ou

Eu acho que é muito importante a gente ir buscando melhorias e aprendendo cada vez mais quando diz respeito à produtividade e à gestão do tempo que temos.

Estava estudando sobre a definição do trabalho de acordo com três categorias, que o David Allen ensina no GTD, que são categorias que usamos para dividir o nosso dia. Ou seja, cada um dos nossos dias tem apenas três tipos de atividades e uma execução tranquila depende de um planejamento bem sucedido levando em conta essas particularidades.

Basicamente, qualquer pessoa pode ter suas atividades diárias definidas em:

  1. Atividades pré-definidas – Ou seja, os compromissos que já estão no seu calendário, o que você programou para o seu dia em questão e o que você tem nas suas listas, mesmo que sem data. São tarefas e projetos pré-definidos, já listados.
  2. Demandas do dia – Todos os dias recebemos coisas para fazer e entregar no mesmo dia, ou então temos imprevistos que impactam em nossa rotina de trabalho e em casa.
  3. Processando – Todos os dias precisamos dedicar um tempinho para a nossa organização pessoal. Faz parte. Ser organizado não vem de milagre, mas de disciplina.

Particularmente, quando comecei a dar mais atenção ao processar (ou CLARIFY – esclarecer) no dia a dia, as coisas começaram a fluir de maneira muito melhor. Tenho me sentido na posição do capitão/comandante o tempo todo, sem ser pega de surpresa e com tudo sob controle. O negócio é investir mais inteligência ao processamento.

Nos últimos treinamentos que fiz na Call Daniel, levantei essa necessidade de dividir as atividades das pessoas nesses três tipos para que o planejamento fosse o mais factível possível.

No geral, o que tenho observado (e que aprendi no curso do David em Amsterdam) é que, quanto mais gestor você se torna, mais tempo passará processando. Quando mais júnior você for, mais tempo passará executando as demandas do dia. Isso como regra geral. É claro que há pessoas e pessoas, cada uma com um nível de complexidade de trabalho.

Observação do meu dia a dia

O que eu fiz foi analisar o meu dia a dia, de acordo com as atividades das últimas semanas, e pude perceber que meu padrão tem sido mais ou menos assim:

  1. Atividades pré-definidas – 50% do meu tempo de trabalho
  2. Demandas do dia – 30% do meu tempo de trabalho
  3. Processando – 20% do meu tempo de trabalho

Com isso, eu pude ir além e planejar o meu dia inteiro, não só no profissional.

Tenho como meta dormir nove horas por noite (entre deitar, dormir efetivamente e acordar – o que dá umas oito horas, em média). Por isso, sei que, em uma semana, posso dormir 63 horas no total. Isso significa que, se eu dormir cinco horas em uma noite, terei que compensar essas outras quatro horas em algum momento. (É claro que eu não recomendo isso, porque não é saudável, mas pode acontecer.)

Na prática

Imaginem um dia típico meu que comece às nove e termine à meia-noite. Tenho 15 horas no total. Dessas 15 horas, entende-se que:

  • 7,5 horas são dedicadas a atividades pré-definidas
  • 5 horas são dedicadas às demandas do dia
  • 3 horas são dedicadas ao processamento

Só que, olhando assim, fica confuso. Resolvi dividir entre o horário de trabalho e o horário dedicado a atividades pessoais, então.

Se dessas 15 eu trabalhar 8, tenho:

  • 50% – 4 horas (atividades pré-definidas)
  • 30% – 2 horas (demandas do dia)
  • 20% – 1 hora (processando)

Sobram 7 horas para atividades pessoais:

  • 50% – 3,5 horas (atividades pré-definidas)
  • 30% – 2,5 horas (demandas do dia)
  • 20% – 1 hora (processando)

Ou seja, de hora de trabalho, posso planejar 28 horas por semana (contando final de semana).
De hora pessoal, posso planejar 24,5 horas por semana (contando final de semana).

Preciso dedicar 14 horas da minha semana para demandas do dia no trabalho.
Preciso dedicar 16,5 horas por semana para as demandas do dia em atividades pessoais.

O tempo de processamento total semanal tem que ser de 14 horas (pessoal e profissional).

Qual a utilidade?

Aí você pensa: “Nossa, Thais, que baita complicação! Qual a vantagem prática disso tudo?”. A vantagem é saber quanto da sua semana você pode planejar. Exemplos?

Suponhamos que eu tenha uma segunda-feira com um compromisso profissional que dure oito horas + três horas de deslocamento (11 no total). Isso já “estoura” a cota de atividades profissionais planejadas para o meu dia, que é de quatro horas. Na verdade, eu estou estourando a cota de quase três dias. Isso significa que, ao longo da semana, eu precisarei deixar essa folga de sete horas em alguns dias, já que estou tirando deles essas horas em que estaria trabalhando em atividades pré-definidas.

Peguei um print da agenda desta minha semana, que está bem truncadinha e cheia de compromissos, para usar como outro exemplo.

280115-semana

Total de atividades pessoais pré-definidas já agendadas antes de a semana acontecer: 12,5 horas (sobram 12). Essas atividades que sobraram podem servir para limpar a casa, almoçar, ficar com o Paul, ir ao mercado, ver um filme com o meu marido etc.

Total de atividades profissionais pré-definidas já agendadas antes de a semana acontecer: 34 horas (passei em seis horas a quantidade que poderia! essas horas gerarão um desequilíbrio em algum lugar). Isso mostra que a minha agenda está com compromissos profissionais demais, visto que não está sobrando tempo para lidar com as minhas listas de contextos ou tarefas para o dia, já que estou usando todas as minhas horas de trabalho pré-definido para compromissos, incluindo deslocamentos!

Total de processamento já agendado antes de a semana ocorrer: 13 horas (sobra uma hora).

Das duas uma: ou eu não tenho tenho tanta demanda diária assim para dedicar duas horas (eu trabalho nas minhas listas quando não há demandas do dia; elas servem apenas em caso de imprevistos mesmo) ou estou com atividades pré-definidas demais. Se esse tempo de processamento (20%) é necessário, não posso mexer nele. Tenho que mexer ou na quantidade diária de atividades pré-definidas ou na quantidade de horas diárias livres para as demandas do dia. Também entra outra questão, que é dedicar mais tempo por dia trabalhando e menos tempo para o pessoal? Não sei. Mesmo porque, a quantidade total de horas semanais seria a mesma caso eu trabalhasse mais durante a semana para ter mais atividades pessoais aos finais de semana (para equilibrar).

Meu remanejamento

Decidi dedicar mais horas do meu dia a atividades pré-definidas e deixar menos tempo para as demandas do dia, que são menos frequentes mesmo. Aumentei o tempo de processamento para ter mais controle. Ficou assim:

  1. Atividades pré-definidas – 60%
  2. Demandas do dia – 10%
  3. Processando – 30%

Lembrem-se que, se não houver nenhuma demanda do dia, as horas ficam livres. Em horas, essas porcentagens significam:

15 horas no total em um dia que comece às nove e termine à meia-noite (arredondando):

  • 9 horas são dedicadas a atividades pré-definidas
  • 2 horas são dedicadas às demandas do dia
  • 4 horas são dedicadas ao processamento

Se dessas 15 eu trabalhar 8, tenho:

  • 60% – 5 horas (atividades pré-definidas)
  • 10% – 1 hora (demandas do dia)
  • 30% – 2 horas (processando)

Sobram 7 horas para atividades pessoais:

  • 60% – 4 horas (atividades pré-definidas)
  • 10% – 1 hora (demandas do dia)
  • 30% – 2 horas (processando)

Não sei se é o modelo ideal, mas vou testar. Soa mais realista, pelo menos.

Parece complicado mas, na prática, mostra como a gente está investindo o nosso tempo e gera uma reflexão para que possamos fazer mudanças. É claro que o caminho mais fácil é não fazer nada disso e simplesmente ir montando o planejamento de maneira intuitiva, o que não é errado! É somente outra forma de fazer.

E o seu equilíbrio, como é? Qual sua porcentagem diária de atividades pré-definidas, demandas do dia e processamento?

Thais Godinho
28/01/2015
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Dicas para casados organizarem a sua noite de Dia dos Namorados

 

  1. Lanna Freitas 28/01/2015

    Thaís, sou de humanas! Hushahusha to brincando.. Vou começar a observar minha rotina, acho que perco muito tempo no ócio. As férias acabaram e preciso voltar a rotina. Quanto tempo você passou se observando pra chegar a esses números?

    Um bjo

    • Thais Godinho respondeu Lanna Freitas 28/01/2015

      Não muito. Eu apenas vi o que estava registrado na minha agenda nas últimas semanas para identificar um padrão.

  2. Stephanie 28/01/2015

    É uma ótima forma de planejar a semana, porque assim você tem controle total e sabe que não está usando tempo de uma atividade em outras. Gera mais foco, sabe? O problema é conseguir chegar à divisão ideal do tempo. Precisa testar bastante mesmo.

    Vou tentar analisar umas duas semanas minhas pra ver como o dia está sendo dividido atualmente e a partir daí ver o que precisa ser alterado (é bom pra diminuir a procrastinação!) e quanto tempo eu preciso pra cada coisa.

    Sou de exatas, gostei dessa lógica 🙂 Hahaha

    Beijos!

  3. Victória Morena 28/01/2015

    Adorei essa lógica! Vou aproveitar e observar o meu dia também!

  4. Davi Dalben 28/01/2015

    Muito bom esse método (também sou de exatas 🙂 ).

    Preciso aprender a ser rigoroso assim com minha agenda. Ainda estou na fase das “tarefas do dia”, mas sem horários definidos.

    Existe alguma técnica ou app para limitar as tarefas de cada tipo na semana ou você vai somando os períodos, mesmo?

    Um abraço!

    • Thais Godinho respondeu Davi Dalben 29/01/2015

      Infelizmente não conheço, mas seria ótimo se existisse!

  5. Sofia 28/01/2015

    Olá Thaís! Só para dizer que já consegui comprar o Seu livro em Portugal. Comprei na Bertrand e custou aproximadamente 13 euros. Fica a informação para quem quiser adquirir! Já agora: estou a adorar! Beijinhos

  6. Jaqueline 29/01/2015

    Gostei dessa reflexão!! Me vai fazer e ajudar a pensar melhor meu planejamento. Obrigada!

  7. Wilma Rocha 29/01/2015

    Interessante,mas acho meio complexo todo esse acompanhamento…não sei bem…nem consegui ler tudo,hahaha mas talvez seja produtivo pra quem tem muitos projetos em andamento, no meu dia=a=dia uma coisa eu tenho certeza, das minhas 24hs um pouco menos de um terço apenas é produtivo e pela manhã,se acordar mais tarde já perco em muito a produtividade, outra metade de um terço em perco nessa minha conexão de Internet horrorosa,a outra metade lendo online, a outra metade é pra dormir, e atividades belezistica,hahahaha Acho que seria isso,mas sem muito controle e acompanhamento, um dia mais, outros menos e vou compensando…no final o que tem que ser feito será mesmo feito, talvez até tivesse um modo mais rápido e eficiente, talvez…Ontém por exemplo gastei 4 QUATRO horas num deslocamento de ônibus pelo engarrafamento e aproveitei pra usar o celular pra ler seu post, ler jornal, assistir programas que gravo no celular e ainda dei uma espiada num livro que peguei com minha filha de organização…se não tivesse esse entreterimento, nem sei…Acho que ser organizada na Holanda deve ser mais fácil, o que você achou da dinâmica do dia-a-dia por lá??? Bom Dia!!

    • Thais Godinho respondeu Wilma Rocha 29/01/2015

      Na verdade não é acompanhamento, é uma conta que você faz para montar um bom planejamento, só uma vez, e depois apenas segue. Entretenimento faz parte da vida e deve ser encarado como tal, assim como trabalho. O objetivo não é só executar coisas de trabalho, mas todas. ;D

  8. Vivi 29/01/2015

    Vc pode dar listas de exemplos ou direcionar linck sobre o que se encaixa em cada uma da estampas ( pré definidos, demanda dia e processamento)tanto para trabalho como pessoal , e se não for pedir muito como organiza isso tudo ( agenda papel , celular … Obrigada

    • Thais Godinho respondeu Vivi 29/01/2015

      Pré-definido é tudo o que você já listou que precisa fazer, em todas as áreas da sua vida. Ou seja, que está na sua TO-DO list ou compromissos no calendário.

      Demandas do dia são os imprevistos e coisas que chegam para você e você tem que resolver no mesmo dia.

      Sobre como eu organizo, há poucos dias publiquei um post exatamente sobre isso, dê uma olhadinha.

      Abs

      • Vivi respondeu Thais Godinho 30/01/2015

        Obrigada , eu li o post está me ajudando além de voltar a ler pela terceira vez o livro GTD

  9. […] vocês a primeira dessas ações que têm feito toda a diferença no meu dia a dia e vou chamar de distribuição do tempo. Apliquei somente para os dias úteis. Em finais de semana e feriados eu me permito ficar mais […]

  10. Gabriel 10/04/2015

    Olá, Thais! (Desculpe-me pelos erros anteriores… 😀 Apenas copiei alguém que escreveu seu nome errado e saí usando… Mil perdões! 😀 )

    Muito boa a dica sobre o planejamento! Estou montando o meu sistema quase que exclusivamente (a exceção de alguns vídeos do YouTube) pelo seu blog. Seu material é de excelente qualidade!

    Sobre a divisão das horas, fiquei com uma dúvida. Ela está relacionada aos contextos? Além disso, como você lida com a possibilidade de o tipo de trabalho processando servir para os dois contextos ao mesmo tempo? Você acha que há prejuízo?

    Outra dúvida: como você recomenda uma priorização das horas não usadas em “demandas do dia”? (Estou imaginando usar para adiantar o processamento e para iniciar algumas revisões. Você vê incoerência?)

    Muitíssimo obrigado!

    • Thais Godinho respondeu Gabriel 11/04/2015

      Perguntas super avançadas, Gabriel! Vamos lá:

      Se estão relacionadas aos contexto: Acho excelente essa questão porque acho que podem estar. Se você tiver muitas atividades semelhantes para fazer em um mesmo contexto, pode agrupá-las em blocos (ex: fazer relatórios).

      Sobre ter dois contextos ao mesmo tempo: acho comum, mas eu prefiro sempre escolher o contexto mais provável em que farei aquela atividade.

      Nas horas não usadas das demandas do dia, siga o que o David fala e trabalhe em suas listas de contextos de acordo com tempo e energia disponíveis.

      Espero ter ajudado! Qualquer coisa, escreva.

      • Rodrigo respondeu Thais Godinho 28/12/2015

        Olá Thais… Muito bom o texto.. quando vem a brasília?

        Quero muito reunir e conhecer pessoas aplicadas no método em brasília…

        Abraço

        • Thais Godinho respondeu Rodrigo 28/12/2015

          Vou em fevereiro. 🙂

  11. […] A matemática do planejamento no GTD […]