ou

vidaorganizada-gtd-evernote

Hoje o post traz a Parte 8 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Hoje finalmente falaremos sobre como gerenciar as notas na prática, depois da explicação de todos os níveis e uso das tags.

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

Aviso de atualização em dezembro/2015: Quando escrevi este post, em 2014, eu não tinha feito os cursos diretamente com o David Allen e, por isso, estou revisando esta série um ano depois para aprimorar alguns conceitos. Se você já leu esta série antes, peço que releia e encontre notas como esta ao longo do texto para conferir as atualizações.

Outro ponto importante: Este modelo pode parecer complicado para quem estiver começando a usar GTD, e é mesmo. Ele foi feito, como disse ali em cima, para quem já usa o método e queria um modelo mais completo. Não falo isso por besteira, mas porque é bem complicado assimilar conceitos com os quais você não está familiarizado. Caso seja iniciante no GTD, recomendo que comece pela série Aprenda GTD e não use este guia. Obrigada.

Como funciona o processamento de notas nesta estrutura

Eu criei uma nota que servia como guia no início do meu uso dentro dessa estrutura. Hoje, o processo já se tornou dedutivo para mim, mas a nota ficou guardada como referência, para ajudar neste post. Portanto, vou falar adiante como eu processo cada tipo de nota: tarefa, projeto, arquivo de suporte a projeto, área de foco, objetivo e lembretes.

Como processar ações

A orientação é criar uma nota por ação pois desta forma consegue-se manusear livremente cada uma delas.

Ao processar, cada ação deve ter apenas a tag de contexto (ex: @ Computador). Procure utilizar um único contexto.

Se for uma nota avulsa, tagear também com a tag da Área de foco.
Se fizer parte de um projeto, tagear com a tag do projeto.

Ou seja: ou a nota é avulsa, ou ela faz parte de um projeto. Se for avulsa, a tag deve ser a da área de foco. Se for parte de um projeto, em vez da tag da área de foco, deve ser a tag do projeto.

Nomenclatura título ação: “- Fazer tal coisa”. Eu uso o hífen no começo para, visualmente, a ação se diferenciar das outras notas. Funciona muito bem para mim, mas é opcional.

Muitos leitores me perguntaram se eu tageio as notas com “Próximas ações” também. Não acho necessário. Eu prefiro usar o mínimo de tags possível – somente o que for preciso para entender do que se trata a nota mesmo. Se vocês utilizarem o modelo com sete cadernos proposto no post anterior (parte 7), já terão uma lista com todas as suas próximas ações. Se usarem o modelo com dois cadernos e quiserem ter uma lista com todas as ações, para referência, podem usar a tag Próximas ações. Ok? Fica a critério de cada um.

Como processar projetos

Todo projeto deve ter uma nota master do projeto, que chamo de MPN (master project plan). É nesta nota que você vai inserir as informações sobre o seu projeto (todas as que você quiser e achar necessárias). A ideia da MPN é a seguinte: se alguém (seu gestor, sócio, subordinado ou outra pessoa) quiser saber um status do projeto, você compartilha esta nota com ele, pois ela terá todas as informações necessárias. O que cada um inserirá é pessoal e depende das necessidades do projeto, da equipe, do profissional e por aí vai.

Para cada novo projeto, crie então uma nota master e a tageie com as seguintes etiquetas:

  • Projetos em andamento – Aqui, o objetivo é ter uma tag que liste todos os seus projetos em andamento. Você precisará dessa relação ao fazer a sua revisão semanal.
  • Área de foco
  • Objetivo relacionado
  • Tag do projeto

Nomenclatura título projeto: “[MPN] Projeto”. Gosto de colocar “[MPN]” no título da nota porque é fácil de identificar visualmente.

Crie uma tag específica para o projeto. Exemplo de tag: “! Projeto”. O uso do ponto de exclamação é aleatório e poderia ser qualquer outro caractere especial. Eu apenas optei pelo ponto.

Projetos concluídos

Ao concluir um projeto, deve-se mudar a tag do mesmo para “2014 – Projeto concluído” e arrastá-la para dentro de “Projetos concluídos”. Ao fazer isso, verifique quais notas deseja tagear como notas de referência, pois muitas delas podem servir no futuro para outra coisa. Notas de reuniões, mapas mentais, arquivos digitalizados e por aí vai. Essas notas deixam de ser arquivos de suporte a projetos para se tornarem referência.

Fundamental entender o que está em andamento e o que está arquivado no GTD. Quando usamos tags, estamos definindo isso. Logo, se uma tag de ação tem um contexto, é porque ainda não foi concluída. Ao ser concluída, ela não pode mais ter a tag de contexto, somente a de tarefas concluídas. O mesmo vale para projetos. Não mantenha tags de coisas em andamento para não se confundir. Sempre mude as tags.

Como processar arquivos de suporte a projeto

Quando um projeto está em andamento, tudo o que for relacionado a ele (e não for nem MPN, nem tarefa) é considerado arquivo de suporte a projeto. O David Allen utiliza este termo para diferenciar o que está em andamento do que está arquivado.

Notas que já estão arquivadas em referência geral podem ser usadas como arquivos de suporte a projetos? Claro que sim. Não precisa tirar de referência – apenas coloque nela também a tag do projeto em questão, para ficar fácil de acessá-la junto com os outros arquivos do projeto.

Uma nota que seja arquivo de suporte a projeto deve ter somente a tag do projeto. Quando o projeto for concluído, caso haja interesse em arquivá-la como referência geral, utilize as tags adequadas. Pode manter a tag do projeto concluído, se você achar necessário ter como referência futura. A escolha é sua. Não há regras escritas em pedra aqui, apenas sugestões.

Como processar áreas de foco

Ao definir uma área de foco da sua vida, vale a pena criar uma nota sobre ela, explicando do que se trata. Nada muito complexo – apenas uma definição. Esta nota deve ser tageada com “Horizonte 2 – Áreas de foco”, pois assim você pode ter uma visão geral ao fazer a sua revisão semanal.

Crie também uma tag para a sua área de foco, dentro da tag citada acima. A tag deve ser assim: “= Família”. O uso do sinal de igual é aleatório e poderia ser qualquer outro caractere especial. Eu apenas optei por ele.

Como processar objetivos

Crie uma nota master para o objetivo. Eu utilizo a nomenclatura com um asterisco na frente apenas para facilitar. Exemplo: * Objetivo Z. Nesta nota, eu escrevo informações que descrevam o objetivo. Nada muito complicado também – é apenas para saber do que se trata, quando pretendo alcançar, o que espero dele etc.

Crie uma tag específica para o objetivo. Falei mais sobre essas tags na parte 6 deste guia. Favor ler, para entender melhor como fazer.

Tagear, além disso, com a área de foco relacionada.

Objetivo concluído

Você pode querer arquivos objetivos concluídos fora da nota em Big Picture.

Mantenha somente a nota do objetivo arquivada (exclua a tag). Tageie em “Objetivos concluídos”.

  • Mude título da nota para “2014 + Objetivo concluído”
  • Mantenha as outras tags
  • Linke notas afins (projetos, tarefas avulsas relacionadas)

Nem toda ação e nem todo projeto estará relacionado a um objetivo – vale lembrar. Também fazemos coisas que não contribuem com objetivos que temos.

Pessoal, estamos quase acabando esta série de posts. Espero conseguir concluí-la ainda esta semana. Nos próximos dois posts, falarei sobre como funciona a execução diária e a revisão semanal dentro desse sistema, e então encerraremos.

Obrigada por tudo e espero que muitas das dúvidas de vocês tenham sido esclarecidas com o post de hoje (acredito que sim). Até o próximo.

Thais Godinho
16/09/2014
98
Sexta, sábado e domingo em casa
Planos para o blog em 2015
Testando o Google Tarefas