ou

coletar1

Venho refletindo ultimamente sobre a utilidade da coleta nos mais diversos sentidos. Geralmente pensamos que temos que coletar o que precisamos fazer, mas a lista é infinita. Cada vez mais acredito no poder da coleta ao longo do dia e DOS dias. A partir do momento que paramos de coletar, as coisas voltam a ficar na nossa cabeça e nos perturbam, além de tirar nossa confiança no sistema que organizamos.

Acredito também que é importante selecionar com cuidado a quantidade de caixas de entrada que temos. Gosto de capturar tudo no papel, porque escrever é a forma mais rápida para mim. Gravar áudio também funciona, mas tenho uma preguiça tremenda de ouvir depois e transcrever. O que guardo no celular, seja como for (foto, vídeo) só funciona se eu enviar direto para o Evernote. Se deixei ali, é provável que só resgate quando fizer o backup dos dados, em uma ou duas semanas. Logo, prefiro escrever.

Ando testando diversas ferramentas físicas de coleta. Testei anotar uma coisa em cada papel, como o David recomenda, mas fico com a consciência pesada por estar desperdiçando nossos amigos de celulose. Também testei aqueles caderninhos pequenos, formato A6 (de anotações), mas gosto de ter um espaço maior para escrever. Por fim, o que funciona para mim são cadernos maiores (A5) ou folhas de sulfite, que posso digitalizar inteiras.

O que faço então é usar um caderno para anotar tarefas, ideias, lembretes e coisas esparsas. Quando estou tomando notas em uma reunião, fazendo brainstorm ou mapas mentais, utilizo folhas de sulfite para poder logo digitalizar e arquivar no Evernote. O que foi coletado no caderno, vai ou para a minha agenda (Google) ou para o Toodledo.

Um ponto sobre a recomendação do David de fazer uma coleta gigantesca no início do uso do GTD: acho a ideia incrível, mas pouco prática. Se você realmente tiver dois dias da sua vida para ficar dedicado a isso, tente. Porém, acho extremamente opressor processar muita coisa de uma só vez e sou adepta do fazer um pouco todos os dias. Acho extremamente saudável, no entanto, sentar todos os dias com seu bloquinho em mãos e fazer um verdadeiro “descarrego mental” no papel. Fazendo isso sempre, demorará pouco tempo e a sensação de controle vai aumentando.

Algumas coisas vêm facilmente à nossa mente, mas outras não. Por isso, acho legal utilizar como guia a lista que o David traz no primeiro livro, com o que ele chamada de provocações (na edição da editora Campus, está na página 90). Eu gosto bastante de pelo menos uma vez por semana passar o olho pela lista e ver se não estou me esquecendo de nada.

Outra coisa que vale a pena comentar é sobre duas caixas de entrada inevitáveis, que são a caixa de entrada física e as caixas de entrada de e-mails.

Seja você a pessoa mais digitalizada do mundo, inevitavelmente vai ter que se deparar com papéis ao longo dos dias, sejam documentos assinados, folhetos que chegam, contas e boletos para pagar, desenhos dos seus filhos e por aí vai. Tudo bem você arquivar o que não pode ser descartado em algum lugar ou digitalizar a maioria e descartar. Porém, você precisa deixar isso tudo agrupado em um único lugar para não perder as informações, e esse lugar é a caixa de entrada física. Toda casa deve ter uma, assim como sua mesa do escritório deve ter um lugarzinho para colocar esse tipo de papel.

A outra é a caixa de e-mail. Por muitos anos, pensei que ter uma única caixa de e-mails seria a solução. Apesar de centralizar tudo em um mesmo lugar, gosto muito da agilidade do webmail e de ter assuntos separados por conta. O que é fundamental saber é que a caixa de entrada de e-mails não para um só minuto de coletar, então são informações que precisamos lidar uma hora ou outra.

Minhas caixas de entrada e material para coleta hoje:

  • Caixa de entrada física em casa
  • Caixa de entrada do Evernote
  • Caixa de entrada de e-mails (uso 4)
  • Caderno + caneta
  • Folhas de sulfite
  • Cam Scanner (aplicativo no celular para digitalizar e enviar para o Evernote)
  • Pasta A5 que deixo na bolsa para guardar papéizinhos que chegam ao longo do dia para mim

Eu acho que é importante, da mesma maneira, coletarmos o tempo inteiro. As ideias vêm ao longo do dia, e não quando a gente para com um caderno e caneta em mãos para coletar. Por isso, vale levar sempre seu instrumento de coleta com você e coletar sempre que se lembrar de algo. Além de poder esquecer prazos e outros lembretes importantes, se você não coletar, pode deixar para lá também uma ideia boba e simples que, se você executasse, traria alegria para a sua vida. Portanto, colete!

Thais Godinho
13/11/2014
Veja mais sobre:
48
Agrupe tarefas similares
Atividades baratas para manter as crianças entretidas em casa nas férias de julho
Como controlar as melhorias que você faz em um imóvel alugado

 

  1. Virgínia 13/11/2014

    Thais,

    Adorei o post.
    Depois que comecei a usar a caixa de entrada do Evernote, abandonei todos os papéis. Tenho o aplicativo no celular e coloquei o nome deste caderno de * Inbox. Assim, toda vez eu entro no aplicativo e insiro uma nota, vai diretamente para essa pasta mesmo que, pela ordem alfabética, existam outras que seriam as primeiras.

    Estou usando o Evernote dessa forma há 1 ano e estou muito satisfeita. Principalmente por causa de uma descoberta recente: eu tiro fotos de páginas de livro e armazeno em cadernos na pilha do Arquivo. Quando ativo a busca, ele localiza pelo texto dos livros (principalmente quando a fotografia sai bem nítida). Não sabia que isso era possível.

  2. Wesley 13/11/2014

    Parabéns pelo blog e pelo post! Coletar realmente é um desafio e suas dicas vão me ajudar muito. Obrigado.

  3. Malu 13/11/2014

    Thais qual é o aplicativo scanner que você usa no celular? Você disse que usa o aplicativo para digitalizar e enviar para o Evernote, mas a câmera do Evernote não serve para isso? Qual a diferença? 🙂

  4. Rô Rezende 13/11/2014

    Thais, você considera mensagens/notificações nas redes sociais como caixa de entrada? Eu acabo considerando porque trato com muitos clientes por esses meios, mas me dá uma sufocada, sabe? Não sei explicar muito bem…

    • Thais Godinho respondeu Rô Rezende 13/11/2014

      Tento reduzir ao máximo o que eu confiro. Redes sociais eu vejo bem pouco. Centralizo tudo em determinados canais.

    • Dayana Hashim respondeu Rô Rezende 14/12/2014

      Tenho esse mesmo incômodo, Rô. Não tenho clientes para tratar, mas às vezes colegas de faculdade ou de estágio me deixam mensagens por facebook ou whatsapp em vez de e-mail, ou um amigo me convida para um evento que quero lembrar de conferir depois… Já configurei minhas notificações para receber o mínimo possível, mas estou tratando como caixa de entrada mesmo.

  5. Marianna 13/11/2014

    Thais, este ano foi um ano extremamente difícil pra mim.

    Assumi o cargo de coordenadora da equipe onde trabalho, e não lidei muito bem com isso.

    Tecnicamente não há problema, minha equipe é excelente. Tive que aprender a lidar com as personalidades tão diferentes, mas isso é algo engrandecedor, pois você é forçado a ser compreensivo e empático.

    No entanto, descobri que eu sou uma pessoa extremamente centralizadora. Trabalho muito rápido, e eu não confiava muito em delegar as coisas…

    Comecei a ter problemas de prazos com a minha equipe, as coisas foram ficando insanas, super desorganizadas. Estava trabalhando 80 horas por semana e não dava conta.

    Sofri um acidente de carro na Brigadeiro, dentro de um táxi. Era uma quinta-feira. Fui internada não por causa do acidente (tive escoriações apenas e bati a cabeça), mas por causa da pressão que havia ido para longe…

    Desde aquele dia a relação com o meu chefe se deteriorou muito, porque com a minha ausência ele descobriu o quanto tudo estava desorganizado.

    Fui obrigada a “perder” parte do meu cargo pois ficou evidente que eu fiz uma bagunça.

    Foi aí que eu encontrei o seu site. Sem querer comecei pelo GTD no Evernote pois, embora você tenha afirmado que era melhor compreender o tema antes de se aventurar nos aplicativos, fiz as duas coisas ao mesmo tempo.

    Sabe o que aconteceu?

    Minha vida se “desentralhou”. Todos os processos serão entregues no prazo. Estou terminando as coisas e estou conseguindo focar. Estou um pouco cansada pois estou em um ritmo acelerado há cerca de dois anos mas, olha que engraçado, sempre foi impossível fechar os processos antes do dia 20/12, agora, sairei de férias dias 01/12 com tudo organizado.

    O GTD salvou a minha vida. Você também, pois me apresentou ao processo.

    Minha casa está definitivamente organizada. Sou mais objetiva em sua organização.
    A minha faxineira está fazendo as coisas que eu desejo que sejam feitas sem dizer nada, só porque eu a auxiliei a observar as necessidades da casa.

    Por enquanto eu preciso dela uma vez por semana pois odeio de todo o coração passar roupa (e meu custo/hora é bem mais caro que o dela), então faço questão de pagá-la.

    Chegarei no primeiro final de semana de toda a minha carreira nesta empresa sem pensar no trabalho, e o melhor, sem precisar me estressar com a casa. Vou lavar roupa e curtir o meu novo hobby de cuidar do meu jardim. Vou conseguir planejar as minhas férias (estou sem grana e vou “viajar” por São Paulo”, sugestão do Buzzfeed). Tudo está mais claro em minha mente. Estou feliz.

    Por isso digo a todos os meus amigos que leiam o livro do Daniel e o seu blog. O livro ensina a técnica e seu blog mostra o dia-a-dia.

    Thais, te desejo imensamente toda a felicidade do mundo, pois você conseguiu trazer a minha de volta.

    Um beijo e tudo de bom!

    • Thais Godinho respondeu Marianna 14/11/2014

      Marianna, que depoimento maravilhoso. Obrigada por compartilhá-lo comigo.

      Você deixaria eu publicar no blog?

      Muito obrigada.

    • Cassia respondeu Marianna 14/11/2014

      Lindo! Parabéns, sucesso e felicidade!

  6. Claudia Coelho 13/11/2014

    Thais, tenho recebido no meu e-mail corporativo (claudia@paupau.com.br) aviso sobre post no blog, o que acho bem bacana. Ocorre que este aviso carrega o conteúdo do post, inclusive a foto, ou seja, fica agradavel de ler. Sempre leio no blog, mas pode ser que leitores leiam no e-mail mesmo. Isso não faria parte da audiência do Blog cair? mesmo com o mesmo numero de leitores? Se isso não muda nada, tudo bem.
    Se puder apagar o meu comentário do blog seria bom, afinal nada tem a ver com o Post, que está incrivel, como sempre! Depois faço outro comentário. Abraço, sucesso!

    • Thais Godinho respondeu Claudia Coelho 14/11/2014

      Faz sim, mas eu me preocupo mais com o bem-estar dos leitores que com o número da audiência (de verdade). 🙂

  7. Abe Gomes 13/11/2014

    Obrigada pelo post, Thais!
    Beijos

  8. Felipe 13/11/2014

    Thaís,

    Quando você utilizava o GTD apenas no Evernote, você criava uma nota para cada tarefa anotada no seu caderno/sulfite (conforme a recomendação do David) ou escaneava a folha pra processar em conjunto?

    Talvez a resposta seja um pouco óbvia, mas de vez em quando me pego com essa dúvida.

  9. Clara Miranda 13/11/2014

    Post sensacional.
    Compartilho muito do pensamento.
    Quando li o livro anos atrás, pensei logo: como assim coletar TUDO de uma vez? Tentei e não consegui.
    E sobre uma ideia em cada papel, também achei desnecessário…
    Você me descreveu muito em: “sentar todos os dias com seu bloquinho em mãos e fazer um verdadeiro “descarrego mental” no papel”. Não faço exatamente todos os dias, mas é quase isso. E sensação é EXATAMENTE essa.
    Uma vez estava de férias, e ao voltar pra casa, 2h de vôo, tava com a cabeça tão cheia de afazeres e ideias, que antes de embarcar comprei o caderninho e caneta mais baratos da papelaria do aeroporto. Em 2h fiz uma verdadeira sessão de descarrego mental e quase escrevi o caderninho todo (era bem pequeno). Quando cheguei, dormi feito uma pedra (mind clear as water), e no dia seguinte fui processar a coleta inteira.

    😉

  10. Tiago Souza 13/11/2014

    Thais, boa noite!

    Acompanho seu site, e com relação ao seu livro, quando vai liberar a versão digital dele?

    Só utilizo o tablet para leitura, por questões de viagem e ser mais fácil carregar toda minha biblioteca no tablet a ter que carregar pesos de livros físicos.

    Fico no aguardo para adquiri-lo.

    Abraços,

    Tiago

  11. Susie 14/11/2014

    Comprei seu livro hahaha! Ansiosa para ler… adoro seu blog!

  12. Flavia Spazzapan 14/11/2014

    Olá Thais… A pouco tempo acompanho o blog e no início achei meio confuso essa história de GTD… rs
    Mas a cada postagem fui entendendo melhor… Busquei alguns posts antigos eeee.. AMEEI *-* rs
    Comecei essa semana a utilizar o GTD em minha vida, estou utilizando como caixa de entrada um caderno com folhas sem pauta que me dá a liberdade de escrever, desenhar […] E está super funcionando! Obrigada pelas dicas…

    P.s. Estou aguardando a chegada do seu livro!!!

  13. Gabriela 14/11/2014

    Oi Thais, adoro seu blog! Já uso o Evernote há um tempão e por incentivo do Vida Organizada estou lendo o livro do David Allen. Já estou fazendo a coleta inicial do jeito que você sugeriu, aos poucos. E já deu pra esvaziar bastante a cabeça. E vou usar o seu guia para implementar o GTD no Evernote!! Adoro seu trabalho!!
    Bjos

  14. Vinícius Pereira 14/11/2014

    Oi Thais, sou muuuito seu fã! Já comprei seu livro e todo dia leio o blog 🙂
    Venho parabenizar pelo excelente trabalho, mas também para dar uma sugestão de post (caso já tenha feito me diga o link por favor)
    Eu e minha noiva estamos prestes a nos casar e estamos mobiliando o apê e aí surgiu um dúvida: Você pode nos ajudar a criar uma forma de organizar os documentos ( tipo docs pessoais, do apê, contas pagas e arquivos de contratos da facul, NF) mas em meio físico?
    Desde já agradeço 🙂

    • Thais Godinho respondeu Vinícius Pereira 14/11/2014

      O David Allen recomenda um arquivamento simples em ordem alfabética.

      Tenho alguns posts no blog sobre arquivos – pode ajudar! Faça uma busca pela palavra “arquivos”.

      Recentemente mudei meu sistema também e devo escrever sobre ele no blog em breve.

      Abs

  15. Adriano Carvalho 14/11/2014

    Oi Thais,

    Parabéns pelo trabalho. Há poucos meses tenho acompanhado seu blog.

    Sobre digitalizar a papelada, veja o que acha desses link:

    1. http://cristina-receitascomidagrega.blogspot.com.br/2012/07/como-construir-seu-proprio-scanner.html

    2. http://www.amazon.com/Fopydo-Scanning-Stand-Portable-Equipped/dp/B00EEOG14C/ref=pd_sim_cps_1?ie=UTF8&refRID=1T01MB502PGW7Q3J7GDF

    3. https://www.youtube.com/watch?v=ZlV5S2cvMoQ

    Um abraço.

  16. Fran 15/11/2014

    Que sensacional Thais! A gente sente que você tem amor pelo que faz….
    Sou apaixonada por organização, então tudo o que tem a ver com o assunto me fascina…
    Comecei meu blog há pouco tempo…estou muito feliz por fazer parte da blogsfera…
    Obrigada por compartilhar tudo isso conosco!
    Beijo com carinho e dedicação,
    Fran

  17. ester 17/11/2014

    blog fantastico, parabens, continue assim

  18. Letícia 18/11/2014

    Thais, adorei o post, sensacional! Como tudo que vc faz! =)
    Uma dúvida: quero organizar uma caixa de entrada física pra minha casa (trabalho em home office). Vc acha que uma bandeja única atenderia ou é interessante ter uma bandeja dupla ou tripla, como aquelas que vendem na Kalunga? Vi no seu instagram tbm uma espécie de arquivo de acrílico transparente com 3 divisórias.. seria interessante como caixa de entrada ou é melhor as tradicionais bandejas de correspondência mesmo?

    • Thais Godinho respondeu Letícia 19/11/2014

      Eu prefiro com mais de uma, mas veja o que for mais simples para você.

  19. Valéria Vieira 18/11/2014

    Thais, esse post veio a calhar.
    Estou numa fase complicada, e vai demorar para eu explicar tudo, então vou focar na minha dúvida:

    tenho gostado muito do que vc posta sobre o GTD, já li o ebook de introdução ao método, e sua série relacionada ao Evernote, mas fico sem saber como usar o sistema sem ter internet, e sem poder usar o celular na empresa (lá não tem sinal), onde tenho muitas atribuições operacionais (algumas com datas vão para a agenda, outras importantes, e outras urgentes coloco no papel). Enfim, fico desconectada o tempo todo do mundo…
    e mesmo adorando o evernote, que já uso há muito tempo, não consigo usá-lo no trabalho, e assim como vc, acho pouco prático e um desperdício usar vários papeis para as diversas tarefas, como sugere o método. mesmo assim, tenho usado esse por enquanto, já que papel por perto é o que não me falta…

    vc teria sugestões de como melhorar a efetividade do GTD (que não conheço a fundo, ainda) nessas condições??

    ou melhor: como o GTD pode ser efetivo com alguém que fica totalmente desconectada por mais da metade do dia? Como eu poderia organizar as coletas, por exemplo, e manter tudo num lugar só, e disponível o tempo todo?

    por enquanto, tenho me virado com uma agenda de um dia por página (disponibilizada pela empresa), vários papeizinhos tipo rascunho, onde faço alguns “to do today” e agora aqui em casa, descarreguei minha mente num monte deles, porque estou de férias.

    ah, me desculpe pelo pedido, pois sei que já tem muitas atividades, mas já estou a algum tempo pensando nisso, me sentindo perdida, e hoje me deu um estalo de “como a Thais faria?”…

    Obrigada por tudo!

    • Thais Godinho respondeu Valéria Vieira 19/11/2014

      Valéria, muito pertinente a sua dúvida. O grande triunfo do GTD é justamente o fato de que ele pode ser aplicado a qualquer ferramenta, inclusive papel. Aqui no blog mesmo há um post sobre como aplicar GTD sem tecnologia, dê uma olhada!
      Espero que ajude.
      Beijo.

  20. Thiago Guimarães Tavares 12/12/2014

    Coleta e Processamento:

    Olá, gostaria de parabenizá-la pelo trabalho do blog e agradecer pelas dicas. Em relação ao GTD devo dizer que tem mudado muito como gerencio minhas informações e atividades e tenho conseguido com isso uma sensação de prazer que a muito não sentia. O problema ocorre que ainda não estou conseguindo organizar corretamente o que vai para caixa de próximas ações.

    Durante o dia vou coletando as informações na caixa de entrada e posteriormente as processo. O grande problema está justamente ai. O GTD diz para tomarmos decisões rápidas a fim de esvaziar nossa caixa de entrada. Dessa forma o que é projeto vira uma lista e o que da p fazer eu faço na hora. Acontece que a lista de próximas ações acaba ficando bem extensa. E me vejo avezes tendo que processar os itens da lista de próximas ações. As vezes até tenho a sensação de ter duas caixas de entrada. Ainda não estou conseguindo melhorar meu sistema neste ponto. Pode dar alguma dica.

    • Thais Godinho respondeu Thiago Guimarães Tavares 13/12/2014

      Reservar um tempo para destrinchar essas ações. Coloque só uma, como “destrinchar as ações deste projeto”, e o restante vc faz com calma.

  21. Daniela 09/01/2015

    Obrigada!!!
    Estou por aqui novamente as voltas com seu blog tentando me organizar!!!
    Comecei a ler mais intensamente o blog no começo do ano depois de uma daquelas situações de caos total por conta de desorganização… Depois de um dia terrível parei e li muito por aqui!!!
    Em julho de 2014 comprei li o livro do David e tentei começar a implementar o GTD… Não consegui fazer aquela super coleta – até fiz uma grande coleta mas não dei conta de processar tudo… Gostei desse post por isso, e dessa sugestão de fazer um pouco por dia…
    Acompanhei seu guia do GTD no evernote e me ajudou bastante esse semestre… Vivi menos caos… Mas ainda tem muuuuito por fazer!
    Nessas férias comprei seu livro, acabei de ler essa semana e estou aqui de novo tentando me organizar!
    Obrigada pelas preciosas dicas!
    Algumas tão tão simples né!
    Espero que dessa vez eu consiga ir mais em frente com a coleta e o processamento… É que são anos de caos então dá até medo de começar a mexer em tudo!!!!!
    A organização do GTD todo no evernote como você mostrou revela tb a complexidade dele… Ainda não dou conta de tudo, mas já consegui definir os objetivos todos – vida, longo, médio e curto prazo… Seu livro me convenceu da importância disso!!! Agora é ir seguindo e implementando algumas ações por dia!
    Tenho certeza que o ano será melhor!!!
    Cansei de ser desorganizada, cansei de perder tempo procurando ou refazendo coisas!!!!

    Feliz 2015 pra vc!!!
    abraços!

    • Thais Godinho respondeu Daniela 10/01/2015

      É um processo né? Vá com calma, aos poucos, que as coisas vão se ajeitando.
      Obrigada por comentar!

  22. Marco Antonio 06/02/2015

    Também uso o Cam Scanner, excelente.

    Me interessei pela suas 4 caixas de entrada no Email. Uso o e-mail corporativo no outlook (tem o app do Evernote instalado), e é minha principal caixa de entrada.

    Quando é referencia, jogo no Evernote, se é Tarefa, encaminho por email para o Toodledo.

    Pergunta: Como você organiza essas 4 caixas, com qual fim de organização?
    Sobre o método que estou usando no Outlook, algo a acrescentar?

    • Thais Godinho respondeu Marco Antonio 08/02/2015

      Nada a acrescentar, acho que está muito bom.
      Não entendi a pergunta sobre o fim da organização. O e-mail é um micro-sistema, com tarefas e demandas, e deve ser gerenciado igualmente a todo o resto. ;D
      Obrigada por comentar.

  23. Malu Ribeiro 05/03/2015

    Thais eu não sei porque quando eu faço a Coleta (GTD) me vem essa imagem na cabeça. 🙂 Que bom se fosse assim né? 🙂
    http://i47.tinypic.com/aexzmh.jpg