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Depois de tudo o que vem acontecendo, muitas pessoas estão chegando no meu blog por causa do assunto GTD, que é um dos meus preferidos. Começaram a aparecer comentários em posts mais antigos com dúvidas sobre como eu tenho utilizado meu sistema atualmente, então achei mais fácil escrever um post explicando de maneira geral.

O GTD trabalha com horizontes de foco, que são:

  • Pé no chão – Agenda / Tarefas
  • Nível 1 – Projetos
  • Nível 2 – Áreas de foco
  • Nível 3 – Objetivos
  • Nível 4 – Visão
  • Nível 5 – Propósito

Para quem quiser saber mais, recomendo a leitura do livro “A arte de fazer acontecer”, que dá origem ao método. Aqui no blog eu passo a minha visão do GTD, como não poderia deixar de ser. Sempre recomendo a leitura na fonte original porque aqui é só um complemento.

Minha organização é pautada messes níveis, então.

Agenda

Como agenda, eu utilizo o Google Calendar, pela facilidade de manuseio e possibilidade de compartilhamento. Meu marido tem uma agenda lá também e, para a gente, facilita muito.

220115-agenda

Já expliquei em outro post como utilizo o esquema de duas cores na agenda, algo que é fundamental na minha organização. Utilizo a minha agenda para:

  • Compromissos com data e hora (reuniões, consultas, aulas, treinamentos, workshops)
  • Lembretes
  • Controle de prazos
  • Vencimento de contas
  • Estimativa de tempo (insiro tempos que passo me deslocando e consigo visualizar quanto tempo tenho todos os dias para trabalhar em outras atividades)

Uma boa prática (funciona para algumas pessoas, outras não) é inserir, durante a revisão semanal apenas, as tarefas que você precisa executar naquela semana que tenham duração de mais de meia hora ou demandam atenção total. Comigo não funciona tão bem porque trabalho com criatividade e prefiro trabalhar com as listas de contextos mesmo e os espaços na agenda, em vez de inserir as atividades nela. Porém, já fiz o teste e funciona bem para a execução, porque tendemos a dar prioridade ao que está na agenda. Abaixo eu mostro como gerencio as minhas tarefas.

Não gosto de habilitar notificações e faço isso somente em situações bem específicas, como quando preciso dar um telefonema em determinado horário ou tomar remédios controlados.

Meu dia de trabalho se divide em média em: 30% para tarefas planejadas, 30% definindo meu trabalho (processando, revisando, organizando) e 40% em tempo dedicado às demandas do dia e outros imprevistos.

Tarefas

Eu utilizo o Toodledo para gerenciar minhas listas de tarefas. No GTD, as listas de ações são organizadas por contextos, ou seja, as situações onde você estará inserido no seu dia a dia para executar aquelas tarefas.

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Vivo mudando meus contextos para que se adequem às minhas necessidades do momento; às vezes tenho muitos, às vezes prefiro trabalhar com poucos.

No geral, coloco datas (prazos) nas tarefas somente quando esses prazos são reais, e não como “lista de desejos”. Logo, poucas tarefas realmente têm datas.

Minha ordem de execução é a seguinte:

  1. Tarefas do dia (com data)
  2. Tarefas no contexto em que estou inserida, de acordo com meu tempo disponível e nível de energia

Tickler

O tickler é um conceito do GTD que serve para você atribuir dados a dias e meses. Você pode inserir compromissos, tarefas e informações no geral, dependendo de como você preferir utilizar (leia mais aqui). Hoje eu utilizo somente para arquivos de suporte. Exemplo: pauta impressa que tenho que levar em uma reunião no dia X, ingressos para um show que só acontecerá em abril, lista de perguntas para fazer na próxima consulta com o pediatra, documentos que precisarei levar no dia de uma viagem internacional e por aí vai.

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O tickler pode ser tanto digital quanto físico. Eu tenho os dois. O físico, deixo em uma gaveta de pastas suspensas no meu home-office. Apesar de não usar tanto, ainda é útil. O digital, eu mantenho no Evernote. Dá para fazer com a agenda do Google, pois ela suporta o upload de arquivos, mas prefiro centralizar tudo no Evernote mesmo.

Não estou mais usando todo o meu sistema no Evernote e, por isso, minha configuração atual está diferente da do guia. Atualmente, tenho um caderno chamado “Incubate stuff” onde insiro essas notas que posso precisar, e aí sim utilizo as tags para fazer isso. Caso tenha dúvida, por favor, verifique como faço no guia linkado acima, onde explico detalhadamente.

E-mails

Os e-mails fazem parte das demandas diárias e, como tal, são nível pé no chão como as tarefas e a agenda. Depois do curso do Fundamentals, eu estou utilizando somente quatro pastas de e-mails no meu Gmail:

  • @ Action – Para tudo o que demanda ação
  • @ Support – Todos e-mails que, de alguma forma, contêm informações úteis para ações ou projetos
  • @ Waiting for – Todos os e-mails que solicitei algo para alguém e estou aguardando resposta
  • File – Arquivo (todos os e-mails que não demandam qualquer tipo de ação)

É importante perceber que o e-mail acaba virando outra lista de tarefas. Isso foi dito no curso, inclusive. O modo de gerenciar é diferente.

Eu costumo coletar o que está na pasta @ Action e processar como tarefa no Toodledo porque, para mim, esse replique funciona. Quem não sentir necessidade, não precisa e só a pasta é suficiente. O mesmo vale para a pasta de @ Waiting for.

Em @ Support, os e-mails ficam muito rápido. No geral, eles logo são arquivados.

Uma vez por ano, reviso a pasta de arquivo para enviar as informações relevantes para o Evernote e deleto o que não preciso mais guardar. Vale citar que, no dia a dia, se eu receber algo importante de cara que quero guardar, como faturas ou notas fiscais, já encaminho diretamente para o Evernote através da minha conta de e-mail do programa. No geral, o que fica arquivado no e-mail então são somente aqueles e-mails como confirmações, por exemplo. O que é arquivo importante eu já tenho o costume de arquivar direto no Evernote, caso precise em um futuro próximo.

Processo meus e-mails duas vezes por dia (às vezes, somente uma, dependendo dos meus compromissos no dia). Quando estou ministrando um treinamento das 8 às 18h, por exemplo, costumo acessar meus e-mails pelo celular para verificar se há algo urgente. Se sim, respondo ali mesmo ou ligo para a pessoa. Se não, vejo mais tarde, em casa, ou no dia seguinte mesmo.

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Uma coisa que tem me ajudado bastante no trato com os e-mails é utilizar a caixa de entrada prioritária do Gmail (vá em Configurações > Caixas de entrada > Caixa prioritária). Deixo assim:

  1. Não lidos
  2. @ Action
  3. @ Support
  4. Everything else

Assim, consigo visualizar na caixa de entrada mesmo todos os e-mails que demandam algum tipo de ação e também seus arquivos de suporte. Tem funcionado bem!

Para mim, o fundamental com relação aos e-mails é diferenciar o que demanda ação do que não demanda, assim como ter uma lista de tudo o que eu pedi para outra pessoa (fica mais fácil de cobrar) e um inventário dos arquivos que estou utilizando no momento.

Mensagens e notificações tipo What’s App

Acho que enviar mensagens pelo Facebook, Twitter ou What’s App facilita muito a vida em termos de rapidez e praticidade, mas complica em outros aspectos porque são mais caixas de entrada para verificar.

O que tenho feito e que tem funcionado é estabelecer períodos de checagem, assim como faço com os e-mails. Desabilitei as notificações no meu celular e vejo nas pausas durante o dia de trabalho (What’s App), geralmente a cada 1h30. Nas redes sociais, costumo olhar apenas uma vez por dia.

Só entro no Skype quando tenho alguma reunião específica agendada com alguém. Não atendo chamados, então meu modelo de trabalho me permite fazer isso. Não preciso estar disponível o tempo inteiro.

Projetos

Para gerenciar meus projetos, eu utilizo o Toodledo. Minha conta é Golden, o que me permite acesso a uma série de recursos, como sub-tarefas e denominação de status. Quando crio um projeto, as próximas ações dele são as sub-tarefas e, o status, Active. Assim, se eu clicar para visualizar minhas to-dos no sistema dentro de Status > Active, tenho um inventário de todos os meus projetos. Quando essa tela abre, eu clico também no título da coluna “Folder”, que me mostra os projetos listados de acordo com as áreas de foco.

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Como vocês podem ver no print acima, atualmente eu tenho 54 projetos em andamento. O David fala que uma pessoa normal costuma ter entre 30 e 100 projetos em andamento, então tomo isso como parâmetro de piso e teto. Pela minha experiência pessoal, sei que, se eu estiver com muitos projetos (de 60 a 90), consigo executar bastante coisa, mas a vida fica corrida. Portanto, tento ficar entre 30 e 50, mas às vezes passa. Tenho muitos projetos pequenos também. Enfim, concordo com o David quando ele diz que não importa a quantidade, desde que esteja sob controle.

Porém, citei a coisa dos números porque estou adotando uma estratégia legal: só insiro um projeto novo da lista Algum dia / Talvez se eu estiver com menos de 30 projetos. Na revisão semanal, o David recomenda que a gente seja criativo e revise a lista de Someday / Maybe para ver se algo pode virar um projeto. Pois bem, eu fazia isso sem critério. Logo, meu critério atual é ter menos de 30. Ou seja, se eu tiver 29 projetos, pego UM da minha lista de Algum dia / Talvez para trabalhar. Se estiver com 25, posso pegar mais cinco. No final do ano passado eu cheguei a listar 28, então pude inserir novos projetos.

É claro que há projetos que não temos escolha, especialmente de trabalho, que caem no nosso colo. Por isso mesmo a lista acaba crescendo e indo para 50, 60 projetos. Só que vale a pena cada um encontrar seu limite pessoal para saber quanto se tem muito projeto, revisar e priorizar. Pode ser que algum projeto atual possa ser adiado ou até mesmo cancelado.

A diretriz do David Allen para revisão dos projetos é fazer isso uma vez por semana. Logo, é importante ter uma lista com todos os projetos em andamento para facilitar essa revisão.

Algo que estou estruturando atualmente é o manuseio de arquivos de suporte a projetos e informações de referência. No geral, mantenho as informações no Toodledo (tem um status que é “Reference”) e os arquivos no Evernote, mas ainda não estou satisfeita e estou estudando melhores usos.

Áreas de foco

Depois do curso do David, estou “pirando menos” com relação às áreas de foco. Eu estava utilizando as Notes do Toodledo para escrever a respeito, mas mudei. Hoje, gerencio de duas maneiras:

1. Tenho um mapa mental com minhas áreas de foco, que reviso e atualizo mensalmente (de acordo com a recomendação do David em “Making it all work”):

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Este mapa serve para revisão e reflexão. Será que estou equilibrando todas as minhas áreas de foco? Será que não é hora de dizer adeus a alguma delas ou olá para outra?

A ferramenta utilizada para manusear mapas mentais é o Mind Meister.

2. Utilizo as áreas de foco para organizar meus projetos e tarefas no Toodledo, de acordo com o que o programa chama de “Folder”. Ou seja, se eu clicar na pasta “Casa”, o Toodledo me listará todas as próximas ações, projetos, algum dia / talvez etc que sejam relacionados a essa área de foco. Já organizo assim há muitos anos e é o que funciona para mim.

Objetivos, visão e propósito

Tenho listado meus objetivos no próprio Toodledo, na área de Goals. no momento, estou utilizando somente os “short-terms” para facilitar. Costumo linkar os objetivos aos projetos e tarefas que sejam relacionados.

Visão e propósito estou gerenciando na guia Outlines, com listas.

Os objetivos de curto prazo eu reviso a cada estação (sazonalmente). Visão e propósito, reviso anualmente ou quando sentir necessidade de uma reestruturada.

Referência

No geral, todo o meu sistema pode ser resumido em duas coisas: se demanda ação, está no Toodledo; se é referência, está no Evernote. Todo o meu arquivo de referência está lá. Mudei o caderno “Processed” para o nome “General reference” e, dentro, as notas de referência, organizadas pelas tags dos assuntos.

Outra coisa que está no meu Evernote é um caderno “Read / Review” (o famoso ler / revisar do GTD), que mantenho offline no celular para ler os artigos que coleto do meu Feedly.

Thais Godinho
22/01/2015
Veja mais sobre:
Meu uso do GTD
59
Aprenda GTD: Introdução
A volta às aulas do filhote
Mais espaço de armazenamento no Google Drive

 

  1. Carla Renata 22/01/2015

    olá Thais.
    Ainda estou me adaptando ao GTD e venho pensando bem parecido com o que vc postou aqui. Sempre tentando simplificar o máximo possível para não perder tanto tempo só na organização. Não faz sentido ser tão organizada se vc perde muito tempo se organizando, né?
    Qto ao tickler, para o meu caso, ter 43 pastas suspensas ocupa muito espaço além de não ter tanto papel para arquivar no sistema. Acabei adaptando para uma pasta sanfonada A4 com 12 divisões para os meses e uma pasta para duplicatas, 1-31, para os dias. Fica a dica.
    Abraços e muito obrigada por compartilhar.

    • Thais Godinho respondeu Carla Renata 23/01/2015

      Carla, detesto tanto o termo “perder tempo se organizando”! Nossa, se você soubesse! A gente só “perde tempo” se organizando se a organização não tem finalidade alguma. Do contrário, é um ganho de tempo que se tem ao contrário do caos.

      Muita gente usa o tickler assim, é uma boa pelo espaço.

      Obrigada por comentar…

  2. Henrique Scholze 22/01/2015

    Nossa! Muita coisa interessante no post, mas ainda estou perdido no método. Vou ler o livro pra ver se pego melhor algumas pontos. O que eu gostei mesmo foi a mescla de digital/virtual, hoje em dia não há como separar, né?
    Bem, o jeito agora é colocar a não na massa e organizar a vida.

  3. Larissa 22/01/2015

    Boa tarde Thais,

    Você utiliza as áreas de foco como base para organizar suas pastas no computador ou no Evernote?

    Exemplo:
    Área de foco: Desenvolvimento pessoal
    Pasta/Caderno/Etiqueta: Desenvolvimento pessoal – Nesse local você guarda tudo que que está relacionado a esse assunto/área de foco.

    É possível associar às áreas de foco a taxonomia pessoal? Em caso positivo, como fazer?

    Obrigada pela atenção =)

    • Thais Godinho respondeu Larissa 23/01/2015

      Exatamente isso.

      Sobre taxonomia pessoal, vou criando as tags do Evernote sob demanda. De vez em quando faço uma revisão e junto algumas delas.

  4. Victória Morena 22/01/2015

    É muito legal quando você compartilha sua estrutura atual. Eu tinha alinhado todo o GTD (com a ajuda do guia do blog) no Evernote, porém não consegui me adaptar 100%. Por isso realizei algumas alterações e uso o bom e velho caderno. rs
    Estou conhecendo/experimentando o Toodledo para ver se me atrai e se é funcional para mim.
    Obrigada por ser atenciosa com todos nós!

  5. Douglas 22/01/2015

    Como está o seu Evernote agora?

  6. Malu Ribeiro 22/01/2015

    Thais tenho duas perguntas:

    1- Quanto tempo leva para uma pessoa iniciante implantar o sistema GTD na sua vida?

    2- e Quanto tempo do seu dia você gasta com revisões e atualizações do seu sistema GTD?

    • Thais Godinho respondeu Malu Ribeiro 23/01/2015

      Oi Malu,

      1 – 2 dias, em média.

      2 – Depende. Depende do escopo, depende do dia, depende da quantidade de trabalho. No geral, INVISTO (gastar é outro conceito) cerca de uma hora por dia para ter tudo sob controle. Mas esse conceito não é muito adequado. Cada pessoa tem seu escopo e um gestor pode passar o dia inteiro só processando atividades enquanto um analista fica o dia todo atendendo demanda. Quanto maior sua responsabilidade, mais tempo você tem que investir no planejamento, fato.

      Bjo

  7. Ana Cristina 22/01/2015

    Thais, adoro seu site (você deve ouvir muito isso), mudou minha forma de encarar a vida. Estou caminhando nesta nova descoberta, obrigada.

    Uma dúvida: onde vc classifica os emails que não necessáriamente demandam uma ação. Vou exemplificar: um de meus colaboradores está realizando uma tarefa, que será cumprida sem minha ação. Eu só preciso entrar para cobrar se após determinado prazo esta ação não for realizada, então não preciso responder o email em si. Neste caso a cobrança entraria como uma tarefa, sem o histórico de email?

    Espero que tenha sido clara,
    Desde já obrigada!

    • Thais Godinho respondeu Ana Cristina 23/01/2015

      Coloco um lembrete com data para cobrá-lo no prazo e deixo o e-mail na pasta @ Waiting for.

  8. Isabella 22/01/2015

    Eu AMO o GTD, conheci aqui do blog, experimentei com o Toodledo, mas me adaptei bem mesmo foi com o Evernote. Só tenho um problema básico com o método, que é um problema meu mesmo: eu tenho uma rejeição inconsciente a fazer a revisão. Então tudo fica bagunçado e pra recomeçar é horrível. É uma rejeição minha mesmo: tenho medo de abrir meu e-mail, de ver minha conta-corrente… Acho que é uma espécie de autoboicote…

  9. Dalva 22/01/2015

    Thais, eu não consigo renomear minha caixa prioritária do gmail. como vc fez? obrigada! 🙂

  10. Ana 22/01/2015

    Oi Thais!

    Bacana saber como você está se organizando atualmente!
    Eu estou super indecisa sobre a ferramenta ideal para me organizar. Implantei todo sistema do guia do Evernote e gostei MUITO, mas esbarrei em um pequeno detalhe: no meu serviço o site não é liberado, logo, não consigo gerenciar o sistema de lá, tendo que fazer isso só em casa…
    Aí me aventurei pelo Toodledo, e achei bem bacana, principalmente pela facilidade das tarefas recorrentes!

    Hoje, conhecendo os pontos forte de cada ferramenta, estou usando o Evernote para referência/suporte dos projetos e o Toodledo para execução diária. Mas não estou gostando, porque tenho a sensação de que alguma coisa pode ficar pra trás no gerenciamento das duas ferramentas… não sei..
    Você diz no post que sua conta do Toodledo é a golden, que pelo que entendi dá direito ao upload de arquivos. No caso, você não acha que daria para substituir o evernote (como gerenciador de arquivos/notas de suporte e referência de projetos) por essa versão do Toodledo? Pensei isso pois dessa forma conseguiria manter tudo numa única ferramenta!

    Abraço!

    • Thais Godinho respondeu Ana 23/01/2015

      Jamais! O Evernote é imbatível nesse quesito.

      Assinei o Golden para testar, mas acho o Silver suficiente.

      Eu desencanei de manter tudo na mesma ferramenta porque o próprio David Allen disse que isso pode ser tiro no pé. Vale mais ter diversas ferramentas, mas todas boas.

      • Maira M. respondeu Thais Godinho 21/07/2015

        Oi! Estou na metade do livro “A Arte de fazer acontecer”, joguei todas as tralhas na “caixa de entrada” (no caso, boa parte de um quarto) e estou nessa dúvida sobre as ferramentas a utilizar para guardar minhas listas e arquivos de referência. Adoro o Dropbox, já uso há anos e tenho pastas com as referências mais importantes da minha vida lá. Recomenda ir para o Evernote mesmo assim? Quais são as grandes vantagens do EverNote?
        Quanto às listas, atualmente uso (ainda não muito) o Trello, porque acho fácil e simples de uma forma incrível, mas isso pode querer dizer que faltam mais opções… Vc conhece? Recomenda? Ou é melhor eu ir para o Toodledo logo? Rsss
        Vou seguir seus conselhos à risca!
        Conheci seu site por recomendação de uma amiga, que tb recomendou o livro do David Allen. Como sempre fui apaixonada por gestão de projetos, mas nunca consegui fazer isso na minha vida pessoal de forma que me orgulhasse, aqui estou tentando mudar esse jogo! Muito obrigada por todas as informações relevantes que compartilha aqui com todos!

        • Thais Godinho respondeu Maira M. 29/07/2015

          Oi Maira!

          Você não precisa ter tudo em um único lugar. Use as ferramentas que fizerem mais sentido para você e depois faça testes. Se você já tem tudo no Dropbox, mantenha lá. Eu gosto do Evernote porque a busca é fantástica e te permite linkar uma nota à outra, coisas impossível no Dropbox. Porém, o Dropbox suporta arquivos maiores. Teste o que funciona melhor para você!

          Ferramentas de tarefas são escolhas pessoais. Eu recomendo que você se atenha a uma para testar o máximo e, se sentir necessidade de mudar, mude e teste outra. Recomendação: Todoist (o Toodledo não tem em português).

          Obrigada por comentar!

  11. Karina 22/01/2015

    Olá Thaís ! Interessante a mudança. Eu segui o guia do blog para rodar o GTD no evernote, mas não consegui me adaptar . Acabei usando o evernote para referência e agora adotei o Wundelist para as ações .. é simples, mas funcionou bem para mim O seu blog sempre me ajuda muito e me inspira ! Obrigada !

  12. Thais, pela tua experiência com o Evernote, dá pra gerenciar tudo por lá mesmo, inclusive a lista de projetos (tudo que é ação) e arquivos (referências)? Comecei a centralizar tudo lá…

  13. Michele 23/01/2015

    Oi Thais!

    Uma dúvida: Você fala que deixou o evernote para Referencia e Leituras, certo?
    Comecei a passar algumas coisas que tinha no evernote (tarefas ativas e projetos em andamento) para o toodledo, mas fico na dúvida em relação a projetos cancelados, a executar, adiados, etc.

    Também fiquei na dúvida sobre os TAGS. Pq as minhas tags segui a estrutura do guia. Mas ai o que eu faço? Tiro as tags de projetos, objetivos, etc?

    Só deixo como referencia mesmo? Me perdi nos Tags mesmo rsrs.

    Obrigada

    • Thais Godinho respondeu Michele 23/01/2015

      Eu deixo tudo lá, dentro dos diversos status (planning, postponed etc).

      Se você gerencia no Toodledo, não precisa manter essas tags no Evernote.

      Bjo

  14. Madiba Eliane 23/01/2015

    Boa noite, Thais!
    Por favor, poderia explicar como fazer o Mapa Mental no MindMeister?
    Grata.

  15. Douglas 24/01/2015

    1- Se eu preciso fazer algo em um dia, mas não em um horário especifico isso fica na agenda, ou só vai pra agenda o que tem data E horário especifico?

    2- Se eu preciso fazer algo em determinado horário por exemplo – lembrar de comprar o iorgute do filho hoje a noite – isso fica como nas tarefas ? porque não da só pra colocar no contexto rua porque vou precisar comprar hoje no exemplo.

    Deu pra entender 😀 ?

    • Thais Godinho respondeu Douglas 25/01/2015

      1 – Agenda como compromisso de um dia inteiro.

      2 – Se tem data, agenda. A regra é clara, Arnaldo! rs

      Mas olha, nem todo mundo curte colocar tarefa na agenda. Você pode colocar a data no próprio aplicativo que usa para gerenciar tarefas e conferir por ali o que precisa fazer no dia. Teste o que te deixa mais confortável! Eu tenho épocas – às vezes ponho na agenda, às vezes (como atualmente) deixo no aplicativo mesmo (Toodledo).

      Uma boa prática é, na revisão semanal, inserir na agenda as tarefas que dutam mais tempo ou demandam bastante foco, porque isso te ajuda a estimar o tempo na semana para as atividades.

  16. Douglas 24/01/2015

    Ah ansioso pra ver como esta seu Evernote atualmente e pelo guia GTD pata leigos/iniciantes 🙂

    Uma dica, você vem falando que muda de forma e ferramenta pra se organizar pra testar e tal, seria bom que sempre que mudasse fizesse um post explicando como esta se organizando atualmente.

  17. Thais,queria saber se voce consegue sincronizar o seu MAPA MENTAL com suas Tarefas e Objetivos…

  18. Ou melhor,se voce consegue sincronizar com o Evernote ou Toodledo.

  19. Luana Alves 27/01/2015

    Olá, Thaís

    Estou adorando o Toodledo. Fiz uma divisão um pouco diferente do que a sua para escolher o que vai no Evernote, o que vai no Toodledo e o que vai no Google Calendar, mas pouco diferente. No entanto, acho que fiz uma besteira. Adicionei o gadget do Toodledo no Google Calendar e agora todas as tarefas com qualquer data (tenho muitas com repetição diária) aparecem na minha agenda do Google. O que está me atrapalhando um pouco. Estou procurando uma forma de tirar e só colocar lá o que eu quiser, mas não estou conseguindo de jeito nenhum. Isso aconteceu com você? Sabe como seria possível desativar o gadget?

    Parabéns pelo post e pelo blog!

    Luana

  20. Janice 01/02/2015

    Já que vc voltou para o Toodledo, por que não faz um guia, também? Seria bastante interessante!

    • Thais Godinho respondeu Janice 02/02/2015

      Oi Janice, já foi feito há um tempão, dá uma olhada!

      • Kátia Barboza respondeu Thais Godinho 11/02/2015

        Thais, faz um Guia para usar o GTD no Toodledo + Evernote!
        Seria o máximo! 😉

  21. Carol Galindo 02/02/2015

    Estou perdida! Ainda estou tentando aplicar o guia do GTD no Evernote; a demora é para scanear, pois é a “função” mais chatinha deste processo, rs.
    Mas tenho dúvidas, Thais. Sou a perfeccionista confusa já mencionada aqui, rs

    1. Ia ganhar a agenda Moleskine-Evernote, mas se confundiram e ganhei o caderno de notas para facilitar “o scan” das anotações para o aplicativo, pelo smart. Você acha que eu poderia usar como o caderno de caixa de entrada? E usar outro tipo de agenda normal?

    2. Você ainda utiliza o sistema Fly Lady na sua rotina? Pergunto pois iniciei o sistema, e segui as anotações em outro caderno. Ou seja, ao mesmo tempo que eu queira simplificar, acabo acumulando locais de anotações. Tenho um caderno do Control Journal do Sistema FlyLady, a agenda 2015 com vista semanal e o caderno Moleskine-Evernote.

    HEEEELP ME :'(

    • Thais Godinho respondeu Carol Galindo 02/02/2015

      1 – Sim!

      2 – Uso. Estou querendo usar de forma mais efetiva na casa nova e prefiro caderno de papel para isso, porque fica mais fácil de acessar em casa.

      Bjo

  22. Thiago Dória 08/02/2015

    Olá, Thais!
    Ao arquivar os e-mails você usa um marcador (no caso, “file – arquivo”) ou utiliza o botão “arquivar” do gmail?
    Obrigado!

    • Thais Godinho respondeu Thiago Dória 08/02/2015

      Mandava para a pasta arquivo, agora aperto diretamente no botão.

  23. Daniela 27/02/2015

    Thais, então você não está mais lidando com as tarefas no evernote como sugeriu no guia do evernote?
    Elas ficam apenas no toodledo? ou ficam nos dois??
    Não entendi…
    obrigada!

    • Thais Godinho respondeu Daniela 01/03/2015

      Oi Daniela,

      Usei intensamente o Evernote durante um ano para poder montar o guia mais detalhado e funcional possível para os leitores do blog.

      desde 2006 utilizo o Toodledo para gerenciar meus projetos.

      Bjs

      • Daniela respondeu Thais Godinho 09/03/2015

        Thais, estou me divertindo com as descobertas do Toodledo 🙂
        Amei descobrir ontem que ele pode listar as tarefas por ordem de prioridade e data de conclusão… Nossa! Pra mim era a principal dificuldade no gerenciamento de tarefas no evernote – claro que pode ser apenas pq eu sou uma usuária novata…
        mas to aprendendo…

        Mas, só pra entender melhor: o que você deixa dos projetos no evernote? Referência geral apenas?
        você nem registra as tarefas dos projetos lá?

        Outra dúvida: há como exportar as tarefas do toodledo? Compartilhar com alguém?

        mais uma vez obrigada!

        • Thais Godinho respondeu Daniela 10/03/2015

          Só referência geral no momento, mas ainda não estou 100% certa de como estou fazendo – quando estiver, postarei aqui no blog!

          Dá para compartilhar e exportar!
          Veja em Tools

          O Toodledo é muito bom.

          • Daniela respondeu Thais Godinho 25/03/2015

            Thais, eu de novo…
            Mais uma dúvida: como você tem feito a caixa de entrada? No caderno ou evernote ou os dois?
            As vezes fico querendo incluir direto as tarefas no toodledo, sem passar pela caixa de entrada… isso é ruim?

            abraços!

            • Thais Godinho respondeu Daniela 26/03/2015

              A priori, sim. Primeiro, porque você tem que parar o que está fazendo para entrar e jogar no Toodledo, o que já quebra um pouco o objetivo de coletar (que é não deixar você se distrair com tais lembretes enquanto está fazendo outra coisa). Segundo porque, se você processar direto, pode correr o risco de processar errado. Processar demanda concentração porque, se processar errado, atrapalha a execução.

              Atualmente coleto em papel, é o meio mais rápido. Tenho a caixa de entrada do Evernote para o que coleto da web e digitalizo.

  24. Kátia Barboza 06/03/2015

    Olá Thaís. Gostaria MUITO de saber se você irá publicar uma atualização mais detalhada da implementação do seu sistema (Toodledo + Evernote), especialmente no que se refere ao gerenciamento de projetos e tarefas. Talvez uma espécie de guia unificando a utilização das duas ferramentas. Seria o máximo! Abraços 😀

    • Thais Godinho respondeu Kátia Barboza 06/03/2015

      De tempos em tempos eu comento como estou organizando meu sistema (o último foi em fevereiro, dá uma olhada!).

  25. Lia 09/04/2015

    Thais,
    Uma dúvida, você coloca os lembretes como se fossem compromisso mas em cinza? Já procurei várias maneiras de colocar os lembretes sem ocupar espaço na agenda (pois não tem hora marcada) mas não consegui nada.
    Obrigada!
    Lia

    • Thais Godinho respondeu Lia 09/04/2015

      Coloco como “o dia inteiro” para que eles apareçam lá em cima, antes dos horários.

  26. Gabriel 09/04/2015

    Olá, Thays…
    O link está apontando para uma página que não existe. http://vidaorganizada.com/minha-vida/diario-de-organizacao/o-que-eu-aprendi-com-o-david-allen-em-amsterdam/

    Onde posso encontrar o texto? Obrigado!

  27. Claudio Sant'Ana 17/06/2015

    Oi, Thais!

    Estudo GTD há uns 6 anos, mas depois de sobrevoar os textos do seu blog vi que me conformei em arranhar a superfície da coisa toda. Me motivei a implementar o GTD como sistema de organização mesmo.

    Vi que o Toodledo web tem opção gratuita, mas o aplicativo pra iOS é pago. Você acha que posso lidar com o Toodledo via web enquanto uso o Evernote tanto no iPhone quanto via web? Ou isso gera mais trabalho gerencial do que produtividade efetiva?

    De uma maneira geral, o que você recomendaria em relação à essa nova dicotomia WEB/SMARTPHONE? É preferível lidar apenas com um deles pra simplificar a vida ou é possível lidar com as duas formas de acesso aos programas sem ficar na roda viva do gerenciamento?

    • Thais Godinho respondeu Claudio Sant'Ana 18/06/2015

      É muito pessoal, Claudio. Eu comecei a usar a vs no celular do Toodledo só há uns 3 anos – antes era só web mesmo, mas hoje, por ex, não consigo me imaginar sem a versão para o celular. Depende da sua mobilidade.

      Eu uso celular mais para consulta quando estou na rua do que para inserir informações no sistema (isso prefiro fazer ao computador).