Toodledo é uma ferramenta fantástica – a minha preferida para utilizar junto com o GTD. Não sei se é o visual retrô ou todas as features envolvidas, mas já utilizo a ferramenta há muitos anos e, mesmo testando outras, sempre volto para ela. Por isso, resolvi criar este guia sobre como aplicar o GTD no Toodledo.

1 – Crie uma conta na ferramenta. Sim, ela é toda em inglês, mas nada que um Google Tradutor não possa te ajudar. Quando você configurá-la, colocará tudo em português, então o inglês não deve ser impeditivo para utilizar.

2 – Você pode se perguntar sobre o tipo de conta que irá ter. O Toodledo tem 4 planos. Apesar de ter utilizado o gratuito durante muito tempo e ele atender bem, pela minha experiência, o plano Silver (15 dólares por ano) é o ideal. Se você pagar o dobro do preço, pode ter o plano Gold, que basicamente te permite anexar arquivos às tarefas. Eu assinei esse plano para testar e, sinceramente, não uso. Então, nesse momento, recomendo que você crie sua conta Silver (se realmente tiver interesse em implementar o GTD na ferramenta), porque ela te dá acesso a muitos recursos úteis para o GTD, que vou falar neste post.

3 – Depois de criar sua conta, clique em “Settings” para configurá-la. As primeiras configurações são as básicas de senha e outros mecanismos de segurança (como autenticação em duas etapas e criptografia). Não vou entrar neste assunto agora. Se você não entende nada sobre isso, deixe como está. Nós vamos mexer na terceira opção, que é a “Tasks”.

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4 – Edite cada um dos campos e deixe configurados como na imagem acima. O que você precisa saber sobre essa configuração: estamos selecionando os campos que vão aparecer para cada tarefa, o que acontece quando completamos uma tarefa, qual será o nosso modo de visualização padrão inicial e alguns outros padrões.

5 – Feitas essas configurações, basta clicar lá em cima em “Tasks”.

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6 – Desse menu, usaremos amplamente a aba “Tasks”, ou Tarefas. Em “Notes”, você pode inserir informações que quiser que auxiliem você em seus projetos. Quem utiliza outra ferramenta (como o Evernote, por exemplo) pode acabar não usando esse recurso. O mesmo vale para “Outlines” (referências) e “Lists” (checklists), mas você pode ficar à vontade para usá-los se estiver curioso. Se você não utiliza nenhuma outra ferramenta de suporte, pode ser interessante manter tudo aqui. O Toodledo fornece um amplo material de orientação para quem quiser utilizar qualquer recurso da ferramenta.

7 – Clique em “Organize” e em “Folders”. Em “Folders”, vamos colocar nossas áreas de responsabilidade. O David Allen diz que é comum termos de sete a quinze áreas de responsabilidade na nossa vida. Eu tenho 14.

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8 – Não existe uma ordem correta (o Toodledo colocará automaticamente em ordem alfabética, mas você pode mudar através das setinhas ao lado esquerdo de cada área). Eu costumo deixar as áreas profissionais primeiro, para ficar mais fácil de acessar em um dia comum de trabalho, mas você pode organizar como quiser. Crie suas áreas, organize a ordem em que ficarão e clique em “Save changes”.

9. Depois, clique novamente em “Organize” e depois em “Contexts”. Aqui, você deverá inserir todos os contextos em que costuma realizar suas tarefas. Eu tenho um contexto chamado “@ Anywhere”, que acho muito útil, para coisas que posso resolver em qualquer lugar (refletir sobre uma decisão, por exemplo, ou ler um livro), e um outro chamado “@ Online”, para diferenciar do que preciso fazer offline, no computador. Procure inserir o mínimo possível de contextos, mas não deixe de ser atendido por eles. Se achar que está faltando um, coloque e depois tire, se achar que ficou demais. O David Allen utiliza o caractere “@” antes dos contextos, então mantenho a nomenclatura. Eu costumo ter três tipos de contextos: situações, pessoas com as quais sempre converso e reuniões periódicas. Para facilitar na hora de selecionar cada contexto, eu agrupo pelo número de arrobas, de acordo com o tipo de contexto. Assim:

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10 – Depois, clique novamente em “Organize” e, agora, em “Goals”. Aqui, vamos inserir nossos objetivos de curto (short-terms goals), médio (long-term goals) e longo prazo (lifelong goals). Não precisa fazer isso com pressa, nem agora. Aqui, estou apenas ensinando como fazer. A ideia é a seguinte: criar primeiro os objetivos de longo prazo (o que o David Allen chama de “nível 50 mil pés”) porque os seguintes estarão relacionados aos objetivos maiores. Toda vez que você inserir um objetivo de curto ou de médio prazo, aparecerá uma caixinha chamada “Contributes”, para você selecionar que objetivo de longo ou médio prazo está relacionado a esse novo que você está inserindo. É bem legal até para o planejamento, para você ver se está construindo objetivos coerentes. Às vezes a gente tem um objetivo de curto prazo que não contribui para nenhum objetivo de longo prazo. Aí a gente escolhe entre deixar em branco mesmo ou se questionar se está investindo o tempo hoje corretamente (ou não) em algo que significa algo para o futuro. À medida que você for acrescentando tarefas e projetos no seu sistema, o Toodledo vai mostrando embaixo de cada objetivo se você está trabalhando neles. É bem fantástico. Amo o Toodledo. <3

11 – Depois, clique em “Organize” e em “Locations”. Este é um recurso que você deve utilizar somente se fizer sentido para você. Quando eu morava em Campinas, passava muitos dias da semana em São Paulo, realizando algumas atividades. Logo, eu tinha dois “locations” aí, que eram essas duas cidades. Não confunda com contextos! É para colocar o lugar mesmo, especialmente se você trabalha em uma empresa com filial em outras cidades, se viaja com uma frequência periódica para outras e por aí vai. Se você nunca viaja e realiza sempre suas atividades em um único lugar, não precisa utilizar este recurso.

12 – Acabamos as configurações! Agora é hora de clicar em “Tasks” e começar a brincadeira! Clique em “Tasks” e, quando a página abrir, selecione o link “Folder” no menu esquerdo.

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13 – Perceba que, toda vez que você clica em um desses links, o menu abaixo dele muda completamente, de acordo com o que você clicou. “Main” é a configuração padrão, principal, que a gente configurou lá no começo. “Context” lista todas as suas tarefas por contextos. “Dua-date” lista as tarefas por prazos – ou seja, o que é para hoje, o que está atrasado, o que é para amanhã etc. “Tag” mostra as tarefas por tags. Falarei sobre isso adiante. “Sharing” mostra as tarefas compartilhadas. “Calendar” mostra as tarefas por prazo! “Folder” mostra as tarefas por áreas de responsabilidade. “Goal” mostra as tarefas relacionadas por objetivos. “Priority” mostra as tarefas por prioridade. “Status” lista as tarefas de acordo com cada status. ” “Search” é a busca do Toodledo. Todas essas definições são feitas quando criamos uma tarefa nova. Vamos fazer isso?

14 – Clique em “Add task” (embaixo de “Tasks”). Abrirá uma janela assim:

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15 – Em “Task:”, a gente vai colocar a tarefa ou o nome do projeto. O que vai dizer se é tarefa ou projeto é se terá sub-taks. Por isso a inscrição Silver é importante, porque este não é um recurso disponível na conta gratuita. Na sequência explicarei como criar sub-tasks. Bem, em “Folder”, selecione que área de responsabilidade se refere a tarefa ou projeto em questão. Depois, o contexto. Depois, se há um objetivo relacionado – nem toda tarefa ou projeto terá um objetivo relacionado, então você pode deixar em branco. Em “Start date”, eu costumo colocar a data em que estou inserindo a tarefa no sistema, apenas para controle. Só preencho “Due date” se ela realmente tiver prazo, senão deixo em branco. Vale lembrar que, para o GTD, qualquer tarefa sem prazo é para ser feita “o mais rápido possível”, e não ser esquecida ali para sempre. Em “Repeat”, você pode colocar recorrência na tarefa. Ou seja, se for algo que você faz todo dia, uma tarefa de rotina, você pode selecionar a frequência “daily”. Deixe “Repeat from: Due date” como padrão. Em “Lenght”, você pode colocar a duração estimada da tarefa. Isso é muito útil para um recurso que o Toodledo tem e que explicarei mais para a frente, então pode valer o esforço. Em “Priority”, você seleciona a prioridade da tarefa. Em “Tag”, pode adicionar tags. Eu não costumo adicionar nenhuma, mas recomendo para gestores que coordenam muitas áreas diferentes. Em “Note”, você pode inserir informações que ajudem  concluir a tarefa. Pode clicar em “Save”. Pronto, você criou a sua primeira tarefa ou projeto!

16 – Se for um projeto, você pode colocar sub-tarefas da seguinte maneira: clique na flechinha para a direita que fica ao lado de cada tarefa/projeto:

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17 – Ao clicar nela, abrirá uma janela com opções. Clique em “Add sub-task”. Ao clicar nessa opção, abrirá uma janela de tarefa semelhante a que mostrei ali em cima. Escreva a próxima ação do projeto e clique em “Save”. Se você seguiu os passos anteriores, provavelmente terá algo assim:

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18 – Você pode inserir quantas sub-tarefas quiser e também pode inserir várias ao mesmo tempo – quando abrir a janela de nova tarefa, clique em “Multiple tasks” na frente do campo de tarefa.

19 – Agora eu gostaria de falar sobre os atributos de status e de prioridade das tarefas e dos projetos, para demonstrar como eu faço. As opções de status do Toodledo são as seguintes:

None – Nunca uso
Next action – Próximas ações. Sempre que for uma tarefa e tiver um contexto atrelado a ela, uso este status.
Active – Uso para projetos ativos. Nunca tarefas (supôe-se que uma tarefa é uma ação pontual, então ou ela está resolvida ou é próxima ação).
Planning – Uso para projetos que estou destrinchando as próximas ações. Ou seja, eles estarão em andamento nos próximos dias.

Delegated – Uso tanto para tarefas quanto para projetos tocados por outras pessoas. Neste caso, pode valer a pena usar tags com o nome das áreas ou das pessoas responsáveis.
Waiting – Uso para tarefas e projetos que não dependem de mim, mas de uma resposta de alguém.
Hold – Uso tanto para projetos quanto para tarefas que precisam que outra coisa aconteça para que elas possam prosseguir. Por exemplo: preciso escrever um relatório, mas dependo do fim de uma ação para fazer isso. Ele fica com status “hold” enquanto isso.
Postponed – Uso tanto para projetos quanto para tarefas que foram adiados.
Someday – É a tradicional atribuição de “Algum dia / Talvez” do GTD. Uso tanto para tarefas quanto projetos que eu gostaria de executar, mas não tenho tempo para investir neles agora.
Canceled – Quando um projeto ou uma tarefa é deletado, mudo o status para Canceled antes de tickar, porque o Toodledo registra para as estatísticas e eu posso ter um registro do que foi cancelado.
Reference – Se você gostar de utilizar o Toodledo para lembretes e informações rápidas, pode usar este status. Eu até uso, mas pode ser substituído pela agenda. Exemplo de como uso: “lembrar de nunca enviar os relatórios para o e-mail X do fulano” como referência dentro de um projeto. Como não tem data, não cabe na agenda então uso aqui. Acho prático!

20 – As opções de prioridades são as seguintes:

3 – Top – Coisas urgentes.
2 – High – Coisas importantes, de preferência para esta semana (se não tiverem data).
1 – Medium – Coisas importantes, mas menos relevantes que a High, podendo ser feitas na semana que vem  (se não tiverem data) ou em outro dia (se tiverem prazo flexível).
0 – Low – Para fazer quando der tempo, depois de todas as outras.
-1 – Negative – Nem uso. Se for prioridade baixíssima desse jeito, sequer merece estar na minha lista.

21 – O Toodledo tem algumas opções de visualização que ajudam bastante com as tarefas e projetos. Por exemplo, se você clicar em “Show”, no menu azul que fica abaixo de “Tasks”, aparecerão algumas opções. Eis como eu deixo:

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21 – Não deixo selecionada a caixinha de “Recently completed tasks” porque, se fizer isso, aparecerão as tarefas que já “tickei”. Acho que fica muito poluído visualmente, então prefiro tirar. Acho importante a configuração das sub-taks como “Hidden”, porque isso significa que eu só vejo as tarefas de cada projeto se eu clicar para desmembrá-lo. Você pode testar as outras duas configurações para ver o que te atende melhor. Eu prefiro assim, esteticamente falando.

22 – Vale lembrar que, clicando no nome das colunas, você filtra as tarefas e projetos de acordo com seu atributo. Então, por exemplo, se eu estou vendo todas as minhas tarefas e projetos na área de responsabilidade “Casa”, se eu clicar no título “Context” da coluna, o Toodledo vai separar todas as tarefas por contextos. Se eu clicar no título da coluna “Goals”, mostrará as tarefas separadas por objetivos, e por aí vai. Dá para ir brincando. Particularmente, gosto de clicar em “Due date” no menu lateral esquerdo e então filtrar por “Priority”. Ele me mostra todas as tarefas com prioridade top, high etc que devo fazer naquele dia, e isso me dá uma boa orientação de onde deve estar meu foco.

23 – Outro ponto que é importante destacar é que o Toodledo permite que você imprima as suas listas, caso sinta necessidade. Você pode selecionar a página que quiser, com os filtros que quiser, e clicar no ícone da impressora no menu azul. Ou então pode usar um recurso mais interessante, clicando em “Tools” > “More” > “Printable Booklets”.

24 – Aproveitando que estou falando dos recursos do Toodledo, vou falar de um dos que eu mais gosto, que é o “Scheduler”. Você pode acessá-lo clicando em “Tools” > “Scheduler” (outro recurso disponível somente a partir da versão Silver). Este recurso serve para o seguinte: se você estiver sem inspiração, pode selecionar quanto tempo tem disponível, a área de responsabilidade que quer trabalhar e o contexto em que se encontra. Basta clicar em “Schedule me” que o Toodledo te dará sugestões do que fazer primeiro, com base nos atributos que você especificou ao criar as tarefas. Não é incrível? Ele mostra inclusive tarefas dentro de projetos como resultados. Por isso é legal investir um tempinho colocando a duração estimada para cada tarefa, porque aí esta ferramenta fica mais precisa.

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25 – Outro recurso do Toodledo que acho fascinante é o “Tools > “Statistics”. Com ele, você pode analisar como está investindo seu tempo – o sistema gera gráficos de acordo com as áreas de responsabilidade, os contextos, os objetivos e todos os outros atributos. Ou seja, você pode verificar que tem investido pouco em uma determinada área de sua vida, enquanto outra está tomando quase todo o gráfico. Também pode ver se está realizando mais tarefas urgentes ou importantes, se está cumprindo as tarefas no prazo ou sempre atrasando. Dá para fazer um balanço mensal da sua vida com este recurso.

26 – O Toodledo também tem um sistema de alarmes e lembretes, que eu não utilizo porque fico o dia inteiro trabalhando na ferramenta. Mas ele existe, caso você goste de ser avisado sempre que precisa trabalhar em alguma coisa. Você também pode sempre fazer backup das suas informações (em formato Excel, olha que maravilha), entre outras possibilidades. Todos esses recursos podem ser encontrados no menu “Tools”. Vale a pena navegar. Outros recursos interessantes: enviar tarefas para o Toodledo direto do seu e-mail, usar receitas do IFTTT, linkar tarefas com o Google Calendar e todos os aplicativos disponíveis para dispositivos móveis.

27 – Em termos de material de referência, a FAQ do Toodledo é fantástica e vale a pena o estudo quando começar a usar. Está em inglês mas, mais uma vez, basta jogar no Google Tradutor e dá tudo certo. Eles também gerenciam um fórum com usuários entusiastas que vivem falando sobre novidades, soluções e recursos. Há diversos vídeos tutoriais (em inglês), que são bastante explicativos e didáticos.

28 – Vale lembrar que o Toodledo foi uma ferramenta construída para ser utilizada com o GTD, então por isso ela é tão perfeita. Para mim, ela tem somente um defeito, que é estar disponível somente através do acesso online, mas isso é contornável através dos recursos de impressão. Não é o ideal, mas é contornável.

Por fim, este foi meu tutorial para aplicar o GTD no Toodledo e eu espero que tenha servido a seu fim. Qualquer dúvida, por gentileza, postem nos comentários. Vou adorar melhorar este tutorial respondendo as dúvidas de vocês.

101 Comentários

  1. Muito bom!
    Comecei a fazer um uso simplificado do Toodledo ha alguns meses e já estava achando útil. Agora vou poder usar mais e aproveitar melhor.
    Não sabia como gerenciar projetos, mas agora entendi que é preciso uma conta paga.
    Aguardo mais dicas/atualizações.
    Obrigado, Thaís!

  2. Olá Thais,
    Gosto muito do seu blog, e admiro não só sua organização e eficiência como sua disposição para ajudar às pessoas, que é o mais raro e importante dos três. Talvez você não tenha muita idéia, pois nem sempre comentamos aqui, mas de alguma forma seu trabalho tem influência na vida de várias pessoas. Mesmo a partir de coisas simples e cotidianas vc pode transformar a vida das pessoas, trazendo uma luz, motivando a conquistarem mais ordem no plano físico, que pode refletir para outros planos, e assim tenham uma vida mais realizada. Tenho muita gratidão pelo que tem me ensinado.
    Já li o livro e tenho começado a aplicar o GTD, imprimi seu guia do Evernote e comecei a entender um pouco o programa. Porém fico confusa ainda em saber se eu uso o Evernote e o Toodledo, se faço tudo no Evernote, enfim.
    Vivian

  3. Thais, muito, muito muito obrigada. Esse post eh fantastico e vai me ajudar a utilizar melhor o Toodledo. Abracos emuito sucesso.

  4. Thaiiiiiis,

    você não faz ideia de quanto esperei por este post!
    Foi muito engraçado o que aconteceu comigo.
    Comecei a tentar usar o Evernote, li muita coisa, vi vários vídeos, tentei usá-lo, mas achei nada intuitivo por causa das tags e tal.
    Então, resolvi migrar para o Toodledo, pois é task-oriented! Investi mais outro tanto de tempo lendo, vendo vídeos, lendo seu blog (vi que você também gostava dele!) e sofri um monte no começo tentando me adaptar e criar minha rotina (sou um caso crítico de desorganização e acúmulo de coisas pra fazer!). Quando eu estava nesse processo todo você começou a escrever os guias sobre como implementar o GTD no Evernote. Aí eu pensei: “Tá de brincadeira, né?” hehehe
    Não me rendi e continuei com o Toodledo. Aí agora vejo esse post! Estou a felicidade em pessoa. 😀

    Amo o seu blog. Acompanho você há algum tempo e nunca tinha feito nenhum comentário. Perdoe-me! Sou daquelas que apenas assiste, em geral.

    Quero parabenizá-la por todo seu trabalho e agradecer por todo o seu tempo e dedicação. É por causa de você, principalmente, que mantenho viva a esperança de que um dia terei jeito! 🙂

    Obrigada!
    Bjo

    • Lourena,

      O Toodledo é hoje (e já é há muito tempo) a ferramenta perfeita para o GTD. Tenho até um post sobre isso. Ele foi criado para o GTD.

      Porém, meu papel aqui, como organizadora profissional, é fazer testes. E não dá para testar de verdade sem usar, para ter uma experiência real da ferramenta e poder montar guias para os leitores. Não precisa ficar chateada. Só faz parte do meu trabalho. ;D

      Fico contente que goste do Toodledo porque ele é realmente a melhor ferramenta para uso do GTD.

      Beijo e obrigada por ter comentado.

  5. Acabei de mudar de celular, ao baixar o toodledo, pensei: “Nossa, vou precisar de um tutorial pra isso!!”

    Thaís, vc leu minha mente!!!
    Valeu por este, e todos os outros! O blog é um tutorial de vida!! XD

  6. Olá Thais, muito bom o seu guia, vou segui-lo e experimentar o Toodledo. Tenho três perguntas: vc já usou o Trello? Qual a sua opinião? E não achei o seu livro em versão digital, onde posso encontra-lo? Muito obrigado.

    • Usei bem pouco. Como eu tenho MUITA informação, acho que fica visualmente poluído para mim.

      A versão digital infelizmente ainda não saiu. Estou aguardando a publicação pela Amazon também.

  7. Thais, amei este post!!!

    Sou iniciante no GTD, mas já era simpatizante do Toodledo.
    Só que como não sabia usar adequadamente as opções que a ferramenta oferece e passava uns tempos sem usá-la.
    Quando li o post de hoje pensei logo: era disso que eu precisava!

    Muito grata pela sua dedicação e paciência em montar este guia para nós!

  8. Olá Thaís, gostaria de saber como você fazia para gerenciar tarefas e projetos quando usava a versão gratuita do Toodledo.
    Muito obrigada por tudo e parabéns pelo seu maravilhoso trabalho.

      • Efetivar as orientações do blog é meu objetivo de 30.000 mil pés!!!! Diariamente acesso seu blog e me delicio com suas dicas, mas confesso que tem sido difícil para mim operacionalizar as mudanças necessárias, mas sem o Vida Organizada estaria perdida.
        Com esse último post sobre GTD e Toodledo criei coragem e lancei todos os projetos no Toodledo. Segui a sequência até o número 16, então como a minha versão é a free fiquei em dúvida com relação as subtarefas. Assim, lancei no tag de cada task somente a primeira subtarefa, pensando que ao concluí-la, devo deletá-la e lançar a seguinte subtarefa. É isso mesmo?

  9. Oi, Thais. Parabéns pelo blog, tem-me sido muito útil. Uma dúvida: então e como funciona a questão das pastas das metas a 1 e 2 anos, objectivos de vida, etc, no Todleedoo? Muito obrigada, beijinhos. Ana

  10. Thais, seu blog é um vício para mim (rsrs)! Há bastante dias tenho tentado tirar um dia no final de semana para exaurir todos os posts seus que quero ler e acho que no próximo sábado irei conseguir. De qualquer modo, você me inspirou a aplicar o GTD pelo Evernote e, embora eu ainda possua muitas dúvidas, posso dizer que é uma alegria ver o progresso que tenho atingido nas últimas semanas. Muito obrigada, você é fantástica! Um grande beijo.

  11. Olá,
    Li o seu belo guia do GTD com Evernote e suas considerações sobre as três ferramentas, GTD, Evernote e Toodledo e fiquei em dúvida. Você replica todos os projetos no Evernote e no Toodledo?

      • Eu coloco tudo que é informação no Evernote mas não gerencio minhas tarefas lá.
        Usei o Toodledo há muitos anos e abandonei porque não gostava da interface com o Mac e no fim também não encontrei nada melhor. Estou num impasse: aplicar todas aquelas tags e subtags que você mostrou (quase fui na palestra dO sábado) ou manter meus cadernos e colocar os projetos no Toodledo.
        É claro que cada um terá seu próprio jeito de usar as ferramentas, mas fiquei tão entusiasmada com seu blog, seu livro e suas experiências que gostaria de saber um pouco mais sobre as conclusões do processo todo.
        Agradeço cada instante da sua atenção.

  12. Efetivar as orientações do blog é meu objetivo de 30.000 mil pés!!!! Diariamente acesso seu blog e me delicio com suas dicas, mas confesso que tem sido difícil para mim operacionalizar as mudanças necessárias, mas sem o Vida Organizada estaria perdida.
    Com esse último post sobre GTD e Toodledo criei coragem e lancei todos os projetos no Toodledo. Segui a sequência até o número 16, então como a minha versão é a free fiquei em dúvida com relação as subtarefas. Assim, lancei no tag de cada task somente a primeira subtarefa, pensando que ao concluí-la, devo deletá-la e lançar a seguinte subtarefa. É isso mesmo?

  13. Olá Thais,

    Muito obrigado pelo post.
    Comecei a usar o Toodledo e tenho uma conta Silver.
    Tenho vários livros técnicos que preciso ler (meu trabalho exige) e gostaria de uma dica de como colocar isso no toodledo. Pensei em criar um projeto para cada livro e os capitulos como tarefas, mas não sei se essa é a melhor forma, além de dá muito trabalho para digitar cada titulo dos capitulos (somente um dos livros tem 35 capitulos).

    Estou ansioso esperando o seu livro na amazon.

    Abraços.

    • Já fiz isso e vi que, para mim, não dá certo. Eu não me programo para ler livros, somente quando tenho que ler alguns capítulos específicos até determinado prazo, com qualquer finalidade.

  14. Oi Thais!

    Estou pensando em gerenciar minhas próximas ações e projetos no Toodledo.

    Gostaria de saber como você faz com material de suporte a projetos. Basicamente, os meus são: notas no Evernote, emails e arquivos que mantenho em pastas no Windows. Você coloca links nas suas tarefas?

    Como sou usuário do Evernote há muito tempo, tenho dificuldades para visualizar maneiras de lidar com referências em softwares “menos robustos”.

    Abraços,

    • Estou tentando conciliar novamente, mas ainda não cheguei a um modelo definitivo. Uma boa é linkar as notas nos projetos do Toodledo, mas acho trabalhoso. Enfim, me fale como você está fazendo, para trocarmos ideias. 🙂

      • Oi Thais.

        Linkar está funcionando bem pra mim!

        Funciona quando é uma nota do evernote (abrindo o app do windows) e quando é email.

        Quando é um link para uma pasta do Windows, o Toodledo não “lê” como link, o que me obriga a copiar e colar o endereço… Mas como uso pouco links para pastas, não é prejuízo!

        Estou com dúvidas em como lidar com tarefas e compromissos agendados, que também estão Google Calendar

        Como existem informações extras e importantes sobre esses compromissos ou tarefas, eu gosto de criar uma task no toodledo e um compromisso na agenda do google (já que o Toodledo não possui agenda tão boa quanto). A questão é o status que eu marco essa “task”. Estou usando o postponed, mas não considero o ideal.

        Você mantém tarefas e compromissos agendados no Calendar e no Toodledo? Organizi-os como?

        Abraços,

        • Acho que é legal não deixar duplicado. Eu faço assim: deixo tudo (com datas) no Toodledo e deixo a agenda do Google somente para ir marcando o que tem data E hora.

          Durante a minha revisão semanal, eu vejo o que eu tenho que fazer naquela semana que demande tempo e insiro na agenda, mas muito excepcionalmente. E só na revisão semanal. Não insiro para outras semanas.

  15. Thaís, após 1 mês de férias, eis que tenho agora um plano completo pra vida por sua causa! Reflexão de valores, objetivos, metas, projetos, tarefas, GTD na prática… Casa destralhada, organizada, mais leituras diárias, menu semanal organizado, flylady missions sendo executadas, zero-inbox … ufa! Eu diria que out/2014 foi um mês divisor de águas pra mim, graças às informações que encontrei no seu blog. Obrigada, de coração!
    Toodledo também entrou pra lista das novidades na minha vida esse mês e eu tenho amado o “scheduler”, sensacional!

    Uma dúvida: você consegue visualizar uma lista só das tarefas com sub-tasks no Toodledo? (visão geral de projetos?)
    obrigada!
    Livia

  16. Estou amando o Toodledo, finalmente estou conseguindo por um pouco de ordem no meu trabalho e em casa. Gostaria que vc me ajudasse em relação a função REPEAT. Já coloquei para algumas tasks (com due date e start date), mas a task fica aparecendo como overdue e não aparece para o dia que coloco para repetir (como uma vez por semana por exemplo). Não sei se fui clara…

  17. Cara Thais, vou dar um exemplo para ver se explico melhor. No trabalho tenho uma atividade que tenho que executar toda quinta-feira. Então adicionei a task, coloquei como start date HOJE (pois adicionei a tarefa hoje) e coloquei como due date a data da próxima quinta (20/11), então fui na função repeat e coloquei Weekly. Já sei que no dia 20. A task vai aparecer como o dia para ser executada, mas qdo chegar dia 21 ela vai aparecer como overdue. Gostaria que ela aparecesse para ser executada na quinta-feira seguinte (27/11) e assim sucessivamente. Como devo proceder então? Desculpe a insistência, mas é que trabalho com muitas tarefas repetitivas. Beijos e muito obrigada por me inspirar sempre!

  18. Cara Thais, muito obrigada pela sua orientação, deu certinho (uso da função repeat). Tirei uma semaninha de férias e estou aproveitando para fazer uma revisão no Toodledo. Já refiz os todos GOALS, então estou agora refazendo todos os projetos. Como o meu Toodledo é a versão free, coloquei nas tasks as tarefas e na tag das tarefas os projetos, é assim né? Mas eu quero fazer uma reformulação geral dos meus projetos. Como faço para deletar todas as tags que criei? Parece que elas permanecem como se estivessem em algum banco de dados, o qual eu quero deletar, como faço isso? Pois quero que fiquem agora somente os projetos (tags) que estou reformulando…

  19. Thais, nem imaginas o quanto eu tava meio perdida nesse Toodledo! Eu usava o Wunderkit, ele começou a apresentar problemas, daí desisti dele e fiquei só com o Google Calendar, para coisas mais rotineiras e repetitivas, como a rotina mensal de trabalho, assim como também para os compromissos e datas de entregas de trabalhos de faculdade( o que na verdade não ajuda muito em termos de começar a fazê-lo e só quando concluí-lo). Quando você, em algum post indicou o Toodledo, fiquei curiosa, mas veio o Wunderlist e decidi dar mais uma chance. Não consegui me adaptar mais. Então fui fuçar no Toodledo e achei bem legal, mas não me interessou por ser todo em inglês e não consegui ainda ligar as outras abas com a “tasks”, é isso, não há necessidade? Agora vi o seu Guia e me esclareceu alguns pontos, me ajudou bastante! Eu estou utilizando o Microsoft OneNote para meus projetos, mas sinceramente estou pensando em desistir, por ser mais offline, no sentido de não ter interesse em usar em outras plataformas, e ser obrigada a ficar no computador para mexer nele, apesar de me ajudar visualmente. Acho que prefiro colocar projetos no papel mesmo, em pastas fisicas e folheá-las. Na verdade ainda peco muito nos meus projetos devido a isso, falta de tempo de planejar as proximas etapas e principalmente não conseguir deslanchá-los por falta de verba ou tempo para investir neles.

    Enfim fica o desabafo!

  20. oi thais,

    vamos lá, eu estou ha quase 1 ano focada no Evernote! Amo a plataforma e faço todo mundo baixar para poder trabalhar de uma forma mais simples e rápida.

    mas tenho serias dificuldades em relação as tarefas no evernote. Acho que fica muito extenso ter uma nota para cada tarefa. Mesmo com as formas de busca, não sei, não acho tao simples. vi este seu post sobre o toodledo e achei maravilhoso. mas ai pergunto: como conciliar evernote e toodledo?

    Pensei na seguinte forma>

    > evernote: referencia geral, projetos (MPN), suporte a projetos, metas, objetivos, (30.000ft, 40.000ft e 50.000ft)

    > toodledo> projetos e ações

    Estou em confusa quanto a isso. Poderia me ajudar?

    Amo demais o blog! paragens pelo trabalho!

    bjs

      • Ah legal!!

        Achei que só eu estivesse com essa dificuldade.

        Ficarei aguardando esse post!

        Enquanto isso vou fazendo alguns testes também.

        Só não quero desistir do método.

        bjaooo

  21. Prezada Thaís,

    Mais um aqui que leu sua série sobre GTD no Evernote, implementou, e virou outra pessoa. 🙂

    Mas, com tanta gente, e principalmente você, falando que o Toodledo é “tudo” (risos), e que foi feito pra GTD, eu já instalei no smartphone, criei minha conta, mas estou com alguma dificuldade em imaginar como conciliar harmonicamente o GTD no Evernote e no Toodledo.

    Ainda não paguei a conta Silver. Estou com medo de pagar e depois não me adaptar. 😛

    Pra mim o principal problema do Evernote é que não dá pra filtrar as tarefas por mais de uma tag durante a busca. Exemplo: quero filtrar as tarefas de “prioridade alta” do contexto “@ Casa”. No Evernote for Windows é perfeitamente tranqüilo fazer isso. Mas no app do Evernote para Android e/ou Evernote Web isso é impossível, e tirando o tempo em que estou no escritório, a maior parte do tempo eu fico só com dispositivo móvel na mão.

    Com poucas tarefas fica fácil gerenciar, mas à medida que o número de tarefas vai crescendo ao longo das semanas de uso do GTD, vejo a dificuldade aumentar. Acho que o Toodledo vai ser minha solução.

    Enfim, resumindo, só queria dizer que eu também aguardo ansiosamente pelas suas idéias e reflexões sobre a harmonização entre Evernote e Toodledo.

    Um grande abraço e FELIZ 2015!

    • Nesse caso você tem que usar o que funciona melhor para você. Não adianta ser a melhor ferramenta do mundo se não funciona para o que a gente precisa. Faça um teste com o Toodledo!
      Obrigada!

  22. Bom dia Thais, tudo bom?

    Uma dúvida: quando vou iniciar novos projetos ou tarefas, em qual Goal é mais aconselhável eu atribuir a eles? Os meus de short-term estão todos interligados ao de long-term e esses consequentemente aos de lifelong.

    É melhor dessa maneira eu sempre associar aos de short-term ou ir direto para os de lifelong?

    Obrigado, parabéns pelo blog. 🙂

      • Ok. Obrigado pelo tutorial, quando acessei o Toodledo pela primeira vez achei horrivel, mas seguindo suas dicas percebo que é um programa de grande potencial. Uma função que eu descobri que você não comentou aqui foi a aba Habits, bem bacana.

        Até!

  23. Thaís, uso o Toodledo também como agenda. Você acha que pode atrapalhar?

    Coloco a data dos compromissos na coluna “due time” para ter o controle.

    Beijos,

  24. Olá, Thaís

    Antes de mais nada: Parabéns pelo blog e pelo trabalho que você desenvolve aqui. Tem me ajudado muito.
    Desde o ano passado venho aos poucos implantando o GTD.
    Segui todo o passo do seu manual para Evernote, li seu livro e agora estou lendo o do David Allen.
    Mas fiquei com uma dúvida no uso da ferramenta: por que não usar só o Toodledo?? Achei ele muito legal, mas queria entender como você usa no dia a dia ele, o Evernote e o GCal. O que você coloca em cada? Como escolhe?
    A difereça do Gcal e do Toodledo ou Evernote estão claras para mim, mas como usar os dois últimos sem ficar repetitivo?
    Desculpa, se já tem isso aqui, procurei mas não encontrei. E obrigada pela atenção!

    Um grande abraço,
    Luana

  25. Thais,
    Como você faz a integração entre Toodledo e Google Calendar? Eu gostaria que quando eu definisse um due date/timer pra tarefa, ela aparecesse no Calendar naquele horario. Tentei pelo IFTTT, mas não tem como criar uma receita assim.

  26. Olá Thaís!

    Já faz algum tempo que leio seu blog e gosto bastante do conteúdo. Sinto que preciso me organizar e estou na busca da ferramenta perfeita.

    Não tinha gostado do Evernote, acho que tem coisa demais pra mim. Tentei o OneNote, já que tem no laptop do trabalho e pessoal, assim como opção mobile. Esta última deixa bastante a desejar, ao menos nos smartphones que tive e tenho, quando tentei usar é uma lentidão sem fim.

    Eis quando lembrei que você mencionava o Toodledo. Me parece uma ótima, criei a conta free e comecei a fuçar. Depois de alguns dias que tive a brilhante ideia de buscar algum manual teu e achei, felizmente. Agora vou ler com mais calma e investir um tempo em parametrizar e inserir na rotina do dia a dia.

    Estava olhando no Toodledo e existe uma parte onde pode indicar uma pessoa que te informou sobre ele. E como você foi a fonte desta informação, queria saber se pode enviar seu e-mail para que eu possa inserir? Ou caso você não queira, tudo bem. Só pensei de fazer justiça quanto à mostrar para o Toodledo que você ajuda e bastante na divulgação e captação de usuários 😉

    Obrigado e bom dia!

  27. Oi Thais,

    Resolvi testar novamente o Toodledo depois de me aprofundar mais no GTD (curso da Call Daniel e o seu workshop). Estou com a conta Silver e estou gostando.

    Deixei o Evernote apenas para referências, pois é uma importante ferramenta de captação e arquivo de documentos importantes (divido cadernos com meu marido e com meus alunos).

    Uma dúvida: estou usando a aba “outlines”para “detalhar” meus projetos e o que precisa ser feito (tipos subtasks mesmo). Acho que a visualização é mais “clean”. As coisas que demandam ações minhas, eu copio e colo na aba tasks (incluindo todos os detalhes relacionados a tempo para execução, deadline e goals). O que você acha essa maneira de utilizar a ferramenta? Conhece alguém mais que usa assim?
    Bjs,
    Milena.

    • Acho bem interessante. No Fórum do Toodledo eu já vi algumas pessoas que utilizam as Outlines para projetos. Nunca testei! Prefiro fazer na aba Tasks mesmo, mas parece ser eficiente também.

  28. Pessoal, paguei língua, nunca quis usar o Toodledo porque acho ele feio pra caramba, e um dos meus requisitos é que tem que ser bonito e funcional.
    Bom depois de ler este post resolvi fazer o teste de umas vez por todas… pessoal, o Toodledo é animal!!!
    Ele é feito de início mas quando vai adicionando as informações até que fica legal. Que sistema mais completo wow!!!

  29. Olá Thais, gostei muito do seu espaço e de suas dicas de organização.
    Por ventura encontrei-o na mesma época que instalei o toodledo perdido no play.
    Venho há somente duas semanas usando ele mas estou em uma dúvida que penso ser redudante: porque utilizar os contextos se há as localizações para organizar onde fazer as tarefas?
    Outra dúvida, na versão paga podemos atrelar as tarefas aos lugares já geolocalizados para que assim o toodledo nos lembre de fazer em algum momento estando perto dessas localidades?
    Você sabe algum aplicativo para android free que faça isso? Eu sei que tem o geobells que trabalha neste sentido mas é pago e não é brasileiro.
    Obrigado e parabéns pela organização.

    • Contexto não é localização – isso é uma confusão comum. Contexto é situação.

      Por ex, você pode realizar algo cuja localização seja sua casa, mas seu contexto pode ser: online, ao computador, ao telefone etc.

      Sobre a segunda dúvida, acredito que não faça. Não conheço app que faça, ams deve existir. Eu sou cética com relação a isso porque prefiro conferir manualmente que depender de um sistema que pode falhar nas notificações.

      Abs

  30. Oi Thais,

    Estou usando o Toodledo e adorando! Mas tem uma coisa meio chata, as colunas não aparecem todas na tela. Você sabe se tem como alterar isso nas configurações ou só mesmo usando um monitor maior? Obrigada!

  31. Essa questão de colocar a Start Date com data do dia que esta criando a tarefa, acho que pode atrapalhar quando a mesma tem repetição, isso porque notei que quando a tarefa vai se repetir a Start Date é alterada conforme o Repeat.

  32. Olá Thais!
    Estou “trazendo”meus projetos do evernote para toodledo, deixando no evernote apenas as MPN e os arquivos de suporte. Gostaria de saber como faço no toodledo para visualizar apenas as tarefas com subtasks (projetos).
    Para mim ficou bem mais prático organizar dessa forma, a única dificuldade mesmo foi visualizar só os projetos.
    Obrigada!

  33. O toodledo não está sincronizando (na conclusão de tarefas) com os meus dispositivos.
    Acontecem com você também?

      • No meu celular não sincronizava direito não…
        Aí deixei de usar o toodledo, que apesar de ter a funcionalidade do gerenciamento de tempos nas tarefas estava me deixando na mão com essa falta de sincronia.
        Aí resolvi usar o ticktick que é só um aplicativo de tarefas mas resolve bem o gtd diário (incompleto.

        • Diego, no meu celular descobri que as vezes não funcionava a sincronização pelo fato da memória interna estar cheia (lembrando que não tem a ver com a memória do cartão sd). Isso acontece também com a sincronização dos calendários do google.

  34. Oi Thais!
    Já faz um tempo que acompanho o blog, mas acho que é a primeira vez que comento.
    Parabéns pela qualidade do teu trabalho, ao mesmo tempo completo e objetivo!
    Percebi que não mencionaste sobre o “inbox” / “caixa de entrada”.
    Como fica a tua etapa de “collect” no toodledo então..?
    Abraços e obrigada!

  35. Olá Thais!
    Tenho usado o evernote para gerencia as tarefas, segui o guia de aplicação do GTD no evernote, depois de alguns meses confesso que sinto dificuldades de gerenciar as tarefas ali, então agora estou pensando em testar o toodledo. Como é um tempo de teste, eu gostaria de usar apenas a versão free pra vê se funciona melhor gerenciar as tarefas no toodledo. Como a versão free não dispõe a opção de subtasks, vi aqui que você sugeriu usar tags para identificar projetos. Mas tive outra ideia, quero saber o que você acha. Você acha que funcionaria eu usar o Folder para identificar os projetos e as tags para identificar as areas de responsabilidades? Pela sua experiencia com o toodledo isso poderia funcionar também? Obrigada!

  36. Muito obrigada Thais por este tutorial. O meu chefe me falou desta ferramenta e quero usar porque as coisas estão a “aquecer” no serviço e tenho cada dia mais e mais coisas para fazer e por vezes me dinto perdida. Muito obrgiada pelo tutorial. Uma pergunta: que livros recomendas para que está a aprender o GTD?

  37. Olá Thais. Novamente agradeço muitíssimo por sua disposição em compartilhar conhecimento e pelo blog. Tem sido uma verdadeira maravilha pra mim ! O motivo do comentário aqui é que estou com duvida quanto a utilização do ” Repeat ” no Toodledo. Tenho algumas tarefas laborais que são ações pontuais, porém necessito repeti-las em determinado tempo. Minha duvida é se apos executar ação, modifico o “repeat” para o tempo adequado e “ticando” no quadrado esquerdo, ela aparecerá como concluída. No tempo em que determinei repetir a ação ela aparecerá novamente ? Desculpe a ignorancia na explicação, pois ainda estou engatinhando com o Toodledo.

  38. Olá Thaís, boa noite.

    Primeiramente saiba que o seu site, assim como seu trabalho é de extrema importância para muitas pessoas, e me incluo nesta lista. Descobri o seu site por acaso, assim como descobri o método GTD. Lembro que desde criança sempre fui muito organizado, lembro que estava sempre utilizando agendas, calendários e outras formas de organização, tanto da faculdade como também na escola. Mas foi com a inovação tecnológica que percebi a vantagem e a facilidade de ter um método de organização para ajudar na execução das tarefas. Assim, por gentileza e diante das possibilidades, gostaria que nos ajudasse a trabalhar com o método GTD no aplicativo OMNIFOCUS, fazendo um artigo idêntico ao Toddledo ao explicar sobre a inserção de tarefas e projetos.
    Obrigado pela atenção e parabéns pelo excelente trabalho.
    Abraços Eduardo Lima.

    • Olá Eduardo,

      Eu tenho o Omnifocus no Mac mas nunca consegui usar. Nunca foi atrativo para mim.

      Porém, a ideia de fazer esse guia está coletada e pretendo fazer um dia sim.

      Obrigada por comentar!

  39. Oi Thais,
    Estou começando o GTD e procurando a ferramenta ideal para mim. A princípio, tentei montar um esqueleto no Evernote, mas confesso que fiquei muito confusa. Eu também não tenho tantos projetos ou necessidade de material de suporte a eles, então estou achando que o Toodledo é mais coerente com as minhas necessidades.
    A minha principal dúvida está com o conceito de “Inbox” no app. O Todoist e o Evernote tem isso e é algo muito necessário para mim. Como você faz para aplicar no Toodledo?
    Você pretende fazer um post desse estilo sobre o Todoist?

    Obrigada! 🙂

  40. Olá!!

    Comprei a conta Silver pelo IOS há 3 dias e apesar de ja ter sincronizado com o APP ios com a conta WEB, não consigo visualizar meios de colocar tags… Como faço pra usar que os recursos da Silver na web? Obrigada!

  41. Boa tarde Thaís,
    nos projetos eu devo inserir prioridade? Ou só nas subtasks e taks que não fazem parte de projetos?
    tem um jeito de quando selecionar por prioridade aparecer só as tarefas e não os projetos tb?
    obrigada

    • Não precisa inserir em nenhum lugar – você pode analisar a prioridade diariamente ou na revisão semanal (dos projetos). Ou pode inserir antes também. Fica a seu critério. Precisa experimentar o que funciona melhor para você.

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