ter somente coisas que você ama ou usa é o primeiro passo antes de organizar. Se notar que as bolsas que você guardou ficam mais guardadas que sendo usadas, considere se desfazer dela.

Depois pretendo fazer um post sobre como organizar as bolsas do lado de dentro.

E você, como organiza as bolsas que tem?

Thais Godinho
29/05/2015
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Bolsas, Guarda-roupa
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Como reduzir a papelada em 3 passos
Desafio de fotos de organização – Novembro
Avaliação de documentos: o fim do arquivo morto

Continuando a nossa série Aprenda GTD, hoje vou falar um pouco sobre os níveis do GTD e como isso influencia na sua prática e no seu aprendizado.

O GTD tem seis níveis, que o David Allen chama de horizontes de foco. Os níveis servem como orientação para ajudar você a se organizar com o GTD – dá um caminho a ser seguido.

Isso significa, na prática, uma ordem para você começar a se organizar. Primeiro você organiza isso. Depois que essa primeira fase estiver ok, você começa a organizar o próximo passo. E assim vai.

E quais são esses níveis?

Nível Ground (“pé no chão”)

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Este nível do GTD é responsável por colocar sua vida em ordem. É quando você domina o caos. Ajusta seus prazos, lista o que precisa fazer, organiza seus horários – te ensina a ter um dia a dia mais tranquilo, sabendo que tudo está em seu lugar. É o momento que você pode aproveitar para destralhar sua casa, organizar seu espaço físico e sua mesa de trabalho como parte do processo. Ou seja: tudo o que comumente é ensinado sobre organização e gestão do tempo por aí se resume ao primeiro passo do GTD (rs). Muitas pessoas já se beneficiam inteiramente apenas deixando esse nível sob controle.

O que você deve organizar aqui: 

Próximas ações (tarefas), calendário (compromissos), e-mails, rotinas, reuniões, arquivos de referência, seu workflow, espaço físico.

Para fazer:

– Entender o que é o GTD
– Ler o livro
– Saber como funcionam os 5 passos
– Organizar um arquivo de referência
– Organizar seu espaço de trabalho
– Encontrar as ferramentas legais para implementar
– Fazer uma primeira coleta
– Organizar listas de próximas ações por contexto
– Inserir compromissos com data e hora, lembretes e prazos no calendário
– Organizar as demandas que chegam por e-mail
– Organizar rotinas
– Desenvolver checklists
– Organizar o espaço físico
– Revisar diariamente o que precisa ser feito, utilizando o calendário como guia, depois tarefas por contexto

Somente depois de deixar esse nível sob controle é que você pode começar a se preocupar com a organização do próximo. Na prática, significa apenas que não adianta você quebrar a cabeça com projetos sendo que não consegue domar seus e-mails na caixa de entrada! Você não ficou desorganizado da noite para o dia e não ficará milagrosamente organizado do dia para a noite. Tudo é um processo. Mesmo assim, apenas por tomar algumas providências com relação a este nível, você já verá diferenças significativas na sua vida.

Nível 1: Projetos

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Você provavelmente consegue identificar projetos em andamento na sua vida pessoal e no seu trabalho. No GTD, você vai aprender que a definição de projetos é muito mais simples e facilita a execução de tarefas que até então estávamos procrastinando ou não sabíamos por onde começar. A ideia é que você comece a pensar nisso apenas depois de organizar o Nível Ground, mas é claro que a vida acontece à medida que você está vivendo. Suas demandas não esperam você se organizar, então é necessário que você “se vire”. Porém, confie em mim: só pelo fato de você organizar o Nível Ground, muitos pratinhos vão deixar de cair. Confie no caminho que você está trilhando e faça as coisas com calma, até mesmo para consolidá-las.

O que você deve organizar aqui: 

Tudo o que demanda mais de um passo para ser concluído e pode ser feito no prazo de uma semana a um ano, em média.

Para fazer:

– Construir uma lista com projetos em andamento
– Fazer toda semana a revisão semanal do GTD
– Aprender a definir prioridades para a semana em questão
– Saber diferenciar projetos em andamento de “algum dia / talvez”

Quando você tiver seus projetos em ordem, poderá passar para o nível seguinte, que é onde você presta conta a outras pessoas – do seu chefe ao seu filho.

Nível 2: Áreas de foco

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O que você deve organizar aqui: 

Áreas da sua vida em que você tem diversos tipos de responsabilidades: finanças, família, casa, trabalho etc.

Para fazer:

– Construir um mapa mental com as áreas de foco e responsabilidade (os chapéus que você usa)
– Verificar as áreas que precisam da sua atenção imediata e pensar em projetos para elas
– Usar a lista de projetos para negociar prioridades com o chefe e outras pessoas com as quais se relaciona e presta contas
– Trabalhar aos poucos para garantir que velhos problemas de cada área de foco estão encaminhados para a solução
– Revisar as áreas de foco mensalmente, pelo menos

Nível 3: Objetivos de 0 a 2 anos

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É engraçado pensar que os objetivos devem vir apenas depois de termos organizado nosso workflow, nossos projetos e nossas áreas de foco. Porém, acaba fazendo sentido. De que adianta termos objetivos se não temos tempo para trabalhar neles? E isso não se organiza facilmente – é um processo. Significa o seguinte: antes de pensar em objetivos, vamos organizar a vida, colocar as coisas em ordem, entregar demandas no prazo, antecipar projetos, equilibrar as áreas da vida. Sem isso, como poderíamos saber até mesmo o que a gente quer em curto prazo? Conseguimos tomar melhores decisões. Aí os objetivos deixam de ser resoluções de ano novo aleatórias e passam a ser algo muito mais palpável, porque sua simples definição já veio de um trabalho mais substancioso que você começou a fazer anteriormente! É uma construção.

O que você deve organizar aqui: 

Tudo aquilo que você está trabalhando para alcançar e gera projetos nesse meio tempo.

Para fazer:

– Verificar que projeto ficou maior do que o esperado e pode se dividir em vários sub-projetos – resultando em um objetivo de curto prazo
– Verificar o que deve ser feito no prazo de hoje a 2 anos que contribua para a evolução em algumas áreas de foco
– Verificar se cada objetivo de 0 a 2 anos tem projetos relacionados
– Revisar o andamento desses objetivos a cada 3 ou 4 meses

Nível 4: Visão de 3 a 5 anos

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O que você deve organizar aqui: 

Estimativas que você pode fazer alguns anos a frente, para saber se seus objetivos condizem com onde você quer chegar.

Para fazer:

– Analisar as áreas de foco atuais e refletir sobre o que pretende para cada uma delas nos próximos 3 a 5 anos
– Verificar se o que você tem como visão bate com os objetivos de curto prazo
– Revisar anualmente, pelo menos

Muitas pessoas dizem ter dificuldade em pensar a médio prazo – “ai, não sei o que vou comer amanhã, imagina o que vou fazer daqui a 5 anos”. Ninguém sabe o que vai acontecer amanhã, de fato! Mas nós precisamos trabalhar com uma estimativa que, sim! pode mudar ao longo do tempo. Nada está escrito em pedra. Mas de que adianta eu trabalhar buscando alcançar um objetivo de curto prazo se ele não tem nada a ver com o que eu espero para a minha vida daqui a alguns anos? Estamos perdendo tempo? Então essa reflexão é necessária apenas para que você esteja vivendo uma vida legal para você, de acordo com o que você quer para ela.

Nível 5: Propósito / Vida

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O que você deve organizar aqui: 

Por que você existe? Suas tarefas, projetos, objetivos, áreas de responsabilidade refletem seus valores?

Para fazer:

– Descobrir sua missão pessoal
– Tomar decisões com base no propósito, sempre
– Analisar anualmente o que foi feito e a previsão para os próximos anos

Aqui o GTD te leva longe. Na prática, significa que a reunião que você tem agendada para hoje à tarde está alinhada com seus objetivos de vida, seus valores, sua missão pessoal. Tudo o que você faz é coerente – você não perde tempo com iniciativas nada a ver, nem com relacionamentos, coisas, empregos, cursos, atividades que não dizem respeito a quem você é de verdade, mas sem deixar de lado suas obrigações e responsabilidades.

E o mais legal é que, quando você chegar lá, pode sempre revisitar os níveis abaixo para promover melhorias. Sabe por quê? Porque a vida muda! E isso é maravilhoso! Agora, imagine se não existisse um “caminho a seguir” e, a cada mudança, sua vida voltasse para o caos? O GTD promove essa estabilidade – o estado de mente tranquila como água.

Os passos citados acima nos tópicos “Para fazer” são os assuntos que pretendo tratar nesta série. Nós vamos começar pelo Nível Ground. Logo, suas lições de casa até aqui são:

No próximo post, nós prosseguiremos com os tópicos seguintes.

Qualquer dúvida, por favor, poste nos comentários. Vocês estão conseguindo acompanhar?

Obrigada por tudo, pessoal. 🙂

Thais Godinho
28/05/2015
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