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Continuando a nossa série Aprenda GTD, hoje gostaria de falar um pouco sobre onde o GTD pode nos levar e como fazer para chegar até lá.

Nem todo mundo que começa a usar o GTD se encontra no caos. Muitas pessoas, como eu, já eram organizadas ou gostavam do assunto, e por fim acabam se interessando. Assim, o ponto do start, de onde as pessoas começam, é variável. O que podemos estabelecer é um pequeno padrão que o próprio David encontrou observando os praticantes com o passar dos anos.

É importante conhecer esse caminho porque ele vai guiar bastante a nossa série. Afinal, por onde começar? O que eu tenho que fazer primeiro se eu quiser usar o GTD? Todas essas perguntas serão respondidas ao longo dos textos publicados.

Quanto tempo leva para uma pessoa implementar o GTD?

Lendo o livro ou fazendo um curso, o David sugere que a pessoa reserve dois dias para implementar. Depois de implementar, ela vai percorrer um caminho que tem uma curva de aprendizado. O GTD é um aprendizado para a vida, então você sempre fará mudanças, aprenderá coisas novas e implementará esses aprendizados. Porque a vida muda! De acordo com as fases da nossa vida, vamos tendo novos projetos, novas áreas e responsabilidades, novos objetivos e por aí vai. O que o GTD faz é te orientar para que você consiga ter controle e perspectiva sobre tudo isso.

Como começar a usar?

Eu já vi de tudo. Tem gente que gosta de ler o livro inteiro e ir fazendo o que ele orienta aos poucos, à medida que for lendo, então pode demorar mais. Outras pessoas preferem ler o livro primeiro, e só então começar. Outras ainda preferem começar seguindo apenas guias e textos que encontrou na Internet, sem ler o livro.

Existem formas de começar. Eu, quando comecei, li o livro e fui implementando sozinha. Hoje, existe a possibilidade de serem feitos cursos, o que teria facilitado enormemente a minha vida na época, se eu tivesse começado assim. Tanto o curso quanto o livro são a introdução, e depois o caminho é seu.

Você pode dizer que está usando GTD quando está com os cinco hábitos implementados. Você pode ler mais sobre eles aqui.

Quanto tempo leva?

O fato é que o GTD tem um caminho a ser percorrido, que os mais experientes dizem levar aí belos dois anos para você chegar em um estado considerado o de faixa-preta – ou seja, super evoluído na metodologia e com poucos pontos a melhorar sempre, porque é uma eterna construção. Você não precisa mirar nesse ideal – ele é consequência. Não se trata de status, mas de sentimentos com relação à sua produtividade. Prepare-se que tem bastante coisa para fazer! Todas muito legais e que dizem respeito a colocar sua vida em ordem e depois ir além, pensando em projetos, objetivos, áreas de foco e propósito de vida.

Parâmetros

O David Allen publicou em sua rede de usuários (GTD Connect) uma lista com parâmetros para você saber o que provavelmente estará fazendo em cada uma dessas fases. São apenas referências, mas deixo aqui a título de curiosidade.

  • Faixa branca (de 0 a 1 mês utilizando o método todos os dias)
    • Você tem um fluxo de atividades consciente através do uso de listas e agenda (ou calendário). Não está totalmente sob controle, mas você consegue identificar quando algo não está bom e precisa melhorar. Já consegue usar efetivamente uma agenda, anotando seus compromissos e lembretes nela.
    • Mesmo que isso não aconteça sempre, você já se sentiu produtivo e tranquilo algumas vezes desde que começou a implementar o GTD.
    • Você está familiarizado com o conceito de caixa de entrada e sabe que o que está ali dentro são materiais ainda não processados. Porém, ainda não sabe com certeza se está processando da melhor maneira.
    • Você tem anotados todas as ideias e lembretes de coisas que tem para fazer e colocado na caixa de entrada.
    • Está testando alguma ferramenta recomendada por outros usuários para organizar as suas listas de tarefas.
  • Faixa verde (de 1 a 8 meses)
    • Suas listas de próximas ações estão sob controle. Você já sabe o que deve entrar em cada uma e consegue executá-las bem ao longo dos dias.
    • Você tem projetos! E sabe diferenciar os projetos ativos dos projetos para algum dia, talvez.
    • Já conseguiu processar toda a sua caixa de entrada algumas vezes e sabe como isso te deixa tranquilo por saber que não tem nada pendente.
    • Você conseguiu montar uma primeira versão de arquivo físico e digital de referência que faz sentido, mesmo que ainda precise melhorar algumas coisas.
    • Alguma área da sua vida que estava chamando a atenção antes de usar o GTD já está com algum projeto em andamento que você estabeleceu depois de começar a usar a metodologia.
    • Você já conseguiu fazer pelo menos uma revisão semanal e, apesar de ter dúvidas sobre se está fazendo da maneira certa, se sentiu tranquilo ao tê-la feito.
    • Você tem aplicado a regra dos 2 minutos no seu dia a dia e confessa que está bastante empolgado com ela!
    • Você tem sempre um bloquinho ou caderno com você para anotar o que lembrar, ou usa algum aplicativo no celular para isso.
    • Você já usa termos do GTD no seu dia a dia (próxima ação, revisão semanal) e tem comentado com as pessoas que a metodologia tem te ajudado muito.
  • Faixa marrom (de 9 a 18 meses)
    • O hábito de coletar faz parte da sua vida. Você não titubeia em anotar qualquer coisa que venha à sua mente, seja uma ideia ou lembrete. As coisas não ficam pipocando na sua cabeça sem que você as anote.
    • Seu trabalho e sua vida pessoal estão razoavelmente sob controle.
    • Criar listas de tarefas e projetos já é uma atividade recorrente para você.
    • Sua caixa de entrada não fica cheia de coisas por muito tempo.
    • Você pode olhar para a sua lista de projetos e saber que pelo menos 80% do que você tem para fazer está ali sob controle.
    • Você consegue aproveitar as janelas de tempo do seu dia a dia para executar pequenas coisinhas, em vez de ficar entediado na fila ou esperando o tempo passar.
    • Você fica extremamente satisfeito quando consegue completar todas as ações que tinha que completar naquele dia.
    • Você começou a ficar um pouco intolerante com as pessoas que são menos organizadas que você.
    • Você já aprendeu a definir uma próxima ação de verdade, sem que ela fique parada ali por ter sido processada errada.
    • Seu foco está em fazer coisas, não pensar nelas.
  • Faixa preta (de 18 a 24 meses)
    • Você já está acostumado a se guiar pelas suas listas para saber o que precisa fazer, para quem precisa ligar e qual tópico precisa ser abordado em determinada reunião. Não consulta mais nada de cabeça.
    • Não existem mais veios soltos. As coisas estão sob controle.
    • A revisão semanal é um hábito. Você fica, no máximo, duas semanas sem fazer uma revisão.
    • Você consegue capturar todas as suas ideias sem tirar a concentração do seu trabalho.
    • Você não diz mais que não tem tempo.
    • Sua caixa de entrada pode estar cheia, mas você está tranquilo porque sabe que tudo aquilo será processado em breve.
    • Você já conseguiu pegar alguns projetos que antes pareciam inviáveis, que estavam em sua lista de algum dia, talvez.
    • Você adora começar novos projetos e tem um esquema para planejamento que facilita as suas ações.
    • Seus sistemas estão facilmente acessíveis. Você consegue encontrar qualquer tipo de informação rapidamente.
    • Você sabe lidar facilmente com imprevistos e interrupções sem que isso atrapalhe o seu fluxo de trabalho.
    • Você não reclama mais da sobrecarga porque sabe que, quando se sente assim, basta tomar providências para voltar ao estado de produtividade tranquila.
  • Faixa preta de 2º grau (depois de 24 meses)
    • O tempo flui para você com tranquilidade.
    • Tem dias que você faz tantas coisas que fica admirado como não se sentiu sobrecarregado um só minuto.
    • Toda vez que você tem dúvidas sobre a vida ou sobre seus projetos, você sabe analisar suas prioridades de acordo com seu propósito e horizontes de foco.
    • Você tem uma vida plena e com significado, tendo muito menos esforço que antes, quando não usava o GTD.

Eu utilizo o método há dez anos e errei e acertei muito ao longo do tempo. Hoje, me considero faixa-preta, mas vivo revisitando os níveis menores para promover melhorias.

Apesar de existir esse caminho, você já sente os benefícios do GTD assim que começa a utilizar o método. A melhoria da aplicação não tem fim, porque é uma habilidade para toda a vida, como você leu no primeiro post.

Thais Godinho
27/04/2015
Veja mais sobre:
Série: Aprenda GTD
36
O que fazer quando se está prestes a explodir?
Como fazer uma revisão no meio do ano
Lançamento do novo livro do David Allen

 

  1. Marina Maria 27/04/2015

    Eu uso o GTD há mais de 2 anos, mas caí da carroça algumas vezes. A verdade é que ainda não achei o melhor esquema para usar, mas uma coisa é fato: não largo o meu caderninho. E só esse simples fato já ajuda pra caramba! Posso até não estar ainda produzindo como eu gostaria, mas dificilmente esqueço alguma coisa. Acho que meu problema maior é a procrastinação e os apagões mentais. Então estou focando em atacá-los e, enquanto isso, sigo na busca do app perfeito! rs

    P.s.: Ótimo post, Thais!

    • Thais Godinho respondeu Marina Maria 30/04/2015

      Obrigada, Marina.

      • Lúcio Brígido respondeu Thais Godinho 15/04/2016

        Thaís, boa noite. Me chamo Lúcio e tenho buscado informações sobre o GTD e no seu blog encontrei muita informação reunida, porém de forma bastante desordenada. Por favor me corrija, mas estou no iPad da minha esposa e não consigo achar a sequência de textos. Por exemplo, na série “aprenda GTD”, eu acho que o primeiro post é INTRODUÇÃO. O segundo eu não sei se é PARTE 1 ou COMO GERENCIAR E-MAILS ou ainda O CAMINHO DA MAESTRIA. Além disso, ao final de cada post você indica seguir a tag GTD ou similares e quando abrimos os artigos estão ordenados, imagino eu, por quantidade de leitores ou visualizações, o que não ajuda muito a seguir o caminho. A título de sugestão, mais ainda porque gostei muito do site e, quem gosta e se preocupa, faz comentários, sugiro a criação de um post índice, que seja fixo ou ainda criar um link no rodapé dos artigos apontando para o próximo e o anterior, de forma a criar para o leitor um fluxo, um caminho a ser seguido que, se não pretende exaurir o tema, ao menos dará ao leitor iniciante no método (eu e mais tantos que você já ajudou com este excelente blog) a oportunidade de não ficar “rodando perdido” pelos posts do blog. Outro bom sinal, que não prejudicaria na otimização SEO do blog seria a criação de links permanentes utilizando ao menos o ano e mês mas isso já pode ser coisa da sua abordagem atemporal (desculpe, mas sou analista de sistemas e não pude me furtar a sugerir). Enfim, Thaís, menus sinceros parabéns e receba tudo como reflexo da qualidade do seu material, que mexeu com um Teresinense curioso e que ficou danado de não encontrar, facilmente, uma linha a seguir entre os posts. Seu blog, como dizemos por aqui, é f…! De bom, é claro! 🙂 e desculpe eventuais acentos, mas como falei estou no iPad da esposa. Boa noite.

        • Thais Godinho respondeu Lúcio Brígido 15/04/2016

          Oi Lúcio, tudo bem?
          Obrigada pelas considerações.
          O blog está em uma longa reformulação de diretórios.
          O conteúdo de GTD está sendo indexado aqui: http://vidaorganizada.com/gtd
          Mas ainda não está pronto! Trabalho de formiguinha! Conto com sua compreensão. Obrigada!

  2. Natália Correia 27/04/2015

    Olá, Thaís. A série não faz parte do blog “168 horas”? O conteúdo não se encontra presente em tal. Ademais, obrigada por compartilhar tão bom conteúdo conosco. Seu trabalho é excelente! Abraço.

    • Thais Godinho respondeu Natália Correia 27/04/2015

      Estou reformulando a ideia, Natália. Obrigada por comentar!

  3. Pedro 28/04/2015

    Ansioso pro próximo post 😀

  4. Fernanda 28/04/2015

    Oi, Thais!

    Hoje, fiz uma postagem sobre este blog e o seu livro no meu blog… Por favor, dê uma passada por lá…

    Beijinhos

  5. Enedina 28/04/2015

    Olá, Thais.
    Eu comecei a usar o GTD quando estava cursando faculdade e percebi que tinha muitas tarefas se acumulando.
    Na época, li o livro do David Allen e fui seguindo passo a passo. Graças a isso, consegui cumprir as tarefas no prazo e terminei o meu curso.
    A dificuldade é que eu não persisto no método!
    Sempre que as coisas ficam mais tranquilas, deixo de anotar e de consultar as anotações já feitas. E quando a situação se complica, começo tudo novamente (desperdício de tempo e energia!).
    Você tem alguma dica pra evitar que isso aconteça? Faz bastante tempo que eu não utilizo o método, mas agora estou com vontade de tentar novamente e corrigir essa falha na aplicação.
    Obrigada!
    Enedina

    • Thais Godinho respondeu Enedina 30/04/2015

      Não tem muito segredo, é a persistência mesmo. Se você deixa de fazer, perde a confiança no sistema e precisa sempre recomeçar.

  6. Juliana 28/04/2015

    Adorei a matéria, estou ansiosa pelas próximas, parabéns.
    Sinalizo contudo, que não podemos pregar a intolerância de nenhum modo. Ou seja, podemos não gostar de ter pessoas bagunceiras por perto, mas não podemos ser intolerantes a elas, sei que é muito mais uma questão de escrita do que de crença, mas a intolerância sempre gera violência, então precisamos ter cuidado com as palavras.
    Abraços

  7. Simone Midori Costa 28/04/2015

    Thais, me considero faixa branca partindo pra verde, pois ainda não consegui implementar a revisão semanal. Estou fazendo a revisão por projeto, em dias definidos, mais para eu ter maior controle sobre eles. Quando tiver segurança, passarei para todos no mesmo dia. Já sinto muito benefícios após implementar a caixa de entrada e a separação das tarefas e dos projetos e após seguir dicas do seu workshop. Minha mesa está linda e organizada! Minha mente mais leve….. Estou amando! Muito obrigada por tudo!

    • Thais Godinho respondeu Simone Midori Costa 29/04/2015

      Querida Simone,
      Você pode fazer a revisão semanal e continuar dando atenção aos seus projetos ao longo dos dias. Em alguns casos, é até recomendável. Uma coisa não exclui a outra. 🙂

  8. Meiriele 28/04/2015

    Ansiosa pelo próximo post “Aprenda GTD”! Ansiosa pelo próximo post “Aprenda GTD”! Ansiosa pelo post “Aprenda GTD”!
    Li o livro, mas achei um pouco complexo para uma iniciante como eu. Na verdade, tenho aprendido mais sobre o assunto no seu site que no livro… Ansiosa pelo próximo post “Aprenda GTD”!

  9. Paula Janay 28/04/2015

    Thais, adorei a série de posts sobre o Aprenda GTD. Eu já estou começando a ter simpatia e usar algumas ferramentas do GTD a partir de suas dicas, mas realmente ainda não estava preparada mentalmente para conhecer o sistema a fundo e ler o livro, por causa do atual estágio da minha organização. Mas lendo os dois posts da série, percebi que quanto antes eu conhecer mais, melhor. Acho que a sua introdução dá o ponta pé perfeito para quem já tem simpatia pelo GTD e estava com receio ou não se sentia preparado para começar.

    Como leitora recente do blog, fiquei curiosa sobre o blog 168 horas. Adorei a ideia do novo blog, não acho conflitante com o Vida Organizada. Inclusive, adicionei os seus três blogs em uma só pasta do Feedly. Achei a ideia perfeita do 168 horas para quando quiser se aprofundar em produtividade e não achar que se encaixa no VO. Quando se encaixar, não seria perda para ninguém que o conteúdo fosse publicado nos dois blogs! Digo isso porque às vezes precisamos de incentivos para mudanças que estamos com vontade de fazer, mas que ainda podem não ser bem recebidas. Acho seu trabalho incrível e, como profissional de comunicação, entendo sua necessidade de direcionar editorialmente os blogs. O VO, os leitores, e a profissional Thais Godinho tem muito a ganhar com o 168 horas.

    • Thais Godinho respondeu Paula Janay 29/04/2015

      Obrigada, Paula. Eu estou repensando algumas coisas e todo comentário tem sido muito rico para me ajudar.

  10. Rodrigo Cristiano 29/04/2015

    Thais, acho que estou entre a faixa verde e a marron, nem acredito que cheguei até aqui graças ao seu blog. Estou acompanhando o vida organizada e o 168 hoas. Seu trabalho é show! Sucesso sempre! Rumo à Faixa Preta kkkkk

  11. Nay 29/04/2015

    Amei passear pela evolução das faixas! Senti como se estivesse experimentando cada fase do método… E que delícia me imaginar na “faixa preta de segundo grau”. Parece um sonhoooo!
    Depois desta, não tem como não querer se dedicar para chegar lá!
    Parabéns pelo excelente post! Ansiosa pelos próximos!!!

  12. Jess 29/04/2015

    adorei a reflexão.
    tenho tentado implementar o GTD há quase 1 ano e meio, mas somente nos últimos 6 meses estou me sentindo muito mais segura. pela descrição me enxergo no comecinho da fase marrom e o mais legal disso é que muita gente ao meu redor começou a se interessar pela minha forma de organizar pelos resultados estarem mais evidentes.

    enfim, em sido maravilhoso toda a evolução que tenho tido no GTD. Definitivamente é o melhor método de gerenciamento mesmo.

    • Thais Godinho respondeu Jess 30/04/2015

      Que legal. Tudo o que você falou é verdade e acontece mesmo. Hoje eu não sinto tanto isso porque falo de GTD com todo mundo (haha), mas quando eu não era conhecida por causa do blog, as pessoas frequentemente me perguntavam o que eu fazia, por que a minha agenda era de tal jeito, e eu adorava explicar! Acho que isso é uma das coisas mais legais do GTD – a gente curte tanto que quer que as outras pessoas planejem suas vidas também.

  13. Vanessa 29/04/2015

    Eu estava muito ansiosa pela continuidade dessa série! Obrigada Thais!

  14. Ariadny Loiola 30/04/2015

    Eu ainda tenho uma ideia bem superficial do GTD, quero aprender mais lendo os livros, mas Thais, na sua opinião, esse método ajuda quem só está fazendo faculdade e tem somente atividades restritas a ela? E pra quem estagia/trabalha e faz faculdade? Acha que pode ser uma boa? Eu realizo algumas coisas parecidas com o que eu li do GTD, como a lista de ações, as prioridades delas, etc, etc. Mas gostaria de ir mais a fundo e efetivar de verdade esse método. Se responder, desde já obrigada 😉

  15. Pedro 30/04/2015

    Me identifiquei com o estágio de faixa verde, ainda com alguns pontos para alcançar. Mas sem dúvidas é uma metodologia em que quero me aprofundar. Ansioso por essa série 😉

  16. […] e implementar, e não existe fim onde você pode chegar. No post anterior, eu falei um pouco sobre o caminho do faixa-preta, que pode servir como referência para quem está chegando agora aqui para acompanhar […]

  17. Erica 23/11/2015

    Thaís, bom dia

    Estou relendo a série e fiquei com uma dúvida no início do texto quando você fala que o David Allen faz analogia à sabedoria ocidental… não seria oriental?

    Adoro seu blog. Acabei de ler o seu livro e gostei muito também e estou aguardando com expectativa o dia 16/12, quando farei o curso em SP com você.

    Abraço,

  18. Priscilla 25/01/2016

    Thais, estou a algum tempo me inteirando do assunto para começar a usar o método, fazendo minhas anotações e o direcionamento do meu trabalho, da minha rotina, já está aparecendo em meus pensamentos. Bem, minha dúvida, ou melhor o help que peço é em relação ao que já existe.
    Estou de férias e aproveitando esse momento para atualizar minhas leituras e iniciar o método, o planejamento da continuidade do meu trabalho, porque até o dia de entrar de férias, passei o mês de dezembro igual a uma maluca, sem tempo pra nada, pra deixar as coisas ao menos localizáveis pelo meu substituto.
    Bem, sei como iniciar o processo a partir de agora, mas meu trabalho é de demanda diária e distinta, uma caixinha de surpresas e sem um método de organização tenho exato 1 ano de serviço acumulado me esperando voltar, como colocar esse 1 ano de atrasos dentro do método, sem comprometer esse inicio de processo, existe algum passo a passo para tratar o que já se acumulou?

    Abraços,

    Priscilla

    • Priscilla respondeu Priscilla 25/01/2016

      desculpe. *mais localizáveis

    • Thais Godinho respondeu Priscilla 27/01/2016

      Você vai fazendo aos poucos. Não tem segredo.

      O que já se acumulou é chamado de backlog no GTD. Todo mundo tem, então não se culpe. Vá tratando aos poucos.

  19. […] Onde você vai inserir esses arquivos, depende de como você organiza seu arquivo de referência. […]

  20. Hernane Ferreira 28/09/2016

    Criei um projeto de um ano, estou no terceiro mês e acabo de me dar conta(feliz) de que ele terá dois anos…