ou

vidaorganizada-gtd-evernote

Hoje o post traz a Parte 7 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Hoje falaremos sobre o processamento das notas e farei um adendo quanto ao uso de cadernos.

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

Aviso de atualização em dezembro/2015: Quando escrevi este post, em 2014, eu não tinha feito os cursos diretamente com o David Allen e, por isso, estou revisando esta série um ano depois para aprimorar alguns conceitos. Se você já leu esta série antes, peço que releia e encontre notas como esta ao longo do texto para conferir as atualizações.

Outro ponto importante: Este modelo pode parecer complicado para quem estiver começando a usar GTD, e é mesmo. Ele foi feito, como disse ali em cima, para quem já usa o método e queria um modelo mais completo. Não falo isso por besteira, mas porque é bem complicado assimilar conceitos com os quais você não está familiarizado. Caso seja iniciante no GTD, recomendo que comece pela série Aprenda GTD e não use este guia. Obrigada.

Entendendo o processamento

Processar é um passo básico do GTD mas, como tenho recebido muitas dúvidas sobre o processo, achei importante fazer uma explicação breve aqui.

Quando nós coletamos informações, sejam quais forem (lembretes, anotações, tarefas, ideias etc), elas devem entrar na nossa caixa de entrada que, no caso do Evernote, é no caderno Entrada. Para fazer isso, não é necessário inserir tag alguma – estamos apenas coletando. A ideia aqui é ser rápido e prático, apenas inserindo as informações ali para que a gente não esqueça nem perca pelo caminho.

Também usamos uma nota por informação para facilitar o manuseio das notas, como veremos a seguir.

Essa coleta é feita durante o dia inteiro. Sempre que tivermos alguma ideia, anotamos para não esquecer. O caderno Entrada também agrupa o que entra enviado através de e-mails ou aplicativos como o Clearly ou Web Clipper do Evernote.

Sempre que tivermos um tempinho, ao longo do dia, devemos processar as notas que estão no caderno Entrada.

O que significa processar? Significa pegar nota por nota e se perguntar: O que é isso? É uma ação (tarefa)? É um projeto? É apenas referência? É um arquivo de suporte a projeto? E por aí vai.

Ao fazer esse processamento, nós vamos classificar cada nota, atribuindo-lhe tags, ou etiquetas. Quando fazemos isso (colocamos tags ou etiquetas), estamos processando uma nota. Logo, quando terminamos de inserir as etiquetas, a nota deve ser transferida para o caderno Processadas.

Não deverá existir nenhuma nota dentro de Entrada com tags. Se você já classificou a nota com tags, significa que ela já foi processada e, portanto, deverá ser transferida para o caderno Processadas.

É assim que você saberá diferenciar o que está processado (e organizado) do que o que ainda não foi e, portanto, precisa da sua análise.

Adendo sobre o uso de cadernos

Ao montar este guia, pude prestar muito mais atenção ao meu sistema e promover melhorias.

Uma melhoria que identifiquei é com relação ao uso de cadernos. Portanto, montei outras duas versões, alternativas ao uso de somente dois cadernos. Com que objetivo? Principalmente, pelo seguinte: o uso de dois cadernos é minimalista e simples, atendendo a maioria dos mortais. Se você trabalha exclusivamente com computador e notebook, deve funcionar lindamente. Porém, para quem utiliza mais dispositivos móveis, pode ficar complicado.

O Evernote tem uma funcionalidade que se trata de escolher alguns cadernos para manter offline no seu dispositivo. No começo, tudo bem manter o caderno Processadas no seu dispositivo como offline, mas o que acontece quando se tem mais de 10 mil notas? Sim, além de ocupar a memória do seu dispositivo, a sincronização fica lenta e ninguém quer perder praticidade esperando o aplicativo sincronizar. Outro ponto é com relação ao compartilhamento. E quando compartilhamos cadernos com outras pessoas? Não dá para compartilhar o caderno Processadas inteiro, porque senão as pessoas terão acesso a todas as nossas informações e ninguém quer isso.

Eu tenho duas soluções para apresentar nesse caso, e então vocês poderão escolher a que mais agrada a vocês dentre as três apresentadas neste guia. Nenhuma delas foge do nosso sistema de organização por tags. Isso nunca vai mudar, independentemente do uso que você fará dos cadernos.

A primeira solução é a seguinte: manter uma pilha (veja o que são pilhas) de cadernos que você pode nomear como “Projetos em andamento” ou “Cadernos compartilhados”, dependendo da sua necessidade. A ideia é manter todos os cadernos compartilhados em uma única pilha, deixando assim, visualmente:

Entrada
Processadas
Cadernos compartilhados (pilha)

Um adendo sobre compartilhamento de cadernos, que descobri somente esta semana: se você compartilhar cadernos que tenham notas com tags, a pessoa com a qual você compartilhou também receberá as tags, bagunçando o sistema dela. Portanto, se for compartilhar um caderno, procure não usar tags, pois gera um bug e não é possível para a pessoa apagar as tags que vieram migradas do seu sistema. Está bem? Ou seja: se compartilhar cadernos, tenha em mente que precisará fazer de forma diferente da apresentada neste guia para as notas que estarão lá dentro. Eu não compartilho cadernos com notas tageadas. Quando preciso compartilhar, minhas notas não têm tags. Eu prefiro criar um caderno com informações novas e que sejam suficientes para a pessoa que estará recebendo, em vez de compartilhar todo um caderno com notas pessoais e outras anotações que eu preferiria manter de modo privado.

Outra ideia é criar cadernos temporários para projetos específicos em que você precisará baixar as notas para deixá-las offline com antecedência, como no caso de viagens (especialmente internacionais). A mesma regra dos cadernos compartilhados se aplica aqui: crie uma pilha para esses cadernos específicos e, quando concluir o que for relacionado, arquive dentro de Referência geral e delete o caderno. Ficará assim:

Entrada
Processadas
Cadernos offline (pilha)
– Viagem para Acapulco
– Viagem para OZ

A vantagem de ter cadernos específicos é a de não precisar baixar todo o conteúdo do seu caderno Processadas para o seu dispositivo. Mais uma vez, isso é opcional. Se sentir essa necessidade, não precisa desfazer todo o seu sistema com tags aprendido neste guia – apenas crie cadernos temporários.

A segunda solução, para mim, se tornou mais viável e confesso que acho a melhor alternativa ao uso de apenas dois cadernos. Lembrem-se: a estrutura de tags continua a mesma. Não estamos mexendo em tags, mas otimizando o uso de cadernos, apenas. É a seguinte estrutura de cadernos:

1. Entrada
2. Próximas ações
3. Agendas
4. Projetos
5. Suporte a projetos
6. Níveis mais elevados
7. Referência geral

Wow, grande mudança, não? Qual a ideia aqui?

Continuamos com um caderno padrão, que é o 1. Entrada. Os cadernos estão numerados para ficarem nessa ordem específica. Tudo o que inserimos no Evernote deverá entrar nesse caderno primeiro, até processamos as notas, como expliquei lá em cima.

Ao processar cada nota, atribuiremos etiquetas de acordo com a sua finalidade, como já fazíamos antes. A diferença aqui é que não teremos um único caderno para guardar tudo, mas outros seis. E o que vai em cada um deles?

Em 2. Próximas ações, colocaremos todas as ações com etiquetas de contextos. A ideia aqui é ter uma lista com todas as suas tarefas, facilmente acessível e que você possa deixar offline, se quiser.

Em 3. Agendas, colocaremos todas as listas de assuntos a tratar com pessoas ou em reuniões.

Em 4. Projetos, ficarão todos os projetos em andamento. Atenção: quando eu for falar sobre o gerenciamento das notas, no próximo post, introduzirei o conceito de MPN (master project note, ou nota master do projeto), que basicamente é uma nota com todas as informações sobre o projeto. Somente esta nota deve ficar neste caderno, e não todas as notas relacionadas a projetos (arquivos de suporte, tarefas etc). Vai ficar mais fácil de entender no próximo post. Da mesma forma, o objetivo aqui é ter uma lista separada com todos os seus projetos em andamento. Isso facilitará muito quando você fizer a sua revisão semanal ou se precisar compartilhar essas informações com alguém. Uma ideia inclusive é fazer deste caderno uma pilha (uma pilha com o nome 4. Projetos) e, dentro dela, inserir um caderno para projetos compartilhados. Assim, em vez de criar uma pilha para isso, você pode organizar dentro dessa estrutura. Fica a dica!

Em 5. Suporte a projetos, devem entrar todas as notas que são relacionadas a projetos em andamento. Esta é uma alternativa ao uso de um caderno por projeto para deixar off-line. Este caderno não ficará tão pesado quanto um único (Processadas) para você manter offline e ter fácil acesso a todos os seus arquivos de suporte a projetos quando precisar. Também é mais prático que ter um caderno por projeto. Uma nota de suporte a projeto é uma nota que não é MPN nem tarefa, que é útil enquanto você trabalha em um projeto (notas de reuniões, brainstorms, ideias, arquivos digitalizados, planilhas, ppts, relatórios e uma infinidade de opções). São arquivos que, quando você finalizar o projeto, poderão ser arquivados dentro da sua referência geral. Veremos mais sobre essa dinâmica no próximo post.

Em 6. Níveis mais elevados, vamos inserir todas as notas relacionadas a objetivos, visão e propósito, que vimos na parte 6 deste guia.

Em 7. Referência geral, ficarão todas as notas arquivadas – ou seja, que não estão em uso. Basicamente, tudo o que já entra com as tags específicas de referência geral mesmo.

Se você também tiver cadernos compartilhados, pode organizar os sete cadernos acima em uma pilha chamada GTD e deixar outra pilha para os cadernos compartilhados. Assim:

* GTD (use o asterisco para ela ficar como primeira da lista)
Cadernos compartilhados

Pessoal, isto aqui são apenas alternativas para o uso dos cadernos. Em resumo, você pode usar os seus cadernos de três maneiras neste guia:

  1. Apenas dois cadernos, Entrada e Processadas. Formato padrão, que facilita o manuseio. O ponto contra é sobrecarregar um único caderno e, se quiser manter dados offline ou compartilhá-los, teria que fazer essa configuração com o caderno inteiro, o que não é viável. Porém, se você não precisa compartilhar com ninguém nem manter cadernos offline em dispositivos móveis, é o mais indicado.
  2. Manter a estrutura de dois cadernos, mas criar uma pilha para cadernos compartilhados e outra para cadernos offline temporários, para utilizar em dispositivos móveis quando tiver necessidade. Lembre-se sempre do adendo sobre as tags, para não bagunçar o sistema do seu amigo.
  3. Usar a estrutura com sete cadernos, de modo que possa deixar apenas alguns dele offline em seus dispositivos, pesando menos. A estrutura de sete cadernos também possibilita uma visão mais prática do que é tarefa, do que é projeto e por aí vai.

A estrutura de tags nunca muda – ela continua a mesma, com base nos seis níveis, como explicado até então. Achei importante oferecer essas opções para cadernos porque é um gap do sistema, e fatalmente teremos que lidar com essa questão uma hora ou outra, quando estivermos usando intensamente o aplicativo.

No próximo post, vou falar finalmente sobre o gerenciamento das notas e como fazer tudo funcionar na prática. Já estamos finalizando e prevejo somente mais dois ou três posts até o fim da série. Dúvidas, por favor, postem nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
10/09/2014
57
Minha filosofia de organização
Motivos para economizar dinheiro
Evento de lançamento do livro Vida Organizada

 

  1. Rodrigo Cristiano 10/09/2014

    Thais, estou acompanhando cada post. Está show!!!

  2. Raniere 10/09/2014

    Thais, vi que você falou de uma nota mestre para projetos e outras para cada tarefa. Já tinha visto isso nos posts anteriores também. Mas como vamos encontrar as tarefas depois para cada projeto?
    Estou pensando em enumerar meus projetos e referenciar cada tarefa com o código do projeto, no título mesmo. Mas acho que assim ficaria muito massante, muito trabalhoso. Tenho medo de criar trabalho demais pra mim e acabar deixando pra trás. Como você faz pra encontrar facilmente todas as tarefas de cada projeto? É preciso criar um tag para cada projeto? Não fica muita tag pra administrar?

    Parabéns. Abraços calorosos do nordeste!

    • Thais Godinho respondeu Raniere 10/09/2014

      Raniere, vale a pena ler o post deste guia que fala sobre projetos, pois está explicado lá, direitinho. ;D
      Sim, haverá uma tag por projeto, mas vale a pena ler para detalhes sobre outros status.
      Obrigada por comentar.

  3. Michele 10/09/2014

    OI Thais, bom dia.

    Tenho uma dúvida: o uso de tags não muda, ok, isso esta tranquilo. Mas por exemplo, qd um projeto é finalizado, ou tarefas finalizadas, ela vai para qual caderno? Referencia Geral?
    Amando a serie.

    bjs

    • Thais Godinho respondeu Michele 10/09/2014

      Sim, referência geral. Mas falarei sobre isso com detalhes ainda. 🙂

    • Thais Godinho respondeu Michele 10/09/2014

      Isso mesmo. Explicarei com detalhes no próximo post. 🙂

  4. Carol 10/09/2014

    Olá Thais,
    Esse bug das tags descobri essa semana quando comecei a reorganizar as tags para o GTD como no tutorial. Estou vasculhando o fórum do Evernote em busca de uma solução.
    Quanto as suas propostas de cadernos uso atualmente dois (Entrada e Processado) e os compartilhados. Gostei das sugestões para offline, porém ainda tenho dúvidas com relação ao uso das tags na prática, mas acredito que nos próximos posts terei as respostas. 🙂

    Parabéns pelo Guia e pelo livro que estou lendo e adorando.
    Bjos

  5. Rita 10/09/2014

    Thais,
    estou começando a me organizar pelo Evernote, após ter estudado o método GTD. Atualmente, não tenho outras pessoas próximas usando o Evernote e não teria aplicação para as pastas compartilhadas. Tampouco tenho notas suficientes para sobrecarregar meu celular com os dados do Evernote.
    Comecei usando as duas pastas; Entrada e Processadas. Se em algum momento surgir a necessidade de compartilhar pastas ou manter pastas offline, você acha pode posso aplicar um dos métodos que você descreveu acima sem grandes problemas ou você acha melhor já organizar meu Evernote pensando nessa situação futura?
    Abraço,
    Rita

    • Thais Godinho respondeu Rita 10/09/2014

      Rita, eu creio que, para você, usar dois cadernos seja suficiente. 🙂
      Se quiser mudar depois, é muito simples e rápido também.
      Obrigada por compartilhar.

      • Rita respondeu Thais Godinho 10/09/2014

        Obrigada, Thais!
        Fico tranquila de saber que é simples e rápido se precisar mudar.

  6. Debora 10/09/2014

    tenho cerca de 800 notas de referencia, mais não sei quantas de receitas etc. De fato o sistema fica sobrecarregado para meu celular deixando tudo offline.

  7. Guilherme 10/09/2014

    Olá, Thaís!

    Tive exatamente o problema que você relatou ao receber o compartilhamento de uma pasta: tags inapagáveis!
    Abri um chamado com a Equipe do Evernote que não conseguiu resolver o problema.

    O que fiz então, foi ficar tentando formas diferentes de apagá-las (afinal, as etiquetas bagunçadas afrontavam o meu TOC, rs.). O que consegui foi o seguinte: pegar as tags “intercambistas” e colocá-las no atalho no programa do Desktop. E quando estavam no atalho, pedia para excluir as tags. Deu certo!

    Desde então não houveram modificações na pasta compartilhada, ainda estou com medo de mexer nela, mas pelo menos as tags se foram.

    Espero que possa te ajudar!

    Abraço,
    Guilherme

    • Thais Godinho respondeu Guilherme 10/09/2014

      Oi Guilherme,

      É bug mesmo, não tem como resolver. Hoje conversei com a Patrícia (representante do Evernote no Brasil) e ela disse que é da ferramenta mesmo. Eles certamente devem estar trabalhando nisso, pois há tópicos e tópicos nos fóruns pela Internet com usuários reclamando. Vamos aguardar!

      Obrigada pelo hack! Vou tentar.

      • Carol respondeu Thais Godinho 11/09/2014

        Olá, tentei a sugestão do Guilherme mas comigo não funcionou. Olhei no fórum internacional do EN e achei a sugestão de dar logout do EN (tenha certeza que não está rodando em segundo plano) e deletar a pasta “Databases” (depois de salvar por precaução).
        No windows fica geralmente no caminho “C:\Users\\AppData\Local\Evernote\Evernote\Databases” .
        Comigo funcionou!
        Depois de deletar e logar novamente, o EN baixou todas as notas novamente do servidor sem as tags persistentes. 🙂

      • Felipe respondeu Thais Godinho 11/11/2014

        Thaís,

        Eu tive esse problema das tags migrarem para o meu caderno ao experimentar o caderno compartilhado do curso de inglês LinguaLeo, no entanto, consegui resolver dando um simples Delete nas tags. Uso Windows e não sei se há diferenças entre os sistemas operacionais, mas comigo funcionou. Clicando com o botão direito sobre as tags realmente não aparece a opção remover/excluir, mas a opção dita acima tem funcionado.

  8. Jeniffer G 10/09/2014

    Thaís vídeo aulas seria perfeito!

  9. Aline C. 10/09/2014

    Olá Thais, sempre leio o seu blog, já faz um tempinho, mas não me lembro nunca de ter deixado um comentário… Então primeiramente, queria agradecer MUITO pelo trabalho que você faz. É uma luz para muitos ^^
    Tenho progredido no sentido de me organizar e colocar o método GTD em prática através do seu blog. E já comprei o livro do David Allen (ainda não li) e logo quero adquirir o seu também.
    Enfim, apesar da força de vontade, ainda assim, às vezes sinto que minha vida não está sob o meu controle. Explico porquê: trabalho em uma empresa familiar. E eu não tenho horários fixos de trabalho. Sou solicitada um dia antes, às vezes me avisam às 23:00 horas que tenho que trabalhar no dia seguinte. E então estou tão cansada para arrumar a agenda, que deixo para fazer a revisão do dia no outro dia de manhã. Aí tenho que modificar toda a agenda EM CIMA DA HORA. O que me desmotiva um pouco.
    Eu não sei quais são meus dias de folga, nem meus dias de trabalho. Se você me perguntar agora se amanhã eu trabalho eu sempre direi: Talvez, ainda não sei. O que implica eu ter que largar tudo que programei em um dia, para ir ao trabalho. Já perdi consultas médicas, já desmarquei encontros… e por aí vai…
    Como fazer nesses casos? Como ter uma válvula de escape? Sei apenas que a partir das 18h estou em casa (exceto fins-de-semana que posso trabalhar até às 22h).
    Então, o melhor seria deixar minha agenda nesse horário “comercial” sempre sem nenhum compromisso?
    Ou qual a melhor sugestão?

    Desculpe o texto longo, e obgda.

    • Thais Godinho respondeu Aline C. 10/09/2014

      Oi Aline,

      Bom, não podemos esperar que o mundo se organize ou organize a nossa vida. Precisamos estabelecer os nossos limites e aprender a dizer. A única pessoa que pode organizar a nossa vida é a gente mesma. Tem que assumir a responsabilidade.

      Claro que isso não é fácil e demanda reservar tempo para imprevistos, que sempre acontecem. Encontre a sua margem – 2, 3 horas por dia? Só a vivência dirá. O restante do dia poderá ser planejado.

      Boa sorte e obrigada por escrever.

  10. Roberta 10/09/2014

    Eu já uso os cadernos de forma bem semelhante a solução 2, e engraçado que acompanhando essa sua série uma mudança que fiz foi incluir um caderno para projetos ativos.

    Mas tô colocando tudo relacionado a projetos lá e deixo o tarefas para coisas mais curtas (mas ainda em teste isso), para mim facilita ter tudo num caderno só porque tenho usado muito o evernote pelo navegador (não posso instalar programas na minha máquina do trabalho). E no navegador o Evernote só faz buscas dentro do caderno ativo. (não sei se a limitação pode ser do navegador do trabalho ou do EN).

    E por mais que eu saiba que possa confiar na busca do EN e nas tags, uso uma pilha de cadernos para os arquivos. Meu cérebro se sente mais confortável assim ahsuhau… é bem genérico e é uma coisa que mudo conforme meus interesses do momento, mas me ajuda a visualizar melhor.

    • Thais Godinho respondeu Roberta 11/09/2014

      É isso mesmo – o importante é utilizar como funciona para a gente. Obrigada por compartilhar!

    • Davi Dalben respondeu Roberta 11/09/2014

      Roberta,

      No Evernote Web, para fazer buscas em todos os cadernos é só limpar a barra de pesquisas antes. Clique no grande X branco em fundo cinza ao lado do botão Pesquisar ou selecione o caderno “Todas a Notas”.

      Espero ter ajudado.

  11. Victoria Morena 10/09/2014

    Thaís, estou acompanhando cada post! Está ótimo! Acho que vou fazer um teste com os 7 cadernos, pois sentia um pouco a falta de “um clique” ter um geral de todas as tarefas pendentes! Show de bola!

  12. Tamires 11/09/2014

    Aguardando ansiosamente o post sobre o gerenciamento de notas. Fiz a estrutura mas confesso que estou bem em dúvida sobre como ir quebrando uma meta e ir “passando” as tarefas para os níveis mais baixos aos poucos.

  13. Mauricio Maron 11/09/2014

    Oi Thais,

    Bom dia. Inicialmente, gostaria de lhe dar os parabéns por dividir um hábito seu e nos ensinar formas de organizar nossas vidas. Estou apreciando muito esta série de posts sobre como utilizar o Evernote e já apliquei alguns hábitos no meu cotidiano. Talvez este comentário seja um pouco enfadonho, porém gostaria de compartilhar um pouco da minha experiência através do uso do GTD no Evernote.

    1) Organização dos Cadernos
    Fui bem relutante no início em relação a organização dos cadernos no Evernote. Antes eu tinha um caderno para cada Área de Responsabilidade (Foco), e dentro deles, outros cadernos para os projetos. Funcionava bem mas acabei me convencendo de manter apenas dois: Entrada e Processadas. Isso facilitou muito minha vida em questão de agilidade na organização.
    Quando você apresentou esta nova proposta, achei que fugiu um pouco na ideia original. Não possuo notas compartilhadas, portanto não posso sugerir nada a respeito. Mas o que eu pretendo fazer, baseado na sua experiência com muitas notas é criar um terceiro caderno chamado “Arquivadas”. Ou seja, caso eu não tenha mais interesse em manter as notas offline, eu as arrasto para lá. Creio que isso evita um pouco a confusão sobre cadernos e etiquetas possuírem o mesmo nome.

    2) Projetos e tarefas
    Posso estar me adiantando um pouco sobre o que você irá falar mais pra frente, porém darei um exemplo real de como tornei uma tarefa em um projeto. Eu ministro aulas em um curso aqui no trabalho. Percebi que a apresentação que eu utilizava estava bem defasada (era de 2012). Portanto, precisei atualizá-la. Logo percebi que não seria uma tarefa de 1h30. Haviam muitas coisas para se fazer. Minha dúvida é a seguinte – quando você chega neste ponto, você precisa estruturar as tarefas que precisam ser realizar de forma que elas não ultrapassem 1h30 de duração. Ao fazer isso, você utiliza a famosa MPN? Já fiz cursos de gerenciamento de projetos e acredito que um bom cronograma ou seqüência de atividades é necessário, mas não vejo como fazer isso no Evernote.

    3) Falar Com x Tarefas delegadas x Próximas Ações x Revisão Pessoal vs Tarefas Concluídas
    Imagino que o uso das etiquetas de “Próximas Ações” seja obrigatória para qualquer tarefa existente no seu Evernote. Isto significa, que você deve dar prioridade, contexto e priorização pelo menos para as suas tarefas e talvez prioridade para as tarefas delegadas. Está certo o meu entendimento? Por exemplo: criei uma tarefa para mim que era “Postar um comentário sobre a experiência do GTD e Evernote” com as seguintes etiquetas: @ThaisGodinho (Falar Com), @online, prioridade baixa, duração30min. Isto faz sentido? Uma vez concluída a tarefa eu registro a informação no corpo da nota e apago todas as etiquetas e marco apenas como “Tarefa Concluída”. Correto?

    Novamente, perdoe-me pelo longo comentário, mas é porque estou muito animado com esta nova metodologia e muitas dúvidas surgem na minha cabeça, todos os dias. 🙂

    Obrigado.

    • Thais Godinho respondeu Mauricio Maron 15/09/2014

      Oi Mauricio, obrigada por escrever.

      Realmente, boa a sua solução com os cadernos. Obrigada por compartilhar.

      O Evernote não é uma ferramenta de gerenciamento de projetos e tarefas. A gente tem que ter essa perspectiva mesmo que não atenderá de forma completa algumas funções. O que você pode fazer é anexar seu cronograma do Project em uma nota, por exemplo.

      Sobre o item 3), falarei no próximo post!

      Obrigada por comentar!

  14. Douglas 11/09/2014

    Olá Thais!

    Eu queria saber uma coisa. Você já falou varias vezes que este guia é para quem já conhece o Evernote e o GTD. Bem eu conheço um pouco o Evernote, mas o GTD conheço pouquíssimo na verdade o primeiro contato foi justamente no seu blog (estava pesquisando sobre formas de usar o Evernote e encontrei uma serie de posts no CasandoSemGrana – que também não conhecia antes – e de lá vim pra cá…) enfim ainda não comprei o livro do David (comprei o do vlademir por sua indicação) e nunca pratiquei o GTD então queria saber o guia não serve pra mim ainda? Se a resposta for sim queria saber uma outra coisa; no site da Call Daniel tem um ebook (claro você já sabe disso …) muito simplista, mas muito bacana do GTD tipo uma introdução que consegui visualizar na pratica, então seria possível você fazer um post adaptando o ebook para o Evernote?

    Abraços e obrigado.

    PS: (no aguardo do fim do guia pra ver se consigo ^^ )

    • Thais Godinho respondeu Douglas 12/09/2014

      É essencial ler o livro. O GTD é uma metodologia que demora para a gente assimilar e amadurecer. Abs

  15. Milena 12/09/2014

    Oi Thais!
    Uso muito o evernote no meu galaxy note 3 e a solução 2 melhorou bastante a visualização do método GTD!!
    Obrigada!
    Bjs,
    Mi.

  16. Marcia 20/09/2014

    Oi Thais!
    Quero começar a usar o evernote. Como faço para criar subtags no app ipad?

    • Thais Godinho respondeu Marcia 21/09/2014

      O aplicativo para celular ou tablet não tem todos os recursos e serve mais para coleta e consulta, não manuseio.

  17. […] se trata a nota mesmo. Se vocês utilizarem o modelo com sete cadernos proposto no post anterior (parte 7), já terão uma lista com todas as suas tarefas. Se usarem o modelo com dois cadernos e quiserem […]

  18. Fernanda 14/10/2014

    Thaís, estou com dúvida: Como vc faz quando está trabalhando em um projeto que tem arquivos muito pesados como videos, o que vc mantém no Evernote? só as notas mesmo e o restante dos arquivos de suporte no computador é isso?

    • Thais Godinho respondeu Fernanda 14/10/2014

      Dropbox e link na nota do Evernote.

      Se for projeto compartilhado, compartilho a pasta do Dropbox também.

  19. Patricia 10/12/2014

    Bom dia Thais!
    Me conte uma coisa, caso eu opte por ter cadernos específicos, como na segunda solução, para qual irá minhas tarefas e projetos concluídos?
    Obrigada

    • Thais Godinho respondeu Patricia 10/12/2014

      Se não demanda ação, referência (arquivo). Sempre. ;D

  20. Graziela Brito 27/01/2015

    Thais, bom dia !

    sigo seu blog a algum tempo mas nunca comentei. Li o livro ( umas 3 vezes pelo menos rs), mas vou te confessar que so depois que montei minha estrutura no evernote é que realmente o sistema fez sentido pra mim ( e não sou expert no evernote nao, fui aprendendo com seus posts ) .
    Estou com um problema que nao sei se voce pode me ajudar . Criei a estrutura dos cadernos no computador da minha casa, mas quando vou acessar no celular ou no note do trabalho eles nao aparecem . Ontem perdi toda a estruta de tags , mas descobri que foi um problema na sincronização . refiz tudo de novo , mas hoje de novo estou tendo problemas perdendo as informações , voce consegue me ajudar ?
    outra coisa que queria saber é se as notas ficam mesmo aparecendo na caixa de entrada ou tem um jeito de mostrar só o que eu preciso .

    desculpe a pergunta longa, mas é que estou animada com gtd . bjs

    • Thais Godinho respondeu Graziela Brito 28/01/2015

      É necessário entrar em contato com o suporte do Evernote…

  21. Natalia 15/04/2015

    Oi Thais, tudo bem? Há um tempão estou querendo aplicar essa série na minha vida, e só agora estou seguindo os posts, e está sendo muito bom, obrigada!

    Já li todos os posts e não encontrei uma informação que tem a ver com o processamento das notas: em que momento eu uso as tags dentro de “revisão pessoal” (acessar, decidir, ligar etc?). São tarefas avulsas que eu processo usando essas tags ao invés (ou além) de usar a tag da área de foco?

    Obrigada mais uma vez!

    • Thais Godinho respondeu Natalia 15/04/2015

      Exatamente. A regra é: o que for mais fácil e que ainda assim te permita ter o controle que você achar necessário.

  22. Gustavo 01/06/2015

    Bom dia Thais, estou começando a organizar meu Evernote e surgiu a dúvida de onde colocar as notas que criei sobre as áreas de responsabilidade. Utilizo o sistema de 7 cadernos e criei uma nota para cada área de responsabilidade, mas não sei em que caderno colocar. Coloco no Big Picture? E que tags eu associo a essas notas? Obrigado.

  23. Lourdes 26/06/2015

    Thais,

    Finalmente peguei seus posts e o Evernote lado a lado para colocar o sistema GTD em prática e estou adorando!
    Primeiro gostaria de dizer que agora entendi na prática o que você diz em relação à adaptar as suas dicas à função que acharmos melhor. Também entendi o quanto podemos nos divertir organizando nossas coisas, pois sentimos o resultado na mente, na alma, no corpo, em tudo.
    Entretanto fiquei com algumas dúvidas. Resolvi usar a opção com vários cadernos. Mas quando crio uma nova nota com uma lista de tarefas, devo coloca-la no caderno de Tarefas ou do Tickler? Se for no de tarefas, o que eu coloco no Tickler? Imaginei que colocaria no Tickler só coisas futuras, mas quando chegasse no dia de efetuar as tarefas uma das pastas se tornaria obsoleta? Se for uma dúvida que você já respondeu, me avise que eu vou procurar e reler as suas indicações.
    Muito obrigada e parabéns pelo seu trabalho sempre impecável!

    • Thais Godinho respondeu Lourdes 01/07/2015

      Tickler é para coisas bem pontuais, que não sejam nem projetos nem tarefas.

      Se estiver complicado, sugiro usar só 2 cadernos mesmo.

      Obrigada, Lourdes.

  24. […] pulo do gato pra trazer isso pra uma estrutura que tenha a ver comigo no Evernote veio desse post AQUI e assim eu percebi que poderia trabalhar com mais cadernos e menos etiquetas. Lembrando que a minha […]

  25. […] se trata a nota mesmo. Se vocês utilizarem o modelo com sete cadernos proposto no post anterior (parte 7), já terão uma lista com todas as suas próximas ações. Se usarem o modelo com dois cadernos e […]

  26. Joel 12/01/2016

    Olá Thais, fazendo minhas pesquisar sobre produtividade encontrei o método GTD e claro seu blog que é o melhor que já vi sobre o assunto com dicas e passo a passo, parabéns pela iniciativa. Já li o livro do Daniel , o primeiro da serie , e que pra minha vida quase que 100% fica pouco mais dificil imaginar a implementação. Motivo pelo qual estou aqui no seu blog. Segui o passo a passo com o evernote que ja utilizo a algum tempo e me ocorreu uma dúvida crucial que não consegui assimilar mesmo relendo todos as partes do tutorial.
    A idéia de usar 2 cadernos é simples e entendi, porém acho mais completo utilizar o de 7 cadernos. O Evernote cria a nota e a armazena no caderno. Se voce processa a nota ela no modelo de 2 cadernos iria para as processadas. Porém a minha dúvida é: se cada ação será uma nota e cada projeto será uma nota, os projetos que tendem a ter mais de uma ação como deve se comportar a nota? O tageamento eu entendi. A criação da MPN para cada projeto e que só essa nota sera armazenada na pasta projetos depois de processada tambem. porém como seria o correto fazer?
    Criar outra nota além da MPN com lista de ação/tarefas? Se sim onde ficaria essa nota na lista de cadernos?

    Parabéns mais uma vez. Abraços.

    • Thais Godinho respondeu Joel 12/01/2016

      Joel,

      O guia do Evernote é para quem já usa GTD há muitos anos. Não recomendo começar por ele porque você associa o aprendizado da ferramenta com perguntas sobre cadernos, por ex, com o fato de tentar fazer o método se tornar um hábito.

      Sugiro que comece pela série Aprenda GTD, também aqui no blog.

      Obrigada.

      • Joel respondeu Thais Godinho 13/01/2016

        Thais, Obrigado pelo retorno. Realmente a pratica do uso da ferramenta dificulta. Vou ler novamente a serie do seu blog aprenda gtd e deixar pouco de lado o Evernote pra não atrapalhar rsrs.

        Abraço.

  27. Tiago 21/03/2016

    Thais, quando você usava esse modelo (no caso da 2a opção de uso de cadernos), em que cadernos iam parar os projetos e ações concluídas? Ou seja, depois que renomeava a etiqueta, transfiria a ação e projeto para qual caderno? Seria o de Referência?

    • Thais Godinho respondeu Tiago 21/03/2016

      Sim. 🙂

  28. Tiago 21/03/2016

    Thais, quando você usava esse modelo (no caso da 2a opção de uso de cadernos), em que cadernos iam parar os projetos e ações concluídas? Ou seja, depois queda renomeava a etiqueta, transferia a ação e projeto para qual caderno? Seria o de Referência?

  29. Ivna 21/12/2016

    Thais, duas pequenas dúvidas.
    O que significa, especificamente,” arquivo” ?
    Quando eu concluo uma tarefa, projeto, eu apago alguma etiqueta relacionada ele ou apenas adiciono esse caderno em referencias gerais ou etiqueta referencia geral?

    Obrigada!!!Amo os seus posts!

    • Thais Godinho respondeu Ivna 26/12/2016

      Eu arquivo tudo aquilo que não demanda mais ação, mas quero guardar como referência futura.