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Continuando a série, hoje vem a parte 6!

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Um dos assuntos que o Tim fala em seu livro “Trabalhe 4 horas por semana” é sobre como estamos reféns das interrupções em nossa vida. Foi ele que me ensinou a desligar de todas as notificações possíveis da vida e passar a ser rebelde com o celular, deixando-o desligado ou sequer levando ao sair de casa. Algumas dicas pontuais que ele dá sobre tais questões:

  • Desligue os alertas de e-mails.
  • Desligue as notificações de novas mensagens e e-mails no seu celular.
  • Confira seus e-mails uma vez depois do almoço e outra antes do fim do expediente.
  • Não confira seus e-mails logo que começa a trabalhar. Em vez disso, trabalhe em coisas importantes.
  • Crie uma resposta automática dizendo sua frequência de leitura até treinar as pessoas que convivem com você.
  • Tenha um celular para chamadas não urgentes e uma linha para as urgentes. Use seu correio de voz para deixar recado para as outras pessoas que te ligarem quando você não pode atender.
  • Se alguém ligar no seu celular, trate como urgência (porque deveria ser). Diga que está ocupado, mas tem 1 minuto. Não deixe a pessoa ligar mais tarde – force-a a ser objetiva. Se ela ligar depois, vai presumir que agora sim você terá tempo para bater papo!
  • Evite reuniões, pessoal ou remotamente, que não tenham objetivos claros. “9 em cada 10 vezes você pode responder perguntas via e-mail em vez de fazer uma reunião”.
  • A ordem de comunicação, para o Tim, é: e-mail, telefone e encontro pessoal.
  • Responda os recados de sua caixa de voz via e-mail para treinar as pessoas a serem concisas e mostrar que meio de comunicação você prefere.
  • Quando a reunião for inevitável e a pessoas perguntar quando você pode, sugira três opções de horários para evitar o ping-pong interminável de e-mails com “nesse dia eu não posso, que tal nesse?”.
  • Não permita visitantes casuais em seu espaço de trabalho. Use avisos de “não perturbe”, coloque fones de ouvido, mostre que está ocupado.
  • Raramente há emergências verdadeiras. Dizem por aí que urgente é tudo aquilo que o responsável não fez em tempo hábil e quer que você faça em tempo recorde.

O contato improdutivo desperdiça tempo e as pessoas ficam ocupando seu tempo com detalhes sem importância. Elas não leram o livro do Tim. Se você leu, ou está aplicando as dicas dele, precisa entender que, para tais pessoas, as dicas podem soar como heresia. Logo, tenha paciência também para ensiná-las como é o seu novo modo de trabalhar. Um dos principais desafios é ensinar as pessoas que quem interrompe precisa aprender a esperar – seja por e-mail, por mensagem ou pelo telefone. “Faz parte do seu trabalho ensinar as pessoas a serem eficazes e eficientes – ninguém mais o fará para você”, ele diz.

Ele ensina também a famosa “tática do cachorrinho de estimação”, que se trata do seguinte: Você já foi criança e tentou levar um cachorrinho para casa? E não prometeu à sua mãe que limparia o cocô e cuidaria dele? O vendedor da loja não disse que, se você não se adaptasse, poderia devolver para a loja? Use a mesma tática com relação às reuniões – não mostre nunca como algo definitivo. Em vez de dizer “não vou mais a essas reuniões porque estão sendo improdutivas”, diga “preciso terminar algumas coisas importantes – posso não ir à reunião apenas hoje? eu prometo me atualizar com fulano sobre os pontos mais importantes depois”. É muito mais fácil de conseguir e você ganhará horas preciosas para trabalhar no que importa.

Para aproveitar melhor o seu tempo, o que o Tim recomenda é que você crie lotes de tarefas semelhantes para fazer tudo de uma vez. Para você entender o raciocínio, imagine o seguinte cenário: você tem 10 coisas para comprar no supermercado esta semana. Você pode ir ao mercado todos os dias e comprar 2 coisas ou ir uma única vez e comprar tudo. De que maneira você economiza mais tempo? O mesmo vale para tarefas semelhantes, como responder e-mails, desenvolver relatórios, digitalizar documentos, fazer telefonemas. Isso tem tudo a ver com as listas de contextos do GTD, porque é isso o que elas fazem: agrupam itens que podem ser feitos dentro de um mesmo contexto, a fim de otimizar o tempo. No mais, existe um tempo de preparação para começar a executar determinada tarefa (que seja abrir um programa no computador). Agrupando tarefas semelhantes, você passará por esse processo apenas uma vez. Tente! “Fazer as coisas em lotes me economizou centenas de horas de trabalho redundante”.

No próximo post, vou começar com uma parte que gosto muito, que são as dicas para delegar e terceirizar muitas atividades na vida. Por enquanto, compartilhe nos comentários o que achou das dicas do Tim para interrupções! Obrigada!

 

Thais Godinho
21/04/2015
Veja mais sobre:
Tim Ferriss
20
Resumo do mês de maio 2015 aqui no blog
Definindo critérios para compra de livros
Simples exercício de visão para ajudar a ter perspectiva

 

  1. Helder 21/04/2015

    as ideias são interessantes e deveria observar a cultura da empresa. Muitas vezes poderá gerar um choque ! Como entende esta dimensão ?

    • Thais Godinho respondeu Helder 27/04/2015

      Gerei o choque.

  2. Erica B B Kloss 21/04/2015

    Acompanho seu blog há 3 anos, e sempre é um desafio aplicar toda estas ferramentas (GTD/ Produtividade-Ferris) no meu local de trabalho. É um desafio diário. Trabalhar com clientes internos e demandas dos superiores que não detêm este conhecimento. Sempre na luta. Usamos muitos artigos do seu blog para promover uma Roda de Diálogo sobre Organização com nossa equipe (Roda de Diálogo: modelo adotado pela empresa para repassar o conhecimento). Obrigada e sucesso. Aguardamos um workshop de organização no trabalho aqui em Curitiba!

    • Thais Godinho respondeu Erica B B Kloss 27/04/2015

      Obrigada, Erica! Em agosto estarei em Curitiba.

  3. Fernanda Bragança 21/04/2015

    Amei o calendário no layout do blog. Ficou lindo.

    • Thais Godinho respondeu Fernanda Bragança 27/04/2015

      Obrigada!

  4. Maristella Soares dos Santos 22/04/2015

    Meu Deus! Quanto mais leio seus textos, os livros indicados, mais percebo o quanto sequestro minha própria vida, tornando-me refém de hábitos que não são benéficos e pior, trazem malefícios!

    Acho que o Tim vai virar meu amigo também!

    Beijos, Thais!

    • Thais Godinho respondeu Maristella Soares dos Santos 27/04/2015

      Obrigada, Maristella! O objetivo é cutucar mesmo!

  5. Talita 23/04/2015

    Estou realmente aplicando essas dicas e dos post da parte 5, anotei elas ontem pra aos poucos conseguir conciliar ‘estágio / faculdade / casa / filhote e recomeçar a escrever no blog’. Até agora o mais difícil tem sido deixar de checar redes sociais à todo instante, rs.

    Abraços e obrigada pelas dicas de sempre

  6. CamilaP 27/04/2015

    Thais,
    Sou leitora há um tempo do VO e só hoje descobri esse blog. Acho que não prestei atenção quando vc divulgou por lá.
    Depois do seu post lá, sobre o foco do blog, percebi que me sentia como a Carol e esse aqui é o blog que me interessa mais, nesse momento.
    Claro que não deixarei de ler o VO, mas percebi que será aqui que encontrarei o que procuro.
    Bjos,
    Camila

    • Thais Godinho respondeu CamilaP 27/04/2015

      Obrigada, Camila. Ainda estou me adaptando e construindo a dinâmica entre os dois blogs. Obrigada por me visitar aqui também!

  7. claudia 27/04/2015

    Ai Thais, voce é mestre em sintetizar textos de forma clara, objetiva e simplificada! Eu tenho o livro dele, mas é primordial relê-lo e seus resumos são ótimos! Gostaria inclusive de perguntar. Eu acompanhei as partes 1 a 4, mas não localizei a parte 5 no seu blog, onde está? Obrigada mais uma vez e se eu pudesse, trabalharia pra voce até de graça (sem falar de política..rsrs). Bjs

    • Thais Godinho respondeu claudia 27/04/2015

      Está aqui no 168horas!

  8. Audineia 29/04/2015

    Gostei muito desse post vou fazer uma lista das palavras chaves para colocar na minha agenda.

  9. Fabiana 30/04/2015

    Thais, acompanho o blog a um bom tempo mas adorei esse post. Tive varias ideias com base nele…. Trabalho em um empresa do governo então fica difícil implantar métodos, já que tudo funciona pela política. Mas com esse post percebi que posso adaptar minha rotina de trabalho da maneira que eu produza melhor mesmo que as pessoas achem que estou disponivel a qualquer momento e gostem de reuniões intermináveis e sem definições! Obrigada!

  10. juceliaschneider 30/08/2015

    Excelentes. Normalmente as pessoas pedem licença e eu não sei dizer não posso agora e acabo ficando mais tempo no trabalho para terminar minhas tarefas inadiáveis.

  11. Regiane 19/10/2016

    Oi, Thais! Li a série agora e amei. Espero que venham outros posts! Obrigada por compartilhar.

  12. Danielle Clemonez 12/11/2016

    Não encontrei a parte 7… Foi escrita?

    • Thais Godinho respondeu Danielle Clemonez 20/11/2016

      Não.