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Toda vez que preciso fazer alguma referência à revisão semanal aqui no blog, vejo que o último post que escrevi sobre ela era muito centrado no Evernote, então poderia não servir como guia geral para quem utiliza outras ferramentas. Ela também poderia parecer muito extensa para quem está aplicando o GTD inicialmente.

Depois de fazer um pouco do curso do David Allen (veja aqui o que eu aprendi com o DA em Amsterdam), eu passei a ver a revisão semanal como um momento para get clear, get current and get creative (algo como esclarecer, se atualizar e ser criativa). O próprio David disse que essas três fases podem ser divididas ao longo da semana, para não “estafar”. Aliás, a melhor coisa do GTD é essa permissão, né? Às vezes a gente ouve alguém falar “tenho duas revisões semanais” e você fica “qqqqq, e pode?”. Tudo pode, se facilita. As três fases descritas para a revisão semanal nada mais são que o agrupamento dos passos para a revisão semanal que já estão no livro, a saber:

Get clear

  • Colete papéis e materiais avulsos na sua caixa de entrada
  • Processe toda a sua caixa de entrada
  • Esvazie sua mente

Get current

  • Revise suas listas de próximas ações
  • Revise os acontecimentos na semana anterior
  • Revise os próximos acontecimentos na sua agenda
  • Revise a sua lista de coisas que estão aguardando resposta
  • Revise suas listas de projetos
  • Revise quaisquer checklists importantes

Get creative

  • Revise as listas de algum dia / talvez
  • Seja criativa e corajosa!

Quando conversamos com ele, perguntei qual seria o único passo que ele deixaria na revisão semanal, se tivesse que escolher. Ele disse: “revisar os projetos”. Yes! Então eu entendo que revisar os projetos seja aquilo que efetivamente tem que ser feito semanalmente, acima de tudo. Ou seja: se acontecer de eu ter meia hora para fazer a minha revisão semanal, o que eu vou olhar são os projetos, claro.

No livro “Making it all work”, ele dá algumas sugestões de revisões além da semanal. Eu tenho, como já postei aqui uma vez (minhas revisões no GTD), revisões diária, semanal, quinzenal, mensal, sazonal, semestral e anual. Todas elas me ajudam a manter meu sistema funcionando e meu dia a dia mais organizado, com tranquilidade. Portanto, o que eu tenho feito na minha revisão semanal é apenas:

1. Checar a agenda da semana e fazer um descarrego mental

Basicamente, isso significa ver a agenda da semana que estou planejando e ver se falta algum compromisso ali. Às vezes, vejo que tenho uma reunião na quarta das 15 às 17 horas, mas não inseri os períodos em que estarei me deslocando. Eu acho importante inserir esses períodos não só para ter a noção de tempo como para bloquear meu calendário, caso queiram agendar algum compromisso comigo naqueles horários. Ou então eu sei que vou jantar na sexta à noite com uma amiga, mas ainda não tinha colocado na agenda. Esse é o momento de inserir esse tipo de informação.

Outra coisa que gosto de fazer é deixar minha semana “pronta”, fluindo. Isso significa, por exemplo:

  • Segunda de manhã tenho uma reunião em um local que preciso pegar dois ônibus para chegar. Já entro no Google Maps, pego o número dos ônibus e deixo essas informações no meu calendário. Também já deixo separado o material que vou aproveitar para ler na condução (fica na minha pasta).
  • Terça de noite vou a um evento que fica perto do metrô X e dá para ir a pé da estação até lá. Eu salvo um print do percurso que fiz no Google Maps e insiro como anexo na minha agenda do Google, para consultar, se necessário.
  • Quarta eu agendei para fazer as unhas no salão Y. Coloco o nome da manicure e o telefone do lugar, caso precise ligar para reagendar, se tiver um imprevisto.
  • Etc.

Em resumo, o que puder ser providenciado para facilitar a minha semana, eu providencio. Essa etapa costuma durar de 10 a 40 minutos, dependendo da complexidade da minha semana (tem semana que eu tenho mais e semana que eu tenho menos compromissos, como todo mundo).

2. Checar as próximas quatro semanas para ver se algo demanda a minha atenção

É quase como uma visão do mês corrente para saber se tenho que antecipar algumas providências. Por exemplo: se daqui a três semanas farei uma viagem, o que falta? Se na segunda-feira da outra semana eu preciso entregar um trabalho, como vou organizar o meu tempo na próxima semana para me dedicar a ele?

O planejamento no GTD é semanal, mas isso não significa perder de vista o que vem a seguir. Não é para planejar o que vai fazer daqui a quatro semanas, mas para ver o que já está marcado e antecipar o que puder, para não deixar nunca nada de última hora. Se tiver algo a ser feito, eu coleto e coloco na minha caixa de entrada.

Esta etapa dura de 5 a 10 minutos, em média.

3. Revisar meus projetos

É neste momento que eu faço a revisão dos meus projetos. Todo projeto em andamento tem que ter pelo menos uma próxima ação definida. Se não tiver, ele muda de status. Como uso o Toodledo, ele pode ir para Someday, Hold, Waiting, enfim, depende do status do projeto mesmo.

Atualmente eu tenho registrado a quantidade de projetos que tenho ao final de cada revisão semanal. Minha meta é chegar sempre aos 30, mas acabo ficando na média de 50 a 60 (o que considero bastante).

Esta é a parte mais demoradinha da revisão semanal e eu costumo levar de 40 a 60 minutos nela. Faço questão que seja feita com atenção, também.

4. Checar o que está como status “Planning”

No Toodledo, quando eu processo algo que é um projeto, eu coloco como “Planning” (no status), porque assim sei que vou planejá-lo na revisão semanal seguinte. É claro que há projetos que já são processados com várias próximas ações, mas alguns não. Exemplo: comprar uma máquina lava e seca. Isso não é urgente – posso planejar daqui a sete dias, no máximo. Logo, coloco o status “Planning” e, na próxima revisão semanal, eu mudo o status para “Active” e insiro as próximas ações. Desta maneira, ele vira um projeto em andamento.

Em média, quando vou fazer minha revisão semanal, me deparo com 3 ou 4 projetos com o status de “Planning” para inserir as próximas ações, o que costuma durar cerca de 10 minutos.

5. Ver as principais próximas ações da semana para estimar o tempo na minha agenda

Esta é uma etapa que faço somente se já não tiver estourado as minhas duras horas de duração para a revisão semanal. Tem vezes que a revisão semanal dura uma hora, uma hora e meia e até duas horas. Nunca durou menos de uma hora, porque é meu momento de atenção a todos os pontos acima. Portanto, se ainda restar um tempinho, eu dou uma olhada no que tenho planejado de próximas ações (que são tarefas, em resumo) para a semana planejada para estimar o tempo. No geral, sempre sobra esse tempo e consigo fazer.

Funciona assim: no Toodledo, é possível colocar o tempo estimado para cada tarefa que você insere no sistema. É chato de fazer toda vez, mas ajuda muito.

Depois da revisão semanal, clico em “Calendar” no próprio Toodledo e vejo as atividades que tenho planejadas para os dias daquela semana. É aqui que eu posso ver, por exemplo, que tenho umas 6 horas planejadas de atividades para a minha segunda-feira mas, na minha agenda, eu vejo que vou passar a segunda-feira inteira fora, em compromissos! Isso me dá uma visão do tempo que eu tenho e posso tomar providências. Vejo o que pode ficar para terça, adianto algo na sexta, excepcionalmente faço hora extra no dia, enfim. Se eu não fizer esse balanço, como saberei?

Pode inserir atividades “sem data” na agenda?

O David Allen é catedrático sobre o que entra na agenda: o que tem data atrelada. Agenda não é lista de desejos. Porém, muitas pessoas gostam, somente na revisão semanal, de inserir as atividades da semana na agenda, para ficar mais fácil de executá-las no dia a dia.

Algumas pessoas gostam de inserir tais atividades na agenda. Eu às vezes faço isso – tenho fases. Atualmente, estou em um período de não inserir. Quando está na agenda, é fato que o compromisso acaba ficando maior porque a gente confia na agenda – deve ter algo de científico nisso. Portanto, se funciona com você, use. Eu recomendo o sistema de duas cores para organizar suas atividades na agenda, que serve justamente para esse manuseio de próximas ações. Essa “inserção” deve ser feita somente na revisão semanal, e não para um mês inteiro, por exemplo, senão vira bagunça mesmo.

Os critérios para inserir tais atividades (que eu recomendo) são os seguintes:

  1. Por tempo, ou seja, atividades que demoram para ser executadas. Penso que de 30 a 90 minutos seja um tempo considerável. Menos do que isso você consegue encaixar ao longo do seu dia e mais do que isso já pode ser quebrada em duas ou mais tarefas.
  2. Por nível de foco, ou seja, atividades que você precisa estar concentrado totalmente (e aí você coloca naqueles períodos do dia em que você vai estar mais disposto) e atividades que podem ser feitas com o cérebro “morto” (que você coloca naqueles períodos em que você geralmente fica exausto ou sem se concentrar direito, normalmente).

Também há a alternativa de colocar as atividades na agenda para ter uma visão da semana e tirá-las na sequência para não ficar uma coisa opressora (como particularmente me sinto às vezes, quando insiro as atividades).

E se tiver muita coisa para um mesmo dia?

Pode acontecer de você ter atividades para um dia que realmente precisam ser feitas naquele dia e tem tempo de menos? Sim, claro. Aliás, é bastante comum. Aí, para decidir o que fazer (sem ter que trabalhar 30 horas), basta aplicar os níveis do GTD:

  • Nível 0: compromissos, próximas ações
  • Nível 1: projetos
  • Nível 2: áreas de foco
  • Nível 3: objetivos de 0 a 2 anos
  • Nível 4: visão de 3 a 5 anos
  • Nível 5: propósito e princípios

Como fazer isso? Vá batendo uma tarefa com a outra utilizando os níveis como critério de decisão. Se você compara duas tarefas e uma delas diz respeito a um projeto e a outra não, você privilegia a do projeto. Se ambas têm a ver com um projeto, você privilegia aquela que contribui para o sucesso nas suas áreas de foco. Se ambas fazem isso, você privilegia a que tem a ver com seus objetivos. E assim vai. Muitas vezes, o critério de desempate é o último nível – seus princípios. Isso é bem legal! Dificilmente duas tarefas continuarão empatadas mesmo depois de terem passado pelo filtro de todos os níveis. É assim que se decide prioridades no GTD.

Existe dia certo para a revisão semanal?

Eu gosto de fazer na sexta de manhã, mas é flexível. Se por acaso eu tiver compromissos o dia inteiro na sexta, faço na quinta. Procuro não deixar para fazer aos finais de semana para não ficar “pensando em trabalho” quando, na teoria, deveria estar descansando. Já fiz muitas revisões semanais aos domingos e eu sentia que a minha semana mal tinha começado e eu já estava pensando no que ia fazer. Sobre fazer às segundas, não gosto (há quem prefira). Para mim, a semana tem que começar com tudo já planejado.

A pessoa começa a escrever sobre a revisão semanal e quer falar sobre o livro inteiro! Enfim, espero que o post possa servir como referência para a revisão semanal, tenha demonstrado como eu faço atualmente e tenha trazido boas dicas. Dúvidas e depoimentos sobre como vocês fazem, por favor, deixem nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
23/02/2015
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