Hoje eu gostaria de listar algumas práticas relacionadas a e-mails que não são muito comuns de serem vistas, mas venho compilando há algum tempo e gostaria de compartilhar com vocês.

Enviar e-mail se tornou quase a forma de comunicação oficial entre as pessoas. Apesar de as redes sociais agilizarem esse processo, muitas empresas ainda não adotaram esse meio de comunicação, então o e-mail acaba sendo o canal mais utilizado. Isso, por um lado, diminui o número de telefonemas (o que é bom) mas, por outro, faz com que, se deixar, a gente trabalhe o dia inteiro apenas respondendo e-mails (o que é ruim). Com uma demanda tão grande, é super necessário que a gente aprenda boas práticas pensando sempre em facilitar para o outro que está recebendo, a fim de que a nossa resposta seja mais ágil também. Essas são as melhores práticas que, ao meu ver, funcionam:

  1. Seja o mais específico possível no assunto. Nunca, nunca, nunca envie um e-mail sem assunto ou algo genérico como “Queria pedir uma coisa”. Coloque o assunto da melhor maneira possível, como “Envio do relatório X da empresa Y” ou “Agendar reunião dia tal”. Ao usar termos específicos no assunto, você faz com que a pessoa saiba imediatamente do que se trata e isso pode fazer com que ela dê mais importância ao seu e-mail (que, em outros casos, poderia passar desapercebido). Além disso, facilita a busca futura por esse e-mail, caso você precise buscá-lo na pasta de e-mails enviados (e a pessoa também).
  2. Não envie e-mails com anexos gigantescos. Algumas pessoas têm limite em sua caixa de entrada e seu e-mail enorme ou pode não ser recebido ou pode simplesmente fazer com que ela não receba mais nenhum e-mail depois do seu. Se precisar enviar algum arquivo grande, coloque-o em algum serviço na nuvem e envie o link para a pessoa fazer download.
  3. Não envie e-mail com “urgente” no assunto. Urgente é tudo aquilo que deveria ter sido feito em tempo hábil e você quer fazer em tempo recorde. Independente da demanda desorganizada ter partido de você ou não, jogar o urgente para cima de outra pessoa é errado. Se é urgente, contate a pessoa de modo mais ágil, como telefonando ou enviando uma mensagem via What’s App. Se não é tão urgente que demande esse contato mais próximo, não coloque o assunto urgente no e-mail.
  4. Não “avise” a pessoa que você enviou um e-mail para ela. A caixa de entrada já mostra os e-mails novos – o seu e de mais um monte de gente, alguns (pasme) mais importantes que o seu. Não adianta enviar um e-mail para a pessoa e ligar na sequência perguntando “você viu meu e-mail?” ou enviar mensagens via What’s App ou Facebook dizendo “te mandei um e-mail”. Se é urgente, ligue. Se não for urgente, a pessoa vai responder no tempo dela. Cobrar leitura de e-mail é desagradável e desnecessário. Já recebemos muitas informações, cobranças e demandas diariamente. Imaginem se todo mundo que nos envia e-mail fizesse isso?
  5. Não envie e-mails que não são claros. Eu sei que, hoje em dia, todo mundo tem pressa e pouco tempo para escrever e-mails que expliquem detalhadamente o que precisa ser feito. Porém, eles precisam ter o mínimo de coerência. Antes de clicar em “Enviar”, revise seu e-mail para verificar se ele está sendo claro e solicitando exatamente aquilo que você precisa. Muitas pessoas acabam fazendo o trabalho errado ou tendo retrabalho apenas porque não entenderam o que foi pedido. E não adianta colocar a culpa no coitado – se comunicar é se fazer entender. Se as pessoas não entendem o que você solicita, aprenda a ser mais claro. Mas cuidado com o excesso de didatismo!
  6. Uma vez por semana, cheque sua pasta anti-spam. Muitos e-mails podem acabar indo erroneamente para essa pasta, o que pode deixar clientes (geralmente são pessoas de fora da organização ou que nunca te enviam e-mails que sofrem com isso) sem resposta. Tenha a prática de verificar ao menos uma vez por semana essa pasta, dependendo do volume de e-mails que você recebe diariamente. Não seria nada legal perder um cliente importante só porque o e-mail dele foi considerado spam pelo seu programa de e-mails.
  7. Não peça favores a pessoas que não são do seu convívio. Nada pior que receber um e-mail de alguém que você não conhece (ou conhece muito pouco) solicitando algo para você. Quando precisar solicitar algo assim, telefone, estabeleça outro tipo de contato mais próximo com a pessoa antes de pedir. Ou então, peça para serem apresentados (via e-mail mesmo, em cópia). Nunca envie um e-mail diretamente dizendo que você é o Fulano e que está precisando de determinada coisa. É chato se relacionar e responder demanda de gente que você não conhece.
  8. Não faça solicitações diferentes em um mesmo e-mail. Às vezes, a pessoa que o recebe pode tratar de uma solicitação mas, com relação à outra, ela precisará encaminhar o e-mail à pessoa responsável. Isso complica o trabalho dela, que terá que praticamente reescrever o e-mail solicitando. Peça uma coisa por e-mail. Não precisa “aproveitar” o espaço. Quanto mais objetivo um e-mail for, melhor.
  9. Não responda um e-mail sobre um assunto com outro. Isso é uma continuação da prática acima. Se precisa solicitar algo diferente, não diga “Aproveitando, queria pedir aquela OUTRA coisa…”. Envie OUTRO e-mail para aquela OUTRA coisa, ou ao menos altere o assunto do e-mail.
  10. Não espere que as pessoas tenham a mesma frequência de leitura de e-mails que você. Algumas pessoas recebem 10 e-mails por dia, enquanto outra recebem 100 ou mais. Se apenas respondermos e-mails, nossa vida se resumirá a isso. Para priorizar outras atividades importantes, o e-mail provavelmente será lido com determinada frequência. Se o assunto demandar uma resposta em até 24 horas e você não recebê-la nesse tempo, contate a pessoa de outra forma. Por favor, não reenvie o e-mail por cima do que você enviou como se a pessoa fosse boba e não tivesse lido (isso é extremamente irritante), ou então escrevendo “você recebeu este e-mail??”. Sim, ela recebeu – apenas não conseguiu te responder ainda. Se você precisar da resposta, ligue, mande mensagem. Não envie outro e-mail. No geral, a maioria das pessoas responde entre 24 e 48 horas qualquer e-mail com demandas. Se não for demanda, deixe a pessoa responder dentro das prioridades dela e relaxe.
  11. Por outro lado, se você recebeu um e-mail com uma demanda e sabe que não conseguirá responder rápido, é de bom tom ser sincero/a e responder falando exatamente isso: “Fulano, recebi seu e-mail mas só conseguirei responder em X tempo”. É um retorno.
  12. Não envie confirmação de leitura. Isso já virou até falta de educação. As pessoas lêem e respondem os e-mails no tempo delas.
  13. Mantenha sua assinatura em formato de texto, não de imagem. Muitos programas de e-mails bloqueiam imagens ou precisam que você clique para baixar os anexos ou exibir as imagens para que elas apareçam. Não faça isso com a coisa mais importante do e-mail – sua assinatura com informações de contato. Especialmente se você trabalha com vendas ou assessoria de imprensa, tome cuidado com esse ponto. Uma assinatura bonita que não é prática não adianta nada.

Pequenas atitudes que podem fazer do mundo dos e-mails um mundo mais colorido e melhor de se conviver.

E você, costuma sofrer com e-mails ruins? Compartilhe nos comentários o que mais te incomoda com relação a esse assunto! 🙂

74 Comentários

  1. Olá! Ainda bem que no meu trabalho eu não dependo muito de e-mail, mas confesso que, num caso específico, solicito educadamente que a pessoa me confirme o recebimento. Eu preciso ter certeza de que eles receberam a mensagem com os anexos e eles nunca fazem isso se você não pedir. Na verdade, mesmo pedindo, às vezes, não dão um retorno. Aí, se der problema com os arquivos, o que eles podem alegar? “Não recebemos a mensagem.” Difícil, viu.

  2. Eu tenho um colega de trabalho que exige que o avisem por telefone quando enviam email para ele. O.o

  3. Adorei as dicas! São medidas necessárias para sermos compreendidos e educados. Sempre pedi conformação de leitura para emails dentro da empresa, mas não farei mais. . Rs
    Obrigada!

  4. Olá Thaís!

    Nossa… Me vi neste post! Sou advogada e alguns de meus clientes agem das formas que descreveu no texto. Práticas comuns são: ligar avisando que enviou e-mail, enviar mensagem de confirmação de leitura e exigir que eu responda/tome providência em tempo recorde.

    Na minha profissão o mundo dos e-mails é ainda mais traumatizante, pois a maioria das providências solicitadas dependem de órgãos públicos e, as pessoas, não têm paciência de esperar. Assim sendo, um mundo de e-mails chegam e se acumulam diariamente em minha caixa.

    Depois que adotei aquela mensagem automática sugerida aqui no blog (MUITO OBRIGADA!!!) minha vida mudou fa água para o vinho! Parei de receber e-mail cobrando leitura de e-mail anterior, o que otimizou de forma milagrosa o meu tempo. Na mensagem coloquei meus horários de leitura dos e-mails e ainda, fiz a observação sobre assuntos urgentes. PESSOAL FUNCIONA!!!

    Deixo aqui meu depoimento que a dica dada pela Thaís aqui no blog, sobre a mensagem automática, me fez ficar em dia com meus e-mails e ainda deu aquele “tapa de luvas” nos inconvenientes de plantão, vez que minhas mensagens automáticas também lotam a caixa deles!!

    Obrigada Tháis! Abraços!

  5. Thatá adorei as dicas. Vou confessar que quando li o título do post achei que seria difícil não bater nos clichês mas você como sempre mandando muito bem arrasou nas dicas. Confesso também que sempre pergunto se a pessoa leu meu email. Vou tentar maneirar nisso rs. Beijos

  6. Oi, Thaís
    Ótimas dicas. Só tenho uma ressalva para a número 4 (ligar avisando que enviou e-mail): Em muitos casos o assunto é urgente, mas o e-mail é necessário somente para documentar uma solicitação e iniciar um processo. Aí não tem jeito.
    Um abraço!

    • Verdade, mas aí é exceção! Tem gente que faz isso sempreeeee.
      Obrigada por comentar, Davi! Faz tempo que não vejo você. 🙂 Fico feliz que esteja acompanhando o blog.

  7. Boa Tarde,

    Recebo aqui na empresa um email semanal solicitando a programação de trabalho no final de semana. Na verdade a lista de email tem umas cinco pessoas de departamentos diferentes e que não dependem um do outro, não preciso saber qual a programação da outra área. Não adianta, algumas pessoas sempre respondem para TODOS.
    Irritante.

    Abraço.

  8. Infelizmente no meu trabalho tem várias pessoas que se você não ligar depois que envia o email elas não leem. Acabo perdendo tempo tendo que fazer as duas coisas… A justificativa deles é sempre a falta de tempo pra fazer tudo e ler todos emails mas pra mim é falta de organização e saber filtrar os assuntos. Recebo no mínimo 50 emails por dia e consigo administrar para ler todos e manter o meu trabalho em dia mas isso demanda disciplina e organização.

  9. arrasando como sempre nos posts! Sou fã e indico o seu livro e blog p mta gente! qria morar em sp e ir te ver em palestra! hahaha =)
    Parabéns! Vc sempre passa longe do lugar comum! mto bom!

      • Nossa, por favor, post de boas maneiras no Whatsupp!
        Tem gente que acha que é sala de bate papo da Uol e manda mensagem do tipo “Oi, fulana tá por aqui???”.
        Tem gente que usa o whats como e-mail e escreve mensagens lognquíssimas – que mereciam um e-mail detalhado ou mesmo um skype. Ou então algo que confesso que eu mesma faço, que é mandar áudio (para poupar a tendinite) e às vezes a pessoa não pode ouvir naquela hora e perde alguma informação.
        Aguardo ansiosa, hahaha.
        Beijos

  10. Hoje em dia é uma arte escrever bem em poucas linhas. Geralmente recebo quilômetros de e-mails.
    Ah tem também o maldito vício de ligar após enviar mensagem, além da pessoa escrever num dia e no dia seguinte cobrar pelo mesmo assunto do e-mail anterior e vai replicando a semana toda… é triste. Vejo que a maioria ainda não sabe usar email de forma prática. Obrigada pelas dicas 😉

  11. Pode parecer improvável, mas o que mais me incomoda são pessoas que escrevem o corpo da mensagem com letra maiúsculas (sinto que elas estão gritando!) ou sem nenhum tipo de separação de parágrafos, encavalando o texto, o que deixa a mensagem muito difícil de ser lida.

  12. A mesma educação que a gente tem ao vivo com alguém, deveria ser estendida para o virtual. E nem sempre é o que acontece. Assim como não chegaríamos na casa de alguém metendo o pé na porta, arrotando e abrindo a geladeira, não devemos ser brucutus na hora de nos relacionarmos no virtual. O-D-E-I-O quando falam: “Vc viu meu email, que cê acha?” Eu vi, vou responder no meu tempo!

  13. Ótima compilação! Adorei!

    Eu tenho uma pessoa que sempre liga quando manda email, ou pede pra outra pessoa me avisar que ela mandou email. Chega a ser cômico!

    Em meu antigo emprego, eu sofria com a mania que uma pessoa tinha de marcar reunião por email e em cima da hora. Mandava um email às 10h da manhã solicitando reunião para às 13h do mesmo dia, por exemplo. Como ela ficava com o email aberto 24h/dia, achava que todo mundo tinha a mesma obrigação. Era complicado!

  14. no meu trabalho tento ao maximo otimizar o envio de emails, mas as outras pessoas nao tem esse cuidado.
    Uma coisa que acontece muito é recebermos emails com varias pessoas em copia, desnecessariamente, e aí todo o mundo responde a todos e isso gera uma quantidade enorme de respostas para pessoas que poderiam ter sido poupadas disso. E, ainda assim, algumas pessoas, vendo que alguém ja recebeu tal email, o encaminha escrevendo ”favor resolver”.

  15. Eu não surto com emails principalmente porque eu já coloquei as minhas regras então as pessoas nem tentam muito. E se causar eu reclamo mesmo. De um jeito fofo, mas reclamo. Não tenho vergonha nenhuma de soltar um “estava na rua e não tive tempo de olhar isso com calma. Como não é urgente, em breve vou lhe retornar com a solução para seu caso, beijos”.

    Costumo ler todos os emails, mas só respondo no meu momento “sentada para emails”. Até lá, aguentem aí, pessoas! Ou me liguem, no fixo do escritório…porque celular eu só passo pra um ou outro e só atendo se eu souber que é urgente.

    Quando a gente dá uma de louco assim parece que as pessoas vão sair correndo, vão desistir de ser suas clientes ou vão morrer. Tudo mentira, não vão. Pergunta qual cliente meu não sabe que as urgências serão atendidas imediatamente e com a presteza que o caso requer?

    Todos sabem meu sistema e ninguém espera que eu responda email da sexta 18h00 antes da segunda a tarde. Tá tudo fechado, então não é urgente, ponto final. Mas tem que criar o limite com firmeza (ou na voadora, como diz meu sócio). Essa cultura do urgente, do pra ontem e do ocupado é doença, gente! DOENÇA. Chama transtorno de ansiedade generalizada e tem tratamento e cura. Eu não tenho nada a ver com isso, não sou médica nem psicóloga rs

    A melhor ideia pra adestrar o povo, pra quem não quer ser meio maluco tipo eu é colocar a resposta automática que a Thais já ensinou.

    Quem não tem agenda e não tem prioridades acaba sendo pautado pela agenda e pelas prioridades dos outros. Eu tenho então não me venham com xurumelas rs

    • Super, Bia. Também não tenho vergonha nenhuma de falar e ainda tenho o álibi do blog: “se eu não der o exemplo, quem vai dar?” haha

      Concordo com tudo, adorei.

  16. Maravilhosas dicas!

    Eu já mandei este post por e-mail a todos do meu trabalho, com o título “Boas práticas de e-mails”. Rsrs

    Uma coisa que gosto de fazer, quando a mensagem exige um desenvolvimento maior, é sintetizar as ideias principais na forma de tópicos, grifando as palavras-chaves para chamar atenção. Facilita para a pessoa e para mim, quando preciso revisar a informação.

  17. Eu trabalho na área comercial, eventos. Meu maior problema são os e-mails enviados “preciso de orçamento para casamento com 200 pessoas” ok? Do que preciso saber onde? Quando? Como? E nem o telefone colocam pra ligar, respondo pedindo estas informações… Sempre retornam sem concluir tudo… Ou seja, além de não conseguir fazer uma negociação perco tempo…

  18. Meus dias são muito mais produtivos desde que descobri seu blog Thais. Minha mãe trabalha com mais de 10 caixas de e-mail diferentes por dia (síndica profissional). Gostei da sua sugestão de utilizar a ferramenta “resposta automática” (visto em um post passado), acredito que essa seja também uma boa prática quando necessária. Obrigada.

  19. kkk Aqui só não funciona “não avisar” a pessoa sobre o e-mal. As pessoas com as quais convivo são bem lerdas quanto à leitura e organização dos e-mails (são do tipo que recebem todas as notificação do Facebook na caixa de entrada, por exemplo) então quando mando e-mail – geralmente é algum texto, link ou vídeo que não posso compartilhar pessoalmente ou por telefone – tenho que avisar para a pessoa conseguir achar a mensagem no meio da bagunça dela.

  20. Olá Thais , adorei as dicas !!!Queria te pedir uma ajudinha. Entrei pra faculdade de medicina agora , precisei mudar de cidade e não consigo dar conta de morar sozinha e estudar . Fica tudo sempre uma bagunça . Não tenho ritmo para estudar e nem para me organizar de modo geral . Tenho sempre muita matéria pra estudar e não consigo desenvolver um método eficaz de estudo .Gostaria de umas dicas pois acho você a pessoa mais capacitada para falar sobre o assunto .

    • Tem um texto bem legal da Dani aqui no blog sobre se organizar para estudar em outra cidade, vale a pena procurar.
      Sobre a rotina, recomendo que acompanhe o blog, não tem muito jeito… cada vida é muito particular e o legal é ir pegando as dicas e aplicando o que serve.
      Boa sorte!

  21. Oi, Thais!

    No meu antigo emprego eu sofria bastante com essa prática de mandar email e ligar em seguida. Muitas vezes, a pessoa ao invés de ligar, ia até a minha sala pra dizer que tinha enviado o email e acabava chegando antes do Outlook receber a mensagem e me notificar. Confesso que esse tipo de coisas me deixava meio sem vontade de atender à solicitação, rs.

    Outra coisa que sempre acontecia é de algum e-mail importante ir parar no spam. No fim das contas eu acabava checando o spam pelo menos uma vez ao dia, pra não deixar nada escapar…

  22. Uma coisa que me irrita é quando existe uma cadeia gigante de emails com alguma providência que deveria ter sido adotada e já foi solucionada mas a pessoa atrasada na leitura vê o primeiro email e já reenvia (odeio isso! Se tô copiada não precisa me mandar de novo) pedindo pra solucionar! Aí trinta msgs depois ela vê q foi resolvido mas até aí já criou uma confusão. O q faço é sempre ler todos os emails e deixar pendente o q precisa de resposta. Se ao chegar no final dos não-lidos o problema já tiver sido resolvido, ótimo. Se não, eu faço o q tiver q ser feito. O ponto é q tem mta gente insegura em seus empregos q precisam copiar o mundo, reenviar, etc só pra se sentir mais produtivo. Ninguém merece!

  23. Adorei o post.. Trabalho muito com emails e uma coisa que detesto é quando recebo um email de uma empresa sem o nome da pessoa que escreve. Outra coisa que me irrita é quando a pessoa não coloca o telefone. E uma coisa que me ajudou, por escrever algumas mensagens padrão, foi ter salvo essas mensagens na assinatura do outlook. Assim, conforme o assunto, já busco a mensagem pronta em “assinatura” e economizo tempo.

  24. Nossa, eu passo trabalho com e-mails ruins principalmente no trabalho (trabalho com suporte de software). São e-mails sem títulos (raramente vem com título), são e-mails em branco só com um anexo sem explicações, são e-mails sem assinatura, são e-mail com letra maiúscula tamanho 30 (pelo menos parece), são e-mails sem um “oi” “bom dia”…. eu fico furiosa…. e no fim respondo coisas do tipo “Favor , quando enviar anexos descrever o que deseja”.. ou “bom dia….???? desculpa… não encontrei a assinatura, com quem estou falando? ” ou… “Ok, lhe atenderei em breve…e mais uma coisinha,…. informação inútil, hehehehe, letra maiúscula na internet é grito, rsrsrsr”. Sei que eu deveria ignorar mas tem dias que é complicado!!! Hehehehe

  25. Ai Thaís ♥
    Vontade de compartilhar no face tagueando os “culpados”, hahahaha. Responder e-mail totalmente fora do assunto, como se não tivesse lido o e-mail que você mandou é o que mais costuma acontecer comigo. Fora o povo que não entende a lógica e a fabulosidade do gmail, hehehe.

    obrigada pelo post!

    Beijos
    Anna

  26. Sofro muito, quando existem muitos destinatários em uma mensagem.
    E todos, “respondem a todos”.
    Acabo recebendo respostas que não me interessam e lotam minha caixa.
    🙁

  27. Cara Thais, como está?
    Espero que bem.

    Acompanho seu conteúdo há anos e adoro a newsletter: é por ela que me atualizado dos posts. Hoje, depois de muito tempo, acessei o site e, como sua fiel leitora, me vi no dever de comentar: ele está muito cheio e, sinceramente, não tem nada a ver com você. Você é elegante em seus textos, extremamente profissional e clara. Seu site não está assim, infelizmente. 😉
    Continuarei a te seguir pois simplesmente te adoro! Mas, repense o site, ok?

    Feliz Ano Novo e que 2016 lhe traga muita luz, paz, amor e sucesso!
    Abraços
    Stela

    • Muito obrigada por esse feedback, Stela. Ele é importante.

      Comentei em alguns posts anteriores que o layout seria mudado, pois estou ciente desse problema dele. No entanto, como fiquei doente, precisei adiar diversas atividades e projetos.

      Em 2016 voltarei a pensar nisso.

      Abs!

  28. Estou dando uma relida em postagens do blog, principalmente relacionadas a gestão de e-mails, ainda mais depois de ver seu tweet dizendo que lida com mais de 600 e-mails por dia. Caraca! É muita coisa! Se você consegue lidar com isso tudo, eu que recebo muito menos não posso estar tendo a dificuldade que estou tendo para lidar com os meus. E, só aqui, já encontrei algumas dicas interessantes, principalmente para diminuir minha ansiedade.

    Muito obrigado!!!

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