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Hoje inicia uma nova série no blog chamada Como eu me organizo, em que eu pretendo entrevistar pessoas legais que possam trazer dicas sobre produtividade e inspirar o leitor a viver uma vida mais significativa. Esta série foi idealizada a partir da série How I Work, do blog Life Hacker. Acho muito legal como eles fazem e sempre quis ter algo semelhante para o blog, em português. Espero que vocês gostem!

Como o tema do mês de janeiro é Simplifique!, nada mais justo que trazer para inaugurar esse espaço a nossa maior referência blogueira da simplicidade voluntária: Rita Domingues, do blog Busy Woman and the Stripy Cat.

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Nome: Rita Domingues
Onde mora: Faro, sul de Portugal

Uma palavra que descreva seu estilo de organização:

Simples.

O que você faz?

Sou bióloga marinha, doutorada em ciências do mar e trabalho como investigadora na universidade. Neste momento sou também aluna de psicologia. Estas duas atividades ocupam a maior parte do meu tempo, mas também faço questão de ter tempo para a minha família, para as minhas práticas espirituais (yoga), para andar de bicicleta ao fim de semana, para cuidar da casa, para ler muito e ver algumas séries na tv…

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Modelo de celular que usa atualmente

Sony Xperia. Não sou muito fã de celulares e durante muito tempo não quis um smartphone, mas quando finalmente comprei um, apercebi-me de todas as potencialidades e agora uso bastante – até para ler, com a aplicação Kindle!

Computador que usa atualmente

Tenho quatro computadores… Gosto muito dos portáteis da Toshiba; tenho dois, um novo no trabalho e um velhinho em casa. Tenho também um portátil pequenino da Asus que uso mais em viagens. No meu gabinete no trabalho tenho ainda um desktop Pentium.

Que ferramentas ou aplicativos de organização você não consegue viver sem?

Gosto de manter as coisas simples, não usar demasiadas ferramentas e ter sempre acesso a elas. Para a organização e planeamento a médio e longo prazo uso o Google Calendar (partilhado com o meu companheiro) e o Workflowy, onde registo as tarefas e projetos em andamento e futuros. Para o dia a dia uso um caderno onde aponto as tarefas mais importantes, despesas, ideias, o planeamento da semana, e coisas assim, mais a curto prazo.

Como é o seu local de trabalho?

Na universidade tenho um gabinete, partilhado com mais duas colegas, onde tenho apenas uma secretária com duas gavetas e um armário de arquivo. Já tive mais mobília, mas percebi que a maioria das coisas que guardava era tralha.

Ultimamente tenho trabalhado mais num gabinete dentro do laboratório, onde estou sozinha. Lá só tenho o portátil e os materiais que preciso para o trabalho que estou a fazer. Não gosto de estar rodeada de papéis e coisas desnecessárias. Quanto menos, melhor!

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Em casa tenho o meu escritório, que também é sala do piano e estúdio de yoga… Tenho uma mesa, um módulo de gavetas e uma estante de prateleiras. Já tive muito mais, mas quando comecei a simplificar e a destralhar, livrei-me de muitas coisas que não interessavam…

Gosto de ter os meus espaços de trabalho arrumados, organizados e apenas com o necessário.

Qual sua melhor dica para otimizar o tempo?

Saber exatamente o que tenho para fazer. Todos os dias escrevo no meu caderno as tarefas mais importantes e os compromissos com hora marcada. Agendo a realização dessas tarefas, porque se deixar andar ou começar a fazer outras coisas, acabo por não as fazer…Outra coisa importante é saber dizer não àquilo que não me interessa. E ser realista e não querer fazer tudo ao mesmo tempo, ou seja, focar-me no mais importante.

As pessoas nem têm ideia do tempo que perdem em coisas que não interessam… Um bom exercício é, durante 1 semana, apontar tudo o que se faz. Assim, apercebemo-nos dos sugadores de tempo (geralmente é a televisão e a internet) e conseguimos otimizar as 168 horas semanais.

Qual sua maneira preferida de organizar tarefas?

No dia a dia, papel e caneta. Já usei ferramentas online para isso, mas sentia sempre falta de escrever à mão. Resumidamente, uso um caderno quadriculado tamanho A5. Escrevo uma página por dia, faço um planeamento semanal no início de cada semana com base no GCal e no Workflowy, e faço também um planeamento mensal mais abstrato. Nas páginas diárias desenho uma linha temporal das 9 às 21h para compromissos, aulas, atividades dos meus filhos e outras coisas com hora marcada, e planeio o resto em torno disso. Aponto o menu para o dia, o dinheiro que gastei, às vezes até escrevo os meus pensamentos ou coisas giras que aconteceram nesse dia…

Tirando o celular e o computador, qual sua ferramenta de organização que você não vive sem?

O caderno. Comecei recentemente a usar o tablet dos meus filhos para ler os meus livros kindle. Já pensei comprar o Kindle propriamente dito, mas consigo ler bem no celular e agora com o tablet ainda leio melhor, por isso não vejo necessidade de mais um brinquedo… O celular para mim não é muito importante… As duas ferramentas que são mesmo muito importantes para mim são o caderno e o computador.

O que você acha que faz em termos de organização que é um passo à frente do que vê as outras pessoas fazendo? O que te diferencia, em termos de organização, das outras pessoas?

Não gosto de tralha (ninguém gosta) e oponho-me ativamente à entrada e manutenção da tralha cá em casa (isto, pouca gente faz).

Comecei a diferenciar-me das outras pessoas quando me tornei minimalista, há mais de 3 anos atrás. Nessa altura destralhei a casa e a cabeça, e continuo com frequência a avaliar tudo o que tenho para ver se vale realmente a pena.

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Deixei de sentir apego às coisas materiais e isso é fundamental. O apego traz infelicidade; o desapego é libertador. Acho que é esta a grande diferença entre mim e as pessoas “normais”. Percebi que a felicidade não está nas coisas, mas sim dentro de mim. Deixei de me preocupar com o que os outros pensam de mim e do meu estilo de vida cada vez mais alternativo. O que tenho e o que faço é por mim, porque me traz felicidade, e não para mostrar aos outros.

Em Portugal ainda há, infelizmente, essa cultura do ter só para mostrar… há muitas pessoas com grandes carros, moradias, roupa de marca – e a conta bancária quase a zero. Serão essas pessoas felizes? Quando percebi isto, tudo mudou. Livrei-me de imensa roupa, dei livros, joguei papéis velhos fora… Quando se tem pouco, é muito mais fácil organizar e manter organizado. E assim sobra tempo para outras coisas!

As outras pessoas, que não têm uma vida profissional tão intensa como eu, estão sempre a queixar-se que não têm tempo para nada… Eu, pelo contrário, já não me queixo de falta de tempo! Portanto, basicamente, o que me diferencia vem cá de dentro; é uma motivação intrínseca para fazer as coisas e uma maneira diferente de olhar para a vida, que depois se reflete nas coisas práticas do dia a dia.

O que você gosta de ouvir enquanto está trabalhando?

Ouço sempre música, sobretudo através do Spotify. Vario entre o jazz, música clássica e outros tipos de música instrumental, dependendo do tipo de trabalho e esforço mental que preciso fazer.

Como é a sua rotina de sono?

A minha rotina de sono sempre foi complicada…. Apesar de dormir bem durante a noite, sempre tive dificuldades em adormecer… Recentemente comecei a atacar este problema.

Deixei de beber chá antes de ir para a cama, tento não ficar ao computador até à hora de dormir e faço questão de ler sempre um livro em papel de ficção ou biográfico (ou seja, nada de livros de desenvolvimento pessoal que me façam pensar e ter novas ideias…) na cama.

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Preciso dormir pelo menos 7 horas e de preferência 8. Idealmente, gostaria de me deitar sempre à mesma hora, mas ainda não consigo. Gosto de acordar cedo, de preferência às 6 da manhã, para ter tempo para fazer a minha prática de yoga e meditação nas calmas, mas esse hábito ainda não é consistente, ou seja, há dias em só acordo quase às 8h…

O que você faz no dia a dia que melhora muito sua produtividade?

No trabalho uso muito uma variante da técnica Pomodoro – trabalho 45-50 minutos completamente focada no que estou a fazer, sem ceder a distrações como o facebook ou blogs, e depois faço uma pausa de 10-15 minutos, em que me obrigo a levantar e sair da frente do computador. Esta técnica é maravilhosa para combater a procrastinação. Quando são tarefas que gosto menos ou custam mais, faço os pomodoros originais, de 25 minutos, com 5 minutos de descanso.

Estabeleço as 3 tarefas mais importantes para o dia (MIT) e as big rocks semanais. Essas tarefas são o foco da semana; se as completar, mesmo que não faça mais nada, já fico feliz!

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E ao contrário da maioria dos conselhos dos gurus da produtividade, vejo o email logo de manhã, vejo o facebook, instagram e blogs, e despacho tarefas simples, rápidas e chatas, antes de começar a trabalhar nas MITs. Percebi que assim fico com a consciência mais descansada para trabalhar no que é mais importante, sem ter essas outras coisas sempre no pensamento…

Você prefere trabalhar em casa ou em outro lugar?

Depende… Há alturas em que passo uma semana em casa a trabalhar, pois farto-me da universidade. Depois, começo a fartar-me de estar em casa e volto para a universidade. De vez em quando preciso de uma mudança de cenário. Agora tenho três sítios distintos para trabalhar: gabinete, laboratório e em casa. Alterno entre os três, mas tenho passado mais tempo no laboratório pois estou sozinha. E eu, como introvertida, prefiro mesmo estar sozinha – fico com mais energia!

Qual o melhor conselho para a vida que você já recebeu?

Vários… Lembro-me de um namorado me ter dito que quando quero alguma coisa, devo dizê-lo em vez de ficar à espera que os outros adivinhem… Também me lembro da minha avó me dizer para eu nunca começar a arranjar as sobrancelhas, porque quando se começa, é para sempre… e é mesmo verdade…

Existe mais alguma informação que você gostaria de compartilhar com quem estiver lendo?

As pessoas são diferentes. O que faz sentido para uma pessoa poderá parecer ridículo para outra. Há quem ache que organizar é complicar, mas isso depende de cada um. Em vez de passarmos tanto tempo a criticar e a julgar os outros pelas suas escolhas, devíamos direcionar essa energia para descobrir quem somos e o que queremos – e agirmos nesse sentido!

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Eu adoraria ver participando desta série: Thais Godinho

Todas as imagens deste post foram cedidas pela Rita, de seu acervo pessoal.

Thais Godinho
20/01/2015
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27 dicas definitivas de organização
Frase da semana: Dinheiro
O que significa ter um blog profissional

 

  1. Pedro 24/01/2015

    Muito bacana.
    Gostaria de ver duas pessoas entrevistadas também:
    A Bia Kunze, a Garota sem Fio, que foca em mobilidade.
    E o Vladmir Campos, do Organizando a Vida com o Evernote.

  2. Gabriela 24/01/2015

    Muito bom!! Realmente as pessoas são diferentes com ideias e filosofia de vida ímpar.
    Parabéns pela entrevista.

  3. Sofia 24/01/2015

    Fico uns dias sem visitar o blog (excepção mesmo!!!) e não vi este post espetacular das duas melhores bloguers que conheço! Ainda por cima saiu no dia do meu aniversário! Obrigada Thaís! Obrigada Rita! São as duas um espetáculo e responsáveis por grandes mudanças na minha vida nos últimos anos! Tudo de bom para Vocês! Beijinhos

  4. Roberta 27/01/2015

    Leio o site quase que diariamente.
    Sou extremamente desorganizada, antes não ligava, mas depois que casei e me tornei mãe, fico louca. Me sinto mal. 🙁
    Masss… tenho melhorado lendo tudo isso aqui. Várias vezes no dia.
    Não sou muito da tecnologia, gosto é de caderno rsrs
    Adorei a entrevista! Me senti inspirada e calma!!!
    Obrigada Rita, Obrigada Thais.

  5. janaina Imperiano 01/02/2015

    Amo seu blog. Ele está me ajudando muito a simplificar minha vida. Bjs

  6. Tania Lopes 30/08/2015

    Querida Thais, eu adoraria ver aqui no blog uma entrevista com a Mafalda do blog “A felicidade é o caminho”. Se for possível, ficarei muito agradecida!

    Um grande abraço.
    Tania