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Hoje o post traz a Parte 10 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Chegamos ao nosso último post, quando falaremos sobre a execução diária. Ou seja: depois de organizarmos todo o nosso sistema dentro do Evernote e planejarmos a nossa semana, como devemos manusear nossas tarefas diariamente?

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

Aviso de atualização em dezembro/2015: Quando escrevi este post, em 2014, eu não tinha feito os cursos diretamente com o David Allen e, por isso, estou revisando esta série um ano depois para aprimorar alguns conceitos. Se você já leu esta série antes, peço que releia e encontre notas como esta ao longo do texto para conferir as atualizações.

Outro ponto importante: Este modelo pode parecer complicado para quem estiver começando a usar GTD, e é mesmo. Ele foi feito, como disse ali em cima, para quem já usa o método e queria um modelo mais completo. Não falo isso por besteira, mas porque é bem complicado assimilar conceitos com os quais você não está familiarizado. Caso seja iniciante no GTD, recomendo que comece pela série Aprenda GTD e não use este guia. Obrigada.

O que o GTD fala sobre execução

Todo o GTD existe para melhorar nossa experiência de execução. Não queremos trabalhar apagando incêndios, sem o mínimo de planejamento e perdendo prazos. Queremos saber planejar e fazer a coisa certa na hora certa, sem dúvidas, deixando a nossa mente tranquila como água.

No livro, o David Allen fala que a nossa execução deve ser pautada pelos seguintes critérios (nessa ordem):

  1. Contexto
  2. Tempo disponível
  3. Nível de energia
  4. Prioridade

Portanto, o que o David está dizendo é que, quando a gente estiver procurando alguma coisa para fazer, é para olhar nesta ordem: contexto em que está inserido (por exemplo: @ casa), tempo disponível (ex: 20 minutos), nível de energia (estou disposto ou indisposto?) e prioridade (o que for mais importante vem antes). É assim que a gente decide o que deve ser feito quando tem tanta coisa para fazer a não sabe por onde começar. Essas decisões a gente toma ao executar.

O David tem três pontos sobre a execução. O primeiro, como falei, foi o de definir o que fazer de acordo com o contexto, tempo, energia e prioridade. O segundo ponto diz respeito ao planejamento e aos imprevistos. No nosso dia a dia, executamos três tipos de trabalhos:

  1. Trabalhos pré-definidos, que planejamos em nossa revisão semanal
  2. Trabalhos que aparecem no dia (urgências, imprevistos)
  3. A definição do seu trabalho (ou seja, o tempo que a gente leva coletando, processando, organizando, planejando etc.)

No post anterior, sobre o planejamento semanal, eu comentei a importância de a gente deixar períodos do dia para esses trabalhos que não foram planejados, porque eles inevitavelmente acontecerão. O que é interessante aqui é que, quanto mais autonomia você tem no seu trabalho, mais consegue planejar os seus dias. Cargos mais operacionais costumam ter que deixar muito mais horas dedicadas a esses trabalhos do tipo 2. Esses são os três tipos de coisas que você acaba fazendo no seu dia a dia. Eles servem para você ter uma ordem de execução – se tiver que escolher o que fazer primeiro, deve antes de qualquer coisa fazer o que você se propôs a fazer naquele dia (ou seja, olhar sua agenda ou seu calendário), depois lidar com os imprevistos ou trabalhos que entraram e só então cuidar da sua organização – processar tarefas, organizar seu sistema e por aí vai. Eu gosto de falar sobre isso porque eu sou aquela pessoa que, se deixar, fico o dia inteiro “organizando o meu sistema”, porque gosto muito de fazer isso. Se eu não tiver disciplina para fazer o que me propus a fazer (e o GTD é todo em cima disso – da disciplina), então milagres não acontecerão. Se eu, no meu planejamento semanal, estabeleci que tal coisa deve ser feita em tal dia, é porque realmente precisa ser feita. Não é uma lista de desejos. E esse é o aprendizado que a gente tira a cada revisão semanal – aprende a distinguir o que tem prazo realmente do que é só vontade.

O terceiro ponto do David é sobre os horizontes – o GTD vertical. Foi como montamos toda a nossa estrutura do Evernote, porque faz sentido. Este terceiro ponto também serve para a gente tomar decisões de execução. Veja, se você estiver em dúvida se deve ou não executar uma tarefa, ou então decidir entre duas tarefas muito importantes, ou dois projetos que são prioridade, basta “desempatar” pelo critério dos seis níveis.

Suponhamos que você tenha apenas 1 hora sobrando no seu dia e 2 tarefas igualmente importantes: mesmo contexto, mesmo nível de energia, mesma prioridade. Qual delas você deve fazer? Basta passar para o nível seguinte e se perguntar: alguma delas faz parte de algum projeto? Se sim, você faz essa ação. Você prioriza a que está um nível acima – ou seja, não é uma ação pontual, mas diz respeito a um projeto maior, que tem outras ações dependentes desta que você está prestes a fazer.

Agora, suponha que as duas ações estejam ligadas a projetos, ou nenhuma das duas esteja. Então você parte para o próximo nível, que é o de áreas de foco. Quando a gente estuda nossas áreas de foco, pode perceber que dá mais importância para uma que para outra, gerando um desequilíbrio. Se você estiver buscando esse equilíbrio, deve então executar a ação que esteja relacionada a essa área que você quer equilibrar. Veja só que interessante, como o GTD traz qualidade de vida em pequenas decisões como essa.

Mas pode acontecer de ambas as ações estarem relacionadas à mesma área de foco (trabalho, família ou outra). Então você se pergunta se ela está ligada a algum objetivo maior, de 1 a 2 anos. E por aí vai, até chegar ao último nível. No final das contas, pode ser que a ação seja decidida por um dilema moral seu, só seu. Ambas as ações são importantes, estão relacionadas a projetos, mesma área de foco, correspondem a objetivos de curto e longo prazo, mas uma delas não contribui em nada para algo que você tem como um grande valor seu, ou princípio. Pode envolver até mesmo questões éticas. Então você saberá decidir. Sua decisão não foi tomada às cegas, mas com respaldo. Você fica com a consciência limpa, sabendo que a escolha que você fez é coerente, e não fica se lamentando por isso. Isso é o GTD.

Na prática

Ao chegar no trabalho, a primeira coisa que você deve não é abrir seus e-mails nem sua lista de ações, mas a sua agenda ou calendário. Se você estiver usando a agenda do Google, abra a agenda do Google. Se estiver fazendo a agenda no Evernote, abra a agenda no Evernote. Se estiver usando agenda de papel, abra sua agenda de papel. O mesmo vale para todas as outras agendas.

O que terá ali? Na sua agenda, no dia em questão, terá o que você priorizou quando montou seu planejamento semanal. O que está ali é o que irremediavelmente deve ser feito, independente das condições. “Ah, mas não vou conseguir fazer tudo isso”. Se você acha isso, então você mentou o seu planejamento errado. Fica como lição para o próximo. Colete essa informação para relembrar na próxima revisão e comece a trabalhar.

Na sua agenda, você verá três tipos de tarefas:

  1. Compromissos com data e hora, como reuniões, consultas médicas e jantares
  2. Tarefas que demandam atenção ou levam mais de meia hora para serem feitas
  3. Tarefas e lembretes mais rapidinhos, que você pode fazer encaixando ao longo do dia, nas frestas entre um trabalho e outro

Eu costumo usar duas cores na minha agenda – uma cor padrão para as tarefas de tipo 1 e uma cor de menos destaque para as de tipo 2 (clique aqui para ver como fazer). As de tipo 3, eu deixo como “compromissos de dia inteiro”, o que significa que elas não ocuparão espaço ao longo do meu dia, mas aparecem lá em cima, antes dos horários. Assim:

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Esse é o print de um dia aleatório pego na minha agenda. Camuflei alguns compromissos para não expôr nomes e lugares, por questão de privacidade. Nesse dia, eu trabalhei em casa, o que foi bom. Eu costumo trabalhar das 8 às 19, porque faço duas horas de almoço para poder levar meu filho na escola, mas isso pode mudar no dia a dia, dependendo dos compromissos. O que eu sabia, nesse dia, é que teria dois compromissos com data e hora: uma reunião de manhã e um almoço combinado. Tive duas tarefas de trabalho mais demoradas (a revisão semanal e a revisão de um documento grande) e duas tarefas pessoais que precisei bloquear um tempo no meu calendário (preparar o jantar e estudar inglês). São tarefas que eu sei que vou fazer, sei que levam tempo, então acho importante colocar na agenda, porque posso dimensionar melhor quanto tempo eu tenho. Percebam que eu inseri também o período em trânsito até a minha casa, depois do almoço, para não correr o risco de alguém marcar uma reunião, por exemplo, achando que eu estavisse livre. Eu também sei que verei meus e-mails duas vezes no dia, então inseri as duas vezes em que isso aconteceria.

Na prática, o que está em azul não pode ser mudado, mas o que está em cinza, sim. Isso significa que aquilo não tem data e hora certa para acontecer – posso manusear à vontade. Por exemplo, eu poderia estudar inglês das 22 às 23, se eu quisesse, ou fazer o jantar mais cedo. Também poderia checar meus e-mails em outros horários, ou trocar a revisão semanal pela revisão do e-book. São eventos que posso manusear. O que está em azul não.

Outra coisa a se observar ali em cima: os lembretes que aparecem antes dos horários. Você pode optar por colocar na sua agenda ou no seu Tickler, no Evernote. Não há certo ou errado – veja o que facilita para você. Dá na mesma.

Por fim, gostaria de chamar atenção para o seguinte fato: vocês estão vendo períodos vazios ao longo do meu dia? Significa que eu fiquei sem trabalhar nesses horários? Não não! Significa apenas que não pré-determinei nenhum trabalho – deixei esse tempo para possíveis imprevistos. Caso não apareçam imprevistos, eu vou ficar sem fazer nada? Óbvio que não. Vou trabalhar nos pontos do David que discuti acima: contexto, tempo, energia e prioridade. E assim vão os meus dias.

Isso significa que eu sigo a seguinte ordem, de acordo com o GTD:

  1. Faço tudo o que tem na minha agenda, que eu planejei para este dia
  2. Vejo o que tem no meu Tickler do Evernote (que nada mais é do que um sistema de agenda, de lembretes), que são as tarefas que preciso executar hoje
  3. Trabalho nas minhas listas de próximas ações de acordo com o contexto, tempo, energia e prioridade

Sem segredo, é assim que a gente vai executando, dentro do GTD. Não perdemos prazos, nem prioridades, nem deixamos de fazer alguma coisa pelo simples fato de esquecê-la ali. Não, para isso temos a nossa revisão semanal, que nos “obriga” a ver tudo o que precisamos fazer e priorizar semanalmente. Nenhum veio fica aberto desse jeito.

Utilizando atalhos no Evernote

Para facilitar sua experiência no Evernote, você não precisa ficar procurando tags enquanto trabalha. O Evernote tem um recurso de atalhos que, para visualizar, basta você clicar em Exibir > Painel esquerdo > Mostrar atalhos. Ele ficará no topo da sua barra lateral esquerda. Ali, você pode colocar atalhos para notas, cadernos e tags específicas.

Dessa maneira, tudo o que preciso saber para executar está facilmente acessível, sem ter que ficar procurando ao longo do dia. Caso eu precise de algo que não esteja ali, é muito fácil de encontrar também – seja pelas tags como pela busca. Porém, com os atalhos, não preciso fazer isso o tempo inteiro.

Para enviar uma nota, tag ou caderno para os atalhos, basta clicar com o botão direito em cima dela e em “Adicionar a atalhos”.

Encerramento

Pessoal, estou encerrando aqui hoje a nossa série sobre o GTD no Evernote. Esta foi uma série para quem já usava o GTD e já conhecia o Evernote, mas buscava um “norte” para configurar o sistema. Espero de verdade que este guia tenha ajudado. Todos os posts deste guia podem ser encontrados na tag: Guia definitivo GTD e Evernote.

Lembre-se que, com o tempo, é muito saudável testar o que funciona melhor para você e ir testando mudanças, sempre no sentido de simplificar e deixar seu sistema mais prático. Pode parecer que tem muita coisa para manusear no começo, e isso requer disciplina até virar algo natural. Para mim, é um modelo que considero simples de seguir, mas no começo tive que conferir minhas próprias orientações muitas vezes. Portanto, se vocês vêem que é um modelo que funciona e que pode trazer benefícios para a sua produtividade, peço que testem com carinho durante algum tempo, porque só assim a gente consegue fazer algo virar hábito mesmo. Se depois de uns dois meses testando (testando de verdade) você achar que pode mudar algo, faça! Promova essas mudanças, mas pelo menos você promoverá mudanças com base em sua experiência do que funciona melhor para você.

E é isso! Espero que tenham gostado deste guia. Podem continuar postando perguntas, mesmo nos posts mais antigos, pois vejo todos os comentários.

Obrigada por tudo pessoal.

68 Comentários

  1. Thais, já faz um tempo que acompanho o seu blog. Mas é a primeira vez que comento. Eu gostei bastante da série. E fui aplicando junto com os posts, mas como sou iniciante no GTD ainda tenho algumas dificuldades, principalmente na revisão semanal e como gerenciar os projetos, isso também é reflexo do momento que estou passando com muitas mudanças e inquietações. Queria te dizer que seu trabalho tem me ajudado bastante nessa fase. Beijos!

  2. Oi, Thais. Desde que comecei a acompanhar seu blog, minha produtividade ja melhorou muito. Por enquanto, estou focando em organizar as coisas da casa. Eu li o livro da Karen Kingston sobre de-clutter e alem de estar jogando coisas fora, estou focando em finalizar coisas da casa que estavam por fazer ha tempos e tb em deixar tudo no ponto para que as atividades da casa tenham mais fluidez. Amei sua definicao sobre casa arrumada x casa organizada. Pra mim, uma casa organizada era uma casa arrumada mas vc me fez ver que nao eh bem assim.
    Alem disso, comprei o livro de GTD do David Allen – o qual tenho que confessar que estou achando um pouco dificil de seguir. Me parece um daqueles livro que terei que ler varias vezes pra que tudo faca sentido. Mesmo sem ter terminado o livro, ja comecei a implementar o sistema no evernote, seguindo sua serie de posts.
    Alias, tb sou nova no evernote mas desde que comecei ja joguei KILOS de papel fora.
    Enfim, vc me apresentou o conceito de declutter, o GTD e o Evernote. Ou seja, vc esta mudando minha vida. Muito, muito obrigada. Eu adoraria – de verdade – de participar de um treinamento seu porem nao moro no Brasil. Mas se der certo a ideia de um treinamento online, I am in ! Bjs.

    • O livro é assim mesmo, Kalu. Tem coisa que eu entendo só agora, relendo.
      Muito obrigada pelo seu depoimento. Fico muito contente quando alguém me relata que conseguiu promover mudanças para melhor na vida com a ajuda do blog.

  3. Thais, muito muito muito obrigado por compartilhar conosco o modo como você organiza suas tarefas. É realmente fantástico. Estou começando a usar e já me desvencilhei de wunderlist, todoist, getpocket, etc!
    Agora é só Evernote! =)

    Um adendo: No titulo você colocou parte 10, e é 9 né?

  4. Thais, tudo bom? Sou sua leitora há alguns anos e adoro o seu blog. Sigo a linha minimalista e me inspiro com as suas ideias de organização. No dia 05/10, estava no aeroporto de Guarulhos e vi uma moça na fila da imigração, com uma camiseta do Beatles. Quando vi a tattoo do Beatles no braço, logo me lembrei de você e pra minha grande surpresa: ERA VOCÊ! Eu só não fui falar contigo porque a fila estava gigantesca e eu estava bem longe de ti. Mas, já fiquei feliz de te ver pessoalmente. Espero que algum dia eu possa te reencontrar e assim conversar um pouquinho contigo. Parabéns pela belo trabalho. Beijjos.

      • Eu logo pensei mesmo que você estava voltando da sua viagem a SF. Que máximo! Eu estava voltando do meu intercâmbio, em Toronto! Aliás, você PRECISA conhecer essa cidade, é incrível! Olha só, se eu conseguir, vou te ver amanhã no Market Place, ok?
        Obrigada por me responder e desculpa a minha demora.

        Beijo.

  5. Boa noite!
    Thais eu tenho acompanhado seus post e até criei um favorito para essa categoria do GTD, porém a Parte 9 não está aparecendo na tag do guia definitivo. Teria como você colocar :D. Bjos sou super fã do seu trabalho e tenho aprendido muito como o que você coloca no vida organizada.

  6. Thaís, obrigada pela série! Estava aguardando ansiosa!
    E agora é ter disciplina para colocá-la em prática!
    Gostaria de compartilhar o uso que venho fazendo do GTD no Evernote no meu trabalho. Como trabalho com eventos, estou encarando cada novo evento (festival, casamento etc) como um projeto dentro do meu trabalho e sempre associando tarefas. Tem dado muito certo, pois assim, por mais que o evento esteja longe de chegar, estou sempre dando atenção a ele!

    Beijos!

  7. Muito obrigado pelo excelente guia, Thais!
    Fiquei com dúvida ainda com relação à revisão dos objetivos (curto, médio, longo). Pelo o que entendi não é na revisão semanal. Quando seria então? Uma vez por mês?
    E como lidar com as tags de objetivos ao longo do tempo? Na revisão muda tudo ? Tipo, metas de 6 meses viram de 3 meses já que o tempo passou, por exemplo.

    Bjos

    • Os de curto prazo faço na revisão semanal, mas o David Allen recomenda que seja feito ocasionalmente, sem ordem específica. Os outros, anualmente ou quando a pessoa mudar alguma área de foco.

      Obrigada!

  8. Olá Thais, Parabéns pelo Post, pena que a seérie acabou cedo, acabei de fazer minha inscrição para turma de sábado agora. Espero que lá eu consiga tirar algumas dúvidas simples com vocês.

  9. Thais, me surgiu uma duvida. Como vc faz pra anotar coisas que vc fez um dia e precisa lembrar depois? pq muitas vezes eu me pego tentando lembrar que dia eu fui em tal lugar ou que dia foi algum evento e ja era… na agenda mesmo?

  10. Eu estou saboreando o guia definitivo agora, pois achei melhor esperar o término dos posts para estudar em uma tacada só e então começar a implementar o sistema na minha vida.

    Também sou fã do GTD, mas ainda não consegui incorporá-lo com todo o seu alcance e vigor na minha vida, especialmente nesse nível vertical, dos vários pés.

    O fantástico é que, na primeira leitura que fiz desta série de posts, tive o nítido sentimento de que a metodologia que aqui a Thais propõe (GTD no Evernote) acabou deixando muitos dos conceitos do GTD com mais sentido e clareza!

    Não vejo a hora de ver tudo isto em movimento na minha vida! Já configurei minhas tags básicas e estou, aos poucos, migrando minha lista de tarefas e projetos para o EN.

    Thais, difícil expressar a dimensão da minha gratidão!

    Obrigada, obrigada e obrigada!!!

  11. Thais conheci a pouco tempo seu blog, comprei seu livro e do GTD e desde então estou numa maratona intensa para aplicar tudo isso na minha vida o quanto antes, amei e estou super feliz. Parabéns!
    Agora uma dúvida que veio na minha cabeça desde seu primeiro POST dessa série: “Existe algum tipo de backup do evernote??? Me bateu aquele pânico de deixar tudo lá inclusive arquivos de referência e de repente der uma pane no sistema e eu perder meus dados. Atualmente faço backup de tudo que tenho no meu note em HDs, no google drive, etc. O que você me diz sobre? Bjs!

  12. Guia do GTD no Toodledo? Amei! Eu faço meu acompanhamento por lá e uso as pastas como projetos, mas sempre fico em dúvida se não tem um jeitinho melhor…

  13. Oi Thais, muito mas muito obrigada por essa série. Estou testando ela :). Queria registrar aqui como ela já ajudou muito minha vida. Quando defini os meus objetivos, e foram 4, defini um que é desenvolver um relacionamento harmonioso, de amor e de vida toda com o meu noivo. Eu fiz um brainstorming na nota do objetivo com ações e entre elas estava fazer um curso de preparação para o casamento com uma terapeuta (não somos religiosos portanto não faríamos o de igreja). Mas eu estou terminando o doutorado, meu noivo trabalha 10 horas por dia, estamos planejando o casamento, já viu como uma coisa dessas que não tem nenhuma urgência e nenhuma obrigatoriedade não tinha nenhum espaço nas nossas agendas? Mas daí eu pude refletir que era uma das coisas mais importantes a ser feita. Então fui montando o passo a passo (conversar com o meu noivo sobre, pesquisar terapeutas e preços, marcar a consulta, fazer o questionários, ler a apostila, fazer exercícios da apostila,). O resultado foi que percebemos que era tão importante que acabamos fazendo sessões extras. E o melhor foi que já refletiu em nosso relacionamento. Melhoramos nossa comunicação e estamos ainda mais próximos. Consegui melhorar a maneira como me comunico com ele e pude dizer como eu precisava que ele fosse mais pró-ativo pois me daria um alívio e diminuiria meu stress. E ele aprendeu a ouvir e já está mostrando novos hábitos. Tenho muito a te agradecer. Grande beijo.

  14. Thais eu uso o outlook tem como utlizar o GTD a partir dele, não conheço o evernote é semelhante??

    abs
    Davane,

  15. Thais, excelente série! Já estou sentindo as diferenças da combinação GTD+Evernote na minha vida! Só fiquei com dúvida numa coisa: onde a revisão pessoal entra em tudo isso? Digo, aqueles campos – ler, -assistir…? Como você faz para executá-los?

    • Muita gente tem me perguntado isso. Acho que vou colocar na FAQ. XD

      Gente, as coisas não são tão simples, infelizmente. Se vocês soubessem a quantidade de ideias que eu tenho… e que não dá para fazer por n motivos.

      Não posso publicar nenhum e-book por questões contratuais com a minha editora.

      Além disso, o GTD é uma marca registrada e somente a Call Daniel tem exclusividade sobre ela no Brasil.

      Por fim, o Evernote também é uma marca registrada e só embaixadores podem publicar em seu nome.

      É isso. 🙂

      Mas obrigada pela sugestão.

  16. Olá. Você salva as buscas no atalho do evernote? E se você ir nesse atalho, não aparece algum item que você já concluiu? Como você faz para não aparecer as notas já realizadas? Você retira as tags? Ou usa alguma tag para esse controle?
    Outra questão, você procura na hora a ação que vai realizar? Você usa a agenda pra ter ideia disso?
    Muito obrigado.

    • Oi Robson,

      1 – Se precisar, sim.

      2 – Não, pois tiro as tags. TUDO só dá certo com o manuseio das tags (tirar, colocar etc).

      3 – Sim, tiro as tags. Ver parte 8 do guia.

      4 – Expliquei neste post como fazer.

      Obrigada!

  17. Olá Thais!
    Primeiramente quero lhe agradecer por compartilhar conosco os seus conhecimentos, muito obrigada! Você fechou a série com chave de ouro, amei!
    Tenho dúvidas:
    1- com relação a agenda, você utiliza o tickler no Evernote mais a agenda, apenas o tickler ou apenas a agenda, como funciona esta parte para você?
    2- Você coloca lembretes no Evernote?
    3 – se utiliza agenda, qual? Google, Sunrise?
    Muito obrigada mesmo!!! Ah! Amei seu livro!!! Grande beijo!

      • Oi Thais, adoro seu blog e tem me ajudado bastante ultimamente!
        Estou aproveitando essa resposta porque fiquei exatamente com essa mesma dúvida quanto ao uso do tickler e da agenda. No meu caso eu uso agenda e não vejo sentido em colocar as mesmas coisas no tickler, ou o tickler é para usar para outra finalidade que eu não entendi?
        Vc disse que usa a agenda do google, então o que vc usa no tickler? Ou não usa?
        Muito obrigada por tudo, e estou no aguardo de um evento seu em Porto Alegre!
        beijoss

        • Agenda é para compromissos com data e hora, no geral.

          Tickler é incubamento. É outra função.

          Acompanhe a série Aprenda GTD que vou explicar tudo direitinho. ;D Este guia é para usuários avançados tanto de GTD quando de Evernote.

          • Muito obrigada por responder, vou acompanhar a série sim, certamente não ficou muito claro pra mim o conceito certo de utilização do tickler! Fico no aguardo do post!
            E parabéns pelo blog e pela atenção que vc dispensa aos seus leitores e seguidores! 😀
            beijoss

  18. Oi Thais,

    Tenho algumas dúvidas e espero que você possa responde-las :

    1) Ficar testando várias ferramentas não te deixa confusa?
    2) No caso de organização digital como proceder quando a bagunça está generalizada? Por onde começar?
    3) Como fazer quando já foram testadas e tentadas várias formas e ao invés de se organizar a bagunça piorou ainda mais?

    Obrigada pela atenção

    Cordialmente

    • L.

      1) É parte do meu trabalho..! ;D Tenho que testar porque ensino no blog, dou consultoria para pessoas que usam determinadas ferramentas e ministro treinamentos da mesma maneira.

      2) Leia o livro do GTD.

      3) Significa que você não foi a fundo com nenhuma delas. Ninguém se desorganiza da noite para o dia então não tem como se organizar de uma hora para a outra também.

      Bjs

  19. Thais, mesmo não entendendo de Evernote (não tenho acesso a ele no celular, que seria a grande vantagem ao meu ver), me aventurei a ler seus posts dessa série, até como forma de compreender melhor o GTD (ainda penso que “surgem” novas categorias, como a lista de contextos etc., que não atentei ao ler o livro). A série também ajudou MUITO quem não é usuário do Evernote. Muito obrigada pelo seu trabalho, foi ele quem me introduziu ao GTD e à organização como uma maneira de se realizar.

  20. Oi Thais!

    Parabéns pela série! Já implementei várias dicas no meu sistema gtd (=

    Inserir na agenda tarefas com mais de meia hora de duração é outra dica que acho que vai elevar minha produtividade (=

    Minha dúvida é a seguinte: Você insere na agenda , na revisão semanal, todas as tarefas de mais de meia hora de duração para os próximos sete dias?

    Ou vai inserindo essas tarefas ao longo da semana (marcando, na revisão semanal, com a tag de prioridade?)

    Eu estou tendo dificuldades em planejar minha agenda por mais de três dias…

    • Sim, na revisão semanal que eu insiro na agenda.

      Porém, tenho alguns parâmetros. Primeiro, insiro atividades relacionadas aos meus projetos mais importantes (o que chamamos de big rocks).

      Depois, insiro atividades que demandem mais tempo.

      Por último, atividades que me demandam bastante foco e atenção.

      Muitas atividades podem ser feitas no dia, mas dá para encaixar ao longo do dia em questão, porque são mais rápidas.

      Abs

  21. Thaís, bom dia/boa tarde/boa noite!

    Antes de qualquer coisa, gostaria de parabenizá-la e agradecê-la.

    Sou usuário do Evernote desde 2011 e desde então venho tentado inventar um método para me organizar. Volta e meia eu ia mudando alguma coisa por ter alguma idéia de algo que me tornasse mais produtivo, até que encontrei essa série no seu blog. Em questão de 3 dias eu li e reli toda a série e comecei a implementar o GTD imediatamente no meu Evernote. É impressionante como em tão pouco tempo (menos de 1 semana) utilizando o sistema, os frutos já são tão perceptíveis. Somente durante o preparo do ambiente, o GTD já nos faz refletir sobre nossas metas e conseguimos ter uma visão macro de nossa vida e dos esforços que temos realizado para fazer as coisas acontecerem de verdade e saírem do plano do “talvez”.

    Pelo que vi nos comentários de todos os posts, as dúvidas são freqüentes, principalmente entre a galera que, como eu, está começando. Então aqui vão algumas dúvidas que eu fui anotando pra lhe perguntar após algum tempo de reflexão e buscas nas releituras dos posts da série:

    1. Somente projetos recebem as tags com áreas de responsabilidade, ou todas as tarefas, inclusive tarefas avulsas (que não pertencem a nenhum projeto) também recebem?

    2. Quando uma tarefa fundamental para a continuidade de um projeto entra em espera (aguardando resposta de alguém) o projeto inteiro também entra?

    3. Quando eu marco algo com uma das tags de Revisão Pessoal (ex.: – Ler) eu também adiciono uma tag de área de responsabilidade? Ex.: Mandei pro Evernote através do WebClipper um artigo científico sobre nutrição que me interessou. Devo usar uma tag referente à Área de Responsabilidade? E neste caso, qual você sugeriria?

    4. Ensaios e artigos que eu me interesse em ler mais tarde, quando eu processar já adiciono a tag de Referência Geral relacionada? Ou deixo pra fazer isso somente depois que ler o artigo?

    5. Sobre o uso do Tickler: todos os dias, ao finalizar as tarefas e compromissos que estavam naquele dia, o que eu faço com as tarefas? E no final do dia, já devo arrastar a tag daquele dia para o mês seguinte?

    6. Ainda sobre o Tickler: quando quero adicionar algo para me lembrar num dia específico, por exemplo, 20 de março de 2015, devo adicionar apenas a tag do mês de março e, somente na semana do dia 20 de março, durante o planejamento semanal, é que irei adicionar na tag específica do dia 20?

    7. Listas de compras. Como você lida com elas? Você também adiciona às listas de compras tags de contexto, duração e prioridade?

    8. Minha última pergunta é uma curiosidade. Sou usuário de Android, e manipular as tags do Evernote no app mobile do Android é um porre! É impossível, só pra citar um exemplo, criar tags aninhadas. No app do iPhone rola isso numa boa? Como é sua experiência nisso?

    Bom, antecipo meus agradecimentos pela sua caridade e paciência, se você puder responder a essas minhas dúvidas.

    Um abraço, paz e bem!

    • Oi Fabrício! Obrigada por ter postado. Vamos lá!

      1. Projetos E tarefas avulsas. Tarefas dos projetos não precisam.

      2. Não, somente a tarefa. Se isso se postergar muito, pode virar status do projeto. depende de cada situação e análise sua!

      3. Eu não recomendo para não complicar.

      4. Depois de ler para não complicar.

      5. Ao finalizar uma tarefa, você troca as tags (e coloca como concluídas). Já arrasta a tag para o mês seguinte.

      6. Na primeira revisão semanal do mês você já pode fazer isso.

      7. Não. São listas de referência.

      8. Os apps, no geral, não só do Evernote, servem mais para consulta mesmo. Para manuseio, uso o computador.

      Abs

  22. Oi Thaís! O guia está excelente!
    Utilizei várias sugestões tuas para alterar meu sistema de organização no Evernote.
    Já utilizo o Evernote + GTD há mais de um ano, mas o sistema sempre está evoluindo. Ler sobre a tua sistemática me fez questionar e repensar vários pontos do meu sistema.

    Tomei a liberdade de gerar um arquivo dos artigos para poder ler no kindle. Não está fantasticamente formatado, mas se quiser, posso te enviar para que disponibilize no blog.

    Um forte abraço e mais uma vez parabéns pelo fantástico trabalho!

  23. Olá, Thais!

    O teu trabalho neste blog é simplesmente sensacional. Parabéns!

    Sou usuário (viciado) do GTD desde 2009 e uso o Evernote para tudo (menos para tarefas) há 2 anos. Já tentei várias vezes colocar todo o meu sistema GTD no Evernote, mas nunca consegui completamente.

    Administro minhas tarefas no Toodledo, mas a partir do teu Guia Definitivo, deu vontade de voltar a usar o Evernote para isso de novo.

    Comecei a seguir o teu passo a passo e tudo ia bem, até…

    a) descobrir que o sistema de aninhamento de tags do Evernote não funciona no iPhone/iPad;
    b) descobrir que não tem como pesquisar usando duas ou mais tags no Evernote no iPhone/iPad.

    Como sou aplemaníaco, a situação ficou insustentável, pois apesar do sistema funcionar perfeitamente no meu Macbook, realizo o gerenciamento das minhas tarefas no iPhone em 90% do tempo.

    A menos que eu esteja fazendo alguma coisa errada no uso do Evernote no iPhone/iPad, pra mim, infelizmente, não funcionou. O pior foi que eu percebi esse “detalhe” depois de muitas horas de trabalho.

    Vou continuar no bom e velho Toodledo – pelo menos por enquanto.

    Não posso terminar sem te dar os parabéns de novo! Seu blog é útil, funcional, bem feito e dá pra perceber quanta energia você coloca nele! Sou seu fã.

    Abraços.

  24. Olá Thais,

    Gostei muito do Evernote qd abri minha conta em 2012 e fui buscar na internet quais outras ferramentas eu poderia explorar / usufruir e, assim, conheci seu blog. Me apaixonei: era tudo o que eu precisava! (Não preciso dizer que não perco um post seu, né?)

    Conheci o GTD por aqui, a FlyLady tb e desde então fiz um upgrade em vários pontos da minha vida, faculdade, trabalho, casa.

    Muito obrigada!!!

  25. Sobre as agendas, tenho uma pessoal e uma profissional. Fico de olho nas duas o tempo todo. Queria saber se você teria dica se é melhor manter só 1, ou até de sincornização. Uso MS Outlook 2010 e Google Agenda… Obrigada por tudo!

    • Dá para importar tanto uma quanto outra. Eu importo a do Outlook no Google Agenda. Para fazer isso, é só compartilhar a agenda e importar na outra, em configurações.

  26. Li esta sua série de posts sobre o GTD no Evernote há algumas semanas, quis ler tudo de uma vez e fiquei até um pouco desnorteada com tanta informação ao mesmo tempo hehehe É que foi difícil parar e queria começar logo a experimentar. Uso o Evernote há um tempo para guardar informações, mas não havia percebido todo esse potencial que ele tem! Experimentei antes o Toodledo para o GTD, e apesar de ser ótimo, não me cativou do mesmo jeito. Acho que o aspecto mais manual de implementar o método no evernote, me fez entender melhor como o GTD funciona. Preparar tudo passo a passo fez tudo parecer mais intuitivo, e isso não aconteceu no Toodledo, já que lá eu tinha já tudo pronto para começar. Organizar as etiquetas em “árvores” me fez perceber melhor a função e a hierarquia de cada item. Já no primeiro dia de uso, consegui realizar várias coisas! E sinto que com o tempo e experiência, terei liberdade no Evernote para adequar tudo às minhas necessidades. E poder ter o GTD e os arquivos de referência no mesmo aplicativo, deixou tudo mais interligado e mais fácil. Estou adorando e te agradeço demais por dedicar tanto tempo a preparar estes ótimos guias! OBRIGADA!

  27. Thais,
    Parabéns pela excelente série de blogs sobre GTD com Evernote. Muito didático e esclarecedor!
    Com certeza, fará muita diferença na organização de minhas atividades e de minha vida, de forma geral.
    Muito Obrigado!

  28. Olá Thais!
    Que tipo de tarefa eu colocaria nas tags Próximas Ações que não colocaria no Tickler, e vice-versa? Ou é para constar nas duas?
    Obrigado,
    Leonardo

      • Entendo. Talvez a lista seja um repositório temporário enquanto não defino a melhor data para executar a tarefa. Mas creio que eu estava usando errado, mantendo as tags de contexto, duração e prioridade mesmo após definir a data de execução, apesar da vantagem de filtrar pelo contexto quando eu tinha no mesmo dia atividades para serem executadas de diferentes contextos, como por exemplo, trabalho e família.
        Obrigado pelo retorno!

  29. Olá.
    Em meio a minha vida bagunçada, resolve procurar informações para me ajudar. Encontrei seu site. Não lê a fundo não, porém pelos comentários vejo que vc faz um belo trabalho e que tem ajudado muitas pessoas.
    Primeira vez que ouço sobre este método. Mas vou ler e tenho certeza que ira contribuir para organização da minha vida.

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