ou

vidaorganizada-gtd-evernote

Hoje o post traz a Parte 9 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Os posts até a parte 8 já correspondem a todas a estrutura do guia. As partes 9 e 10 falarão mais sobre conceitos do GTD e como eles conversam com a estrutura que montamos no Evernote. Hoje falaremos sobre como utilizar o Evernote para fazer nosso planejamento semanal de maneira eficaz para facilitar a execução no dia a dia – tema do último post.

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

Aviso de atualização em dezembro/2015: Quando escrevi este post, em 2014, eu não tinha feito os cursos diretamente com o David Allen e, por isso, estou revisando esta série um ano depois para aprimorar alguns conceitos. Se você já leu esta série antes, peço que releia e encontre notas como esta ao longo do texto para conferir as atualizações.

Outro ponto importante: Este modelo pode parecer complicado para quem estiver começando a usar GTD, e é mesmo. Ele foi feito, como disse ali em cima, para quem já usa o método e queria um modelo mais completo. Não falo isso por besteira, mas porque é bem complicado assimilar conceitos com os quais você não está familiarizado. Caso seja iniciante no GTD, recomendo que comece pela série Aprenda GTD e não use este guia. Obrigada.

O que é o planejamento semanal

Uma das técnicas que mais fazem o GTD dar certo é a revisão semanal. Entende-se que planejar a semana é mais eficaz que planejar o mês ou o dia. Em um mês, as prioridades mudam muito rápido, enquanto que, se planejarmos todos os dias, perderemos muito tempo nisso e tenderemos a focar no que for urgente, perdendo a visão macro.

Você deve separar um par de horas em algum dia da semana para fazer isso. O David Allen recomenda que você faça na sexta-feira, pois sua mente ainda está fresquinha com os acontecimentos da semana. Eu gosto da sexta e faço pela manhã, pois ainda tenho o período da tarde para lidar com outras pendências.

Como fazer

A ideia é que você analise a semana que vem a seguir, todos os seus compromissos, para saber onde investirá o seu tempo e como encaixar as ações relacionadas a projetos.

A revisão passo a passo no Evernote é a seguinte:

  1. Verifique sua agenda para a semana seguinte, no dispositivo que for (agenda de papel, do Google, do Outlook ou a agenda montada no Evernote). Veja se todos os compromissos da semana que vem estão inseridos lá (reuniões, consultas, deslocamentos, encontros, jantares, almoços com pessoas, festinhas e tudo o mais que tiver data e hora). Feito isso, verifique quanto tempo você tem disponível em cada dia, tanto no horário comercial quanto nas outras horas. Garanta que cada dia tenha um tempo reservado para imprevistos – de 2 a 3 horas, pelo menos. Ou seja, cada dia, dentro do horário de trabalho, deve ter de 2 a 3 horas livres para atender demandas de última hora e imprevistos. É claro que, se você tiver um dia cheio de reuniões, não há o que fazer. Porém, se você tem os dias livres, lembre-se de deixar sempre essa margem para imprevistos.
  2. Abra a sua lista de Projetos em andamento. O que você precisará analisar aqui: se todos os projetos em andamento têm pelo menos uma próxima ação relacionada. Se um projeto não tiver próxima ação definida, ele deve estar em Projetos para algum dia / talvez. Todo projeto em andamento deve ter uma próxima ação para ser considerado um projeto em andamento.
  3. Veja o seu Tickler no Evernote. Veja primeira se tem alguma ação que ficou atrasada da semana que está acabando. Se está atrasada, ou precisa ser feita ainda hoje (na sexta) ou deve ser priorizada na semana seguinte. Logo, você pode atribuir as tags dos dias novos a elas.
  4. Revise as ações e projetos que estão aguardando respostadelegados a outras pessoas para verificar se precisa fazer algum tipo de cobrança ou acompanhamento mais próximo. Se precisar, colete como ação para fazer depois do planejamento.
  5. Verifique também sua lista de Algum dia / Talvez para ver se há algum projeto ou tarefa que você pode incorporar à sua vida neste momento.

Muitas pessoas que começam no GTD dizem que demoram muito para montar o planejamento semanal, mas eu aprendi (também demorando para fazer) que, quando demora, é porque começamos a executar coisas enquanto fazemos o planejamento. Por isso, se identificar alguma ação enquanto estiver montando seu planejamento, colete para processar depois – não faça no meio do planejamento, interrompendo-o desnecessariamente.

Não precisa complicar muito a revisão. Procure, sempre que possível, ter processado toda a sua caixa de entrada (inclusive as de e-mails e papéis digitalizados) para fazer essa revisão, porque aí você terá todas as informações possíveis para montar seu planejamento. Por isso, vale a pena ir processando todos os dias, aos poucos, ao longo do dia, nas pequenas janelas de tempo, porque isso ajuda a não acumular.

Feito seu planejamento, encerre sua semana com a cabeça tranquila sabendo que conseguiu analisar seus projetos e priorizar açõess para a semana que vem. E, quando a semana que vem chegar, bastará chegar e executar. A ordem da execução vocês verão no último post da nossa série, que postarei nos próximos dias.

Dúvidas, favor deixar comentários! Obrigada.

Thais Godinho
10/10/2014
39
Aprenda GTD: Os 5 passos para dominar o fluxo de trabalho
Aprenda GTD: Tempo, espaço e ferramentas para começar a usar o GTD
Editorial: Foque

 

  1. Nayara 10/10/2014

    Thais, adorei o post! Li o livro do David e fiquei meio perdida com a parte da revisão e seu post clareou minha mente. =)
    Estou adorando essa série sobre a implementação do GTD no Evernote e aguardo ansiosa a parte da execução das tarefas (a que considero mais difícil, já que tenho mania de procrastinar…).
    Abraços!

  2. Diogo 10/10/2014

    Thais, estava no aguardo da continuação do Guia Definitivo a um tempão hehe!!
    Estou lendo o livro do David ainda, mas já posso afirmar que esse guia vai ajudar e muito a essa nova etapa de organização da minha vida! Espero assim alcançar muitos sonhos e projetos que venho adiando por falta de organização, tempo e coragem!
    Abraço!

  3. Livia 10/10/2014

    Oi Thais! Estávamos ansiosos pela continuação da série!!!
    Sabe uma coisa que eu fico aqui martelando? Quando a atividade é puramente intelectual, existe muito raciocínio, simulações, estudos, revisão bibliográfica (a.k.a. Dissertação de Mestrado), eu fico muito confusa porque nem sempre sabemos qual a próxima ação física a ser realizada, entende?
    Aí não consigo montar uma lista de “to-do” que eu consiga fazer em pomodoros ou em blocos de tempo determinados. Sempre fica alguma coisa pra depois e eu fico com a sensação de que não estou evoluindo no planejamento.
    Tem alguma dica nesse caso?
    Obrigada!

    • Thais Godinho respondeu Livia 10/10/2014

      Sempre dá para definir a próxima ação imediata! Esse é o segredo-chave pra fazer as coisas acontecerem usando o GTD. 🙂
      A dica é… realmente PENSAR sobre as tarefas e definir qual o primeiro passo imediato, mesmo que seja ridicularmente simples. Esse primeiro passo desencadeia o resto.
      Obrigada!

  4. Cinthia 10/10/2014

    Ah que bom que ficamos por aqui!! Adoro o blog e, apesar de estar descobrindo o conteúdo de organização em geral já existente, fico feliz dele continuar ‘unico’!

    Adorei o post e, queria compartilhar dizendo que finalmente comprei o livro do David Allen – um pouquinho pela demora nos posts e outro pouco pela curiosidade de saber mais sobre esse método.

    Aliás, muito obrigada pela série, os posts são otimos e super aplicáveis-nesse-momento-agora-ja! Kkkkkkk

    • Thais Godinho respondeu Cinthia 10/10/2014

      Obrigada, Cinthia! Espero que goste do livro e, se tiver dúvidas, passe por aqui. 🙂

  5. Léslie Ferreira Lansky Santos Pereira Silva (Léslie Lansky SPS) 11/10/2014

    Oi Thais,

    Uma dúvida que veio à mente durante a leitura do post, não sei se tem algum texto no blog que explique isso, se tiver por favor me fale pra eu pesquisar.

    Como você define a prioridade de uma tarefa?
    E como você sabe quanto tempo você precisa pra cada tarefa?
    Porque se eu tentar calcular quanto tempo leva enquanto planejo eu me perco no planejamento.
    Mas muitas vezes já me peguei listando tarefas que eu achei que dava pra fazer num certo período pra depois perceber que eu demorei muito mais do que gostaria e acabei empurrando algumas coisas pra frente.
    E tem coisas que simplesmente não sei quanto tempo vai demorar pra fazer.

    Obrigada!

    • Thais Godinho respondeu Léslie Ferreira Lansky Santos Pereira Silva (Léslie Lansky SPS) 11/10/2014

      Tem na parte 3, sobre tarefas.

      Mas eu defino assim: se for para esta semana, é prioridade alta. Se for para a semana que vem, prioridade média. Se for para ser feito, mas em qualquer momento, sem muita urgência, é prioridade baixa.

      Mas você pode estabelecer seus próprios parâmetros pessoais!

      O que não pode é perder prazo. Se tem prazo, tem que ter data associada.

      Obrigada por comentar!

  6. Cassia 11/10/2014

    Excelente! Tá melhor explicado que no livro =)

  7. Carla Eduarda 11/10/2014

    Thais obrigada!você não imagina o quanto a 2 semanas eu estava perdida para organizar meus estudos,e então conheci o GTD por aqui e apesar desse guia ser para usuários avançados,tanto do Evernote quanto do método,e eu não sendo nenhum dos dois,descicdi arriscar e não me arrependo nem um pouco,nos primeiros dias foi bem confuso ate eu conseguir distinguir o que era tarefa do que era projeto,apesar de sua explicação,mas realmente o tagueamento já esta se tornando dedutivo para mim,e estou me adaptando muito bem.

  8. Welllington Duare 11/10/2014

    Eu deixei de usar o Evernote, e olhe que me lembro quando comentei aqui, há algum tempo, perguntando se você conhecia o programa, haha.

    Mas o deixei porque vi que é muito fácil “brincar de se organizar”, sabe. Quando compramos várias pastas, escrevemos e planejamos vários objetivos, quando no final o que precisamos fazer é EXECUTAR. O Evernote é ótimo mas para tarefas diárias eu fico meio… assim. Agora estou usando o todoist, não que seja melhor nem pior, apenas é o que eu precisava no momento. Ele é bem clean e da pra linkar com a agenda google e tem integração GTD também. É bem melhor para usar como lembrete e programar tarefas.

    Eu gosto do Evernote, mas toda vez que ficava organizando tudo nele, ele ficava uma zona. Acho que deveria existir um Evernote 2.0 para tarefas apenas. Gosto de coisas básicas, tipo papel e caneta, e o todoist fica bem legal nesse quesito.

    O Evernote é ótimo também para uma equipe, sabe? Ele me parece uma ferramenta mais profissional. Enfim, é uma relação de amor e indiferença com o Evernote que deixei pra lá, mas já me ajudou muito.

    • Thais Godinho respondeu Welllington Duare 12/10/2014

      Seu depoimento foi perfeito. Eu tenho essa séria tendência também – talvez por isso viva mudando de ferramentas e acabe sempre voltando a uma mais básica (Toodledo, por exemplo). Mas aí é meu papel testar várias maneiras e postar aqui, então tenho essa desculpa. 🙂

  9. Fabiano Junqueira Ayres 11/10/2014

    Thais,

    Parabéns pelo excelente trabalho. Mais uma vez!

    Como é bom ter mais referências. Sempre reservei na minha agenda diária 2 horas para imprevistos. Na hora do planejamento, sempre achava demais e resistia em aumentar para 2,5 horas (e pensava: como sou improdutivo e desorganizado. Deveria deixar só uma hora). Mas ao longo da semana, sempre faltavam alguns minutos e invariavelmente cai nas 2,5 a 3 horas. Tenho um dia da semana que não tenho essas horas reservadas. Ou seja: aconteça o que acontecer neste dia, não resolverei imprevistos.

    Um abraço!

    • Thais Godinho respondeu Fabiano Junqueira Ayres 12/10/2014

      O problema é que a gente não sabe quando os imprevistos vão acontecer, por isso é bom reservar sempre. Ex: computador que pifa, acidente a caminho do trabalho, passar mal de manhã, entre tantos outros. Essa é a ideia de reservar o tempinho. 🙂

  10. Carol 11/10/2014

    Thais, se minhas tarefas estão no Toodledo como associá-las aos projetos? Tags? Ou as tarefas são subtasks de uma tarefa mestra com o nome do projeto?
    Que acha?

    Bjoss

    • Thais Godinho respondeu Carol 12/10/2014

      Aí é completamente diferente. Neste guia, estou centralizando tudo no Evernote.

      Tive que montar um guia do Toodledo para a Call Daniel e, assim que acabar a série, postarei aqui no blog também. Aí penso em fazer um guia que integre o Toodledo e o Evernote, porque muita gente usa assim. Espero que ajude.

      Mas, só adiantando, eu uso sub-tasks. 🙂

      Bjo

  11. Marina Maria 12/10/2014

    Passando só para comentar que leio, aplico e aguardo ansiosamente os próximos passos desse guia. Li que você comentou que muitos leitores reclamam desses posts, então me senti intimada a vir e dizer que, apesar de gostar de maneira geral do seu blog, textos sobre GTD, evernote e produtividade me interessam profundamente!

    Acho que esse é o diferencial do seu blog – não que haja algum blog de organização no seu nível atualmente, mas de tudo que vejo por aí, isso é o que torna o VO diferenciado!

    Sempre gostei e continuo gostando das outras dicas, mas o que me faz correr para cá são esses tópicos!

  12. Rafael Massaro 13/10/2014

    Fantástico Thais!! Parabéns pelo trabalho…

    A quase 1 mês, tive o primeiro contato com seu blog e com a metodologia GTD… Quando comecei a ler, tivesse uma única certeza: Tenho que aprender isso, é tudo o que preciso.

    Dito e feito!! hoje com seu novo post, veio para coroar meu empenho de 1 mes em ler o livro do David Allen, investir horas e horas diárias (pausando todos os outros projetos) no seu blog para organizar, estruturar e colocar em prática o GTD no Evernote além de organizar e estruturar meu e-mail.

    Resultado: Sincronia perfeita. Após fazer a primeira Revisão Semanal, tenho total tranquilidade de que tudo está sobre controle… sensação única!!! Maravilhoso ver como os objetivos batem com os projetos em andamento, como projetos futuros estão engavetados a 1 palmo de distância, prontos para serem abertos.

    Obrigado Thais, certamente só a prática trará a excelência!!
    Ótima semana.

    • Thais Godinho respondeu Rafael Massaro 13/10/2014

      Que legal seu depoimento, Rafael. O GTD é muito bom mesmo. Espero que você continue usando.
      Obrigada!

    • Abilio respondeu Rafael Massaro 24/01/2015

      Rafael, esse cara sou eu! rsrsrsrs….incrível, tudo o que vc disse aconteceu exatamente comigo. Estou há um mês devorando esse blog e o livro do GTD. Hoje processei toda a minha entrada e li a parte 9 dessa série. Já estou com 80 notas no Evernote e já começo a experimentar o prazer de ter uma vida organizada. Thais, show de bola!

  13. Ester 13/10/2014

    Oi Thais!
    Sou nova usuária do evernote e estou muito perdida ainda rsrs.
    Gostaria de saber como faço para transferir tabelas do excel para o evernote, se é que é possível.

    Parabens pelo seu blog, ele esta mudando a minha vida!!
    Bjo,
    Ester

    • Thais Godinho respondeu Ester 13/10/2014

      Oi Ester, tudo bem? Basta inserir na nota como arquivo anexo, clicando no clipe, enquanto edita a nota.

  14. Paulo Nogarol 13/10/2014

    Olá, Thais!

    Li e reli essa série muito esclarecedora sobre aplicação do GTD no Evernote. Obrigado por compartilhar tanta informação!

    Já revisei minha estrutura de etiquetas e ficou bem melhor, mais simples, mais intuitiva.

    Aguardo o último post!

    Abraços e sucesso.

  15. Carla Corrêa 13/10/2014

    Adorei o post Thais, esclareceu todas minhas dúvidas 😀

    Obrigada !!!

  16. […] grandes chances de decidir que uma tarefa tem prioridade super alta quando a processamos mas, no planejamento semanal, ao compará-la com outras atividades, percebemos que ela tem prioridade média, diante das outras. […]

  17. Abilio 23/01/2015

    Thais, tenho uma dúvida sobre agenda. No próximo sábado pela manhã (09:00 – 12:00) terei que ficar em casa tomando conta de minha filha, pois minha esposa irá sair. Como registrar esse evento? Na agenda do Google ou no Evernote? Como eu poderia tagear essa nota no Evernote? Obrigado.

  18. Tiago 21/08/2015

    Descobri o GTD depois de procurar bastante por um sistema que me ensinasse a ser organizado, produtivo, criativo e, se possível, assimilar ditas qualidades sem estresse. Fazia tudo intuitivamente desde criança, sempre em busca de dicas, técnicas, recursos, abordagens que me fizessem a cada dia um pessoa melhor… Até que descobri um livro de Leo Babauta e seu blog zenhabits.net. Nessa época trabalhava como tradutor-intérprete em uma mineradora e os textos do Leo foram uma benção! Através dele fui levado ao GTD e minha vida mudou desde então. Sou fã de Covey e família, mas foi David Allen quem me ensinou a colocar a teoria de Covey na prática. Sempre agradeço mentalmente a esses três caras: Covey, Babauta e Allen. Nesse meio tempo apareceram smartphones, tablets. A tecnologia avançava e aplicativos nasciam a todo momento. Eu testei centenas – quem nunca?! Esbarrei um dia no Evernote, mas nunca o usei pra valer. Até que meu aplicativo favorito, IQTELL (que esteja em um lugar melhor!), fechou as portas. A mensagem que apareceu em meu aplicativo dia desses pode ser traduzida assim: “Pegue todas as suas tarefas, projetos, referências etc. e migre tudo em um mês! Ou perca cada bit de dado armazenado.” Simples assim! Quase dei um troço… Povo, levarei anos para me recuperar do trauma… Mas na busca por outra ferramenta que me trouxesse – pelo menos parcialmente – a experiência que o IQTELL me deu, já seria de bom tamanho. Claro que conhecia o blog vidaorganizada.com. Eu li e recomendei vário posts, mas então me lembrei desta série. Eu achava que já conhecia muito sobre GTD, mas olha… Thais… Você agora está na minha lista de pessoas a quem agradeço mentalmente pela ENORME ajuda prestada. Sua série é maravilhosa: Clara, didática, apaixonada e muito, muito generosa. Thais Godinho, tem um novo fã. Obrigado de coração!

    • Thais Godinho respondeu Tiago 21/08/2015

      Que legal, Tiago, um fã de GTD das antigas! Agradeço sua visita e sua leitura. Espero que continue por aqui. Será uma grande contribuição aos leitores e a mim. Obrigada por comentar!

      • Tiago respondeu Thais Godinho 24/08/2015

        Thais, será um prazer. Na verdade, sou eu quem aprendo aqui. E muito!

    • Tiago respondeu Tiago 24/08/2015

      Corrigindo um trecho de meu comentário que ficou incoerente. Pensei, mas não escrevi. Agora vai: Mas na busca por outra ferramenta que me trouxesse – pelo menos parcialmente – a experiência que o IQTELL me deu – o que já seria de bom tamanho – vim parar aqui.

    • Josué Teixeira respondeu Tiago 01/12/2015

      Quem te disse que a IQTELL faliu ?

      • Thais Godinho respondeu Josué Teixeira 02/12/2015

        Como assinante premium, recebi um e-mail na época sobre o fechamento.

        Mas eles tiveram tantos pedidos de usuários que não fecharam a ferramenta.

  19. […] No post anterior, sobre o planejamento semanal, eu comentei a importância de a gente deixar períodos do dia para esses trabalhos que não foram planejados, porque eles inevitavelmente acontecerão. O que é interessante aqui é que, quanto mais autonomia você tem no seu trabalho, mais consegue planejar os seus dias. Cargos mais operacionais costumam ter que deixar muito mais horas dedicadas a esses trabalhos do tipo 2. Esses são os três tipos de coisas que você acaba fazendo no seu dia a dia. Eles servem para você ter uma ordem de execução – se tiver que escolher o que fazer primeiro, deve antes de qualquer coisa fazer o que você se propôs a fazer naquele dia (ou seja, olhar sua agenda ou seu calendário), depois lidar com os imprevistos ou trabalhos que entraram e só então cuidar da sua organização – processar tarefas, organizar seu sistema e por aí vai. Eu gosto de falar sobre isso porque eu sou aquela pessoa que, se deixar, fico o dia inteiro “organizando o meu sistema”, porque gosto muito de fazer isso. Se eu não tiver disciplina para fazer o que me propus a fazer (e o GTD é todo em cima disso – da disciplina), então milagres não acontecerão. Se eu, no meu planejamento semanal, estabeleci que tal coisa deve ser feita em tal dia, é porque realmente precisa ser feita. Não é uma lista de desejos. E esse é o aprendizado que a gente tira a cada revisão semanal – aprende a distinguir o que tem prazo realmente do que é só vontade. […]