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Desde que postei o Guia definitivo do GTD no Evernote aqui no blog, muitos leitores disseram sentir falta de um tutorial para montar o planejamento de um projeto no GTD. O post de hoje é sobre esse assunto, então.

O que é importante saber é que um projeto no GTD não é a mesma coisa que estamos habituados como quando falamos em projetos em ambiente corporativo, por exemplo, onde lidamos com cronogramas e outras pessoas. O GTD é, acima de tudo, uma metodologia pessoal de organização. Apesar de times poderem usar o GTD para que falem a mesma linguagem, o GTD serve para cada um organizar seus afazeres.

Por isso, todo o esqueleto de um projeto no GTD é montado a partir da definição da próxima ação. Ou seja: se eu quiser executar esse projeto, qual é a primeira ação relacionada que eu preciso fazer? Essa ação não deve ser dependente de nada e, na maioria das vezes, é muito simples. Exemplo:

Projeto: Ficar fluente em inglês
Próxima ação: Definir objetivo (preciso melhorar para o trabalho, vou montar uma apresentação daqui a 3 meses para um congresso, quero ler o Senhor dos Anéis em inglês)

Percebam que definir o objetivo é muito simples. Depois de decidí-lo, você pode partir para a próxima ação relacionada, que poderia ser “Definir metodologia que funciona para mim (presencial, online, autodidata, professor particular)”. O planejamento de projetos no GTD sempre vai sendo feito através da definição das próximas ações.

Acho isso bem legal porque tendemos a deixar nossos projetos estáticos, nos esperando. No GTD não tem essa – se um projeto existe, ele tem tudo para estar em andamento, definindo a próxima ação. Por isso todo mundo que usa o GTD executa loucamente, antecipa projetos, entrega tudo antes do prazo – porque o método encoraja para a ação.

Palavrinha do David Allen sobre o planejamento:

“Após anos de trabalho com milhares de profissionais na linha de frente, posso dizer com segurança que virtualmente todos nós poderíamos planejar mais os nossos projetos e a nossa vida, de modo mais informal e com maior frequência. E que, se fizéssemos isso, aliviaríamos uma enorme pressão em nossa psique, além de produzirmos uma grande quantidade de resultados criativos, com um esforço mínimo.”

Vamos lá então, passo a passo:

1 – Você coleta em seu caderninho uma coisa que precisa ou quer fazer, junto com tantas outras.

2 – Você vai processar essa informação, ao longo do dia, descobrindo que essa, em questão, se trata de um projeto. Vamos colocar como exemplo de projeto “Organizar o meu home-office”.

3 – Se você estiver utilizando o Guia definitivo do GTD no Evernote, ao processar essa informação (ou seja, definir que se trata de um projeto), você irá criar uma nota MPN (nota master do projeto) e colocar as tags definidas aqui. Se você estiver utilizando qualquer outra ferramenta para se organizar (como o Toodledo), basta criar uma tarefa nova com o nome do projeto.

4 – O único trabalho que você tem que ter ao criar um projeto no GTD é definir a próxima ação relacionada. Ela pode ser “Destrinchar as ações deste projeto” ou “Fazer um brainstorm inicial deste projeto”, caso você ainda não tenha ideia (você verá, ao lidar com projetos, que muitas vezes você já terá umas três ou quatro próximas ações em mente).

5 – Definindo a próxima ação, basta criar uma nota para esta tarefa, atribuindo as tags que já comentamos aqui, ou criar sub-tarefas, se estiver utilizando o Toodledo ou outra ferramenta. Sua próxima ação já fará aprte de sua lista de tarefas, com contextos e tudo o que tem direito. Seu projeto já está em andamento.

Muitas pessoas me perguntaram o que devemos colocar na nota master de cada projeto. Oras, isso varia muito. Tem MPNs que eu deixo somente com as ações destrinchadas (antes de processá-las como tarefas), de tão simples que é o projeto. Lembre-se que, no GTD, se tiver mais de uma ação já é um projeto, então há projetos muito simples e curtos em andamento. Eu já tentei usar um template para projetos mas, para mim, não funcionou, porque ficou engessado. Pode ser que funcione para você. Era algo como:

Título da nota: Nome do projeto

Descrição do projeto

Objetivo do projeto

Arquivos de suporte (e aqui eu linkava as notas – basta selecionar as que têm a ver com o projeto, dar ctrl + c e ctrl + v aqui)

Pessoas envolvidas (se fosse o caso)

Cronograma do projeto (inseria o arquivo do Project, se fosse o caso)

Próximas ações (destrinchava todas as ações)

Reuniões relacionadas (e aqui copiava links de notas com atas e notas de reuniões que tivessem a ver com o projeto)

Definições (o que foi decidido, por quem e quando)

Percebam que é muito pessoal e depende da quantidade de informações que você quer ter.

O que é importante sobre esse controle é você ter uma lista de projetos em andamento que possa acessar e ter uma visão geral de todos os seus projetos sempre que necessário. Não é para complicar, mas para facilitar. Por isso que, hoje, eu prefiro deixar personalizado para cada projeto, porque nem todos eles têm as mesmas informações.

Pergunta que pode surgir: “Thais, você gerencia seus projetos hoje no Toodledo. Como organiza essas MPNs?”. Está aqui um controle que prefiro fazer no Evernote, porque é lá que guardo meus arquivos, notas de reuniões etc. Daria para fazer tudo no Toodledo? Sim, mas prefiro o Evernote. O Toodledo eu deixo para a parte prática, das tarefas destrinchadas mesmo. Portanto, continuo mantendo a mesma estrutura lá. A única coisa que faço diferente é que, se é uma tarefa, gerencio no Toodledo. Apesar de existir uma perda quando usamos duas ferramentas, creio que, para mim, nesse caso, representa uma grande economia de tempo, porque gosto do Toodledo e acho que ele é mais ágil para manusear tarefas. Porém, continuo recomendando o uso do Evernote para tudo, inclusive tarefas. Bato bastante na tecla de que a ferramenta deve servir para cada um e isso é muito pessoal, e nem sempre o que a gente vê como recomendado é o que a gente gosta mais.

Espero que eu tenha esclarecido as dúvidas com relação ao planejamento dos projetos no GTD. Sei que cada fase do planejamento daria um post diferente, então fiquem à vontade para me deixarem dúvidas nos comentários, que posso ir tendo novas ideias para posts a partir delas, para ajudá-los. Obrigada!

Thais Godinho
19/11/2014
Veja mais sobre:
Projetos
37
Limpeza da casa: um cômodo por dia
Reflexões sobre a contratação de uma diarista
Linkagem de domingo {75}

 

  1. Susana Pereira 19/11/2014

    Olá Thais.
    Esperava há muito este post. Acabei por descobrir que a sua gestão e montagem de um projecto é basicamente igual aquela que já utilizo hoje em dia, apenas com a pequena diferença de que só uso o Evernote, e não o Toodledo. Reli o livro do David Allen na parte que diz respeito a projectos, entendi o que ele quer dizer com cada parte do projecto (porque, o que, como) e montei o meu lay-out para a MNP. No entanto concordo plenamente que para alguns projectos, se torna ineficiente preencher todos os campos do template. Nestes casos deixo alguns campos em branco.

    Aproveito para dizer que ainda pretendo responder-lhe sobre a questão dos 15.000 ft de um comentário que lhe deixei em um outro post, mas ainda não me foi possível pensar e escrever com cuidado sobre esse assunto.

    Cumprimentos e obrigada por tudo.

    • Thais Godinho respondeu Susana Pereira 19/11/2014

      Eu ainda não cheguei a uma conclusão sobre aquilo. Fico aguardando a sua, então!

    • Larissa respondeu Susana Pereira 20/11/2014

      Oi Susana!

      Tendo possibilidade, você pode colocar nos comentários o lay-out para MNP?

      Obrigada pela atenção..=)

  2. Rodrigo Cristiano 19/11/2014

    Ahhh valeu!! Muito legal essa interação com você no estilo “atendendo a pedidos”…rss Parabéns pelo seu trabalho!!!

  3. Rodrigo Cristiano 19/11/2014

    Estou enviando este comentário a parte e você não precisa publicar, mas confesso que fiquei meio confuso com o seu retorno repentino ao Todledoo. Claro, cada um tem a sua preferencia e total liberdade para usar aquilo que melhor se adapta à sua realidade. Mas ainda não entra na minha cabeça, alguem que procura organização nas coisas simples, trabalhar com duas ferramentas desta forma. Tenho a sensação que fica tudo tão pesado e trabalhoso. Já cheguei a pensar em várias hipóteses tipo, o sistema ter te deixado na mão em algum momento e você voltar ao anterior, a divulgação de um produto que não gera remuneração nenhuma entre outras coisas que não fazem o menor sentido…rs Por fim, achei melhor desistir e continuar com o meu evernote free até onde ele suportar. Não me interprete mal, sei que já postou sobre isso aqui no blog, só fiquei com a sensação que algo não pode ser dito e achei que seria interessante compartilhar. Reforço, me tornei leitor diário do blog, admiro seu trabalho e a forma como coloca sentido nas coisas. Obrigado por compartilhar tudo isso conosco.

    • Thais Godinho respondeu Rodrigo Cristiano 19/11/2014

      Oi Rodrigo,

      Não foi nenhuma das suas hipóteses. 🙂

      Eu não utilizo dois sistemas – eu utilizo o Toodledo. O Evernote é usado assim como uso o Dropbox e outros aplicativos – uso MUITO, mas como suporte, e não para gerenciar meus projetos e tarefas.

      De verdade, eu vivo mudando. É meu trabalho testar ferramentas e, com o Evernote, achei que valia a pena ir a fundo porque é uma ferramenta excelente, quase perfeita. Continuo recomendando o uso com o GTD.

      Mas o que acontece é que se trata de uma opinião muito pessoal. Eu uso o Toodledo quase há tanto tempo quanto uso o GTD (oito anos!) e gosto demais da ferramenta. Poderia ser uma agenda de papel ou o Wunderlist (nunca será, haha).

      Bjs

  4. Pedro Paiva 19/11/2014

    Oi Thaís!

    Uma das principais vantagens que descobri no Toodledo em relação ao evernote (que usei por cerca de um ano e meio para gerenciar tarefas) é a simplicidade e a incrível eficiência em gerenciar projetos!

    Leva mais de uma ação para ser concluído? É só criar uma sub tarefa e pronto, virou projeto.

    Quer uma lista com todos os projetos? Basta filtrar pela busca avançada para mostrar todas as tarefas com sub tarefas.

    O Toodledo tem se mostrado eficiente tanto em gerenciar projetos com vários passos quanto projetos com poucos passos. Eu tinha algum tipo de resistência em criar tags e gerenciar pequenos projetos no evernote. Agora, descobri na prática o valor de seguir à risca a definição do Gtd para projetos… (algo que exija mais de uma ação para ser concluída)

    • Thais Godinho respondeu Pedro Paiva 19/11/2014

      Legal! E sim, o Toodledo é perfeito para isso. 🙂 Obrigada.

  5. Ludmila 19/11/2014

    Esse post era tudo o que eu precisava para organizar meus projetos. E veio no momento certo pois é hora de pensar em 2015. Obrigada Thaís.

  6. jaque 19/11/2014

    Obrigada por este post. Ler seu blog muitas vezes é o que me dá motivação para começar o meu dia.

  7. Eliana 24/11/2014

    Amei o post, na verdade, acho que é mais um daqueles que a gente lê num momento que realmente precisava!

  8. Ana 04/12/2014

    Olá
    Gosto muito do seu blog. Já o sigo há algum tempo embora nos últimos meses faça questão de o consultar diariamente.
    A minha questão:
    qual será a melhor aplicação para aplicar o GTD, em tarefas e projetos, mas com monotorização e controlo do tempo despendido com cada tarefa?
    Gostava de saber a sua opinião.
    🙂
    Ana

  9. André Cassiano 11/12/2014

    Olá Thais, muito bom o post e complementa bem seu EXELENTE Guia definitivo do GTD no Evernote (aplicativo que só aprendi a usar por sua causa)!

    Entretanto, ainda tenho algumas dúvidas quando o projeto é concluído (espero não tomar muito seu tempo):

    1- Quando conclui uma tarefa relacionada a um projeto, você remove todas as tags de contexto e também a do projeto (e deixa apenas em “tarefas concluídas”), ou deixa a tag do projeto + tarefas concluídas?
    2- (Essa entra em conflito com a anterior): Na parte 3 do Guia Definitivo, em Tarefas Concluídas, você escreveu “Como muitas vezes eu mesclo tarefas concluídas (vou falar sobre isso em projetos), assim eu mantenho um histórico de quando fiz aquilo.” Eu posso ter perdido essa parte, mas não encontrei a explicação do mesclar e andei testando. Fazendo isso, as notas perdem seus respectivos links que criou dentro do MPN do projeto. Você substitui esses links por apenas 1 das tarefas mescladas?
    3- Quando você conclui o projeto, você:
    A) Move apenas a MPN do projeto para a tag “Projetos concluídos” (e a nota das tarefas mescladas fica apenas em “tarefas concluídas”);
    B) Move para “Projetos concluídos” a MPN junto com a nota mesclada das tarefas (e mais alguma coisa?);
    C) Mescla a MPN com as tarefas-concluídas-mescladas em uma só nota e move para “Projetos concluídos”;
    D) Nenhuma das anteriores! hahaha
    4- O material de referência dos projetos, após concluído, você escolhe alguns para mover para uma determinada tag em “Referências Gerais” (os que julgar úteis um dia), e escolhe outros para deletar. Correto?

    Obrigado pelo fantástico trabalho!
    Bjs

    • Thais Godinho respondeu André Cassiano 12/12/2014

      Oi André,

      1 – É importante entender o motivo pelo qual as coisas existem. Veja só: só consideramos que uma tarefa seja próxima ação se ela tiver um contexto associado. É isso que caracteriza ser próxima ação ou não. Na parte 8 eu expliquei direitinho como eu faço, mas basicamente eu troco as tags, deixando a tag do projeto + tarefas concluídas. Uma prática que gosto de fazer à medida que o projeto vai caminhando é mesclar as notas de tarefas já concluídas, para que fiquem em uma só, ocupando menos espaço.

      2 – Aí é uma escolha, faça como achar melhor. Eu deixo somente um link para a nota de tarefas concluídas na MPN.

      3 – Renomeio a tag do projeto e a jogo para dentro de projetos concluídos. Os materiais vão para referência geral, se necessário. Uma vez por ano, pode ser interessante mesclar TUDO (tarefas etc) na MPN e arquivar só a nota.

      4 – Sim!

      Espero ter esclarecido suas dúvidas. 🙂

  10. Renata 31/12/2014

    Oi Thais!

    Faz algum tempo que eu sei da existência do GTD, mas só agora estou realmente lendo sobre o assunto. Teve uma ferramenta que eu gostei bastante e a uso para listar tarefas e anotar coisas. Ele chama-se TODOIST. Você a conhece.

    Feliz ano novo!!!

  11. Giovanna 13/03/2015

    Ola Thais,

    Muito obrigada pelo incrível guia de GTD em Evernote! E parabéns pelo seu trabalho! Sou sua fã e você tem me ajudado muito a ter uma visão macro da vida.

    Tenho uma dúvida sobre as próximas ações. Quando você cria um projeto e já tem várias ações destrinchadas pra ele, mas que devem ser feitas numa certa ordem (por dependerem uma da outra), você já cria as notas para cada ação como ‘próxima ação’ ou cria uma ação somente e depois dessa concluída que você parte pro gerenciamento do projeto e cria a nota para outra ação? Talvez a pergunta tenha ficado meio confusa, e talvez seja um detalhe muito bobo, mas fiquei em dúvida na hora de criar os projetos e ações.

    Obrigada!!

    • Thais Godinho respondeu Giovanna 14/03/2015

      Só sugiro criar quando for próxima ação mesmo (não tem nada que precisa ser feito antes; não depende de outra tarefa). Se depende, não é próxima ação. ;D

      Obrigada!

      • Robson Tavares respondeu Thais Godinho 29/03/2015

        Thais, Ola!

        É um enorme prazer, estar participando deste Blog, que muito tem acrescentando a minha vida profissional e pessoal.
        Da mesma forma que muitos, recebi uma assinatura Evernote a quase um ano por ser cliente Vivo, e nunca entendi e muito menos prestei atenção, por não entender nunca obtive interesse em aprender durante quase um ano.
        Quando sufocado por tantos projetos e cansado de apagar incêndios, resolvi pesquisar técnicas de produtividade, buscando melhorar o meu desempenho.
        Então cheguei ao teu blog, em resumo 2 meses lendo estou atualmente sempre que possível suas dicas que cada dia mais ajuda a todos os leitores. Comprei uma assinatura de 1 ano Evernote Premium, e o livro ” A Arte de Fazer Acontecer”.
        O que sei de GTD, Tags, e da forma que nos ensina, tirando seu esclarecimentos fica muita duvida, mais que realizamos pesquisa fora do Blog, somente aumenta as duvidas, por se tratar de cada um ter uma técnica diferente.
        Desculpa por tomar seu tempo relatando tudo isso, eu queria deixar muito claro a você, qual é a minha visão e o bem que esta proporcionando.

        Quanto a projetos, fica a duvida, estou quase terminando de ler o livro e o que pude entender, que o projeto temos que planeja-lo por um todo e este planejamento devo lança-lo no MPN Nota principal?

        Thais, mais uma vez agradeço imensamente tudo que esta fazendo, muito obrigado!

        • Thais Godinho respondeu Robson Tavares 29/03/2015

          Olá Robson,
          Fico muito contente que esteja acompanhando o blog e aprendendo sobre o GTD.
          Este guia é para usuários avançados. O GTD demanda uma maturidade para chegar ao desenvolvimento dos 6 níveis.
          Eu sugiro que você comece com algo mais simples!
          Dê uma olhada no último post que escrevi a respeito, com as listas básicas que você precisa ter para implementar o GTD, pois creio que facilitará.
          Obrigada!

  12. Fénelon Sampaio 20/03/2015

    Olá Thais!

    E quanto a projetos que tem sub-projetos? OU seja tenho um projeto que para ele estar completo dependo de terminar outro projeto (que é projeto justamente por ter mais de uma ação), mas ambos são projetos em andamento

  13. Luana 31/03/2015

    Oi Thais, tenho lido seu blog quase diariamente (Parabéns!) e estou implantando o GDT no Evernote, tenho uma dúvida quanto a projetos pessoais, como praticar um novo esporte, ou fazer uma dieta, em qual área de responsabilidade eu insiro a tag?

    • Thais Godinho respondeu Luana 31/03/2015

      Acredito que algo como Saúde, Esportes, Longevidade – depende do que faz mais sentido para você.

  14. Fabrício Ribeiro 14/09/2015

    Prezada Thaís,

    O David diz em seu livro algo que já vi você reforçar por aqui: não existe divisão entre vida pessoal e trabalho. Todos os projetos, seja qual for a área de responsabilidade, devem ir para o GTD.

    Acontece que na empresa onde trabalho, já utilizamos uma ferramenta para gestão de projetos. O que fazer neste caso? Devo ter uma redundância de tudo em meu sistema GTD? Ou neste caso abro mão da área de responsabilidade “trabalho” no meu sistema de GTD pessoal para controlar tais projetos e tarefas somente no sistema de gestão da empresa?

    Ficaria grato em saber suas sugestões de como se comportaria no meu lugar.

    Obrigado.

    • Thais Godinho respondeu Fabrício Ribeiro 15/09/2015

      O sistema GTD é algo para seu gerenciamento pessoal, independente dos projetos da empresa. O projeto no sistema da empresa está “geral” – é o que pode entrar na parte de organização do seu projeto no GTD. Ele independe da sua organização pessoal e não é a mesma coisa que duplicar.

  15. […] Quando crio um novo projeto, eu defino apenas qual é o seu resultado desejado e pelo menos uma próxima ação. Veja um post exclusivo sobre planejamento de projetos no GTD. […]

  16. Lúbina 31/12/2015

    Oi This, tudo bem?
    Estou relendo os posts sobre evernote e GTD!
    Obrigada pela atualização! 🙂
    Cheguei nesse post e quis avançar para o link de tags que está no texto, porém o mesmo não está funcionando. Será erro no texto ou o artigo não existe mais? Abraços!

    • Thais Godinho respondeu Lúbina 01/01/2016

      Oi Lúbina,
      Por gentileza, leia o aviso na lateral do blog.
      Obrigada!

  17. Lílian Braga 20/07/2016

    Olá, Thais! No capítulo 10 – Como manter os projetos sob controle, David fala sobre aplicativos e softwares para gerar e capturar dados como ferramentas de raciocínio. Seriam aplicativos como Evernote, Toodledo, Todoist? Tem outros?

    • Thais Godinho respondeu Lílian Braga 20/07/2016

      Não estou com o livro aqui para conferir, mas acho que ele se refere a ferramentas de mapas mentais.

  18. Marcelo 27/10/2016

    Olá Thais, muito obrigado pelo post. Fico na dúvida sobre a próxima ação. Ao concluir uma próxima ação, você atualiza o projeto e insere a nova próxima ação? Obrigado, Marcelo

    • Thais Godinho respondeu Marcelo 08/11/2016

      Não, eu capturo e coloco na minha caixa de entrada, para esclarecer adequadamente como todo o resto. 🙂

  19. Doralice Silva 18/06/2017

    Olá Thaís. Em primeiro lugar, quero te agradecer pelas orientações em como criar o planejamento GTD. Confesso, que fiquei confusa sobre como montar com base na explicação do livro de David Allen. E queria te pedir um conselho quanto a minha necessidade de me organizar para estudar em casa com base no GTD. Vou prestar um concurso e tenho uma péssima desorganização, tornando minha produtividade muito baixa. E isso me incomoda muito. Então, se possível, me aconselhar, se com o GTD será uma forma de alcançar minha aprovação?

    • Thais Godinho respondeu Doralice Silva 19/06/2017

      Com certeza, Doralice! Vou começar esta semana uma série de posts de GTD e estudos. Acompanhe!